Lärande- och kulturförvaltningens samverkansgrupp

. Hudiksvalls Protokoll 1(11) kommun 2013-05-06 Lärande- och kulturförvaltningens samverkansgrupp Plats och tid: Guldsmeden plan 4 Biblioteket, klockan 13:30-17:05. Närvarande: För arbetsgivarparten Ingela Rauhala Ing-Marie Mårtensson, Lararförbundet Elisabeth Swedman, Lärarförbundet Ninni Olofsson, Lärarförbundets skolledarförening Björn Brolund, LR Gunilla Englund, LR Agneta Schenell, Vision Hanna Almstedt, Vision Lars Bergman, Inte närvarande: Mia Larsson, Kommunal Lennart Sydh, Kommunal Gunilla Nybom, DIK Anna-Karin Anevall-Söderblom, Vårdförbundet Catarina Qviberg, Skolledarna SSR Psykologförbundet Ovriga Elisabeth Bäckström, verksamhetschef grundskola Annika Gabrielsson, verksamhetschef förskola, kulturskola och bibliotek Birgitta Olsson Iggbom, sekreterare 1 Val av justerare Agneta Schenell väljs att justera protokollet. 2 Föregående protokoll 5 Ingångslön Till protokollet förtydligas att arbetsgivarens beslut om ändrad ingångslön gäller lärare. 10 Omflyttningar LR påpekar att de synpunkter som lämnades till protokollet inte togs med i sin helhet. Lörande- och kulturförvaitningen, Lärkontoret Postadress: 824 80 iiudiksvall Besöksadress: Trädgårdsgatan 4 E-post: larandc.kultur@hudiksvail.se Tfn växel: 0650-1 90 00 Fax: 0650-381 57 www.hudiksvall.se Org. Nr: 212000-2379

. Hudiksvalls kommun 2013-05-06 2 (11) 3 Nämndsärenden Lär- och kulturchef Ingela Rauhala redogör för de ärenden som behandlades på lärande- och kulturnämndens arbetsutskott 29 april. 4 Arbetsmiljö Ingela Rauhala har reflekterat på Lärarförbundets fråga som lyftes på mötet 25 mars, om medarbetarnas arbetsbelastning i förskolan och att de inte tar ut sin planeringstid. Ingela påminner om att frågor ska förankras och protokollföras i lokal samverkan innan de tas upp i förvaltningssamverkan för att få en så bra samverkan som möjligt. Verksamhetschef Annika Gabrielsson var tydlig på samverkansmötet 25 mars att det är viktigt att medarbetarna tar ut den planeringstid som de har rätt till. Annika säger på dagens möte att chefernas uppfattning är att de inte har den bild som Lärarförbundet beskriver. De diskussioner som har förts är den paus som tas ut på för- och eftermiddag som inte är den egentliga rasten som tas ut vid lunchtid. För att kunna åtgärda problem som uppstår behöver den chef som är berörd få veta vad som inte fungerat bra. Lärarförbundet ska ta upp detta med ombuden på en utbildningsdag den 24 maj. De ska också uppmana dem till att frågan lyfts i lokal samverkan så att de blir protokollförda. 5 Kompetenscentrum på höjden, fråga som tagits upp i Cesam Behovet av information kring Kompetenscentrum på höjden har lyfts i Cesam. Ingela Rauhala vill veta vilken information som saknas? För att tydllggöra processen vill Lärarförbundet att en tidsplan utarbetas. Ingela säger att kornmunstyrelsen äger ärendet men att det fmns behov av en kommunikationsstrategi. Kompetenscentrum på höjden kräver mer utredning innan beslut kan tas. Politikerna är eniga när det gäller Läroverket och ärendet kommer att behandlas i kommunstyrelsen 4 juni. Komrriunfulimäktige är tyvärr inställt i maj så beslut planeras att tas den 17 juni. 6 Ekonomi Ekonom Jennie Svensk redovisar prognosen för det första kvartalet 2013. Den första preliminära ekonomiska prognosen för 2013 visar ett underskott på 2 671 000 kronor. De verksamheter som visar på ett underskott är grundskolan, grundsärskolan och kukumverksamheten. Åtgärder har vidtagits och ytterligare åtgärder är planerade för att få budgeten i balans. Lärcinde- och kulturförvaltningen, Lörkontoret

