SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (16) Innehållsförteckning 1 Information från Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund 2 Samarbetsavtal, Kalmar Science Park Incubator AB. 3 Scenen, Borgholms torg, återrapportering. 4 Revidering av Lokala Ordningsförskrifter för Borgholms kommun. 5 Fartsänkande åtgärder på Sandgatan, återrapportering bifallet medborgarförslag. 6 Ändrat datum i avtal om medfinansiering med Trafikverket gällande Korsning Ekerum och Gång- och cykelbana Rälla-Ekerum 7 Information, SwedenGym. 8 Granskningsrapport - intern kontroll till skydd för oegentligheter, återrapportering. 9 Granskningsrapport - förstudie avseende kommunens borgensåtaganden gentemot Borgholm Energi AB, återrapportering. 10 Information, Riktlinjer rutiner vid kommunens inköp. 11 Motion (Per Lublin ÖP) genomföra en ekonomisk konsekvensbedömning gällande rätten till heltidstjänstgöring. 12 Motion (Per Lublin ÖP) Digital direktdemokrati. 13 Motion (Per Lublin ÖP) effektivisera motioners handläggning. 14 Motion (Per Lublin ÖP) korrekt behandling av motioner. 15 Diskussionsärende; Borgholms 200-års jubileum. 16 Information; verksamhetsbesök. 17 Information under sammanträdet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (16) 1 Information från Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund. Till dagens sammanträde har Fredrik Alvarmo, Lärarförbundet, och Madeleine Carström, Lärarnas Riksförbund, begärt företräde för att informera om lärarfackens lönekrav inför årets löneöversyn. Under mötet diskuteras - lönebilden i allmänhet. - lärarlöner i jämförelse med andra kommuner. - hur avtalet efterlevts. - kommande pensionsavgångar. Parterna tackar för en givande diskussion. 2 Dnr 2015/6-106 KS Samarbetsavtal, Kalmar Science Park Incubator AB. Vid dagens sammanträde informerar Louise Östlund, vd för Kalmar Science Park, om företaget, inkubatorns syfte och det erbjudande som nu gått ut till regionens kommuner att delta i inkubatorn. I tjänsteskrivelse 2015-01-08 föreslår kommunledningskontoret att Borgholms kommun upprättar en avsiktsförklaring med Kalmar Science Park Incubator AB för att bättre kunna ge stöd till nya företagsidéer och att etablera nya företag i kommunen. Av tjänsteskrivelsen framgår att Kalmar Science Park erbjuder en kreativ mötesplats för idéer och innovativa företag som vill växa. Företaget stärker regionens attraktivitet genom att tillföra nytänkande, inspiration och nätverksbyggande i nära samarbete med näringslivet och Linnéuniversitetet. Kalmar Science Park ska vara den naturliga innovationspartnern i regionen och en förebild för andra kunskapsintensiva miljöer samt bidra till ett framgångsrikt näringsliv som möter framtidens utmaningar. Kalmar Science Park har nu öppnat upp för samarbete med alla länets kommuner. Grunden för samarbetet är Science Park-idén dvs att vara en professionell aktör som konkret arbetar med följande tre områden: En fysisk mötesplats, med plats för företag i vardande, nystartade och/ eller i en senare utvecklingsfas Värdeskapande tjänster som stöder start och tillväxt av företag Kunskapsflöden mellan forskning och företag. Tillgång till en fullt utvecklad Science Park enligt avtal är ett mycket kostnadseffektivt sätt att kunna erbjuda företag/personer i kommunen möjlig-
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (16) het att växa. Syftet är att företag/personer ska kunna få professionell hjälp lokalt på landsbygden, utan att behöva flytta sin verksamhet dit där man kan få stöd. Målet är att verksamheten ska startas, drivas och stanna lokalt för att möjliggöra utveckling i hela kommunen. Kostnaden för kommunen är kopplad till antal idéer som förmedlas till inkubatorn och kan därmed styras helt: 5 000 kronor för kostnadstäckning av initial screening av ca tre företag. 