Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Ekonomiavdelningen Ärende nr: 3 Datum: 2012-02-03 Ärende: Sammanfattning: Rapport över internt kontrollarbete 2011 Fritidsnämnden beslutade 2011-02-16 att anta en plan för uppföljning av intern kontroll under 2011. Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: HR-systemet (kommungemensamt kontrollmål) Konto- och betalkort (kommungemensamt kontrollmål) Mutbrott/bestickning Leverantörsbetalningar Nyttjande av idrottsanläggningar Upphandling/inköp Förvaltningen har sammanställt en rapport över detta arbete. Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna rapporten och överlämna densamma till kommunstyrelsen Bo Sjöström Fritidsdirektör
2 (7) Till Fritidsnämnden Tjänsteutlåtande Handläggande avdelning: Ekonomiavdelningen Datum: 2012-01-30 Ärende: Rapport över internt kontrollarbete 2011 Bakgrund Fritidsnämnden beslutade 2011-02-16, 25, att anta en plan för uppföljning av intern kontroll under 2011. Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: HR-systemet (kommungemensamt kontrollmål) Konto- och betalkort (kommungemensamt kontrollmål) Mutbrott/bestickning Leverantörsbetalningar Nyttjande av idrottsanläggningar Upphandling/inköp Internt kontrollarbete 2011 HR-systemet Ett nytt HR-system (HR = Human Resources) infördes under 2010 innebärande nytt arbetssätt och nytt systemstöd. Momenten som har kontrollerats är att det har genomförts systematiska riskbedömningar av de nya arbetsprocesserna och rutinerna inom HRområdet samt att det har utarbetats kontrollrutiner. Kontrollen visar att sex arbetsprocesser eller -rutiner inom HR-området har riskbedömts samt att det förekommer kontrollaktiviteter. Arbetsprocesserna som har riskbedömts är; anställningsprocessen, sjukfrånvarorapporteringen, rapporteringen av timanställda, lönerevisionen och bokföringen av semesterlöneskuld. För samtliga dessa processer finns det utarbetade kontrollaktiviteter. Alla kontrollerna är inte rutinmässiga utan det förekommer även stickprovskontroller. Därtill kommer att förvaltningen inte har mer än ca 240 anställda att hantera i HR-systemet, vilket gör att chefsstödet har god överblick och god detaljkunskap om alla arbetsplatsers anställda. Resultatet av riskanalysen och kontrollarbetet tyder på mindre sannolik risk för felaktiga löneutbetalningar. Detta bekräftas av kontroller gjorda av HR-serviceenheten, som visar att fritidsförvaltningen har en mycket låg andel fel i rapporteringen och hanteringen i de olika HR-processerna.
3 (7) Konto- och betalkort Momentet som har kontrollerats är att föreskrifterna kring konto- och betalkort i Malmö stads ekonomihandbok tillämpas. En avvikelse gentemot gällande rutinbeskrivning hittades under kontrollarbetet. Det var att tre av betalkortsfakturorna var attesterade av kortinnehavaren och inte av överordnad chef. Eftergranskningen visar på att de aktuella fakturorna inte avser några personliga utgifter. I övrigt har rutinerna fungerat. Förvaltningen är ytterst restriktiv med konto- och betalkort. Endast två befattningshavare har kort, evenemangschef och ekonomichef. Inför VM i handboll införskaffades ett betalkort till ansvarig projektledare istället för att projektledaren skulle erhålla en handkassa med kontanter. Detta kort har avslutats. Innehavarna har tagit del av Malmö stads föreskrifter om konto- och betalkort. Korten nyttjas mycket sparsamt. Under en 12-månaders period erhölls 9 fakturor med ett genomsnittligt fakturabelopp om 4 921 kr. Mutbrott/bestickning Momentet som har kontrollerats är att varje arbetsplats har gjort en bedömning av riskerna för mutbrott/bestickning. Samtliga arbetsplatser har gjort en riskbedömning samt utbildats/uppdaterats kring mutpolicyn. Administrativa avdelningen har varit närvarande på en arbetsplatsträff vid förvaltningens samtliga arbetsplatser och informerat om fritidsförvaltningens mutpolicy, diskuterat policyn i arbetsgruppen, låtit gruppen reflektera över vad en muta/bestickning är och i vilka situationer det föreligger risk. Lättillgänglig information om mutor och bestickning har tagits fram och finns på samtliga arbetsplatser. Under hösten genomfördes en enkät för att mäta medarbetarnas kännedom om mutpolicyn. Enkätresultatet visar att 94% av medarbetarna som deltog i enkäten känner till förvaltningens mutpolicy och att 96% känner sig trygga i att hantera situationer där risk för muta kan förekomma. Leverantörsbetalningar Momentet som har kontrollerats är hur kontrollaktiviteterna i utbetalningsrutinen fungerar. Kontrollaktiviteter finns och rutinerna fungerar. Fritidsförvaltningens utbetalningar till externa mottagare består huvudsakligen av två typer av utbetalningar, dels fakturabetalningar till leverantörer och dels bidragsutbetalningar till föreningar. Antalet fakturautbetalningarna till extern mottagare uppgår 2011 till 11 435