Hudiksvalls kommun 2013-05-06 3 (11) Föreslagna åtgärder inom kulturen avslogs av lärande- och kulturnämnden 28 februari 2013 och ett nytt förslag kommer att presenteras vid nämndens sammanträde 16 maj 2013. 7 Genomlysning av lärande- och kulturnämndens verksamheter Ingela Rauhala informerar om bakgrunden till genomlysningen av lärande- och kultumnämnden. Inom lärande- och kulturnämndens verksamhetsområde aktualiserades ett behov av att genomföra en genomlysning och en förändringsanalys. Verksamhetsområdet har krav på förändringar på grund av nya lagkrav, minskade elevgrupper i gymnasiet och kostnadsutvecklingen. Det pågår även lokalutredningar och sammantaget behövdes en översyn av verksamheten för att få en enhetlig bild både på kort och på lång sikt. Kommunstyrelsen beslutade därför 6 december 2012 att kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att stödja lärande- och kulturförvaltningen genom att göra en genomlysning. Vid dagens samverkansmöte redogör Berndt Nordberg för arbetet med genomlysningen. Syftet med utredningen är att på både kort och lång sikt beskriva lärande- och kulturnämndens ekonomiska situation utifrån tilldelad budget och beslutad framtidsprognos. Kostnadsnivåerna har granskats utifrån jämförelser med standardkostnader och utifrån jämförelser med liknande kommuner. Dessutom har kostnadsutvecklingen över tid studerats. Eftersom nettokostnader har jämförts har Berndt tillsammans med arbetsgruppen granskat intäkterna över tid. Under genomlysningen har uppgifter om bemanning och personalstatistik inte varit tillförlitliga. Ett arbete har därför påbörjats för att kvalitetssäkra rapporteringen. Materialet ska användas som ett underlag för politiska diskussioner. Med några få undantag ligger kostnaderna för förvaltningens olika verksamheter lägre än i jämförbara kommuner, länet och riket. En redovisning av resultatet från genomlysningen kommer att lämnas till budgetberedningen 7 maj och till kommunstyrelsens allmänna utskott 21 maj 2013. 8 Lärarvikarier i rekryteringsenheten Verksamhetschef Elisabeth Bäckström och samordnare Elin Svärd redogör för förslag till lärarvikarier i rekryteringsenheten. Under höstterminen 2013 föreslås att ett försöksprojekt genomförs i grundskolan för lärarvikarier. Projektet innebär att rekryteringsenheten tar över ansvaret att rekrytera lärarvikarier till några av kommunens skolor. Se förslag i bifogad bilaga. En utvärdering av projektet sker i december 2013. Om projektet faller väl ut är tanken att det från och med vårterminen 2014 ska permanentas för alla grundskolor och för grundsärskolan som en del i den befintliga rekryteringsstrategin. Lärcinde- och kuiturförvaltningen, Lärkontoret