50 000 kronor för kostnadstäckning av affärsutveckling i inkubatorn då affärsidén/företaget från kommunen är antaget. Motsvarar kostnaden för antaget objekt per helår. Finns inga aktuella objekt utgår heller ingen avgift. (Det noteras att fattat beslut löper över två år.) Enligt undersökning gjord av Svenskt Näringsliv, företagsklimat 2014 vill både företagarna och politiker starkt stimulera till nya företag i kommunen. Nyföretagande anses som en viktig faktor för att kunna ge förutsättningar för ett expansivt näringsliv. Konsekvensanalys Enligt avtalets utformning är det möjligt för kommunen att helt styra utvecklingen av avtalet och där med kostnaden för samarbetet. I avtalet ingår inga åtaganden som kan belasta kommunen i framtiden utan bara möjliggör för utveckling i kommunen. Uppskattningen är att 4-5 kommuner i Kalmar län har för avsikt att ingå samarbete med Kalmar Science Park i år. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen teckna samarbetsavtal (Letter of Intent) med Kalmar Science Park Incubator AB för att bättre kunna ge stöd till nya företagsidéer och att etablera nya företag i kommunen. utse näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson till kommunens kontaktperson. 3 Dnr 2014/190-319 KS Scenen, Borgholms torg, återrapportering. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-08-26 234 att godkänna att aktuell scen skrotas. att uppdra till kommunledningskontoret att i samråd med representanter från samhällsbyggnadsförvaltningen och Borgholm Energi ta fram förslag på ny scen och placering i Borgholms innerstad inför turistsäsongen 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (16) Vid dagens sammanträde återrapporterar verksamhetschef Borgholms Slott Jan-Åke Johansson ärendet. Det framgår att det är lämpligast att köpa in en mobil scen som kan användas på flera ställen i kommunen och även hyras ut till andra intressenter. Det noteras att enligt antagen Upphandlingspolicy ska kommunstyrelsen besluta om skallkraven i kommunens egna upphandlingar och arbetsutskottet beslutar vilka upphandlingar kommunen ska delta i samt godkänna tilldelningsbeslut. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen uppdra till ekonomiavdelningen att tillsammans med verksamhetschefen på Borgholms Slott upphandla mobil scen. 4 Dnr 2014/283-003 KS Revidering av Lokala Ordningsförskrifter för Borgholms kommun. I tjänsteskrivelse 2014-12-22 och vid dagens sammanträde återrapporterar kommunledningskontoret genomfört uppdrag att revidera kommunens lokala ordningsföreskrifter. Inför revidering av föreskriften har samhällsbyggnadsförvaltningen, Borgholm Energi AB, räddningstjänsten Öland samt polismyndigheten haft möjlighet att lämna åsikter. Grannkommuners lokala ordningsföreskrifter har också studerats. Av tjänsteskrivelsen framgår de förändringar som inarbetats. Innan fortsatt politisk behandling ska förslaget remitteras till Länsstyrelsen i Kalmar län för eventuella synpunkter. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar förslaget till revidering av lokala ordningsföreskrifter tillsänds Länsstyrelsen i Kalmar län för bedömning om förslaget överensstämmer med ordningslagen. därefter föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta föreskriften.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (16) 5 Dnr 2011/194-008 KS Fartsänkande åtgärder på Sandgatan, återrapportering bifallet medborgarförslag. Annika Liepa, Trädgårdsgatan 2, 387 31 Borgholm, frågar i skrivelse 2014-09-07 vad som hänt efter bifallet medborgarförslag gällande fartsänkande åtgärder. Kommunfullmäktige biföll 2012-06-18 medborgarförslag från Annika Liepa 2011-07-28 att ett enkelt farthinder bestående av avsmalning av gatan med en skylt om sänkt hastighet sätts upp strax innan Tullgatan. att cykelvägen samtidigt förlängs ända ner till hamnen, vilket skulle göra den alltför breda gatan smalare och säkrare för cyklisterna. Servicechefen tog 2012 fram ett kostnadsförslag på åtgärden. Åtgärden utfördes inte på grund av att investeringsstopp infördes i kommunen. I arbetet med Fördjupad översiktsplan för Borgholm Köpingsvik har lyfts fram att det vore önskvärt med förbättringar av gång/cykelvägar inom aktuellt område. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2014-09-30 257 till kommunledningskontoret att ta fram förslag till hastighetsbegränsande åtgärder på Sandgatan i avvaktan på genomförandet av den fördjupade översiktsplanen. I tjänsteskrivelse 2015-01-05 föreslår kommunledningskontoret två alternativa lösningar som fartsänkande åtgärder: Alternativ 1: att ge servicechefen i uppdrag att inför budgetberedning för uppdatering av framtida investeringsplan, låta göra kostnadsberäkning på att utföra åtgärden enligt medborgarförslaget i sin helhet (både cykelväg och farthinder) i enlighet med tidigare utredning. att tills åtgärderna är utförda, ge servicechefen i uppdrag att stationera kommunens mobila hastighetsmätningsdisplay på lämplig plats på Sandgatan. Alternativ 2: att ge servicechefen i uppdrag att snarast upphandla endast den hastig hetssänkande åtgärden (fysiskt farthinder) inom befintligbudgetram. att fram tills att åtgärden är utförd, ge servicechefen i uppdrag att stationera kommunens mobila hastighetsmätningsdisplay på lämplig plats på Sandgatan. Av tjänsteskrivelsen framgår bedömningen att endast göra det fysiska farthindret utan vidare åtgärder (förslag 2) är betydligt billigare (och snabbare) än att utföra det tillstyrkta medborgarförslaget i sin helhet. Dock är bedömning att är svårt att utföra ett farthinder på angiven plats på ett säkerhetsmässigt bra sätt, utan att samtidigt genomföra åtgärder på cykelvägen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (16) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen ge servicechefen i uppdrag att snarast upphandla endast den hastighetssänkande åtgärden (fysiskt farthinder) inom befintlig budgetram. Vidare beslutar kommunstyrelsens arbetsutskott fram tills att åtgärden är utförd, uppmana servicechefen att stationera kommunens mobila hastighetsmätningsdisplay på lämplig plats på Sandgatan. 6 Dnr 2015/4-014 KS Ändrat datum i avtal om medfinansiering med Trafikverket gällande Korsning Ekerum och Gång- och cykelbana Rälla-Ekerum. I tjänsteskrivelse 2015-01-07 och vid dagens sammanträde föreslår mark- och exploateringsstrateg Anders Heidenfors-Enquist att kommunstyrelse godkänner ändring av datum i 12, avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun (KS 2013.1674) så att sista dag då arbetet ska vara påbörjat ändras från 2014-12-31 till 2017-12-31. Av skrivelsen framgår att för att avtalet med Trafikverket om medfinansiering avseende ombyggnad av anslutning med väg 136 vid Ekerum ska fortsätta gälla krävs att giltighetstiden förlängs genom att datum för sista dag då arbetet ska vara påbörjat flyttas fram. Kommunfullmäktige godkände 2013-03-18 39 avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun avseende medfinansiering av ombyggnad av anslutning med väg 136 vid Ekerum samt gång och cykelväg Rälla-Ekerum. Eftersom det datum som avtalet anger som sista dag för att påbörja arbetet har passerat och arbetet ännu inte är påbörjat krävs att datumet ändras för att det ska fortsätta gälla. Parterna har enats om att sista dag lämpligen flyttas fram till 2017-12-31. Ändringen görs genom att båda originalhandlingarna, som ett tillägg till 12, påförs texten Datum ändras till 2017-12-31 samt firmatecknarnas underskrifter. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen godkänna ändring av datum i 12, avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun (godkänt KF 39/13) så att sista dag då arbetet ska vara påbörjat ändras från 2014-12-31 till 2017-12-31.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (16) 7 Information, SwedenGym. Till dagens sammanträde är Charlotte Kaupang och Patrik Mizera från SwedenGym inbjudna för att informera om de utegym och andra produkter som företaget erbjuder till försäljning/uthyrning. Under mötet diskuteras möjligheten att hyra mobilt utegym för tillfälliga arrangemang. Kontaktuppgifter kommer att delges kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott och stadskommittén för ev vidare diskussioner. Arbetsutskottet tackar för informationen. 8 Dnr 2014/234-007 KS Granskningsrapport - intern kontroll till skydd för oegentligheter, återrapportering. Kommunens revisorer har gett PwC uppdrag att granska kommunens kontroll till skydd för oegentligheter. Granskningen har även genomförts i Mönsterås, Mörbylånga och Torsås kommuner inom ramen för revisionens samarbetsnätverk. Revisorerna önskar få svar från kommunstyrelsen med redogörelse för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen i rapporten. I tjänsteskrivelse 2014-12-23 redogör kommunledningskontoret för framtagna förbättringsåtgärder. Av tjänsteskrivelsen framgår att PwCs revisionsrapport Granskning av internkontroll till skydd för oegentligheter belyser vikten av att kontinuerligt förbättra rutiner i den interna kontrollen och att arbeta förebyggande för att minimera risker att oegentligheter ska uppstå. Revisionsrapporten har utgått från att få svar på följande kontrollmål: Vilka system och rutiner finns för processer som budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning? Är processerna dokumenterade? Fungerar processerna som avsett? Har risker i processerna identifierats? Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Är dessa dokumenterade? Genomförs de? Är kontrollerna effektiva? PwCs revisionella bedömning är att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställer att den interna kontrollen till skydd för oegentligheter är tillräcklig.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (16) Det är framförallt Borgholms kommuns modell med enkel attest som får allvarlig kritik. För att den interna kontrollen avseende leverantörsfakturor ska vara tillräcklig krävs att minst två personer attesterar varje faktura, samt att beslutsattest bör göras av budgetansvarig person. I övrigt består kritiken i att manuella justeringar bör minimeras och att registreringar ska göras i ekonomisystemet för att öka spårbarheten. Processerna för hantering av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar finns inte dokumenterade. Övriga ekonomiprocesser som budgetering och uppföljning, samt resursfördelning bedömer PwC som tillräcklig och tillfredställande. Ekonomifunktionen har sedan tidigare uppmärksammat brister i den interna kontrollen samt de brister och eventuella risker som enkelattest medför. Arbetet med att implementera dubbelattest är genomförd under december 2014. För att stärka den interna kontrollen har kommunen slutit avtal med systemleverantören Inyett. Dagligen görs kontroll av betalfiler, bluff-företag, F-skatt, företag med anmärkning hos kronofogdemyndigheten mm. Arbetet med att minimera manuella rutiner påbörjades redan under 2013 och beräknas vara genomför i samband med bokslutet 2014. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen överlämna redogörelsen av förbättringsåtgärder till revisorerna som svar på granskningsrapporten. 9 Dnr 2014/238-007 KS Granskningsrapport förstudie avseende kommunens borgensåtaganden gentemot Borgholm Energi AB, återrapportering. Kommunens revisorer har gett PwC uppdrag att granska kommunens borgensåtagnaden gentemot Borgholm Energi AB. Revisorerna önskar få svar från kommunstyrelsen med redogörelse för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen i rapporten. I tjänsteskrivelse 2014-11-07 redogör kommunledningskontoret för förslag till kommande hantering av ärendet. Av tjänsteskrivelsen framgår att PwCs revisionsrapport Förstudie avseende kommunens borgensåtaganden gentemot Borgholm Energi AB betonar vikten av ökad samverkan mellan kommun och bolag. Brister i samverkan har även belyst i tidigare rapporter Kommunstyrelsens styrning och uppföljning av Borgholm Energi (2010).
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10 (16) Den revisionella bedömningen i båda revisionsrapporterna är att kommunens styrning och uppföljning av Borgholm Energi kan förbättras, samt vikten av att förbättra samverkan, både på politisk- och tjänstemannanivå. Angående kommunens borgensåtagande påpekar PwC i sin bedömning att Vi rekommenderar att det i ägardirektiven tydligare preciseras när ett ställningstagande från fullmäktige ska inhämtas, exempelvis kopplat till en beloppsgräns. I underlaget till ställningstagandet bör det även framgå vad investeringen avser. I samband med ställnings-tagandet bör framgå behov av finansiering med kommunal borgen. Vi ser detta som angeläget då kommunen tillsammans med bolagen har en hög låneskuld räknat per invånare och att det kan komma att påverka kommunens ekonomi. Ekonomiavdelningen föreslår enligt PwCs rekommendationer att det i ägardirektiven tydligare preciseras när ett ställningstagande från fullmäktige ska inhämtas, kopplat till en beloppsgräns. I underlaget till ställningstagandet ska det även framgå vad investeringen avser. Vidare föreslås att kommunstyrelsen ger bolaget i uppdrag att ta fram en återbetalningsplan för lån tagna för byggande av bostads-- rätter, Resedan, i takt med att bostadsrätterna säljs. att ta fram en långsiktig amorteringsplan för bolagets totala upplåning. De förslagna åtgärderna kommer att beslutas i särskild ordning av kommunstyrelsen vid ett kommande sammanträde. