Åtgärder och aktiviteter 2017-01-24 1
2017-01-24 2
Samhällsdebatten om digitalisering och i-förvaltning 2017-01-24 3
2017-01-24 4
Skattning av baserad på enkätsvar 2017-01-24 5
Verkan Ställer krav på styrning och ledning i staden Kontroll Få kontroll på den informationen som staden hanterar Effektivare att jobba med arkiv underlättar hanteringen Långtidsbevarande Öka digniteten för frågorna som rör arkiv och administration Förenkla processer / rutiner Underlätta processer för dokument- och ärendehantering Ger förutsättningar för bättre service och tillgänglighet Tillgänglighet Tillgänglighet Ny tydlig struktur och rutiner kring arbetssätt med e- arkivet Kan bidra till ett enhetligt arbetssätt / system Enklare att söka Transparens, bättre överblick om allt samlas på en ingång. Lättare att hitta handlingar - att lämna ut Bättre service till medborgare, tillgängligare Bättre för medborgarna att enkelt hitta information Hitta enklare för medarbetare samlat för alla Sociala medier Samordna med rutiner för e- plikt Huvud drivkrafter Strategisk styrning och kontroll över informationen Bevara digital information Ökad kunskap för att kunna förbättra och underlätta Behov av ökad tillgänglighet till information internt och externt Samsyn och gemensamt arbetssätt Stöd för att öka digitaliseringen Orsak/behov Idag är mycket information lagrad i en ostrukturerad mappstruktur svår att hitta Samla information - sökbarhet Informations klassificering Bevarande av digital information som idag inte arkiveras över huvud taget Rädda information gamla system m.m Risker Belysa frågan om dokument- och ärendehantering Öka kunskapen om dokument- och ärende hantering Lagkrav Tillgängliggöra den information som staden har Tillgängliggöra information till fler Skapar gemensam samsyn Stödverktyg Möjliggör digital ärendehantering Allt samlat i ett e-arkiv, Bygga vidare för om de funkar digitala ansökningar Hjälpmedel för oss att hitta information I förlängningen kommer ett e-arkiv att stödja digitaliseringen och jobba smartare. Inte två system e-arkiv och papper Uppföljning Skapar förutsättningar för vidare digitalisering 2017-01-24 6
Resultat mål workshop Övergripande mål Digitala original, arbeta mer digitalt Säkra informationen för nuet och framtiden Återanvända information Information lätt tillgänglig för alla som berörs (internt och externt) Alla handlingar från och med 2000 skannade till e-arkivet Del mål Gemensam informations- och metadatastruktur Öka kunskapen om arkiv och dokumenthantering Översyn och inventering av system som kan och ska leverera till e- arkivet Regelverk för avveckling och gallring av system 2017-01-24 7
Intressenter Primär målgrupp Sekundär målgrupp Medborgare Tjänstemän Journalister Forskare Tertiär målgrupp Kommunledning Politiker 2017-01-24 8
Riskanalys Risker och konsekvenser om Sundbybergs stad inte inför e-arkiv Risker med att införa e-arkiv som måste hanteras vid ett införande RISK KONSEKVENS Sundbyberg bryter mot lagen 4 Följer ej arkivlagen De fysiska arkiven blir fulla 4 ökande lokalkostnader Informationen går förlorad Informationsförlust 4 Informationsbevarandet riskerar att brista i framtiden 4 Informationen går förlorad Sundbyberg måste förr eller senare införa e- arkiv. Om inte nu så skjuter man endast problemet framför sig. 4 Problemet skjuts på framtiden Sundbyberg hamnar på efterkälken 1 Sigtuna har ännu inte börjat Framstår som omoderna 2 Ineffektivitet Kan inte effektivisera administrationen i den omfattning som behövs för att möta befolkningstillväxten 3 Dålig tillväxt Svårsökbart, svårt att hitta handlingar många system och hyllor olika 2 Olika system Får inte kontroll på våra dokument 3 Frånvaro av struktur Tappa fokus på framtida (primära) målgrupper 3 Digitala handlingar krävs 2017-01-24 9 RISK KONSEKVENS Inte följer lagen 4 Tänker snett, Använder ny teknik fel Alla medarbetare kommer inte att vilja använda eller veta hur man ska använda det nya stöden 4 Alla gör inte som det är bestämt 4 - Att missa viktiga detaljer om man väljer att köpa tjänst mycket att ta hänsyn till beroende på informationsklass 1, 2 Dålig sökbarhet, dubbla system, paralella system Missa viktiga detaljer rörande säkerhetslagen 2 Brister i säkerhet Dåligt införande av e-singering 2 Brister i säkerhet Tjänsten kan inte användas för alla handlingar beroende på informationsklass Införandet blir dyrt 1, 2 Höjd kommunal skatt Införandet blir för dyrt 1, 2 - Dåligt införande blottar information för obehörig åtkomst 3 Lagbrott, sekretess information på villovägar att man inte genomför hela vägen p.g.a resursbrist, vilja ect. 2 Dålig måluppfyllelse Använda internet som bärare vid beroende av tjänster 4 Datahaverier, problem hos extern part påverkar och skapar avbrott i kommunens verksamhet Tillkommer nya arbetsuppgifter 4 ökad arbetsbelastning Många kommer inte att orka att lära sig det nya arbetsättet alt bli handlingsförlamade 2 Dålig kvalité på informationen
SWOT analys 2017-01-24 10
Analys av risker och SWOT Framgångsfaktorer Vilja Ser fördelarna Vill effektivisera och får ordning Tydlig finansiering Tydlig styrning och ledarskap Behov av att sälja in målbilden och styra mot den Kunskaps och kompetensbrist Intern effektivitet och arbetssätt Viktiga områden Internt arbetssätt Kompetens Informationssäkerhet Symbolfråga/Identitet Intern effektivitet Genomförande Ekonomi 2017-01-24 11
2017-01-24 12
Sammanställning av åtgärdsworkshop 2017-01-18 Huvudmål Återanvända information Säkra informationen för nuet och framtiden Information lätt tillgänglig för alla som berörs (internt Digitala original, arbeta mer och externt) digitalt Sammanställning av Önskat läge Strategisk styrning och kontroll av kommunens information Bevarad digital information Kunskap för att kunna förbättra och underlätta Tillgänglighet till information internt och externt Samsyn och gemensamt arbetssätt Ökad digitalisering Delmål, resultat, aktiviteter Återinföra registrator / dokument controller funktion E-arkiv slutarkiv Informationsinsats rörande PUL och sekretess Alla handlingar from 2000 skannade till e-arkivet Lokal digital agenda koppla ihop kompetenser Digitaliserings strategi Gemensam informations- och metadatastruktur Utreda behov av E-mellan arkiv Utreda behov av skanning Projekt grupp runt GDPR koppla ihop kompetenser Digital samordning Generellt regelverk för sekretess och PUL markering i P360 och övriga verksamhetsystem. Årlig budget för bevarande av information Utreda behov av externt tillgängliggörande av arkivinformation Tydlig gjort ägarskap för den digitala agendan Kravställning på format och utleverans i anskaffning av IT system Översyn och inventering av system som kan och ska leverera till e-arkivet Processkartläggning och övergång till Processinriktad informationsredovisning Regelverk för avveckling och gallring av system Informationsklassa alla IT system Utreda format behov Säkerställa myndighetsgränserna Strategi för informationsförvaltning Utpekat informationsägarskap 2017-01-24 13