Kallelse till årsstämma När Söndagen den 23 mars 2014 Var Hemängsskolans matsal Tid 17.00 Med detta utskick följer: Dagordning Verksamhetsberättelse Förslag till underhålls- och förnyelseplan Förteckning av inkomna motioner från medlemmar Förenklad balans och resultaträkning Balans och resultaträkning i förenklad version Balans och resultaträkning Förslag till budget för 2014 Välkomna! Styrelsen Dagordning Lantmätarvägens samfällighet söndag den 23 mars 2014 kl 17:00 1 Öppnande 2 Fastställande av röstlängd 3 Fastställande av dagordning 4 Årsstämmans behöriga utlysande 5 Val av presidium a) Mötesordförande b) Mötessekreterare c) Protokolljusterare/rösträknare (1 st) 6 Behandling av styrelsens berättelse 7 Behandling av ekonomisk berättelse 8 Behandling av revisorernas berättelse 9 Placering av årets vinst 10 Frågan om ansvarsfrihet 11 Val av styrelse kassör, sekreterare och ledamot 12 Motioner från styrelsen Underhåll- och förnyelseplan Motioner från medlemmar 13 Avgifter Medlemsavgift samt fond för yttre underhåll 14 Övriga frågor 15 Avslutning
Verksamhetsberättelse 2013 Styrelsen har förvaltat samfällighetsföreningens grönområden, parkanläggningar, gångvägar, parkeringsplatser, lekplatser, soprum samt spill- och vattenledningar. Under det gångna verksamhetsåret har styrelsen; haft fyra protokollförda styrelsemöten organiserat vårstädningen upprättat gräsklippningsschema upphandlat snöröjning för 2014 genomfört spolning av samfällighetens vatten- eller avloppsledning på kedjehusgården ersatt samfällighetens gamla elskåp med ett nytt infört källsortering i båda soprummen monterar ny belysning i soprummen iordningställt soprummen för källsortering tagit ner skadad rönn på radhusgården och återställt gräsmattan Styrelsens sammansättning under verksamhetsåret Vald för Sten Kenttä Ordförande 2013 Åsa Lundmark Kassör 2013 Veronica Fogelqvist Sekreterare 2013 Stefan Larsson Ledamot 2013 Helena Blom Ledamot 2013 Suppleanter Göran Henriksson 2013 Kerstin Ekström 2013 Revisorer Ingemar Kallioniemi 2013 Peter Ruth 2013 Revisorsuppleant Maj Wälimaa 2013 Valberedning Magnus Blom 2013 Greger Malmström 2013 Göran Henriksson 2013
Förslag till Underhålls- och förnyelseplan (version 1.0 2014-03-23) Lagen kräver att en samfällighet ska utarbeta en underhålls och förnyelseplan. Detta innebär en långsiktig plan över hur anläggningar som ägs gemensamt ska förvaltas d v s underhållas och förnyas. Planen bör revideras årligen av förslagsvis årsstämman, i annat fall årligen av styrelsen och vart femte år av årsstämman. Lantmätarvägens samfällighetsförening förvaltar tre gemensamhetsanläggningar med betäckningarna Luleå Sunderbyn GA:7, GA:8 samt GA:9. Område Åtgård Frekvens Senast Beräknat Garage Samfällighetsföreningen ansvarar för garagebyggnaden samt motorvärmare Motorvärmare GA:7 Ommålning(minst två varv)12 år olika 2016, 2018 Armatur utomhus 40 år 2011 2056, 2096 Byte av portar 35 år 1981 2015, 2051 El+ avläsare+armatur inne 50 år 1981 2021, 2061 Byte tak 50 år 1981 2031, 2086 Hängrännor 50 år 2031,2086(rensas årligen) Byte av mv-stolpar och el 50 år 1981 2031, 2081 Lekplats Byte sand/fräsa och fylla på10 år?? 2014-2015 Lekstugor Byte utrustning 30 år 1981 2014-2015 Förråd Byte gränsstock 30 år 1981 2014-2015 GA:8 Ommålning(minst två varv)12 år 