. Hudiksvalls kommun 2013-05-06 4 (11) LR hävdar att arbetsledare ska ansvara för vikariebeställning. Att anställa personal är inte en uppgift för lärare, de är inte utbildade för det. Det kan också uppstå problem om en lärare själv har en lektion att passa men uppehålls av att ringa in vikarier. Ingela säger att rektor beslutar om sin organisation i bl a tjänstedialogen och det handlar om att leda och fördela arbete. 1 systemet säkerställs vissa funktioner exempelvis belastningsregistret. 1 första steget föreslås att några piotskolor utses. Ehsabeth och Elin informerar om att arbetsförmedilingen sedan tidigare har kontakt med rekryteringsenheten. För förskolan är det positivt med vikariesystemet och det har många fördelar. Verksamhetschef Annika Gabrielsson informerar om att det tar mindre tid och alla vikarier är godkända i rekryteringsenheten. Vikarierna har blivit intervjuade och handledare är utsedda i förskolan som tar emot dem. De har också fått en särskild introduktion med information om de rutiner som gäller i förskolan. Om det inte fungerar med personen uppmuntrar rekryteringsenheten att arbetsplatsen tar detta med vikarien direkt och visar vad som förväntas. Som erfaren pedagog är det viktigt att ta kontakt direkt med vikarien. Rekryteringsenheten ansvarar för lönesättningen av vikarierna och anställningsformen är timanställning. Annika Gabrielsson säger att systemet också har inspirerat vikarier till att gå vidare till utbildning. Bemanningssamordnare Lisa Kristensen informerar om att vikarierna kommer att jobba i olika verksamheter och det är då bra att ha koll på helheten när det gäller konvertering etc. Under våren genomförs en översyn av den befintliga rekryteringsstrategin. Arbetet ska resultera i en strategi som även täcker in rutiner för grundskolans och grundsärskolans vikarieanskaffning. Beslut om lärarvikarier i rekryteringsenheten tas på samverkansmötet 3 juni. 9 Kcirriärtjänster Bakgrund Staten inför nya karriärsteg för lärare, förstelärare och lektor från och med 1 juli 2013. Karriärtjänsterna ska göra läraryrket mer attraktivt och säkra god undervisning för elever. Reformen gäller alla skolformer utom förskola. Statsbidrag utgår med 85 000 kronor per år för en förstelärare. Det motsvarar 5 000 kr per månad i löneökning för en förstelärare förutsatt att han eller hon arbetar heltid. Fram till den 26 april kan huvudmän ansöka om bidrag för löneökningen till dessa tjänster. 1 år räcker statsbidraget till att bevilja 4 165 förstelärare i Sveriges kommuner. Syftet med bidraget är att underlätta reformen. Beslut om beviljade bidrag kommer senast den 1 juni 2013. Hudiksvalls kommuns tilldelning är 14 tjänster 2013 och 19 tjänster 2014. Organisationen skall vara sådan att fler lärare kan göra karriär som förstelärare. [ärende- och kuiturförvaitningen, [ärkontoret

. Hudiksvalls kommun 2013-05-06 5 (11) Tjänsterna ska vara sökbara. Förvaltningen har ansökt för 7 förstelärare 2013 där även förskolan ingår. När det gäller lektorstjänster så beslutade lärande- och kulturnämnden 16 juni 2011 att införa tre lektorstjänster inom språk (tidiga åldrar), matematik och förskola. Ingela Rauhala har bjudit in representanter från Lärarförbundet, LR och Skolledarna till två dialogträffar om karriärtjänster den 15 och 22 maj. Från Lärarförbundet deltar Elisabeth Swedrnan och Lena Kring från LR Björn Brolund samt Catarina Qviberg från Skolledarna. Tanken är att arbetsgivaren i samverkan med fackliga organisationer ska jobba med förutsättningarna för karriärtjänster och förhoppningen är att dessa är klara för beslut till samverkansmötet 3 juni. Anette Nybom informerar om processen. Anette kommer efter dagens möte att meddela alla berörda att mer information om processen kommer efter dialogträffarna, senast i början av juni. Förvaltningens ledningsgrupp ska diskutera hur urvalsprocessen ska gå till. Ingela Rauhala har sktivit fram ett tjänsteutlåtande om inrättande av Karriärtjänster som behandlas på lärande- och kulturnämndens sammanträde 16 maj. Förslaget innebär att nämnden föreslår kommunfullmäktige bevilja lärande- och kulturnämnden 4 miljoner kronor i ram från och med 2014 för att införa reformen karriärtjänster. LR säger att arbetsgivaren har föregripit dialog och att de inte har samverkat karriärtjänster tidigare. Karriärtjänster nämndes tidigt förra året när det inte var klart från regeringen. Sedan togs ärendet upp i samverkan i januari men tidsplanen försvann. Dialog och samverkan skulle ha skett från början. LR fick information om att dialogen hade startat men inte i samverkan. De vill vara med så tidigt som möjligt. Anette säger att det har varit kort om tid och svårt att starta med något innan förordningen blev klar. Det är ett kort- och långsiktigt arbete. 10 Varsel och uppsägningar PA-konsulterna Anna Tjärnberg och Bo Nilsson deltar och redogör för lärande- och kulturnämndens organisationsminskning hösten 2013 jämfört med våren 2013. Resultat utanför föthandlingen Pensioner 13 Avslutade tillsvidaretjänster 7 Avslutade visstidstjänster 16 Lörande- och kulturförvaltninqen, Lörkontoret

