Bengt Friberg, kommunchef Maria Larsson, personalchef Staffan Lindvall, ekonomichef. Anita Olsson, utredare. Kim Jutterström

Transkript

1 Protokoll 1 (17) Plats och tid: Rådsrummet, Guldsmeden, Hudiksvall, klockan För arbetsgivarparten: Bengt Friberg, kommunchef Maria Larsson, personalchef Staffan Lindvall, ekonomichef För arbetstagarparten: Björn Brolund, Lärarnas Riksförbund, LR Elisabeth Swedman, Lärarförbundet, Sanna Barrljung, Lärarförbundet Eric Vahlberg, Kommunal Mitt i Hudiksvall Mia Larsson, Kommunal Mitt i Hudiksvall Eva Wannberg, Vision Kim Jutterström, Vision, Övriga deltagare: Utses att justera: Justeringens plats och tid: Anita Olsson, utredare Kim Jutterström Kommunledningsförvaltningen Underskrifter: Paragrafer: Sekreterare: Anita Olsson Ordförande: Bengt Friberg Justerande: Kim Jutterström

2 Protokoll 2 (17) Innehållsförteckning 45 Presentation av ny medarbetare på personalavdelningen Inomhustemperaturen i Guldsmeden Information om kommunens IT-process Föregående protokoll Kommunstyrelsens utskott Delårsredovisning, samt personaluppföljning Intern klimatkompensation för tjänsteresor Social- och fritidsförvaltningens lokaler Ny förvaltningsorganisation 2015 förvaltningsinnehåll och uppdrag Rekrytering av förvaltningschef för kultur och fritidsförvaltningen Psykosocial skyddsrond Rutin för ärenden vid Cesam Projektet Ung omsorg Information och övriga frågor Riskbedömning i samband med budget 2015 och en förändring vid byte av majoritet... 17

3 Protokoll 3 (17) 45 Presentation av ny medarbetare på personalavdelningen Elin Hallenberg, ny medarbetare vid kommunledningsförvaltningens personalavdelning, presenterades för Cesam. Hon kommer närmast från Bollnäs kommun och kommer att arbeta som PA-konsult.

4 Protokoll 4 (17) 46 Inomhustemperaturen i Guldsmeden Vision påtalar att det varit stora problem i Guldsmedens lokaler i sommar på grund av värmen, ju högre upp i huset desto varmare. Tillbudsanmälan har gjorts vid ett flertal tillfällen. Vintertid kan en del kontorsrum istället vara allt för kyliga. Fastighets AB Glysis Vd, Kjell Svensson informerar om och svarar på frågor angående de upplevda problemen med inomhustemperaturen. Det är endast plan 3 som har en kylanläggning installerad, ingen beställning har funnits för övriga delar av kommunens hyrda lokaler. Installation av kylanläggning kostar ca miljon kronor för varje våningsplan och huskropp. Vad gäller kylan på vintern har en utredning genomförts och inställningar har därefter gjorts för att förbättra flöden på radiatorer. Ventilationskontroll görs regelbundet och alla rum blir genomgånga. Lärkontoret har setts över speciellt och förbättrande åtgärder har vidtagits. Kommunens arbetsmiljöingenjör har ingått i arbetet. Markiser kan användas i större utsträckning och en flyttbar kylanläggning kan vara ett alternativ. Lokalstrateg Thomas Eriksson tar med sig frågan om ett alternativ kan vara att byta arbetsplats. Personalchef Maria Larsson föreslår att temperaturmätningar görs via chefer vid respektive avdelningar för att utröna vilka rum som är kalla på vintern. Arbetsmiljöingenjör bör ingå i undersökningen som samordnare, tillsammans med Lars-Erik Westner, Fastighets AB Glysis.

5 Protokoll 5 (17) 47 Information om kommunens IT-process Kommunchef Bengt Friberg informerar om att Outlook kommer att testas av en grupp inom kort och att plattformsbytet förhoppningsvis blir klart i oktober

6 Protokoll 6 (17) 48 Föregående protokoll Protokoll Nytt datum för löneöversyn 2015 är den 3 november, kl , (ej som tidigare sagts 23september) 39 Personalchef Maria Larsson förtydligar gällande samverkansavtalet, att en uppsägning görs för att kunna vidareutveckla och förbättra ett nytt kommande avtal. Det gamla avtalet gäller till och med och tanken är att det nya samverkansavtalet ska gälla från och med Sanna Barrljung, Lärarförbundet, anser det vara onödigt att säga upp avtalet då en revidering kan göras i stället. Viktigt är dock att alla har samma bild av att ett samverkansavtal ska finnas även i framtiden. Alla informerar om detta för att undvika missförstånd. Informeras även via HINT.

