NypsCentralen sidan 1 Minnesanteckningar Användarmöte 26 oktober 2016 Yvette Lennartsson, Ekonomichef Tillväxtverket: Agresso Stängs i mitten av november för installation av agresso M5. Gäller vecka 45 & 46. Inga utbetalningar 9 och 14 november. Stängs för jul 22/12(sista dag att besluta, gäller de som betalar ut via Tillväxtverkets agresso) osäkert än när det öppnar igen. Jessica Malmquist på Ekonomi, tillväxtverket tar över efter Rolf S gällande kontakter med samverkansorganen. Årsplan för utskick och inskick kommer i januari. Pågående arbete med förenklad rapportering för prognos och bemyndigande. Fredrik Svanberg IT-chef Tillväxtverket: under 2016: Outsourcing av drift genomförd till Zetup Flytt av kontor Fokus 2017: Stabilitet gällande nätverk och kommunikation Förändringshantering - Smidigare hantering vid releaser Konsolidering - Effektivare, minskad komplexitet och minskade kostnader Samarbetsplattform - Office 365 och sharepoint Service och patchkvällar: 3:e onsdagen varje månad från kl: 17:00 hålls av tillväxtverket 3:e Torsdagen varje månad från kl: 19:00 hålls av Zetup Hantera statsstöd och de minimis Peter Blomquist(Tillväxtverket), Katalin Frydenlund(Tillväxtverket) Offentligt stöd till projekt /investeringar Försumbart stöd till företag Vad är motiven för kontroll? Budgetlagen ställer vid hantering av statliga medel krav på att hög effektivitet ska eftersträvas och att god hushållning iakttas. EU:s regler om statsstöd - Hur mycket stöd kan man lämna i en viss situation Vid av prövning av stöd - fråga ska ställas om mottagaren har: Beviljats finansiering från annan offentlig stödgivare. Idag finns det många varianter av ovanstående fråga gällande hur man fått statligt stöd. Här behöver det ensas så att det finns en fråga som gäller. Förslaget till ny skrivning som ska gälla framöver är: Har ni ansökt, planerar ni att ansöka eller har ni beviljats annat offentligt stöd(från stat eller kommun) för
NypsCentralen sidan 2 projektet/investeringen. Vi kan inte ställa krav på att sökande kan veta om det är ett de minimis-stöd eller ett gruppundantag, särskilt då stödet bestäms under beredningen av ansökan. Aktuellt i objekten Nyps handläggning, Henrik Hedlund Vad har gjorts? 2 nya versioner Systemstöd för nytt stöd till butiker i glesbygd Kontroll för tillåtna filtyper vid import av dokument Import av dokument via hantera ärende Inaktivering av automatisk ärendebekräftelse Varning vid överföring av nollutbetalningar Rättad funktion för redovisning av kontrolluppgifter Centrala dokumentmallar - (ej ta bort gamla centrala mallar för FUB gamla förordningar då allt ej är klart där.) Inför 2017: Fortsatt låg utvecklingstakt Enat systemstöd för statsstödsregler Min Ansökan; Daniel Madsén Vad har gjorts? 5 nya versioner sen sist. Nytt grafiskt gränssnitt som fokuserar på Tillgängligt, Standardisering och Responsivitet Budget i projektansökningar Har omarbettats för att likna hantering av budget i ERUF -ansökningar. Indikatorer i projektansökningar - alla indikatorer presenteras under en rubrik istället för uppdelat på flera olika indikatorstyper. Horisontella mål - möjliga att välja om de ska visas i Min ansökan eller inte. Tre nationella mål, möjlighet att lägga till fler regionala om så önskas. Behörighet för utbetalningar - e-post och/eller personnummer styr behörigheten. Har man ingen behörighet så visas inte ärendet. Vid digital signering kommer personnummer automatiskt på kontakter i Nyps. Konfigurering av bilagetext - Frågor kring obligatorier m.m. Infört stöd för: Att öppna och stänga projektansökningar. Engelska som språk i Min Ansökan för formulär. Hantering av intäkter i projektmedel. Kontroll av tillåtna filtyper. Möjlighet att byta mellan utbetalningsansökan och förskott. Att fortsätta redigera en utbetalningsansökan som annan användare påbörjat. Unika texter kan anges i anslutning till signering av ansökan. Vidareutveckling av Min Ansökan fokuserar på följande: Fler möjligheter för elektroniska signeringar. Ex. Inloggning med användarkonto och signering med Bankid. Visuell omarbetning av PDF:er Fortsatt arbete med tillgänglighetsaspekter för Min Ansökan Utökning av engelska som språk i Min Ansökan Framtagande av en Pilot för bygdemedel(lst-ac) under projektmedel. Prioriterat under 2017: Effektivare support