4 (7) utbetalningar och beloppet uppgår sammanlagt till 76 555 tkr. Bidragsutbetalningarna genereras i systemet Booking och läses in med en fil i ekonomisystemet Raindance. Uppgifter om föreningen såsom organisationsnummer och bankgironummer läggs in i Booking och uppdateras i Raindance vid filinläsningen. Antalet utbetalningsposter 2011 uppgår till 3 688 st och beloppet uppgår sammanlagt till 74 473 tkr. I ekonomisystemet Raindance är kontrollmoment inlagda för att säkerställa utbetalningarna. Två viktiga kontrollmoment är: rätten att beslutsattestera en faktura före utbetalning. att minst två personer alltid ska ha behandlat fakturan. Förutom beslutsattestanten måste ytterligare en person granskningsattesterar fakturan för att denna ska gå till utbetalning. Sedan februari 2011 finns en särskild rutin vid nyuppläggning och ändring av leverantörer i Raindance och nyupplägg och ändring av förening/bidragsmottagare i Booking. Samtliga upplägg och ändringar ska dokumenteras på en blankett, som kontrolleras av ytterligare en person. Under 2011 har 62 nya upplägg/ändringar dokumenterats varav 16 i Raindance och 46 i Booking. Före överföring av betalfilen till bank-eller plusgiro kontrolleras utbetalningarna. Kontrollen dokumenteras genom underskrift på utbetalningslistan. Det är två olika personer som granskar utbetalningsfilen och som utför utbetalningen. Stickprovskontroller har gjorts och samtliga dessa utbetalningar har skett enligt gällande regelverk och rutiner. Nyttjande av idrottsanläggning Momentet som har kontrollerats är att rutiner för kontroll av nyttjande av idrottsanläggningar finns och att de följs. Rutiner finns men behöver utvecklas. Rutiner för kontroll av nyttjande av idrottsanläggningar togs fram under 2010. Dessa har sedan justerats under 2011, men resultatet av granskningen visar på att det fortfarande finns brister i rutinerna. Inrapporteringen sker på olika sätt och det förekommer ofullständig rapportering. Kontrollfrekvensen varierar hos de olika driftenheterna. Dessutom används olika versioner av rutinbeskrivning. Driftavdelning och föreningsavdelning måste se över och utveckla rutinerna för kontroll och uppföljning av nyttjande av idrottsanläggningar så att det blir en enhetlig tillämpning. Kontrollmomentet kommer att föreslås kvarstå i internkontrollplanen för 2012. Upphandling/inköp Momentet som har kontrollerats inom detta område är att evenemangsavdelningen följer kommunens riktlinjer för upphandling samt att kontrollinsatser finns med syfte att minska
5 (7) risken för att en mutsituation ska uppstå. Granskningen visar att avdelningen inte upprätthåller erforderlig kunskap om regelverket kring direktupphandling. Bland annat finns det brister i dokumentationen av upphandlingarna. Kontrollinsatser finns för att minska risken för att en mutsituation ska uppstå. Kommunens olika ramavtal omfattar mycket få av evenemangsavdelningens inköp, varför avdelningen måste genomföra en rad direktupphandlingar. Genomgång av evenemangsavdelningens samtliga inköp under 2011 visar att avdelningen hade inköp från en leverantör för mer än 285 tkr, vilket är beloppsgränsen för direktupphandling. Denna leverantör användes i samband med arrangemangen kring VM i handboll och avdelningen var hänvisad till leverantören genom avtalsförhållanden med VM-bolaget. Evenemangsavdelningen har tillsammans med kommunens upphandlingsenhet påbörjat en upphandling av leverantör av tekniktjänster för evenemang. Just inköp av tekniktjänster är en av avdelningens större kostnadsposter. Genom att evenemangsavdelningen har ett standardiserat förfarande vid tecknande av evenemangsavtal reduceras risken för att en mutsituation ska uppstå. En annan kontrollaktivitet är att ekonomiavdelningen tar fram sammanställningar över evenemangsavdelningens totala inköp per leverantör för att kontrollera avdelningens inköpsbeteende. Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna rapporten och överlämna densamma till kommunstyrelsen Bo Sjöström Fritidsdirektör
Malmö stad Fritidsförvaltningen Uppföljning av intern kontroll 2011 Nämnd: Fritidsnämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) HR-systemet Genomgång av dokumentation samt intervjuer. Systematiska riskbedömningar av de nya arbetsprocesserna och rutinerna finns. Kontrollrutiner har utarbetats. 2011-09-20 och Konto- och betalkort Genomgång av dokumentation och intervjuer. En avvikelse gentemot gällande rutinbeskrivning hittades. I övrigt har rutinerna fungerat. 2011-09-20 och Mutbrott/bestickning Genomgång av dokumentation. Samtliga arbetsplatser har gjort en riskbedömning. Leverantörsbetalningar Genomgång av dokumentation och stickprovskontroller Kontrollaktiviteter finns och rutinerna fungerar. Nyttjande av idrottsanläggningar Genomgång av rutinerna och dokumentation samt stickprovskontroller. Rutiner för kontroll av nyttjande av idrottsanläggningar finns men behöver utvecklas. Inrapporteringen sker på olika sätt och det förekommer ofullständig rapportering. Kontrollfrekvensen
Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Upphandling/inköp Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Genomgång av rutinerna och dokumentation samt stickprovskontroller. varierar hos de olika driftenheterna. Driftavdelning och föreningsavdelning får i uppdrag att utveckla rutinerna och kontrollmomentet föreslås kvarstå till 2012. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Granskningen visar att evenemangsavdelningen inte upprätthåller erforderlig kunskap om regelverket kring upphandlingar. Bland annat finns det brister i dokumentation av gjorda upphandlingar. För att minska antalet större direktupphandlingar har evenemangsavdelningen tillsammans med kommunens upphandlingsenhet påbörjat en upphandling av leverantör av tekniktjänster för evenemang. Återrapportering (datum för rapport i nämnden)