Britta Lästh Ordförandens förslag Diarienummer Fritid- och kulturnämndens Datum FKN-2014/115 ordförande 2014-12-10 Fritid- och kulturnämnden tillika demokratinämnden Internkontroll gällande föreningsbidrag FKN 2014/115 Förslag till beslut Fritid och kulturnämnden beslutar att godkänna den kontroll av föreningsbidrag som genomförts att förvaltningen genomför en översyn av hantering och rutiner av föreningsbidragen i syfte att minimera sårbarheten och öka rättssäkerheten Britta Lästh ordförande
Sida 1 av 5 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Britt-Marie Hedlund Datum FKN 2014/115 Verksamhetscontroller 2014-10-27 Fritid- och kulturnämnden Internkontroll gällande föreningsbidrag FKN 2014/115 Förslag till beslut Fritid och kulturnämnden beslutar att godkänna den kontroll av föreningsbidrag som genomförts att förvaltningen genomför en översyn av hantering och rutiner av föreningsbidragen i syfte att minimera sårbarheten och öka rättssäkerheten Sammanfattning Resultatet av den uppföljning som genomförts av föreningarnas system för registrering av aktiva medlemmar visade att både Vassunda IF och Friluftfrämjandet Knivsta hade välfungerande system för det, en god kontroll över aktiva medlemmar samt att deras ansökan om grundbidrag 2014 överensstämmer med antal aktiva medlemmar. De rutiner och det administrativa system som Knivsta kommun använder när det gäller registrering av inkomna ansökningar och framtagande av underlag för utbetalning av grundstödet är sårbart. Rutinerna kan ses över för att minimera sårbarheten i hanteringen och garantera rättsäkerheten för berörd tjänsteman och kommunen. Bakgrund Fritid -och kulturnämnden beslutade vid sitt sammanträde 4 juni 2014 att anta nämndens internkontrollplan gällande kvalitet 2014. Syftet med internkontrollplanen är att kontinuerligt under året ge värdefull information till nämnden samt förbättra måluppfyllelsen och kvaliteten inom de verksamheter som ligger inom nämndens ansvarsområden. Inom nämndens särskilda tillsynsuppdrag av verksamhet i internkontrollplanen för 2014 ingår att följa upp föreningsbidrag. En uppföljning genomfördes i september 2014 av verksamhetscontroller på uppdrag av förvaltningschefen för fritid- och kulturkontoret. I uppdraget ingick även att göra en genomlysning av processen kring hantering av ansökningar och utbetalning av föreningsbidrag i organisationen samt att identifiera eventuella utvecklingsområden. De två föreningar som utsågs för kontroll var Vassunda IF och Friluftsfrämjandet Knivsta. Det som kontrollerades var rutiner för medlemsregistrering för barn och unga 3-20 år samt
Sida 2 av 5 det antal som var underlag för utbetalningar i april 2014. Uppföljningar av utbetalningar utifrån berättigade antal medlemmar skedde via stickprov i två föreningar i september. Redovisning ska ske till Fritid och kulturnämnden under 2014. Ekonomisk konsekvensanalys Inga avvikelser kunde konstateras hos de föreningar som kontrollerades varvid uppdraget inte innebär någon ekonomisk påverkan. Uppföljning av föreningsbidrag Bidrag till ungdomsaktiviteter är en stor del av nämndens budget. Verksamhetsbidraget som betalas ut för ungdomsverksamhet i åldern 3-20 år är uppdelat på två olika bidrag, aktivitetsbidrag och grundstöd. Föreningarna ansöker om aktivitetsstöd två gånger per år, efter genomförda aktiviteter inom perioderna 1 januari 30 juni och 1 juli 31 december. Grundstödsbidraget utgår ifrån antal aktiva inskrivna medlemmar 3-20 år, den sista 31 december föregående år. Föreningarna ansöker om bidraget i maj. Vid uppföljning av verksamhetsbidraget för ungdomsverksamhet inriktades uppföljning på utbetalning av grundstödet. Grundstödsbidraget är budgeterat till 270 tkr per år. För 2013 ansökte föreningarna i Knivsta kommun om bidrag för 3 695 stycken inskrivna aktiva medlemmar. Det resulterade i ett bidrag på 73 kr per medlem/år. Två av de största föreningarna i Knivsta kommun, Vassunda IF och Friluftsfrämjandet Knivsta, utsågs för kontroll. För att säkerställa att föreningsbidraget utbetalas på riktiga grunder utifrån kommunens bidragsregler kontrollerades att - föreningarna har system för registrering av medlemmar - de har kontroll på antalet inskrivna medlemmar - antalet medlemmar som bidrag sökts för 2014 var registrerade som aktiva betalande medlemmar i respektive förening Vid internkontrollen genomfördes även en genomlysning av förvaltningens process gällande hantering av ansökningar och utbetalningar av föreningsbidrag. Uppföljning grundstödsbidrag Vassunda IF Den 22 september träffade verksamhetscontrollern Erik Holmberg och Gerd Helén för att kontrollera hur föreningen registrerade och administrerade sina medlemmar samt antalet aktiva medlemmar som var underlag för ansökan gällande grundstödsbidrag 2014. Erik och Gerd ansvarar för ekonomi och medlemsregistrering av ungdomar i föreningen och representerade föreningen vid uppföljningen. För ungdomar i Knivsta bedriver Vassunda IF bordtennis, fotboll, handboll och skidor. Bordtennis är den verksamhet som ökar mest i föreningens ungdomsverksamhet. Vassunda IF registrerarar sina medlemar i IdrottOnline, ett administrativt verksamhetsstöd som Svensk idrott har utvecklat för sina föreningar. I verksamhetsstödet kan föreningarna administrera medlemmar och medlemsavgifter. I dagsläget är det 17 000 av Svensk idrotts föreningar som är anslutna till verksamhetsstödet. Även om Vassunda IF använder sig av IdrottOnline för de även en manuell medlemslista för att säkerställa sitt medlemsantal. Vid
