MANUAL - ADMINISTRATION SVEVAC Version 2.0 Informationssystem för vaccinationer Webbadress: https://www.svevac.smi.se Webbadress demoversion: https://www.svevac.smi.se/demo (användarnamn/demo - login/demo) Smittskyddsinstitutet 2009-10-12 Projektansvarig: Hans Lundin, telefon 08-457 2460, e-post: hans.lundin@smi.se Systemansvarig: Susanne Andrén, telefon 08-457 2463, e-post: susanne.andren@smi.se 1(8)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Vacciner... 3 Användare... 4 Lägg till användare... 4 Ändra användare... 5 Administrera roller... 6 Ändra lösenord... 7 Administrera lokala vaccin... 7 Administrera lokala satsnummer... 7 Lista osignerade vaccinationer... 7 Personlogg... 8 2(8)
ADMINISTRATION Funktionerna under Administration varierar beroende vilken roll man har i systemet och om man är behörig på lokal, regional eller nationell nivå. Denna manual beskriver de funktioner för administration som är åtkomliga på lokal och regional nivå. Funktioner som är tillgängliga för alla som är behöriga användare på en vaccinationsenhet (lokal nivå) är; Vacciner, Personöverföring, Ändra lösenord, Tillbakaflyttning av person, Lokala vaccin, Lista osignerade vaccinationer, Personlogg och Arkiv och beskrivs också i introduktionsmanualen. Vacciner Här kan man se vilka vacciner som finns tillgängliga att använda i systemet. Markera vaccin/produktnamn och information om tillverkare, produktnummer, förpackningsstorlekar och satsnummer med utgångsdatum visas för valt vaccin. Skulle ett vaccin som man tänker vaccinera med inte finnas tillgängligt, kontakta systemadministratör på Smittskyddsinstitutet, för att få detta vaccin inlagt i systemet. 3(8)
Användare Lägg till användare Administratör på lokal och regional nivå har behörighet att lägga till och ta bort (inaktivera) användare. Det är också denne som kan lägga till ett nytt lösenord om en användare skulle ha glömt detta. Obligatoriska fält att fylla i är personnummer, för- och efternamn samt e-postadress. En person läggs endast in en gång som användare. Finns ingen e-postadress så skriv in en fiktiv e-postadress, ex ss@s.s. Markera Ja-rutan om inloggning med lösenord ska tillåtas. (Ska alltid vara Ja, förutom för de användare som ska använda eid-kort, för dessa användare ska även HSA-id anges). Systemet genererar användarnamn och lösenord när man klickat på Signera för att spara uppgifterna om användaren. När man signerat uppgifterna, visas ett fönster med den nya användarens inloggningsuppgifter. Klicka på Skriv ut kontouppgifter för att skriva ut uppgifterna. (Detta är enda tillfället där man få ut en utskrift på uppgifterna) Varje användare kan ändra sitt eget lösenord med valfritt tidsintervall i vyn Ändra lösenord. Efter att en användare lagts in i systemet måste användaren tilldelas behörighet till en eller flera vaccinationsenheter. Detta görs via funktionen Roller. 4(8)
Ändra användare Välj den användare som man vill ändra uppgifter på genom att ange personnummer och klicka på Sök. Klickar man bara på Sök utan att ange något, visas alla tillgängliga användare. När sökt person visas i sökrutan under Sök, dubbelklicka på namnet för att visa personens användaruppgifter. I denna vy kan man även inaktivera användare som ej längre kommer att använda Svevac i någon roll (Aktiv=Nej). Notera! man inaktiverar inte en användare som bara byter roll från en vaccinationsenhet till en annan utan detta administreras i vyn Roller. Central systemadministratör kan ta fram en lista på användare som inte använt Svevac inom en viss vald tidsperiod. En administratör på regional nivå kan administrera användare och roller för det/de områden denne tilldelats roller (behörighet) till. En administratör på lokal nivå kan administrera användare och roller för den vaccinationsenhet denna har tilldelats en roll (behörighet) till. 5(8)