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen överlämna framtagna förslag på åtgärder till revisorerna som svar på granskningsrapporten. 10 Dnr 2015/15-792 KS Information, Riktlinjer rutiner vid kommunens inköp. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2014-11-25 299 till ekonomiavdelningen att arbeta fram förslag på rutiner för hur kommunens inköp ska göras. Vid dagens sammanträde informerar ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg om arbetet och de kontakter som gjorts med närliggande kommuner gällande certifierade inköpare och hur arbetet med E-handels-system stärker avtalstroheten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11 (16) 11 Dnr 2014/32-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) genomföra en ekonomisk konsekvensbedömning gällande rätten till heltidstjänstgöring. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion 2014-02-06 att kommunfullmäktige beslutar - att ge nämnder och styrelser i uppdrag genomföra en ekonomisk konsekvensbedömning beträffande beslut att erbjuda alla medarbetare som så önskar möjlighet att utöka sin tjänstgöringsgrad upp till heltid, samt - att kommunfullmäktige därefter får ta ställning till om sådana möjligheter ska erbjudas. Kommunfullmäktige överlämnade 2014-02-24 21 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2015-01-02 föreslår kommunledningskontoret att motionen bifalls. Den ekonomiska konsekvensbedömningen bör dock genomföras av kommunledningskontorets personal- och ekonomiavdelningar. Av tjänsteskrivelsen framgår vidare att motionen skiljer sig från tidigare motioner i liknande ärenden i och med att den endast förespråkar en ekonomisk konsekvensbedömning inför kommande beslut i kommunfullmäktige. Enligt uppgift från tidigare personalchefen arbetar flera kommuner i länet med frågan om att erbjuda anställda höjd sysselsättningsgrad. Frågan finns också på agendan på centralt håll. Kommunledningskontorets bedömning är att det vore proaktivt om man från kontorets håll tog fram exempel och erfarenheter från länet och via SKL för kommuner med Borgholms förutsättningar och storlek inför eventuellt kommande beslut i kommunfullmäktige. Motionens intention att nämnder och styrelser ska genomföra egna ekonomiska konsekvensbedömningar anses däremot inte möjligt utan det bör göras av kommunledningskontoret genom personalavdelningen och ekonomiavdelningen. Konsekvensanalys Ett bifall till motionen innebär en tillfälligt ökad arbetsbelastning på kommunens personalavdelning och respektive nämnds controller för att ta fram den ekonomiska konsekvensbedömningen. Skulle kommunfullmäktige efter genomförd utredning bedöma att tjänstgöringsgraden ska kunna utökas, bör medel för detta inarbetas i kommande budgetram för respektive nämnd.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 12 (16) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige bifalla motionen. Den ekonomiska konsekvensbedömningen bör dock genomföras av kommunledningskontorets personal- och ekonomiavdelningar. 12 Dnr 2014/89-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) Digital direktdemokrati. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion 2014-04-04 att kommunfullmäktige beslutar att uppdra till IT-avdelningen att inom disponibel budget försöka införa någon form av digital opinionsmätning blad kommunmedborgarna på ovan beskrivet sätt (anm brödtext i motionen) eller om tillgängliga medel ej skulle räcka återkomma till kommunfullmäktige med förslag. Kommunfullmäktige överlämnade 2014-04-28 85 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2014-10-20 föreslår kommunledningskontoret att motionen ska avslås. I skrivelsen konstateras att för att lättare få veta var medborgarna tycker i frågor efterfrågas i motionen ett system för opinionsundersökningar. Det föreslås att alla röstberättigade ska få en kod som de kan använda. ITavdelningen föreslås införa detta inom befintlig budget eller återkomma med kostnad. IT-chefen bedömer kostnaden att