Förstudie: Nysatsning på Moodle som kompletterande lärplattform vid Umeå universitet

SLUTRAPPORT Förstudie: Nysatsning på Moodle som kompletterande lärplattform vid Umeå universitet Webbadress http://www.upl.umu.se/projekt/moodle/ Projektnamn Fastställt av Katarina Winka, Sören Berglund Dokumentansvarig Jörgen Ivarsson Dokumentidentitet Version 1.0 Datum Status Fastställd

1 Sammanfattning... 1 2 Inledning... 1 2.1 Avgränsningar... 1 2.2 Målgrupp för rapporten... 1 2.3 Dokument... 1 3 Definitioner och förkortningar... 2 4 Beskrivning av projektet... 2 4.1 Projektets målsättning... 2 4.2 Tidplan... 2 5 Projektets genomförande... 2 5.1 Behovsanalys... 3 5.2 Leveranser... 7 6 Lösningsförslag och krav... 8 6.1 Produktutformning... 8 6.2 Kursadministration... 8 6.3 Anpassningar utifrån lokala behov... 9 6.4 Integration med andra system... 9 6.5 Roller i systemet... 10 6.6 Supportorganisation... 10 6.7 Förvaltningsorganisation... 12 6.8 Tekniska krav... 13 6.9 Migrering... 13 6.10 Arkivering... 14 6.11 Tillgänglighet... 14 6.12 Mobil åtkomst... 15 6.13 Språk... 15 6.14 Kravspecifikation... 15 7 Ekonomiskt utfall... 15

Sid 1 (17) 1 Sammanfattning Rektor beslutade om införandet av Cambro 2008/2009, med intentionen att den skulle bli Umeå universitets enda lärplattform. Delar av utbildningsverksamheten har av olika anledningar fortsatt använda egna installationer av lärplattformen Moodle i utbildningen. Inom universitetet har det framförts önskemål om att Umeå universitet bör erbjuda lärare och studenter en universitetsgemensam Moodle som komplement till Cambro. Som ett led i arbetet med Umeå universitets strategiska satsning på såväl fysiska som digitala miljöer för lärande, har rektor gett UPL och IT-enheten i uppdrag att göra en nysatsning på den universitetsgemensamma Moodle som finns sedan tidigare. Denna nysatsning ska möjliggöra en migrering från lokala Moodleinstalltioner till en universitetsgemensam Moodle. Målet med förstudien är att ta fram ett beslutsunderlag samt projektplan för nysatsning på Moodle vid Umeå universitet, samt att presentera förslag till förvaltnings- och supportorganisation för den universitetsgemensamma Moodle. Förstudien har bekräftat behovet av att erbjuda Moodle i universitetsgemensam regi med föreslagen förvaltnings- och supportorganisation. I dialog med främst de befintliga användarna av lokala installationer av Moodle vid Umeå universitet har ett antal synpunkter och förslag diskuterats för att uppnå målet att den universitetsgemensamma Moodle ska bli ett fullvärdigt komplement till Cambro. Dessa synpunkter redovisas i rapportens behovsanalys. Utifrån dessa synpunkter har vi sedan skrivit ett lösningsförslag där kravspecifikationer bifogats. Slutligen bifogas också en projektplan för införandeprojektet. 2 Inledning 2.1 Avgränsningar Rapporten sammanfattar det arbete som skett inom ramen för förstudien. För eventuella kompletterande uppgifter eller frågor om det arbete som bedrivits och hur det genomförts hänvisas till Jörgen Ivarsson, projektledare för förstudien. 2.2 Målgrupp för rapporten Primärt är rapporten framställd för beställaren av projektet, vilken är styrgruppen för förvaltningsobjektet E-lärande vid Umeå universitet. Därutöver ska även intressenter såväl inom som utanför lärosätet kunna tillgodogöra sig rapporten och dess innehåll. 2.3 Dokument Bilaga 1: Bilaga 2: Funktionella krav Icke-funktionella krav

