Serafens vård- och omsorgsboende Verksamhetsberättelse VB 2013

Serafens vård- och omsorgsboende Tjänsteutlåtande Dnr: 1.2.1-002-2014 Sid 1 (12) 2014-02-27 Handläggare: Lena Slotte Telefon: Till Serafens vård- och omsorgsboende Serafens vård- och omsorgsboende Verksamhetsberättelse VB 2013 Förslag till beslut Serafens vård- och omsorgsboende 112 24 Stockholm lena.slotte@stockholm.se stockholm.se

Sid 2 (12) Innehållsförteckning Sammanfattande analys... 3 Enhetens uppföljning av Kommunfullmäktiges inriktningsmål... 4 1. Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök...4 1.7 Stockholm upplevs som en trygg, säker och ren stad...4 2. Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras...4 2.3 Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg...4 2.4 Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten...9 3. Stadens verksamheter är kostnadseffektiva...11 3.1 Budgeten är i balans...11 Synpunkter och klagomål... 12 Övrigt... 12

Sid 3 (12) Sammanfattande analys Serafens äldreboende vänder sig till äldre över 65 år som efter biståndsbeslut beviljats heldygnsomsorg. Inom Serafens vård- och omsorgsboende finns 17 enheter varav 7 enheter är till demenssjuka, 1 för korttidsvård, 2 enheter för äldre personer med psykisk diagnos, 6 enheter för somatiskt sjuka (sjukhem) och 1 enhet för de som drabbats av stroke. Totalt 176 boende. Enheten arbetar sedan 2011 enligt en styrnings- och uppföljningsmodell som syftar till att tydliggöra vilka resultat och vilka effekter som uppnås för de boende. En tjänst har inrättats för att driva kvalitetsarbetet internt och externt. Under de första månaderna 2013 har ett kvalitetssystem för att tillvarata avvikelser och förändra arbetssätt och rutiner kommit igång. Som underlag för att bedöma om verksamheten uppfyller sina åtaganden och når sina mål används resultaten från stadens brukarundersökning, resultaten från förvaltningens uppföljning av verksamheten, QUSTA kvalitetsuppföljning enligt HSL, avvikelser i verksamheten, miljöförvaltningens årliga kontroll av verksamheten, egenkontrollen som görs internt var tredje månad, apotekets granskning samt den brukarundersökning som årligen görs på Serafen. Enheten kan utifrån den samlade uppföljningen se såväl förbättringar från föregående år samt områden som bör utvecklas. I Stadens brukarundersökning 2013 har Serafen en hög svarsfrekvens, 97% och enheten visar generellt goda resultat. 88% av de boende är nöjda och 92% upplever att de får ett gott bemötande av personalen. En egen undersökning har också gjorts som syftar till att ta reda på om de boende blir bekräftade, delaktiga och kan göra egna val. Svarsfrekvensen var dock lägre när det gällde den egna enkäten 56%.Resultaten från de samlade uppföljningarna beskrivs under respektive åtagande. Förbättringsområden som särskilt kommer att lyftas till 2014 är att arbetet ska bli mer personcentrerat, kontaktmannaskapet tydligare, mat och måltidssituationen bättre och ökad trivsel i gemensamhetsutrymmena. En egen hemsida har publicerats under våren. Hemsidan uppdateras varje månad med senaste nytt från verksamheten. Serafen har ett underskott på 4.445 tkr. Underskottet redovisas framförallt inom demensenheten. Detta beror på att de ersättningssystem som funnits inte anpassats efter demenssjuka. En fjärdedel av de boende på avdelningarna för demenssjuka har haft den lägsta nivån trots omfattande omvårdnadsbehov. Under våren har ett antal nyinflyttade varit i behov av vak och extra personal har blivit insatt dygnet runt. Kommunals varslade konflikt (övertidsblockad) innebar att en utökning av omvårdnadspersonal gjordes under en sex veckors period. I slutet av året har många lägenheter stått tomma långa tider eftersom Serafen inte haft någon kö. Inom demensenheterna har en organisations förändring gjorts under våren för att få en jämnare fördelning av kunskap på enheterna. Omvårdnadspersonalen började samtidigt med ett nytt schema som hade två målsättningar. De ena var att ge så många medarbetare som möjligt heltid och det andra var att under samtliga måltider vara tre omvårdnadspersonal. Totalt har 12 medarbetare av 20 som önskat erbjudits heltid.

