7. Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt svar 2016/

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 13 (28) Kf Ks Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt svar 2016/ PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Granskningsrapporten avlämnades till kommunfullmäktige den 11 maj Kommunfullmäktige beslutade , 86 att överlämna granskningsrapporten till kommunstyrelsen för yttrande till kommunfullmäktige senast november Kommunstyrelsens förvaltning redogör i skrivelse 17 oktober 2016 att PwC i rapporten bedömer att kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt över nämnder och bolag på ett ändamålsenligt sätt, att man fastlagt hur man ska göra detta genom styrprinciper och årshjul samt att man säkerställer att fullmäktiges beslut följs och verkställs på ett övergripande plan. I PwCs rekommendationer framkommer att uppsiktsplikten fortfarande är mycket inriktad på nämndernas och bolagens ekonomi och att uppsikten avseende verksamhetens måluppfyllelse kan förbättras. Kommunstyrelsen behöver även säkerställa att samtliga ledamöter får tillgång till samma information då det är hela styrelsen som är ansvarig.i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse följer en ytterligare redovisning och bedömning kring PwC:s rekommendation. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Yrkanden Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Mariann Gustafsson (V) yrkar som tillägg att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att minnesanteckningarna från kommunstyrelsens presidiums dialogmöten ska göras tillgängliga för politikerna i kommunstyrelsen. Ordföranden finner att kommunstyrelsen har bifallit båda yrkandena. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 14 (28) Ks 365 forts. Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommunstyrelsen beslutar vidare att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att göra minnesanteckningarna från kommunstyrelsens presidiums dialogmöten tillgängliga för politikerna i kommunstyrelsen. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 365 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 oktober 2016 (utsänd tidigare) Kommunfullmäktiges beslut , 86 (utsänd tidigare) PwC:s Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt 10 maj 2015 (utsänd tidigare) Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

3 Ekonomichef Christina Bäckström Kommunstyrelsen Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt svar Bakgrund PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Rapporten avlämnades till kommunfullmäktige den 11 maj I rapporten bedömer PwC att kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt över nämnder och bolag på ett ändamålsenligt sätt, att man fastlagt hur man ska göra detta genom styrprinciper och årshjul samt att man säkerställer att fullmäktiges beslut följs och verkställs på ett övergripande plan. I PwCs rekommendationer framkommer att uppsiktsplikten fortfarande är mycket inriktad på nämndernas och bolagens ekonomi och att uppsikten avseende verksamhetens måluppfyllelse kan förbättras. Kommunstyrelsen behöver även säkerställa att samtliga ledamöter får tillgång till samma information då det är hela styrelsen som är ansvarig. Ledningskontorets bedömning När det gäller kommunstyrelsens uppsiktsplikt kring måluppfyllelse så görs det idag på flera sätt. I delårsrapport per augusti och årsbokslut finns den så kallade målmatrisen. Där listas alla mål och uppdrag som lämnats i budgetdokumentet. Ansvarig tjänsteman lämnar redogörelse för vad man gjort under året, om målet nåtts/uppdraget slutförts och i augusti lämnas även prognos på om man kommer att klara målet/uppdraget under året. Kommunstyrelsen har även en "uppdragslista". I denna lista noteras alla beslut som innehåller uppdrag från kommunstyrelsen där någon form av återrapportering till kommunstyrelsen ska ske. Denna uppdateras kontinuerligt och finns tillgänglig för samtliga politiker och anställda via intranätet First Class. Kommunstyrelsen har också möjlighet att lägga in vissa kontrollmoment i internkontrollplanen för att säkerställa att uppföljning görs. Internkontrollplanen beslutas årligen. Avseende information så finns idag alla kallelser och protokoll tillgängliga via intranätet First Class. Vid presidieöverläggningar som sker mellan kommunstyrelsen och nämnder och bolag skrivs minnesanteckningar. Dessa finns idag att begära ut för den som önskar. Tillgängligheten för alla kommunstyrelsens ledamöter och ersättare kan förbättras genom att dessa publiceras i First Class. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\handlingar-ks161031\ granskningsrapp-ks-uppsiktsplikt.docx

4 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Anders Björlin Christina Bäckström Elisabet Olsson Kommundirektör Ekonomichef Kanslichef 2 (2)

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25