Sid 2 (17) 3 Definitioner och förkortningar Ord / förkortning Definition / förklaring Lärplattform En webbaserad kursmiljö för kommunikation mellan lärare och studenter Förvaltningsobjektet E-lärande Se Avsnitt 6.3 Open Source https://opensource.org/docs/osd PM3 http://www.pm3.se/se UmU-Play http://www.upl.umu.se/projekt/umu-play/ Urkund https://www.aurora.umu.se/stod-och- service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupning- IT/IT-tjanstekatalog/Ovrigt/Plagiatkontroll/ UPL Enheten för Universitetspedagogik och Lärandestöd. http://www.upl.umu.se/ ITS Enheten för IT-stöd och utveckling. http://www.its.umu.se 4 Beskrivning av projektet 4.1 Projektets målsättning Projektet ska ta fram en projektplan för införandeprojektet av en universitetsgemensam Moodle. Tidsram och budget skall hållas. Uppdraget består också i att ta fram förslag till förbättrad förvaltnings- och supportorganisation för den universitetsgemensamma Moodle, som efter projektet ska överlämnas till och förvaltas inom förvaltningsobjektet E-lärande. 4.2 Tidplan Förstudien startade den 14 oktober 2015 och avslutades 24 mars 2016 5 Projektets genomförande Projektgruppen påbörjade arbetet genom att samla in information från befintliga Moodleanvändare. För att belysa de behov som nysatsningen på Moodle ska svara mot, har ett flertal intervjuer och samtal genomförts med utbildningsverksamheten inom Umeå universitet. För referens och utifrånperspektiv har intervjuer även genomförts med personal från två andra svenska universitet som valt att använda Moodle som primär lärplattform.

Sid 3 (17) 5.1 Behovsanalys Projektgruppen utförde ett stort antal intervjuer med personal från följande fakulteter, institutioner och program: Polisutbildningen Läkarprogrammet Pedagogiska institutionen Humanistisk fakultet (IKT-coach) Tillämpad utbildningsvetenskap Institutionen för omvårdnad Institutionen för språkstudier Kontakt togs med prefekt, programrådsordförande eller motsvarande, som i sin tur kunde delegera uppdraget att kommunicera med projektgruppen till annan personal. Projektgruppen har också träffat det lokala Moodle-nätverket UMUG (Umeå university Moodle User Group). I det nätverket ingår representanter från de institutioner som använder Moodle vid Umeå universitet. Förutom att tala med personal vid Umeå universitet kontaktade vi också personer med ansvar för Moodle-installationer vid Mittuniversitetet och vid Linnéuniversitetet. Projektgruppen har även träffat en systemadministratör och utvecklare vid Mediacenter i Västerbotten. 5.1.1 Allmänna behov När det gäller allmänna behov så bemöttes informationen om en nysatsning på universitetsgemensam Moodle med optimism från de som idag använder en lokal installation av Moodle. De gav uttryck för ett behov av en universitetsgemensam installation med en tydlig och stabil förvaltnings- och supportorganisation. Därigenom kommer vi att skapa förutsättningar för att undvika att kompetens är knyten till enskilda individer. Några institutioner hoppas få tillgång till en universitetsgemensam Moodle av ekonomiska skäl, då lokala installationer genererar kostnader för både personal och teknik. Moodle anses vara en enklare väg framåt, än att byta till lärplattformen Cambro, då personalen över tid byggt upp kompetens i att arbeta och bedriva utbildning i Moodle. 5.1.2 Förvaltning En tydlig förvaltningsorganisation efterfrågas, som lyssnar på användarna och där representanter från institutioner och program ges möjlighet att framföra synpunkter och önskemål utifrån utbildningsverksamhetens behov. En tydlig process för förändringar eller anpassningar av Moodle utifrån utbildningsverksamhetens behov efterfrågas också. Ytterligare ett önskemål är att den centrala förvaltningen tar tillvara de lokala anpassningar som redan gjorts vid de olika installationerna av Moodle vid Umeå universitet. Ett exempel på