Sid 4 (12) Enhetens uppföljning av Kommunfullmäktiges inriktningsmål KF:s inriktningsmål: 1. Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.7 Stockholm upplevs som en trygg, säker och ren stad Kungsholmen upplevs som en trygg och säker stadsdel Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Enhetens kris- och säkerhetsplan uppdateras årligen 2013-01-01 2013-12-31 Kungsholmen upplevs som en trygg och säker och ren stad Uppfylls helt Hösten 2013 ska en ny kris- och katastrofplan finnas Under de första månaderna 2013 har en ny lokal kris- och katastrofplan arbetats fram. Planen har tagits upp på APT och finns tillgänglig på bestämda platser på Serafen som är välkända. KF:s inriktningsmål: 2. Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.3 Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg Brukare får god personlig vård och omsorg (äldreomsorg) Boendes hälsa är under kontroll Uppfylls delvis

Sid 5 (12) 90% är nöjda med omvårdnaden Andelen skador vid fall ska minska med 1 % jämfört med 2012 60% har en aktuell inkontinensutredning 90% har en läkemedelsgenomgång 90% av alla boende har en aktuell ADL-bedömning 90% har en aktuell fallriskbedömning I stadens brukarundersökning 2013 svarar 93% att de är nöjda med omvårdnaden. Detta är några procents försämring sedan 2012. Uppföljningen tom september 2013 visade att 97 % av de boende har en aktuell ADL bedömning (Aktiviteter i det Dagliga Livet) och 93% en aktuell fallriskbedömning. Av alla fall som skett under 2013 har 2% lett till en fraktur vilket är en förbättring med 1% sedan året innan. 69% har haft en läkemedelsgenomgång vilket är lägre än de mål som är satt. Detta beror på täta byten av läkare under året. Uppföljningen visar att 47 % har en aktuell inkontinensutredning. Det är ett sämre resusltat än förväntat. Under hösten 2013 har Serafen ingått i ett pilotprojekt där sjuksköterskorna ska använda ett förskrivningsstöd vid beställning av inkontinensprodukter. Syftet är att kvalitetssäkra utredning och beställning så att rätt produkt blir levererad. Under de sista månaderna på året har inkontinensutredningarna ökat. Att arbeta enligt LCP - en vårdplan i livetsslut - har i stort införlivats på hela Serafen. Årets Qusta uppföljning där MAS och MAR gör en årlig uppföljning av hälso- och sjukvårdsinsatserna har genomförts under våren. Serafen ligger kvar på samma resultat jämfört med föregående uppföljning. 86% följsamhet av regler och lokala rutiner. Bedömningen är att åtagandet delvis uppfylls pågrundat av att enheten inte når ända fram avseende läkemedelsgenomgång och aktuella inkontinensutredningar. Ett intern utbildningsmaterial och utbildning för att minska fall bland de boende har genomförts för all omvårdnadspersonal, både de som har en fast anställning och för de som är behovsanställda. Brukare har bra mathållning i en god måltidsmiljö (äldreomsorg) Boende har en god måltidssituation Uppfylls helt 70% tycker att maten smakar bra 75% tycker att måltiderna är en trevlig stund på dagen 80% är nöjda med valet av frukost 80% får välja var de ska inta sin måltid