2007? GA:9 Tak 50 år Byggår? Byte el 50 år Byggår? Brunnar Samfällighetsföreningen ansvarar för avloppsledningen fram till överkant av Avlopp bottenplattan för fastigheten, men inte inom själva byggnadskroppen. GA:7 GA:8 RB-brunnar SLAMSUG 6 år 2008 2014, 2020 GA:9 RB Okulär besiktning 2 år 2012 2014 Totalbyte 100 år (När de går sönder) Ledning/Ventilbyte 50 år 1981 2031 Asfalt GA:7 Med detta avses gång och entrévägar samt parkeringsplatser inom samfällighetens gränser. Lägga om 30 år 2019-2022-2025, 2044-2046-2049 Förslag i dagsläget: Asfaltera om parkering, innegård RADHUS, innergård KEDJEHUS i omgångar med tre års mellanrum. Asfalten är den utgift som kräver mest extern finansiering. Föreningen bör därför överväga att byta asfalt mot grus på parkeringsområdet (då blir asfalt kvar endast på innergårdar och underhållskostnaden sänks). Beslut om ev grusning av parkering tas på års- eller medlemsmöte. Not: Luleå energi ansvarar för skador uppkomna av fjärrvärmenätet, vi kontaktar dem vid skador på exempelvis nordvästra uppfarten.
Område Åtgård Frekvens Senast Beräknat Armatur Byte 50 år 2011 2046 Innergårdar GA:8 och GA:9 Ytterligare information Beskrivning VA Lantmätarvägens samfällighetsförening *RB-brunnar (SPOLBRUNNAR) Vi har gemensamma avlopp per länga. Totalt fem RB-brunnar för RADHUSEN och fyra för KEDJEHUSEN. Vid vissa av husen är de gemensamma spolbrunnarna placerade UNDER altanen. RB-brunnarna (Spolbrunnarna) är placerade enligt följande RADHUSEN: Utanför hus 73,93,103 samt på gaveln vid 87 KEDJEHUSEN: Alla avlopp är av plast, däremot är ventil och skarv av annat material och kan rosta vid jordkontakt. Kom ihåg att dränera med sand vid upptag av avlopp. De saknar teleskopiska överdelar och kan skjuta ifrån varandra vid tjälskjutning. I så fall rasar jordmassor in i avloppet och förorsakar stopp för just den längan. Bilagor: BD3 137/81: Beslut Fastighetsbildningsmyndigheten (medföljer ej detta utskick)
Förteckning inkomna motioner till årsstämma 2013-03-23 Innehåll Avsändare Förslag till beslut Ny avrinningsbrunn i gångväg mellan Lmv 89 och 91. Detta förorsakar en stor vattenansamling vid tö- eller regnväder Förslag gemensam upphandling av garageportar Nedsjunken brunn som skadar bilarna på parkeringen bakom garagelänga 3 sett från öster Läckande hängränna på och felaktig avrinning från ovanstående garagellänga som förorsakar fastfrusna garageportar Bilsituationen samt olovlig parkering på radhusens innergård Lmv 91 Lmv 91 Lmv 91 Lmv 91 Okänd 1 ---- Ny avrinningsbrunn Att föreningen undersöker intresse för gemensamt uppköp bland medlemmarna Höj brunnen Förläng avrinning/bygg ny brunn Ommålning av garage Okänd 2 Ommålning av garage Renovering och byte av dörrar till soprum och förråd Okänd 2 Renovering och byte av dörrar till soprum och förråd Bättre sandning av gårdar Okänd 2 Offert från extern leverantör och parkering Byte av garagedörrar Okänd 2 Installation och kostnad står respektive fastighetsägare för Byte av sand i lekplats Okänd 2 Radhus Underhålls- och Styrelsen Att årsstämman antar planen förnyelseplan Avgift för fond för yttre underhåll höjning från 100 kr/månad till 250kr/månad Styrelsen Att årsstämman beslutar om en höjning av fondavgiften för att kunna genomföra ovanstående underhålls och förnyelseplan.