Sid 4 (17) lokal anpassning är kontextkänsliga supportlänkar på varje sida i Moodle, en funktion utvecklad vid Pedagogiska institutionen. 5.1.3 Support En snabb och tillgänglig support som kan nås via telefon efterfrågas. Det är verksamhetskritiskt att kunna få snabbt stöd i situationer som kan uppstå, trots god planering av utbildningen. Behov finns dels av teknisk- och pedagogisk support, men också av att vid behov kunna köpa till ett utökat pedagogiskt stöd i användning av Moodle. Utbildning i att använda Moodle efterfrågas för både befintlig personal och nyanställda. Förutom utbildningsinsatser efterfrågas ett bibliotek med stödresurser i form av instruktionsfilmer, lathundar och inspirationsmaterial. Verksamhetsnära support och stöd efterfrågas på institutionerna (helst i den egna korridoren). Idag finns IT-pedagoger eller IKTcoacher på några institutioner. Dessa har i uppdrag att stötta personal med support, utbildningsadministration och viss utbildning. 5.1.4 Administration Idag har utbildningsverksamheten ett behov av ett administrativt stöd för hantering av innehåll i Moodle. De administrativa uppgifterna kan till exempel vara att kopiera kurser mellan terminer, att skapa projektsidor eller att lägga till studenter, lärare och studieadministratörer, samt att tilldela dessa användare roller. För att minska administration och manuellt arbete önskas stöd för automatisk hantering av t.ex. av grupper, kurskopiering och skapande av kurssajter. En automatisk koppling till LADOK skulle också minska administrationen när det gäller att hämta in studenter i kurserna, liksom möjlighet att tidsstyra när kurser ska bli tillgängliga för studenterna. Arkivering av (eller möjlighet att dölja) tidigare kurser behöver också hanteras för att listan över kurser med tiden ska bli överskådlig för både studenter och lärare. 5.1.5 Flexibilitet Ett önskemål är att institutionerna/programmen själva ska kunna påverka utformningen av sina egna kurser i Moodle, både när det gäller struktur och utseende. Det ska vara möjligt att bygga upp en struktur över program, terminer och kurser som utgår ifrån den egna verksamheten på institution/program. Lärare och administratörer efterfrågar ett enkelt sätt att själva skapa projektsajter för användare som inte är kopplade till LADOK. Projektsajter erbjuder en flexibel miljö för t.ex. extern uppdragsutbildning, figurantverksamhet inom polisutbildningen, intranät samt lokalbokning. Externa användare behöver få åtkomst till Moodle genom gästkonton och personal från andra svenska lärosäten behöver få åtkomst genom federerad inloggning.

Sid 5 (17) Projektsajter bör erbjuda stöd för användning av kursnycklar 1 med vilka användare kan få åtkomst till sajten. 5.1.6 Öppenhet Det finns önskemål om att studenter, till exempel inom läkarprogrammet, ska ha tillgång till kurssajter för kommande moment/kurser under aktuell termin eller för alla kurssajter för ett helt program. Syftet är att ge både studenter och lärare en helhetsbild och förståelse för utbildningens upplägg. Möjligheten att göra kurssajter tillgängliga för studenter innan kursstart efterfrågades också. 5.1.7 Roller Roller hanterar användares behörigheter och rättigheter i lärplattformen. De vanligaste rollerna som diskuterats är rollen Lärare, Student, Studieadministratör (eller motsvarande administratör) och avslutningsvis Applikationsadministratör. För varje roll finns en uppsättning rättigheter associerade. För att tillmötesgå de önskemål som framförts, som t.ex. att studenter ska ha tillgång till kurssajter för kurser de ännu inte påbörjat, har anpassningar av rollerna i lärplattformen gjorts. Det finns också behov av att skapa roller med begränsade rättigheter för t.ex. externa användare. Flera institutioner/program har IT-pedagoger med utökade behörigheter som gör att de kan arbeta med support. Ett exempel på utökad behörighet är rättigheten att kunna ta över en annan användare i syfte att kunna hjälpa enskilda individer vid supportärenden. Ett önskemål är därför att anpassa en speciell roll med särskilda rättigheter för IT-pedagoger som arbetar med verksamhetsnära support inom en viss kontext. Det är tydligt att det finns en stor variation hur dessa roller utformats inom varje institution/program. Därför finns behov att se över hur dessa roller utformas så att de behov som uttryckts från utbildningsverksamheten inte hamnar i konflikt med varandra, samtidigt som säkerheten i lärplattformen upprätthålls. Automatisk tilldelning av roller kan tillämpas för de flesta användare. Utöver det finns behov att manuellt tilldela en användare en specifik roll med tillhörande rättigheter. Därför uttrycks en önskan att personer med en viss behörigheter kan tilldela en specifik roll till en användare med en lägre behörighet inom en viss kontext. Det skulle till exempel innebära att en användare med rollen Applikationsadministratör kan tilldela en användare rollen Lokal ITpedagog inom kontexten Polisutbildningen, som i sin tur kan tilldela en annan användare rollen Studieadministratör inom Polisutbildningen. Genom att standardisera ett antal roller som automatiskt tilldelas användare och samtidigt tillåta delegering av rättigheter inom en viss kontext (till exempel inom ett program), finns en förhoppning att systemet ska erbjuda 1 En inbyggd funktion i Moodle