7 Protokoll 7 (17) 49 Kommunstyrelsens utskott Kommunstyrelsens utskotts föredragningslista är utsänd till Cesam för kännedom.

8 Protokoll 8 (17) 50 Delårsredovisning, samt personaluppföljning Ekonomichef Staffan Lindvall och personalchef Maria Larsson, informerar om halvårsprognos 2014 med årsprognos för Hudiksvalls kommun. Årsprognosen bygger på bedömningar från samtliga nämnder. Allmänt, ökar befolkningen första halvåret med 86 personer. Det är en låg kostnadsutveckling med historiskt låga räntor och ökande aktiekurser. Halvårsresultat är positivt 0,2 Mkr och det beräknat årsresultat är positivt 16,8 Mkr, dock ett svagt prognosresultat före finansnetto 5,4 Mkr. Två av åtta nämnder klarar verksamheten inom budget. Sammanlagd budgetavvikelse för nämnderna är - 12,7 Mkr. Större negativa avvikelser i verksamheterna individ/familjeomsorg och vinterväghållning. Kvantiteter är sammantaget i nivå med åtagandena. Kvalitet bedöms till stor del överensstämma med åtagandena Skatteintäkterna är högre än budget (+ 6,6 Mkr). Statsbidrag/utjämning är högre än budget (+ 7,2 Mkr). Finansnetto är positivt (+ 22,2 Mkr) och de finansiella målen beräknas bli uppnådda Investeringar är lägre än budgeterat. Ingen nyupplåning har gjorts under första halvåret. Likviditet har minskat på grund av hög investeringsnivå. Den 30 juni 2014 hade Hudiksvalls kommun 3457 anställda, varav 3125 tillsvidareanställda och 332 visstidsanställda. Den totala sjukfrånvaron i kommunen var under det första halvåret av 2014, 6,9 %. Långtidssjukfrånvaron har ökat med 6,7 procentenheter.

9 Protokoll 9 (17) 51 Intern klimatkompensation för tjänsteresor Kommunekolog Åsa Terent informerar om intern klimatkompensation för tjänsteresor. Klimatkompensation innebär i korthet att utsläpp av växthusgaser från mänsklig verksamhet kompenseras genom en rad olika åtgärder. Syftet är att motverka den egna verksamhetens negativa klimatpåverkan genom att styra över till handlingar eller teknik som minskar utsläppen av klimatpåverkande gaser. Extern klimatkompensation är inte förenlig med svensk kommunallag enligt SKL. Därav är förslaget att Hudiksvall ska kompensera sina utsläpp av koldioxid genom intern klimatkompensation. Den interna klimatkompensationen innefattar, egen bil i tjänsten, drivmedelsinköp av bensin och diesel, endast tjänsteresor samt flygresor

10 Protokoll 10 (17) 52 Social- och fritidsförvaltningens lokaler Vision påtalar att barn- och ungdomsteamet är trångbodda och situationen håller på att bli ohållbar. Osäkra lokaler och det är svårt att kunna ta emot klientbesök då tio medarbetare delare på ett besöksrum. Vision anser att situationen är akut och kräver åtgärder i frågan. Lokalstrateg Thomas och verksamhetschef Annika Westerberg som är lokalsamordnare för social- och fritidsförvaltningen har diskuterat kortsiktiga och långsiktiga lösningar. Extern inhyrning kommer att omfatta minst 5 år och ev. återställningskostnader. På längre sikt har socialtjänsten en önskan om att får en samlad lokalisering. Vision vill vara med i det fortsatta arbetet för att hitta en lösning.

11 Protokoll 11 (17) 53 Ny förvaltningsorganisation 2015 förvaltningsinnehåll och uppdrag Kommunchef Bengt Friberg informerar om arbetet kring den nya förvaltningsorganisationen, vilka verksamheter som kommer att flyttas mellan de nya förvaltningarna. Fördelning av uppdrag kopplade till arbetsmarknad pågår. Huvudtänket är en ingång och ett beställare- och utförare system Personalchef Maria Larsson informerar om att de kommunövergripande riskbedömningarna hanteras i Cesam. Riskbedömningar som rör två förvaltningar, den nya social- och omsorgsförvaltningen och lärandeförvaltningen ombesörjs på förvaltningsnivå. Den mottagande förvaltningen kommunicerar och har huvudansvaret för att riskbedömningar görs i de fall uppdrag mottas. I andra fall görs riskbedömning i den kvarvarande förvaltningen. Vision meddelar att en överenskommelse finns om att, i allt som rör sammanslagningen ska omsorgschef Pia Andersson ta kontakt med Vision centralt.