Administrera roller Välj den användare som ska tilldelas roll(er) genom att ange personnummer och klicka på Sök. Klickar man bara på Sök utan att ange något, visas alla tillgängliga användare. När sökt person visas i sökrutan under Sök, dubbelklicka på namnet för att aktivera personen och rutorna för att kunna lägga till roller visas. Varje användare måste tilldelas en eller flera roller innan denna kan använda systemet. Dessa roller är i sin tur kopplade till en eller flera vaccinationsenheter (vårdenheter) eller en region. Behörigheterna indelas på regional eller lokal nivå. En användare kan ha flera roller, t.ex. en samordnande sjuksköterska som på regional nivå har tillgång till statistik för en hel region, men i rollen som sjuksköterska på en lokal vårdenhet (t.ex. BVC) har hon tillgång till registreringsfunktioner för enskild individ och statistik på lokal vårdenhetsnivå. Man måste lägga upp vaccinationsenheten innan man tilldelar användarna roller för olika enheter. Vaccinationsenheter läggs in av nationell systemadministratör. Om en användare slutar så tar man bort behörigheten genom att ta bort den aktiva rollen för berörd enhet i vyn Roller. 6(8)
Ändra lösenord Systemet genererar användarnamn och lösenord när man lägger in en ny användare. Varje användare kan ändra sitt eget lösenord med valfritt tidsintervall. Ett lösenord kan bestå av 3-50 tecken och innehålla både bokstäver och siffror. Har man glömt sitt användarnamn eller lösenord, så får man kontakta en systemadministratör för att få hjälp. Administrera lokala vaccin I denna vy kan man skapa en lokal vaccintabell, vilket innebär att man väljer ut de vacciner som man använder på aktuell vaccinationsenhet från vaccintabellen som ligger i den centrala databasen och skapar en mindre och mer hanterbar lokal vaccintabell. Alla vaccin hamnar automatiskt i den Aktiva kolumnen, men kan inaktiveras genom att markera önskat vaccin och klicka på knappen << Ta bort. Tabellen går att uppdatera efterhand genom att antingen klicka på Lägg till >> eller << Ta bort. Administrera lokala satsnummer På samma sätt som för lokala vaccin kan man välja vilka satsnummer som ska visas i vyerna där registrering av vaccinationer utförs. Satsnummer som visas i Aktiva kolumnen visas i lokala vaccintabellen. Alla nya satsnummer hamnar automatiskt i den Aktiva kolumnen, men går att flytta över till Inaktiva. Tabellen går att uppdatera efterhand genom att antingen klicka på Lägg till >> eller << Ta bort. Lista osignerade vaccinationer 7(8)
Denna vy listar alla personer vars vaccinationsjournal innehåller osignerade vaccinationer på berörd vaccinationsenhet. Vaccinatörens namn är detsamma som den person som ska kontrasignera vaccinationen. Behörighet till listan har sköterskor/läkare samt läkarsekreterare/datoransvarig. Rekommendationen är att alla vaccinationer ska vara signerade av vårdnadsgivaren så långt det är möjligt. Det är i systemet möjligt att kunna kontrasignera vaccinationer även när en person med osignerade vaccinationer flyttats till en annan vaccinationsenhet. Denna funktion används även då en vårdgivare som skall utföra kontrasignering flyttat till annan vaccinationsenhet. Detta innebär att på listan över vaccinationer som ska kontrasigneras, kan även utflyttade individer att finnas. Personlogg I vyn Personlogg kan man se vad som behandlats i en specifik persons vaccinationsjournal och vem som har utfört detta. Det finns två behandlingsnivåer Läst eller Skrivit. I Skrivit har ny eller ändrad information registrerats. De sist utförda behandlingarna listas överst och 20 rader visas per sida. Loggen rensas var tredje månad. 8(8)