Sid 6 (17) den flexibilitet som utbildningsverksamheten behöver, samtidigt som det administrativa arbetet minimeras. 5.1.8 Produktutformning Önskemål framfördes om att användningen av den universitetsgemensamma Moodle ska stödjas av central förvaltning, systemadministration och support. Moodle ska erbjudas alla Umeå universitets studenter och anställda som också integreras med övriga relevanta universitetsgemensamma tjänster. Samtidigt efterfrågas möjlighet till lokala anpassningar och lokalt stöd, om sådana behov finns på institutions- eller programnivå. Det innebär konkret att det ska vara möjligt för enskilda lärare att skapa kurs- och projektsajter, utforma sajten utifrån utbildningens behov och att lägga till sina studenter utan administrativt eller tekniskt stöd. Ett önskemål är att det ska vara möjligt för studieadministrativ personal eller IT-pedagog, att om så önskas, skapa en eller flera kurs- eller projektsajt åt andra lärare. Vid skapande av kurssajter och projektsajter efterfrågas en möjlighet att tillämpa någon form av sajtmall som styr utseende och struktur på kursen. Dessa mallar bör om möjligt utformas på individ-, avdelning-, institution- och/eller programnivå. Det finns också ett behov av att kunna återanvända delar av innehåll mellan kurser. Moodle bör erbjuda ett sätt att strukturera sajter på institutions- och programnivå. Idag struktureras sajter i de befintliga Moodle ute på institutionerna med hjälp av funktionen kategorier. Kategorier används för att bygga upp ett navigerbart index av sajter utifrån t.ex. termin, program och ämne. För att detta sätt att strukturera sajter ska fungera i en universitetsgemensam Moodle behövs separata kategorier för varje institution eller program som vill bygga upp en sådan struktur. För att separera behörigheter mellan dessa kategorier (t.ex. mellan Läkarprogrammet och Polisutbildningen) behöver det finnas specifika roller inom respektive kategori. Önskemål finns också kunna göra anpassningar när det gäller visuell representation av t.ex. ett programs sida i Moodle. Ett program eller en institution skulle då kunna göra smärre anpassningar av struktur, layout och design inom sin egen kategori och dess underliggande sajter. Det framkom i intervjuerna att det är viktigt att kunna lyfta fram programtillhörighet och erbjuda en tydlig struktur för lärare och studenter. Samtidigt har vikten av en övergripande universitetsgemensam design förts fram. Detta tolkar projektgruppen som att möjligheten att göra visuella anpassningar på program eller institutionsnivå är viktiga, men att dessa anpassningar bör vara underordnad och mindre framträdande än den övergripande universitetsgemensamma designen. Inom både kategorier och sajter finns möjlighet att aktivera block. Block är en avgränsad yta inom en kurs som kan innehålla information, länkar eller andra funktioner. Dessa block ska vara möjliga att skapa så att de syns inom en specifik kategori och dess undersidor. Det skulle möjliggöra att program och institutioner t.ex. kunde lägga ut information till användare som