Förenklad balansräkning 2013-12-31 Lantmätarvägens samfällighetsförening TILLGÅNGAR 2012 2013 Obetalda fakturor av medlemmar 65 228,35 15 061,00 Så här mycket fanns på banken 500 206,58 582 213,98 SUMMA TILLGÅNGAR 565 434,93 597 274,98 KORTFRISTIGA SKULDER Obetalda fakturor till leverantörer -78 875,00-25 201,00 Övriga skulder -1 600,00 0,00 SUMMA KORTFR. SKULDER -80 475,00-25 201,00 Våra tillgångar är placerade under följande bokföringskonton Årets resultat 68 751,03 46 256,13 Fond för yttre underhåll 416 208,90 525 817,85 TOTALT VAD FÖRENINGEN VAR GOD FÖR VID ÅRSSKIFTET 484 959,93 572 073,98 Vi föreslår att årets resultat överförs till Fond för yttre innehåll och låses till föreningen Förenklad resultaträkning 2013-12-31 Lantmätarvägens samfällighetsförening 2012 2013 INTÄKTER El 21 674,73 15 940,06 Vatten 91 865,40 81 264,30 Medlemsavgift 231 998,40 236 047,51 Öresutjämning 0,00 6,57 Ränta för vårt bankkonto 0,00 12 415,95 (OBS! Fondavgift går direkt på balanskonto och syns ej här) TOTALT 345 538,53 345 674,39 KOSTNADER Lokal -240,00-200,00 EL fast avgift 0,00-20 171,00 El rörlig avgift -47 026,00-27 445,76 Snöröjning -35 194,00-25 626,00 Vatten och avlopp fast avgift 0,00-18 589,00 Vatten och avlopp rörlig avgift -117 348,00-70 360,00 Renhållning -47 524,00-91 429,00 Försäkringar -5 392,00-3 819,00 Rep och underhåll -1 803,00-18 998,00 Förbrukningsinventarier -10 800,00-648,00 Kontorsmaterial 0,00-573,00 Bankkostnader -960,50-1 116,50 Externa tjänster (bl a fakturering och bokföring) -10 500,00-20 443,00 Räntekostader 0,00 SUMMA -276 787,50-299 418,26 ÅRETS RESULTAT 68 751,03 46 256,13
Förslag till budget 2014 INTÄKTER 2014 jämfört 2013 El 16 000 16 000 Vatten 84 000 81 000 Medlemsavgift 236 000 236 000 Ränta för vårt bankkonto 13 000 12 400 TOTALT 349 000 345 400 KOSTNADER 2014 2013 Lokal 500 200 EL fast avgift 20 000 20 000 El rörlig avgift 27 500 27 500 Snöröjning 30 000 25 600 Vatten och avlopp fast avgift 20 000 18 500 Vatten och avlopp rörlig avgift 73 000 70 000 Renhållning 101 500 91 500 Försäkringar 4 000 4 000 Rep och underhåll 20 000 18 600 Förbrukningsinventarier rep av 20 000 lekparker 650 Kontorsmaterial 1 000 650 Bankkostnader 1 200 1 200 Externa tjänster (bl a fakturering och bokföring) 21 000 20 500 SUMMA 339 700 298 700 Årets resultat (överförs till yttre fond) 9 300 46 700 Utöver resultatbudget föreslås 2014 2013 Årets resultat (överförs till yttre fond) 9 300 46 700 Medlemsfond 102 000 250kr/ månad 100kr/måna 40 800 d Nuvarande fondmedel exkl årets inbetalningar 573 700 485 200 Större investeringar 30 000 höja gångväg 0 SUMMA FOND VID ÅRETS SLUT utanför Lmv 89 705 700 572 700 OBS! Medlemsfond räknas ej in i resultat utan påverkar bara balansräkningen OBS! Avskrivningar för större investeringar drar ned resultatet ytterligare