införa/utveckla ett system för opinionsundersökningar till ca 50 000kr exkl inloggningsfunktionen. Årlig avgift hamnar på ca 15 000kr. Att logga in med en utskickad kod ger stora möjligheter till fusk. Den som vill rösta flera gånger bryr sig inte om vems kod den använder. Det är säkrare att använda BankID eller liknande elektronisk autentisering. Det är inte alla som idag har tillgång till detta och ett system för detta kostar ca 50 000 kr om året. Kostnaden beror på vilken sorts autentisering som används. Bedömning De eventuella svar kommunen skulle få in av en elektronisk opinionsundersökning motsvarar en liten del av kommunmedborgarna. Svaret bör inte betraktas som representativt för vad medborgarna tycker. Det är bättre att vänta på att det tas fram en nationell e-legitimation.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 13 (16) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen. 13 Dnr 2014/104-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) effektivisera motioners handläggning. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion 2014-04-27 att kommunfullmäktige beslutar att motioner ställda till kommunfullmäktige ska bereds så skyndsamt som möjligt utan att beredning ska föregås av något tjänsteutlåtande. Kommunfullmäktige överlämnade 2014-04-28 80 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2015-01-02 föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås, då även motioner bör följas av ett tjänsteutlåtande för redovisning/information om kostnader och eventuella konsekvenser inför beslut i fullmäktige. Av tjänsteskrivelsen framgår att enligt kommunallagen och kommunfullmäktiges arbetsordning ska en motion beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. I de flesta fall uppfylls detta krav. Enligt kommunallagen framgår också att om beredningen inte kan avslutas inom denna tid ska detta och vad som har kommit fram till anmälas till fullmäktige inom samma tid. Vilket görs i mars och oktober varje år. Enligt kommunallagen får fullmäktige då avskriva motionen från vidare handläggning, detta har däremot aldrig hänt utan beredningen har fortsatt och avslutats med beslut i fullmäktige. Kommunallagen reglerar enbart den demokratiska organisationen. Kommunerna arbetar sedan själva fram hur tjänstemän och politik samarbetar för att komma fram till bra beslut för kommunen. Beredningsgången av inkomna motioner ändrades under år 2010 eftersom det vid ett flertal tillfällen tagits ofinansierade beslut i och med bifallna motioner. Dessa motioner blev då inte heller verkställda eftersom nämnderna inte hade fått täckning i budget för åtgärderna. Den förändrade beredningsgången har för avsikt att lyfta upp kostnader och konsekvenser innan beslut fattas. Tjänstemännen bedömer ärendet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 14 (16) utifrån lagkrav, kommunens ekonomi och tidigare fattade beslut, inte utifrån att hitta anledning till avslag. Det är upp till kommunfullmäktige att ta beslut om bifall och avslag, men beslutsfattandet bör ske förenat med kännedom om kostnader och konsekvenser. Lublin har rätt i att motionernas handläggningstid många gånger fördröjs, men det beror endast på tjänstemännens höga arbetsbelastning och beredningstvånget inför fullmäktiges beslut. Konsekvensanalys Om motionen inte utreds och bedöms av s k sakkunniga (exempelvis tjänstemän) inför den politiska beredningen, innebär det att beslut fattas utan redovisning av kostnader och konsekvenser av beslutet. Detta skulle i sin tur kunna medföra att kommunen tar på sig okända kostnader och konsekvenser som visar sig först när motionens förslag ska verkställas. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen, då även motioner bör följas av ett tjänsteutlåtande för redovisning/information om kostnader och eventuella konsekvenser inför beslut i fullmäktige. 14 Dnr 2014/106-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) korrekt behandling av motioner. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion 2014-04-27 att kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen fortsättningsvis ska avsluta varje motions beredning med att antingen besluta föreslå kommunfullmäktig att bifalla motionen, eller besluta föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Kommunfullmäktige överlämnade 2014-04-28 79 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2015-01-02 föreslår kommunledningskontoret att moitonen avslås, då anses besvarad i vissa fall kan anses lämpligt att användas i beslutsformuleringen. Av skrivelsen framgår att vid en mindre genomgång av behandlade motioner, framkommer att det är ytterst få motioner som förslagits ansetts besvarade. Kommunledningskontoret anser att det är motionärens formulering av sitt förslag, som avgör om motionen ska anses besvarad eller inte.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 15 (16) Exempel. Motionären vill att ett uppdrag/utredning ska genomföras. Någon politisk instans har redan tagit ett beslut och arbetet är igångsatt eller kanske till och med återrapporterat. Skulle motionen avslås innebär detta att fullmäktige inte anser motionärens förslag relevant. Vilket inte stämmer eftersom uppdraget/utredningen redan är gjord och kommer kanske att leda till någon form av beslut. Skulle motionen bifallas innebär det att uppdraget ska genomföras igen fast en utredning redan är gjord. Väljer man istället att anse motionen besvarad visar detta att fullmäktige är positiv till motionens intentioner men anser att samma uppdrag/ utredning inte ska göras om igen. Exempel från verkligheten 1: Motion vari föreslås att ett planläggningsarbete får högsta prioritet bland kommunens olika planprojekt. I synpunkterna från samhällsbyggnadsförvaltningen framkommer att arbetet redan har högsta prioritet. Motionen ansågs därmed besvarad. Exempel från verkligheten 2. Motionären vill låta undersöka möjligheterna att inrätta ett äldreombud. I samband med ärendets beredning görs en undersökning av möjligheterna att inrätta äldreombud och det redovisas vad kommunen redan har gjort, alltså det som motionen vill ska undersökas. Motionen anses besvarad i och med redovisningen. Hade motionen bifallits, skulle undersökningen fått göras om. Exempel från verkligheten 3. Motionären föreslår 2012-08-20 att kommunfullmäktige beslutar att ansöka om att få vara pilotkommun med gårdsförsäljning och uppdrar till kommunstyrelsen att lämna in ansökan. Vid beredningen framgår att kommunstyrelsens arbetsutskott vid sammanträde 2012-08-21 efter förslag från vinproducenter inkommet 2012-08-17 redan beslutat att ansöka om att bli pilotkommun. Motionen anses besvarad då beslut om ansökan redan fattats. I exempel 1, 2 och 3 från verkligheten skulle det se konstigt ut att bifalla eller avslå eftersom det redan genomförts. Vid genomgång av andra kommuners kommunfullmäktiges protokoll framgår att även dessa använder sig av att motionen anses besvarad vid sidan om bifall och avslag. Det bör även noteras att varje bifallen motion, ska återrapporteras till kommunfullmäktige hur respektive nämnd har genomfört uppdraget. I samband med denna återrapportering används alltid motionen anses därmed besvarad.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 16 (16) Tjänsteskrivelsen lämnar förslag hur motionen ska behandlas, det är politiken och slutligen fullmäktige som beslutar. Konsekvensanalys Om det endast finns bifall och avslag att välja skulle det kunna innebära att motioner avslås, fast fullmäktige egentligen tycker att det är lovvärt förslag men anser att onödig arbetstid läggs på arbete som redan är utfört. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen, då formuleringen anses besvarad i vissa fall kan anses lämplig vid beslut. 15 Dnr 2015/18-310 KS Diskussionsärende; Borgholms 200-års jubileum. Ordförande Ilko Corkovic (S) informerar från möte med en nybildad arbetsgrupp med representanter från Borgolms Cityförening. Gruppen kommer begära företräde hos arbetsutskottet för diskussion inför kommande 200-årsfirande. 16 Information; verksamhetsbesök. Under mötet redovisas av arbetsutskottet och kommunchefen genomförda verksamhetsbesök och planering inför kommande besök. Besöken har varit uppskattade både från verksamheterna och politiken. 17 Information under sammanträdet. Kommunchef Christina Madeling informerar från verksamheten och kommande chefsdag 4 februari. Ordförande Ilko Corkovic (S) informerar om inkomna frågor som han besvarat via mail och telefonsamtal.