Sid 7 (17) bara var synligt inom den egna kategorin. Det finns också behov av att i vissa fall kunna skapa metakurser 2. 5.1.9 Teknik Det finns önskemål om att installera plugins som erbjuder en utökad och anpassad funktionalitet. Plugins är ett etablerat sätt att göra anpassningar och förändringar av funktionaliteten i Moodle utifrån lokala behov. Till exempel finns plugins som erbjuder möjligheten att inom en kategori representera sajter i form av en matris i stället för i en lista. Här efterfrågas en tydlig process över hur önskemål/behov av ett visst plugin ska behandlas i den universitetsgemensamma Moodle. Samtidigt som önskemål uttryckts om att kunna göra anpassningar i Moodle utifrån lokala behov, finns det också en förståelse för att en enkel konfiguration av den universitetsgemensamma Moodle förebygger problem med icke kompatibla plugins vid t.ex. uppgraderingar. Det efterfrågades även plugins för att integrera andra IT-stöd vid Umeå universitet, som till exempel Urkund, UmU Play, Office 365, TimeEdit, Adobe Connect, Wordpress och LADOK. Det efterfrågas också funktioner för s.k. learning analytics, vilket möjliggör kontinuerlig uppföljning av studenternas progression inom en kurs eller ett program. 5.1.10 Migrering Några användare tog upp frågan om hur en migrering från en lokal till den centrala Moodle skulle fungera. De påpekade att funktionen att exportera och importera kurser kunde försvåras av icke-kompatibla versioner av Moodle. Vid migrering efterfrågas stöd av den centrala supportorganisationen. 5.1.11 Arkivering av sajter Över tid växer listan över de kurser som en enskild användare ingår i. Både lärare och administratörer riskerar att med tiden få en lista som innehåller en ohanterlig mängd sajter. Detta problem har de som använder lokala Moodleinstallationer löst genom att efter en viss tid (ca 2 år) arkivera installationen. Därför efterfrågades ett sätt att dölja eller visa aktiva kurser för enskilda användare och riktlinjer kring arkivering av gamla kurser så att de index som byggs upp med hjälp av kategorier inte blir ohanterligt stora. 5.2 Leveranser 1. 2. Projektplan för införandeprojektet 2 Motsvarande funktion i Cambro kallas föräldrasajt

Sid 8 (17) 6 Lösningsförslag och krav Utifrån de synpunkter och önskemål som framkommit i behovsanalysen presenteras här ett konkretiserat lösningsförslag. Funktionella och icke-funktionella krav specificeras i bilaga 1 och 2. 6.1 Produktutformning Efter diskussion med ett antal intressenter och utifrån erfarenheter av förvaltning och teknisk infrastruktur, som t.ex. Cambro och Adobe Connect, föreslår projektgruppen en enda central installation av Moodle. I denna installation kan funktionen kategorier användas för att skapa strukturer för en samling kurser som tillhör ett program eller en institution. Genom att använda kategorier hanteras också anpassning av tillhörande roller och behörigheter. Det alternativ till en enda central Moodle som diskuterats inom projektet var att skapa flera parallella Moodle-applikationer som kopplas samman i en så kallad Moodle hub. För att koppla ihop dessa skulle en federation av separata Moodle-applikationer skapas. Det skulle i praktiken innebära att när användaren loggat in i Moodle så skulle användaren därefter automatiskt skickas till någon av de separata Moodle-applikationer som ingår i hubben. Upplägget med en federation av fristående Moodle-applikationer bedömdes av projektgruppen som mindre lämpligt, då det skulle försvåra hantering av supportärenden, uppgradering av applikationer och servrar, samt underhåll och installation av plugins. Användarna skulle också vara isolerade i respektive system inom federationen Systemadministration skulle därför bli både större och svårare att överblicka. I stället rekommenderas lösningsförslaget med en enda gemensam Moodle, en lösning som framgångsrikt valts av både vid Mittuniversitetet och Linnéuniversitetet. 6.2 Kursadministration För att minska det administrativa arbetet ska det vara möjligt för alla lärare och utbildningsadministratörer att själva skapa sajter/kursrum i Moodle. För att möjliggöra detta kommer en separat webbapplikation (Mina kurswebbplatser) att tas fram som administrativt IT-stöd till personalen. Figur 1. Exempel på hur ett administrativt flöde kan se ut i Mina kurswebbplatser