Sid 6 (12) I stadens brukarundersökning 2013 svarar 77% att de tycker maten smakar bra. Det är ett något förbättrat resultat med fyra procent. 72% tycker att måltiderna är en trevligstund på dagen här har resultatet försämrats något sedan 2012 då det var 75%. 91% väljer var de ska inta sin måltid ett bättre resultat jämfört med 2012 då det var 83%.De boende har möjlighet att varje dag välja vad de vill äta till frukost, mellanmål och kvällsmål. 92% är nöjda med valet av frukost. Till lunch och middag serveras två rätter att välja mellan. 86 % väljer var de ska äta. Under 2014 är måltidssituationen ett prioriterat utvecklingsområde. Äldreförvaltningen har gjort ett oanmält besök för att titta på måltidssituationen inom enhet. Enheten fick ett gott betyg där bemötandet var trevligt och respektfullt. Måltidsmiljön var lugn och bordsplaceringen genomtänkt och de äldre fick välja mellan maträtterna. De som finns att utveckla är att tydligt presentera vilka maträtter som serveras, att de äldre blir tillfrågade hur mycket mat de vill ha, vad de vill dricka samt att omvårdnadspersonalen i större utsträckning frågar de äldre om han/hon vill ha mer. Nattfastan på Serafen överstiger inte de 11 timmar som är rekommenderade Bedömningen är att åtagandet nästan är uppfyllt. Brukare har överlag en bra mathållning i en god måltidsmiljö. Under 2014 är måltidssituationen samt måltidsmiljön ett prioriterat utvecklingsområde och då specifikt utifrån varje individs behov. Brukare har en meningsfull tillvaro (äldreomsorg) Boende har en meningsfull tillvaro Uppfylls delvis 90% är nöjda med Serafen 65% tycker att de kommer ut i friska luften 80% är nöjda med de aktiviteter som boendet erbjuder I stadens brukarundersökning 2013 uppger 88% att de är nöjda med Serafen. Det är en liten försämring på två procent mot året innan. 79% tycker att de kommer ut i friska luften vilket är ett klart bättre resultat än 2012 då det var 62%. Detta beror framförallt på de sommarcafé som haft uteservering varje dag. 77% av de boende är nöjda med de aktiviteter som erbjuds. Det är ett något sämre resultat jämfört med året innan då det var 81%. Bedömningen är att åtagandet delvis uppfylls. Resultaten visar på en liten försämring jämfört med tidigare år. Nöjdheten med att komma ut i friska luften har ökat vilket till stor del beror på satsningen på sommarcafé med uteservering för boendes och anhöriga dagligen under sommarmånaderna. Arbete/ arbetssätt/ rutiner för aktiviteter och social stimulans har under året utvecklats. Utifrån

Sid 7 (12) varje boendes intressen och förmågor ges möjlighet till att delta i olika aktiviteter, både i grupp och individuellt. Särskilt populära aktiviteter under våren har varit sittgymnastiken, musikunderhållning och Qui Gong. Årets två fester blev en succé, ett hundratal boende varje gång åt en trerättersmiddag. I syfte att öka bemanningen under en del av eftermiddag/kväll inom demensenheterna har ett nytt schema för personalen startat i april. Schemat innebär att det kommer finnas ytterligare en omvårdnadspersonal över middagen, totalt 3 vid lunch och 3 vid middag 17 sommarungdomar har jobbat i tre treveckorsperioder under sommaren. Deras främsta uppgift har varit att under förmiddagen baka för att sedan på eftermiddagen bjuda på kaffe och kaka ute på gården eller inomhus. Under julen har tre ungdomar hållit i ett julcafé. Tre äldrevärdar har under ett år anställts (sk nystartsjobb) som ska delta i aktiviteter men också lära sig omvårdnad. Brukare har självbestämmande och integritet (äldreomsorg) Boende blir bekräftad Uppfylls helt 90% blir bemötta på ett bra sätt 90% blir tilltalade med namn 75% tycker att synpunkter och klagomål tas om hand I stadens brukarundersökning uppger 92% att de blir bemötta på ett bra sätt. Det är en försämring från året innan med tre procent. 75% tycker att deras synpunkter och klagomål tas om hand i stort sätt samma resultat som året innan. De boende ska kunna uttrycka sina åsikter och känna att personalen lyssnar. Enligt Serafens egna enkätundersökning uppger 96% att de blir tilltalade med sitt namn, 94% uppger att de framför sina åsikter och 89% att de som arbetar på Serafen lyssnar till dem. Vilket är en klar förbättring sedan förra året. Att den boende upplever att de synpunkter den enskilde eventuellt kan ha tas om hand är viktigt. Att bli lyssnad på, att bli bekräftad och sedd som människa. Serafen fortsätter att arbeta för att bibehålla de goda resultaten genom att, på teammöten och enskilt, regelbundet ta upp frågan om bemötande/ förhållningssätt/ arbetssätt för att bevara den enskildes självbestämmande och integritet så långt som möjligt. Serafen fortsätter att arbeta för att bibehålla de goda resultaten genom att regelbundet ta upp frågan om bemötande på teammöten och enskilt.