12 Protokoll 12 (17) 54 Rekrytering av förvaltningschef för kultur och fritidsförvaltningen Kravprofil och uppdrag ska formuleras tillsammans med facken och en arbetsgivargrupp bestående av politiker samt kommunchef Bengt Friberg. Fram till dess att ny kultur- och fritidschef är rekryterad och tillträder ska en tillförordnad chef tillsättas. Samtliga fack är vid dagens sammanträde överens med arbetsgivaren om att samverkan i ärendet framöver kan ske via e-post. Den 3 november 2014 kallas ett extra Cesam, där förslag på personer för intervju kommer att presenteras.

13 Protokoll 13 (17) 55 Psykosocial skyddsrond Arbetsgivaren har beslutat att inte genomföra någon medarbetarenkät för år Personalchef Maria Larsson föreslår att enkäten ersätts av en psykosocial skyddsrond i form av fyra frågor som ska diskuteras på varje arbetsplats. Bedömningen är att man kan fånga mera nyanser då. Erik Vahlberg, Kommunal Mitt och Sanna Barrljung, Lärarförbundet anser att de fyra frågorna inte ger mätbara svar på psykosociala förhållanden, ser det som svår metod, samt att alla kanske inte törs säga sin mening. Cesam beslutar att återuppta ärendet vid sammanträdet den 20 oktober, för att fastställa lämpliga frågor, samt diskutera och hitta former för fortsättningen.

14 Protokoll 14 (17) 56 Rutin för ärenden vid Cesam En årsbaserad mall som utgör Cesams ärendeplanering presenteras.

15 Protokoll 15 (17) 57 Projektet Ung omsorg Den föreslagna investeringen innebär en satsning på ungdomar för att undvika framtida arbetslöshet. Ung Omsorgs verksamhet syftar samtidigt till att förbättra den sociala omsorgen på äldreboenden. Konceptet innebär att en extern entreprenör anställer ungdomar i åldrarna 14 till 18 år. Entreprenören har personalansvar, samt ansvarar för utbildning och teambuilding. Ungdomarna arbetar några timmar i veckan i grupp på äldreboenden för att de äldre ska kunna ha en aktiv fritid och att möten skapas över generationsgränserna. Investeringen föreslås genomföras som ett projekt på fem av kommunens äldreboenden under en tre-årsperiod för en kostnad på kr. Projektet föreslås starta så snart offentlig upphandling av tjänsten är genomförd. Tänkta effekter är att ungdomar i åldrarna 14 till 18 år tidigt ska få en positiv kontakt med arbetslivet. Fler ungdomar kommer att vara anställningsbara för arbete i kommunen direkt efter genomförda gymnasiestudier Kommunal Mitt meddelar att de ser en undanträngningseffekt och inkommer med en skriftlig synpunkt enligt nedanstående, Kommunal tycker inte att projektet i ålder år är väl genomtänkt i förslag till projekt. Ska dessa ungdomar få möjlighet att prova på kommunens arbetsplatser från 14 år ska ni innan ha dialog med arbetsmiljöverket eftersom det finns olika regler utifrån arbetsmiljön. Kommunal anser att arbetsgivaren ska se möjligheten att skriva avtalet BUI och BAL för att skapa förrutsättningen för ungdomarna och arbetsplatsen.

16 Protokoll 16 (17) 58 Information och övriga frågor Blodgivning Kim Jutterström, Vision, ställer frågan om det är möjligt för medarbetare att lämna blod till blodgivningscentralen på betald arbetstid. Personalchef Maria Larsson håller på att undersöka detta. Plan- och bygg samt miljö- och räddning Kim Jutterström, Vision, ställer frågan för medlemmars räkning, om vad som händer med plan- och bygg samt miljö- och räddning i omorganisationen. Kommunchef Bengt Friberg meddelar att i nuläget händer inget nytt för dessa förvaltningar och de är informerade om detta. Under 2015 tillsätts en utredning som ska visa på hur organisationen i dessa förvaltningar ska se ut från och med Kompetensbaserad rekrytering Några platser finns kvar på utbildningen den oktober. Anmälan görs till personalchef Maria Larsson. Lokal lönebildning Den 13 oktober hålls möte om lokal lönebildning. Anmälan görs till personalchef Maria Larsson. Meddela också vilka ombudsmän som ska delta.

17 Protokoll 17 (17) 59 Riskbedömning i samband med budget 2015 och en förändring vid byte av majoritet Kommunchef Bengt Friberg informerar om att mycket tyder på, en dag efter valet, att det blir en ny majoritet i kommunen. Till den 20 oktober 2014 ska ett förslag finnas på ny kommunstyrelse och kommunstyrelseordförande, beslut tas i kommunfullmäktige. Den 1 januari 2015 tillträder alla nämnder. En ny budget ska arbetas fram under denna period. Budgeten beslutas i kommunfullmäktige den 15 december Riskbedömningar ska göras.