Sid 9 (17) I applikationen ska personal kunna skapa programkurser, en fristående kurs eller en projektsajt. I applikationen kan personalen söka fram studentgrupper utifrån kurskod, anmälningskod eller kursnamn. Personal kan sökas fram ur koncernkatalogen och läggas till på sajten. Lärare och studenter som läggs till via applikationen tilldelas respektive roll i Moodle. Användare ska kunna placeras i grupper som är associerade med en eller flera roller. Lärare ska också kunna välja att kopiera en tidigare sajt eller att använda en framtagen sajtmall (för t.ex. ett program). Kursen ska placeras i en specifik kategori i Moodle. Det ska vara möjligt att styra när användare får tillgång till sajten. För projektsajter ska det vara möjligt att bjuda in externa deltagare och hantera åtkomst med hjälp av kursnycklar. I nästa steg skapar applikationen sajten utifrån de angivna uppgifterna. 6.3 Anpassningar utifrån lokala behov Kategorier kommer att användas för att separera institutioner och program i Moodle. Genom att knyta specifika roller till en specifik kategori, kan utbildningsadministratörer eller ITpedagoger ges utökade behörigheter i systemet. Inom en kategori (t.ex. Polisutbildningen), kan en lokal administratör eller IT-pedagog t.ex. bygga upp ett index över kurssajter eller skapa metakurser. Det ska vara möjligt att skapa block som kan kan visas i sajter inom specifik kategori. Visuella anpassningar ska vara möjliga på kategorinivå. Dessa anpassningar ska vara underordnade Umeå Universitets grafiska profil. Dessa anpassningar kommer att implementeras av IT-tekniker på ITS, då dessa anpassningar kräver tillgång till serverns filsystem. Figur 2. Exempel på grafisk anpassning på kategorinivå 6.4 Integration med andra system Följande system kommer så långt det är möjligt att integreras med Moodle:

Sid 10 (17) Mina kurswebbplatser (koppling till LADOK och Koncernkatalogen) Urkund UmU Play (under införande) Office 365 TimeEdit Adobe Connect Wordpress Förutom dessa integrationer kommer ett antal plugins för utökad funktionalitet att installeras i samråd med användarna (se avsnittet Förvaltningsorganisation). 6.5 Roller i systemet Standardroller för studenter, lärare och studieadministratörer tas fram. Lärarrollen anpassas så att lärare, om den själv väljer, självständigt kan skapa och utforma sin kurssajt. Dessa roller tilldelas automatiskt lärare, studenter och studieadministratörer när sajten skapas i Mina kurswebbplatser. Det skapas en speciell roll för studieadministratörer. Denna roll har utökade behörigheter. Denna roll tilldelas av en central systemadministratör för Moodle. Denna roll är knuten till en specifik kategori i systemet. Det skapas en speciell roll för IT-pedagog/IKT-coach i syfte att kunna erbjuda hjälp och stöd på lokal nivå i organisationen. Denna roll kopplas till en kategori på program-, fakultets- eller institutionsnivå. Denna roll tilldelas personal av central systemadministratör för Moodle efter godkännande. Denna roll är knuten till en specifik kategori i systemet. Det skapas en speciell roll som ger rättigheter att se innehåll i kurser, men utan rättigheter att lämna in uppgifter eller att ta dela av andra studenters inlämnade uppgifter eller kommunikation. Denna roll kan tilldelas av lärare, utbildningsadministratörer eller ITpedagoger. Denna roll kan vara knuten till en specifik kurs eller en specifik kategori i systemet. Under införandeprojektet kan det tillkomma eller behöva göras justeringar av roller och rättigheter. Det är systemförvaltaren tillsammans med tekniskförvaltare som beslutar om och godkänner rollerna i systemet. 6.6 Supportorganisation Supportorganisationen består av UPL och ITS, där UPL tillhandhåller support samt pedagogiskt stöd och ITS tillhandhåller teknisk support.