Hudiksvalls kommun 2013-05-06 6 (11) Resultat från förhandlingen LR och Övrig Kommunal Lärarförbundet Pensioner 6 0 0 ljppsägningar 1 1 5 Omplaceringar 6 0 10,5 Total minskning i förvaltningen 65,5 tjänster. Ingela Rauhala säger att det är viktigt att arbetsgivaren informerar om att vi har minskat och att det är färre personer i organisationen. Det är viktigt att det framgår. Lärarförbundet har fått signaler om att lärare får täcka upp där det saknas personal. Bo Nilsson säger att neddragningen och kostnadsbesparingen är vi ålagda att göra. Elisabeth Bäckström säger också att det är tufft men att arbete pågår i verksamheterna för att fmna bra lösningar. Varsel och uppsägningar är jobbigt för alla berörda parter. Ingela tackar de fackliga organisationerna för en bra genomförd process. Den 4 juni är nästa chefsdag med omflyttningar. LR kan inte delta i samverkan om omflyttningar den 4 juni. Ingela ska se över vilken dag samverkansmötet kan bli aktuellt. Kallelse skickas i särskild ordning. 11 Budgetanpassningar kulturen 2013 Ingela Rauhala och Annika Gabrielsson redogör för förslag till budgetanpassningar för kulturen 2013. Ärendet diskuterades i lärande- och kulturnämndens arbetsutskott 29 april. Kulturen har ett underskott i budget för 2013. För att få en budget i balans måste kostnaderna inom kulturen minskas med 1 071 000 kronor. För att komma inom budgetram 2013 föreslår förvaltningen följande förändringar och besparingar: Öka termins avgiften inom Kulturskolan Öka terminsavgiften inom Kulturskolan från 260 kronor till 500 kronor per termin. Detta motsvarar en ökad intäkt med cirka 370 000 kronor för 2013 om terminsavgiften höjs från höstterminen 2013. Lärande- och kulturnämnden lämnar förslag till kommunfullmäktige som fattar beslut. Minska antalet tjänster inom Kulturskolan Minska antalet tjänster inom Kulturskolan motsvarande en årsarbetare. Neddragningen motsvarar cirka 420 000 kronor på helår. Löronde- och kulturförvoltningen, Lörkontoret

Hudiksvalls kommun 2013-05-06 7 (11) En förutsättning för niinskningen är ett ökat samarbete med studieförbunden, vilket kräver nya regler för kommunala bidrag till studieförbunden, se nedan. Minska bidraget till studieförbunden Minska budgeten för det kommunala bidraget till studieförbundens lokala organisationer i Hudiksvall från 1 271 000 kronor (2012) till 800 000 kronor. Studieförbunden bör komplettera lärande- och kulturförvaltningens verksamhet. Lärande- och kulturnämnden bör lämna ett förslag till kommunfullmäktige om ändrade regler för kommunala bidrag till studieförbunden. Administrativt stöd till verksamhetschef 20 % fmns med i besparingsförslaget. Förslaget samverkas lokalt den 13 maj då även en riskbedömning ska utarbetas. Ingela Rauhala förtydligar att riskbedömningar utarbetas i den verksamhet det berör. Vision säger att det är svårt att veta om deras medlemmar är berörda innan man gör en riskbedömning. Om verksamheten har en väl sammansatt samverkansgrupp så är alla med. Förslaget ska gå vidare för beslut i lärande- och kulturnämnden 16 maj. Arbetsgivare och samverkansgrupp är överens om att synpunkter på förslaget ska skickas med e post till Birgitta Olsson Iggbom senast onsdag 8 maj. 12 Rekrytering av bibliotekschef Tidsplan för rekrytering av bibliotekschef bifogas protokollet. Riskbedömning och tjänstevolym En riskbedömning på volym för tjänst som bibliotekschef har utarbetats på en träff på Biblioteket. De medarbetare som inte deltog på träffen fick möjlighet att lämna synpunkter på riskbedömningen innan den färdigställdes. Annika Gabrielsson ska stämma av med kommunals lokala ombud att eventuella synpunkter fmns med i riskbedömningen. Vision säger att det är skyddsombuden som ska vara med i arbetet med riskbedömningar. Ingela Rauhala redogör för förslag på tjänstevolym. Inför rekrytering av biblioteks chef har diskussioner förts om tjänstevolym. Biblioteket har en tjänstevolym på 17 tjänster fördelade på ett huvudbibliotek sex filialer och en bokbuss. En riskbedömning har genomförts utifrån förslag att tjänsten skulle ha minskats till 50 % Med beaktande av de synpunkter som framkommit vid diskussioner och genomförd riskbedömning, föreslår arbetsgivaren att bibliotekschefstjänsten rekryteras utifrån en 100 % tjänst. Lörcinde- och kulturförvoltningen, Lörkontoret