Sida 3 av 5 kontrollen visades registret och antalet medlemmar i aktuell ålder söktes upp. Dessa motsvarade det antal som föreningen sökt bidrag för. I det administrativa verksamhetsstödet fanns även medlemmar kvar som inte betalt medlemsavgift 2013. Rutinen är att de tas bort ur systemet och markuleras som avslutade medlemmar först om de inte är aktiva med medlemsavgiften vid nytt medlemsår. Om medlemmen kontaktar ansvarig medlemsregistrator och meddelar att de inte längre ska vara aktiva medlemmar, tas de direkt bort ur medlemsregistret. Systemet med att inte direkt avsluta medlemmar som inte betalt medlemsavgiften innevarande år i verksamhetstödet skulle kunna innebär att antalet aktiva medlemmar kan vara några fler vid ansökningstillfället än det reella antalet. Antalet kontrolleras och justeras därför även manuellt inför ansökan. Vid kontrollen fanns endast aktiva betalande ungdomar med i det underlag som föreningen sökt bidrag för 2014. Vid kontrollen kunde konstateras att Vassunda IF hade: - ett välfungerande system för medlemsregistrering och medlemsavgifter - att en del manuellt arbete tillkom för att särskilja inaktiva medlemmar gentemot aktiva medlemmar - det endast fanns aktiva betalande ungdomar med i det underlag som Vassunda IF sökt bidrag för 2014. Uppföljning grundstödsbidrag Friluftfrämjandet Knivsta Uppföljning genomfördes den 23 september. Vid uppföljningen träffade verksamhetscontrollern Magnus Simonsson, vice ordförande och barnsektionsansvarig i föreningen. Vid mötet kontrollerades hur föreningen registrerade och administrerade sina medlemmar samt antalet aktiva medlemmar som var underlag för ansökan gällande grundbidrag för 2014. Föreningens ungdomsverksamhet bedriver både Knytte, Mulle, Strövare och Lufsare för barn/ ungdomar i åldrarna 3-13 år. Därutöver deltar ungdomar upp till 20 år även i andra aktiviteter som Friluftsfrämjandet genomför. Friluftfrämjandet Knivsta använder sig av Friluftsfrämjandets system för medlemsregistrering och medlemsavgifter. Vid uppföljningen visades det administrativa verksamhetsstödet upp. Systemet var lätt att göra olika sökningar i, både utifrån olika åldersgrupper samt aktiva och passiva medlemmar. Friluftsfrämjandes medlemsår sträcker sig mellan 1 oktober till 30 september. Det har därför slutits en muntlig överenskommelse om att Friluftsfrämjandet Knivsta får använda sig av aktiva medlemmar den 30 september för ansökan av grundbidrag. Det har sanktionerats med ansvarig strateg/samordnare för verksamhetsbidrag i Knivsta kommun. Vid kontrollen kunde konstateras att Friluftsfrämjandet Knivsta hade: - ett välfungerande system för medlemsregistrering och medlemsavgifter - det endast fanns aktiva betalande ungdomar med i det underlag som Friluftfrämjandet Knivsta sökt bidrag för 2014
Sida 4 av 5 Genomlysning i organisationen av förvaltningens process gällande hantering av ansökningar och utbetalningar av föreningsbidrag Information skickas direkt till föreningarna om när ansökan om verksamhetsbidrag ska göras. Det sker via det nyhetsbrev som strategen/samordnaren för kultur och fritidskontoret regelbundet sänder ut. Informationen kan även återfinnas på kommunens hemsida. På hemsidan finns även alla blanketter för att redovisa aktiviteter och antal medlemmar samt ansökningsblanketter för att söka bidrag. Det är endast en tjänsteman i Knivsta kommun som handhar hanteringen med ansökningar och utbetalningar av aktuella verksamhetsbidrag. Det system som används för att registrera underlaget för ansökningarna sker i en excelfil. Många kommuner använder sig av digitala ansökningssystem, där underlaget för utbetalningar görs direkt i systemet. Utbetalningar av grund- och aktivitetsbidrag i Knivsta kommun konteras av två separata funktioner i organisationen, en som granskar underlaget och en som beslutsattesterar det. De rutiner och administrativa system som Knivsta kommun använder när det gäller registrering av inkomna ansökningar kan vara sårbart då det sker i en excelfil och det endast är en tjänsteman som är inkopplad på hanteringen av underlag fram till utbetalning av bidrag ska genomföras. Rutinerna kan ses över så att de inte är så sårbara framåt. För att säkerställa att kontroll och hantering alltid kan fungera kan rutinerna skrivas ner för alla de olika moment som behöver genomföras inför hantering av bidragen. Arbetsuppgifterna skulle även kunna fördelas på fler tjänstemän med olika ansvar, hantering av ansöksregistrering och kontrollering av underlag för utbetalning. Hanteringen kan vara flexibel mellan tjänstemännen, det som är viktigt är att de olika momenten fördelas på mer än en person för att minska sårbarheten och öka rättssäkerheten. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Larsson Fritids- och kulturchef
Sida 5 av 5 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Den genomförda kontrollen har genomförts för att säkerställa hantering vid utbetalning av verksamhetsbidrag Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej x Förklara oavsett svar.