Sid 11 (17) 6.6.1 Första linjens support ITS tillhandahåller en första linjens support (via telefon och webbformulär). Denna support omfattar Umeå universitets alla IT-stöd och här finns bara generella kunskaper om Moodle. Därför behandlas inte ärendet i första linjens support utan de registrerar ärendet och förmedlar det vidare till andra linjens support för vidare hantering. Dessa ärenden hanteras i ett för ITS och UPL gemensamt ärendehanteringssystem. 6.6.2 Andra linjens support UPL är ansvarig för andra linjens support som hanterar alla ärenden som gäller Moodle. UPL bemannar supportorganisationen med personal som har kunskaper om Moodle och som har relevant pedagogisk kompetens. Andra linjens support ansvarar för att bedöma om ett ärende kräver tekniska insatser. Om ärendet bedöms kräva tekniska insatser skickas ärendet via ärendehanteringssystemet till tredje linjens support. Andra linjens support tar emot ärenden som kommer från första linjens support via ärendehanteringssystemet, men tar också emot supportärenden direkt via ett formulär som finns i Moodle och via telefon under specifika telefontider. Andra linjens support ansvarar också för att erbjuda utbildning i att använda Moodle samt att producera relevant stödmaterial för personal och studenter. 6.6.3 Tredje linjens support Behövs tekniska åtgärder flyttas ärendet till tredje linjens support som hanteras av ITS. Dessa ärenden återrapporteras till andra linjens support. I tredje linjens support finns både driftspersonal och programmerare. De hanterar drift, uppgraderingar, buggfixar, backup och de lokala anpassningar som görs vid UmU. De utformar också kopplingar och integrationer till övriga system (t.ex. Urkund, UmU-play, LADOK). 6.6.4 Lokal IT-pedagog En lokal IT-pedagog/IKT-coach kan fungera som ett komplement till den centrala supporten. Lokala IT-pedagoger eller IKT-coacher ska då ges möjlighet att få högre behörighet i systemet än lärare (se avsnittet roller) för att kunna utföra sitt uppdrag. Dessa personer utses, finansernas och arbetar på uppdrag av respektive enhet. Den universitetsgemensamma supportenheten tilldelar denna roll utifrån inkommen ansökan. 6.6.5 Utökat stöd och support Utöver det grundläggande stöd och support som erbjuds av andra linjens support, ska UPL erbjuda fakulteter, institutioner och program att vid behov köpa utökat stöd, utbildning och support i form av konsultuppdrag.

Sid 12 (17) 6.7 Förvaltningsorganisation Idag finns redan en etablerad förvaltningsorganisation vid Umeå universitet för objektet E- lärande, vilket samlar IT-stöd som har nära koppling till utbildning. För närvarande ingår följande IT-stöd i objektet: Cambro, Adobe Connect, Urkund samt inom kort UmU Play. Objektets övergripande syfte är att bidra till utveckling av högskolepedagogiska lärmiljöer på campus och nät utveckling av och stöd till nätbaserat lärande vidareutveckling av supportorganisation kring området e-lärande Förvaltningsorganisationen för objektet E-lärande består av två parter, där UPL är verksamhetsansvarig förvaltare och IT-enheten är ansvarig för den tekniska förvaltningen. Förvaltningsmodellen innebär i korthet att UPL ansvarar för att ta tillvara utbildningsverksamhetens behov och att IT-enheten ansvarar för den tekniska förvaltningen. Ansvarsfördelning och roller inom förvaltningsorganisationen går att finna i objektets förvaltningsplan. I praktiken innebär detta att systemförvaltaren ansvarar för att föra en dialog med användarna av systemet, att sammankalla till referensgruppsmöten och att genomföra acceptanstest av införda förändringar i systemet för att på så sätt fånga upp verksamhetens synpunkter och behov. Teknisk förvaltare ansvarar för teknisk förvaltning, säkerhet, tillgänglighet, och att upprätta ett serviceavtal (SLA) med leverantör av tjänsten. Utifrån befintlig förvaltningsmodell rekommenderar projektgruppen att Moodle placeras inom objektet E-lärande. Förvaltningen regleras i objektets förvaltningsplan. Syftet med förvaltningsplanen för E-lärande är att klargöra hur förvaltningen av de ingående systemen ska organiseras, utföras och styras.