. Hudiksvalls kommun 2013-05-06 8 (11) 1 uppdraget som bibliotekschef kan det även ingå att vara verksamhetschefen behjälplig med andra chefsuppdrag. Inom kulturförvaltningen kommer det att totalt finnas två chefstjänster. Det kommer att finnas behov av flexibilitet över tid för att tillmötesgå verksamhetens behov av ledning och utvecklingsarbete. Lars Bergman säger att det behöver diskuteras om det ska vara en enbart administrativ chef eller en chef som också arbetar viss tid i verksamheten. Tidigare chefer har arbetat 8-9 timmar per vecka i verksamheten. Ingela informerar att arbetsgivarens tidigare förslag var 6O% bibliotekschef och 4O% bibliotekarie. Samverkansgruppen har inget erinra mot arbetsgivarens förslag att rekrytera bibliotekschef 100 % Annonsmanus LR undrar hur ledarskapet ser ut inom kulturen idag. Ingela redogör för hur chefskapet i kulturen ser ut idag samt informerar om det beslut som togs i lärande- och kulturnämndens arbetsutskott den 10 september 2010, att inrätta ett kulturkansli. Om kulturen blir kvar i lärande- och kulturnämnden efter den kommande utredningen om kulturens tillhörighet kommer arbetsgivaren att ta upp frågan om hur ledarskapet ska se ut inom kulturen. Annonsering kan eventuellt göras i DIK forum. Ingela ska stämma av med Lisa Kristensen vilka annonsplatser som redan är klara. Arbetsgivare och samverkansgrupp är överens om att synpunkter på annonsmanuset ska skickas med e-post till Birgitta Olsson Iggbom senast onsdag 8 maj. Rekrytenngsgrupp Barbro Flodin, Vision och Mia Larsson Kommunal. Vision påpekar att det inte är tillfredsställande när handlingar skickas sent eller lämnas direkt på mötet. 13 Rekrytering av verksamhetschef för kulturen Tidsplan för rekrytering av verksamhetschef för kulturen bifogas protokollet. På samverkansmötet 25 februari utsågs följande rekryteringsgrupp: Barbro Sjöblom, Vision Jessica Ablrnan, Lärarförbundet Lärande- och kuiturförvaltningen, Lärkontoret

HudksvaHs kommun 2013-05-06 9 (11) Gunilla Nybom, DIK 1 repr från Kommunal Catarina Qviberg, Skolledarna deltar endast på intervjuerna. 14 Tjänster Enhetschef för elevhälsan Gun-Inger Soleymanpur redogör för följande förslag: Specialpedagog 1. Anette Sand går i pension och vi planerar att i hennes ställe anställa Anette Ström (enligt samtal med Yvonne Fagerlund på lärarförbundet den 29/4 2013). 2. Den tjänst som Anette Ström innehar idag är 70 % i centrala elevhälsan (som specialpedagog med inriktning mot tal och språk samt grav språkstöming) och 30 % specialpedagog på enskilda skolor i väst. Jag kommer att annonsera befintliga 70 % och skolorna i väst annonserar deras behov av specialpedagoger för sig. 3. Då Anette Ström ersätter Anette Sand, kommer vi att i första hand annonsera internt efter ersättare för Anette Ström och i andra hand annonsera externt. Tjänstebeskrivmng Specialpedagog med inriktning mot tal och språk samt grav språkstörning Anette Ström ersätter Anette Sand 100 % med tillträde 1/9 2013. Placering: Centrala elevhälsan, Pedagogiskt resurscentrum. Arbeta mot förskoleklass och grundskolor i Hudiksvalls kommun. Att på rektor, elevhälsans enhetschef och förvaltningens uppdrag arbeta med Arbetsuppgifter: Uppdragets yttersta syfte är att undanröja hinder som kan finnas för elevers lärande och möjlighet att nå skolmålen. Organisationsnivå: Att vara uppdaterad på riktlinjer, forskning och beprövad erfarenhet (som skolverket och SPSM) lyfter fram inom området tal och språk. Att delge och omsätta den informationen till Hudiksvalls komniuns skolor. Samverka med specialpedagoger, psykologer och övriga yrkesgrupper inom elevhälsan samt externa kontakter t.ex. Logopedmottagning och SPSM. Medverka i centrala elevhälsans utvecklingsarbete. Medverka vi.d elevhälsoteamens möten. Bidra till ett språkutvecklande arbete. Gruppnivå: Ge specialpedagogiskt stöd, utbildning, råd och handledning till skolpersonal. Arbeta förebyggande genom att utveckla den språkliga miljön, utarbeta metoder och ge tal och språkförsenade elever stimulans så tidigt som möjligt inom förskoleklass och skola. Lärande- och kulturförvaltningen, Lärkontoret