Sid 8 (12) Boende kan påverka sin vardag Uppfylls helt 85% har en aktuell genomförandeplan som de varit delaktiga att utforma 80% väljer vilken tid de vill gå upp på morgon och när de vill lägga sig 75% väljer vilka aktiviteter de vill delta i 85% får välja vad de vill ha på sig 70% får välja när de vill duscha I stadens brukarundersökning har 81 % svarat att de får välja när det vill gå upp på morgonen och 79% när det vill gå och lägga sig. I december 2013 gjordes en uppföljning och då hade 94% av de boende en aktuell genomförandeplan ett förbättrat resultat från året innan med 6%. 90% av de boende upplever att de kan välja vilken tid de vill gå upp på morgonen och när de vill gå och lägga sig. 89% väljer vilka aktiviteter de vill delta i. Bedömningen är att åtagandet om att boende kan påverka sin vardag är uppfyllt för året. Serafen fortsätter att under året att arbeta strukturerat utifrån resultaten från uppföljningen. De boendes upplevelse av att kunna påverka sin vardag ligger till grund för den fortsatta planeringen av såväl aktiviteter som planering av medarbetarnas schema. Ett utvecklingsområde under 2014 kommer att vara att arbeta mer personcentrerat. Bland annat har en ny mall för temamöten tagits fram. Här är tanken att varje individs olikheter ska komma fram på ett tydligare sätt. Brukare är trygga (äldreomsorg) Boende är säkra och trygga Uppfylls helt Larm ska besvaras inom 2 min 85% känner sig trygga 70% vet vem som deras kontaktman är Att kunna tillkalla personal snabbt vid behov skapar trygghet. Svarstiden var nu i december 2013 1,45 vilket är precis samma svarstid som året innan. Larmen tas upp i alla grupper var tredje månad för att diskutera orsak och förbättrings möjligheter.