Sid 13 (17) Förslag till förvaltningsplan Ändringskrav utanför f-plan Rapporter Beslutsunderlag Styrgrupp Styrning, prioritering, samordning Styrgrupp Strategi och ekonomiansvar Ansvarar för SLA Leverantör av drift (ibland inom f-planen) Beslutar om Beslutad f-plan Mål och budget Omprioriteringar Förvaltningsgrupp Beslutar och verkställer förvaltningsaktiviteter Uppdrag inom förvaltningsplan Uppdrag/projekt utanför förvaltningsplanen Införande Införande Önskemål/krav från referensgrupp/ verksamheten Cambro Urkund Moodle Adobe Connect Figur 3. Översikt av förvaltningsprocessen, där Moodle är inplacerat i objektet e-lärande. 6.8 Tekniska krav Moodle är primärt utvecklad att installeras på Linux, med Apache, MySQL och PHP som mjukvara. Det finns stöd för att använda Microsoft Windows, IIS och ett antal olika databaser. De primära kraven gäller prestanda, stabilitet, säkerhet och tillgänglighet. Dessa frågor hanteras i de funktionella och icke-funktionella krav som sammanställts i bilaga 1 och 2. 6.9 Migrering Det behöver finnas en tydlig process för överföring av befintliga kurser ifrån lokala Moodleinstallationer till den universitetsgemensamma Moodle. I dag finns ett stort antal lokala installationer av Moodle, av varierande versionsnummer. I vissa fall finns inget sätt att migrera en kurs från en version av Moodle till en annan version av Moodle. Det bör utredas vilka versioner som är kompatibla med varandra så denna information är känd inom organisationen. I införandeprojektet bör det utarbetas manualer om hur en migrering genomförs på bästa sätt.

Sid 14 (17) 6.10 Arkivering Det behöver finnas en tydlig rutiner för hur och när kurser arkiveras. Eftersom institutioner och program kan välja att organisera kurser i ett index med hjälp av kategorier, behöver kategorier och kurser uppdateras och arkiveras varje år. Figur 4. Exempel på index av kategorier. Dessa kategorier används för att organisera kurser. Det behövs också en funktion för att dölja eller sortera aktiva och icke-aktiva kurser så att listan med kurser med tiden blir ohanterlig för studenter, lärare och administratörer. 6.11 Tillgänglighet Det finns nationella och internationella riktlinjer för tillgänglighet när det gäller utformning av webbsidor. Moodle är en Open Source-produkt där utvecklingen av produkten är öppen för alla. Moodle har tagit fram riktlinjer för utvecklare för att de ska följa den internationella standarden WCAG 2.0, där målet är en lärplattform som är tillgänglig för alla oavsett funktionsnedsättning. Eftersom lärplattformen är under ständig utveckling är det viktigt att verifiera god tillgänglighet. I Sverige finns Vervas rekommendationer för 24-timmars webben. Dessa riktlinjer ska följas vid lokal utveckling av Moodle vid Umeå universitet. Eftersom mycket av innehållet (t.ex. multimedia) kommer att publiceras av studenter, lärare och administratörer ska de erbjudas utbildning om att publicera materialet på ett tillgängligt sätt.

Sid 15 (17) 6.12 Mobil åtkomst Det ska vara möjligt att ta del av innehållet på mobil enhet som till exempel en smartphone eller surfplatta. 6.13 Språk Lärplattformen ska stödja svenska och engelska. 6.14 Kravspecifikation Se bilaga 1 och 2. 7 Ekonomiskt utfall Projektet har hållit sig inom givna ekonomiska ramar. Aktivitet Enhet Omfattning Projektledning 7301 100 tim Utredningsarbete 7301 200 tim Teknisk konsult 7514 50 tim