. 2013-05-06 10 (11) Hudiksvalls kommun Individnivå: Kartlägga elever med tal, språk och kommunikationshinder samt ger förslag på åtgärder. Observera i klassrummet i samband med språklig bedömning inför olika åtgärdsförslag. Åtgärder planeras i samråd med arbetslag och rektor. Arbeta direkt med enskilda elever i behov av tal, språk och kommunikationsstöd. Krav: Specialpedagogutbildning, specialpedagogisk vidareutbildning tal och språk, samt vidareutbildning i grav språkstörning och AKK. Merit: Erfarenhet av yrket och personlig lämplighet. Samverkansgruppen har inget att erinra mot arbetsgivarens förslag att annonsera specialpedagog internt. Förskolechef Annika Gabrielsson föreslår att förskolechef Ewa Bydells provanställning går över till en tillsvidareanställning fr.o.m. augusti 2013. Samverkansgruppen behöver ta in synpunkter från sina medlemmar. Beslut på samvekansmötet 3 juni. Rekryteringen av förskolechef till Iggesunds förskolor behöver annonseras igen då den som fick tjänsten har sagt ifrån på grund av personiiga skäl. Annika har via e post meddelat fackliga organisationer att tjänsten annonseras igen. Annika informerar om att ansökningstiden förlängs en vecka från dagens datum på grund av för få sökande. Annika Gabrielsson ska stämma av med Lärarförbundet vilka av dem som önskar delta. T f verksamhetschef, arbetslagsiedare och utvecklingsledare kulturen Ingela Rauhala föreslår att följande tjänster förlängs: T fverksamhetschef Annika Gabrielsson fr o m 1 juni t o m 30 september 2013. Arbetslagsledarna Per Falk 25% och Helene Hedvall Tynér 40% fr om 1 juni t o m 30 september 2013. Utvecklingsledare Lars Karlsson 50% fr o m 1juni t o m 31 augusti 2013. 15 Utvärdering av administrationens och kvalitetsenhetens organisation och verksamhet Ingela Rauhala informerar om att förvaltningens ledningsgrupp har gjort en analys av Swecos rapport men behöver fortsätta diskutera eventuella åtgärder. Lärande- och kulturförvaltningen, Lärkontoret

2013-05-06 11(11) HudksvaIIs kommun 16 Sommarskola Elisabeth Bäckström informerar om att cirka 50 elever har anmält sig till årets somnarskola. Elisabeth Klingberg Rygg ansvarar som tidigare för undervisningen. 17 Övrigt Följande ärenden som inte behandlades på dagens samverkansmöte flyttas över till den 3 juni: Åtaganden2ol4 Lärarförbundets övriga fråga; Modersmålslärarorganisationen. Hur ska den planerade utvärderingen gå till? Timplan grundskola Vid protokollet För,ffietsgiv rten J C{QSj irgi a Olsson Iggbom Ingéla Rauhala Justeras Agnta Schenell Vision Lörande- och kulturförvaltningen, Lärkontoret