Sid 9 (12) Under februari/mars genomförde biståndshandläggarna en individuppföljning på Serafen. Andelen boende som känner till vem som är deras kontaktman är 47%. Efter detta har Serafen förtydligat vad som ingår i kontaktmannaskapet. Rutinen har reviderats och tagits upp med alla medarbetare.en inplastad A4- lapp med bild och kontaktmannens uppdrag har satts upp på boendes innerdörr. Detta för att de boende ska lättare veta vem som är kontaktman. Bedömningen är att åtagandet delvis är uppfyllt. Under 2014 fortsätter arbetet med att utveckla kontaktmannaskapet. En viktig del i upplevelsen av trygghet är att anhöriga upplever att dess närstående är säkra och trygga. Serafen har ett 20-tal utbildade anhörigombud. Ombuden har tagit fram en anhörig policy för Serafen och har under 2013 börjat med en bokcirkel för personal på varje avdelning. Bokcirkeln har tagit upp frågeställningar kring - Hur känner du för anhöriga och anhörigstöd?, Har du någon erfarenhet av att vara anhörig? Samtliga avdelningar har haft bokcirkel och en fortsatt planering för 2014 är gjord. Under fjärdekvartalet 2013 har anhörigmöten ordnats där boende och deras anhöriga har ätit tillsammans med chef som gett information om verksamheten och hemsidan. Serafen har fortsatt utveckla hemsidan och lägger varje månad ut information om vad som är på gång. Ombuden har tagit fram en anhörig policy och under 2013 börjat med att hålla en bokcirkel på varje avdelning. Första kapitlet som handlar om frågeställningar kring - Hur känner du för anhöriga och anhörigstöd?, Har du någon erfarenhet av att vara anhörig? mm - har alla avdelningar gått igenom. En fortsatt planering för 2014 är gjord. Under fjärdekvartalet 2013 har anhörigmöten ordnats där boende och deras anhöriga har ätit tillsammans med chef som gett en del information om verksamheten. Serafen har fortsatt utveckla hemsidan och lägger varje månad ut information om vad som är på gång. I Stadens brukarundersökning 2013 uppger 91% av de boende att de är trygga med sitt boende vilket är en förbättring från 2012. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten Indikator Periodens utfall Periodens utfall VB 2012 Årsmål KF:s årsmål Period Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 60 st 125 st 60 st 5100 2013 Aktivt Medskapandeindex 81 80 80 2013 Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare Medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete. 74 % 80 % 80 2013 94 % 90 % 92 2013 Sjukfrånvaro 6,6 % 6 % 4,4 % VB 2013

Sid 10 (12) Kungsholmens stadsdelsnämnd är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten Serafen är en attraktiv arbetsplats Uppfylls delvis 6,0% sjufrånvaro 2013 Serafen hade i stadens medarbetarenkät ett AMI (aktivt medskapande index) på 81 och 94% vet vad som förväntas av dem i deras arbete. Medarbetar enkäten har tagits upp på APT. Vid årsskiftet genomfördes Kungsholmens stadsdelsförvaltning en egen psykosocialenkät. Enkäten visar ett TQI värde på 51. Resultatet har analyserats och en åtgärdsplan som ska öka trivseln och medskapande medarbetare är framtagen. Inom en enhet påverkas resultatet av den organisationsförändring som genomfördes i april. Förändringen innebar nya gruppsammansättningar och nytt schema. Två medarbetare har under de första månaderna gått stadens grundutbildning i omvårdnad. Ytterligare fyra medarbetare som tidigare gått Arbetsam har gått stadens grundutbildning under hösten. Samtliga medarbetare på profilboendet för boende med stroke påbörjade under hösten 2013 en ettårig utbildning. Serafen har låg sjukfrånvaro. Korttidsfrånvaron rullande 12 månader (november) tillbaka är 2,7% och långtidsfrånvaron 3,89% totalt 6,59%. En ökning av sjukfrånvaron har skett under året. Det är främst den långa frånvaron som ökar med 10 medarbetare En månatlig uppföljning av sjukfrånvaron görs och samtal förs med berörda. När förstadagsintyg behövs kontaktas företagshälsovården. Serafen har en egen idrottsförening. Idrottsföreningen erbjuder interna stegtävlingar, stadsvandringar, boule, bowlingtävlingar med mera. Medarbetarna uppmanas att använda sin friskvårdspeng för att på fritiden bli mer aktiv.

Sid 11 (12) 3. Stadens verksamheter är kostnadseffektiva 3.1 Budgeten är i balans Nämndens verksamhet ska rymmas inom fastställd budget Serafens vård- och omsorgsboende arbetar kostnadseffektivt. Uppfylls inte Budget T1 T2 Bokslut Intäkter -104 658-104658 -107000 106881 Lön 93 900 93900 97 400 96492 Övrigar 10758 10758 10800 14835 Total kostnad 104 658 104658 108200 111327 Netto 0 0-1200 -4446 Serafen redovisar ett underskott på 4.446 tkr. Underskottet redovisas framförallt inom demensenheten. Detta beror på att de ersättningssystem som funnits inte anpassats efter demenssjuka. En fjärdedel av alla boende på avdelningarna för demenssjuka har haft den lägsta nivån trots att de haft ett stort omvårdnadsbehov. Under våren har ett antal nyinflyttade varit i behov av vak och då har extra personal blivit insatt veckovis både dag, kväll och natt. En utökning gjordes under maj och juni inför den varslade konflikten med Kommunal och den varslade konflikten i lokaltrafiken. I slutet av 2013 fanns ingen kö till somatisk plats på Serafen. 10 lägenheter stod tomma under flera veckor. Korttidsboendet har haft en låg beläggning i november där endast en person varit inskriven (totalt antalplatser är 9) Serafen har tagit del av ytterligare pengar från stadens särskilda satsning på ungdomar i vården, totalt 350 tkr.. Serafen har beviljats extra "demenspengar" för att utöka bemanningen under året med totalt 1050 tkr. Utökning har framförallt gjorts på helger för att öka tryggheten hos de boende. Profilboendet med inriktning stroke har 3 boende utifrån den nya profilen övriga sex är boende som finns kvar sedan det var en vanlig somatiskenhet. Enheten har de tre sista månaderna 2013 haft två tomma platser. Serafen säljer platser till andra kommuner och stadsdelar. Försäljningen har ökat och för närvarande kommer 40 % av de boende från andra kommuner och stadsdelar. Serafen har varit med i ett försök där de svårast sjuka äldre ska slippa skriva kontrakt och flytta in med egna möbler. Tanken var att underlätta för både anhöriga och boende den sista tiden i livet. Tre platser har under hösten 2013 hållits. Två av platserna har stått tomma stor del av tiden. För detta har Serafen tagit del av medel från äldreförvaltningen om 460 tkr

Sid 12 (12) Uppföljning av driftbudget Investeringar Medel för lokaländamål Övrigt Jämställdhet och mångfaldsarbete I juni 2013 tas jämställdhets- och mångfaldsplanen upp på samtliga APT. Enhetens medarbetare lönesätts efter lönekriterier som alla medarbetare tagit fram gemensamt. Enheten är en språkutvecklande arbetsplats där ett 40 tal medarbetare som kommer från andra länder fått språk- och vårdutbildning på arbetstid. Ett antal språkombud är utbildade för att stötta sina kollegor i bland annat dokumentation och förståelse. Kvalitet och ledningssystem De enheter som omfattas av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbetet (SOSFS 2011:9) ska beskriva hur de arbetar med att anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Enhetsspecifika rutiner kommer att vara klara efter årsskiftet 2014. Synpunkter och klagomål Under 2013 permanentades en tillfällig tjänst för att vidareutveckla uppföljning och kvalitetsarbetet på Serafen. Ett avvikelsesystem har utvecklats och tagits i bruk för att tillvarata avvikelser/synpunkter och klagomål. Varje månad träffas varje enhet för att samtliga yrkeskategorier - omvårdnadspersonal, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast och chef - tillsammans för att gå igenom månadens avvikelser. Dessa möten protokollförs vad som har hänt samt åtgärder som vidtagits. Kvalitetsrådet som består av enhetschef, biträdande enhetschef, samordnare för sjuksköterskor och sjukgymnaster/arbetsterapeuter samt en omvårdnadspersonal får de tre enheternas protokoll, går igenom om någon rutin behöver ändras, utbildning behöver erbjudas m m. Det nya sättet att arbeta med avvikelser har inneburit ett ökat antal avvikelser men också ett arbetsplatslärande utifrån en gemensam genomgång och att synliggöra brister som ska åtgärdas. Under året har tre Lex Sara och tre Lex Maria anmälningar gjorts varav en har IVO ej bedömt som Lex Sara. Under året har ett 80-tal synpunkter och klagomål inkommit. De har främst handlat om kvalitet så som hur tvätt utförts samt omvårdnad men också bemötande. Även positiva synpunkter om fler promenader, bättre information om kontaktmannen och sommarcaféet har inkommit. Synpunkterna och klagomålen har tagits upp enskilt, på avvikelsemöten samt APT. Övrigt