NypsCentralen sidan 3 Ny vy: Mitt ärende Säkra juridiska områden i tjänsten Eget utrymme Tidsbegränsat sparande av uppgifter Komplettering med bilagor Nyps analys, Åsa Adamsson Senaste året: Flera nya divermodeller Ny kommunindelning enligt tillväxtanalys 6-gradiga skal för rapport till departementet Nypsportalen - Nytt avsnitt för Nyps 2020 tillgängligt för alla Projektbanken - Visar numera alla beviljade ärenden från Nyps 2020 Direktlänk för projektbanken för att se detaljerad information om ett ärende Rapporter Allmänna beslutsuppgifter - Utbud av dagligvaror, antal artiklar av dagligvaror, Aktuell artikel EU/Statsstöd, Ärendeansvarig, Investeringen/projektet får tidigast påbörjas. Inneliggande rekvisitioner - beredningsstart istället för ankomstdatum m.m. Framöver: Fler divermodeller från Nyps 2020 Modeller med data från Nyps och Nyps 2020 Nypsportalen med data från Nyps och Nyps 2020 Ny projektbank ERUF - Demo av prototypen och dess funktioner. Nyps 2020, Göran Olsson Övergripande: Systemstöd för nästa strukturfondsperiod 2013-2020 Juridiskt säkrat Användarvänlighet Teknisk livslängd till 2024 Enklare och billigare förvaltning Planen att alla stödtyper är överflyttade till nyps 2020 till 2017 kommer att försenas, Nytt datum för att alla är överflyttade är inte beslutat. Milstolpar: Start av projektet 2013 En applikation för alla olika stöd, "en motorväg". Snabbhet i förvaltning - Styrkan i verksamhetsutveckling och kompromisser 2013 beslut om att Nyps 2020 ska vara en webbapplikation. Första leveransen oktober 2014 - leverans "just in time". Juni 2016 första "hela" leveransen för ERUF. Systemet sitter nu ihop. Prestandaförbättringar i oktober 2016. Prestandan har fått under tid stå tillbaka för övrig utveckling. 113 krav har styrt utvecklingen för projektet. Kraven kommer från EU. Restlista på krav Nyps 2020 innehåller just nu: Nyps 2020 - handläggarstöd Mina ansökan BIRT - rapportgenerator DiDiver - Analys utdata Smart Documents - Dokumenthantering Organisationsregister- Data hämtas från Bisnode
NypsCentralen sidan 4 Vidareutveckling: Just nu pågår arbete med projektmedel sen 1 juli 2016. Beslutet är att utveckla projektmedel för ärenden i ramen för 1:1 anslaget. Utveckling kommer att ske av 4-6 varianter av projektmedel. Min ansökan för Nyps 2020 kommer att utvecklas vidare i Manga tekniken. Samma teknik som idag används för utbetalningar via Min Ansökan för ERUF. GAP-analys genomförd för projektmedel kontra Nyps 2020. Det vill säga vad behövs ändras, utvecklas för att kunna hantera projektmedel i Nyps 2020. Administratörklient för att kunna administrera projektmedel i Nyps 2020. Finansiärsregistret ska integreras i organisationsregistret. Påverkan av utveckling för projektmedel. Referensgrupp Systemgrupp Användargrupp Specifika arbetsgrupper Nuläget: Projektmedel körs i Nyps 2020 för test. Hur väl har motorvägen byggts. Prestandaförbättringar - dokumenthantering Generell utveckling Grundfunktionalitet för administratörsklienten Grundfunktionalitet för projektmedel Första leverans projektmedel halvårsskiftet 2016, förhoppningsvis Fel in, Fel ut (Erfarenheter från rapportering med många rättningar) Frida Karlman Årets rapport skiljer sig lite grand mot för tidigare års rapport gällande layout m.m. Vanligaste felen: 1818-1818 anges då man inte har nåt nummer. Sysselsättningsökning - hur ska det fyllas i egentligen. Många olika varianter! Förordning - Vilken förordning gäller för ärendet? Godkända kostnader - Företagsstöd Kontroll av siffror - Stödtyp, bransch, datum Ansvarig - handläggarens ansvar att allt är ifyllt rätt Projektverksamheten Varför finns det en särskild Excel-fil för redovisning av projektmedel? Viktigt att hålla koll på medfinansiärer. Nationella prioriteringar och nationella ämneskategorier - ska anges men de är skilda från varandra vilket innebär att de inte måste följas åt i valen. Nationell prioritering 5 Övrigt ska användas restriktivt. Effektiva Myndigheter = Digitalt arbetssätt
NypsCentralen sidan 5 Vad säger juridiken och hur lever systemet upp till kraven? Pontus Värmhed, Kristina Lindskog Nyps är ett exempel på effektivisering. Dokument har skickats ut som beskriver Tillväxtverkets ställningstagande och rekommendation. Grundläggande krav på diarieföring: Handlings ska registreras så snart den kommit in Hur är gången för vem som ska ta ställning till sekretess? - Huvudregeln är att ägaren av ärendet ska göra det men det kan finnas skillnader mellan stödtyper!? Vid användande av Nyps som diarium, hur löser man allmänhetens åtkomst till Nyps? Frågan kring diariesystem m.m. är väldigt olika mellan organisationer. Projekt för E-arkiv Pontus Värmhed(Tillväxtverket), Louise Hansare(Arkiv IT) Syftet med ett mellanarkiv? Uppfylla lagar och regler Tillförlitlighet Fullständiga digitala akter "Slippa papper" Standardiserad överföring Digitala arkivformat Kontroll Tillgängliggöra information Arbetet beräknas slutföras Q2 2018. Med slutfört menas att på bred front kunna genomföra leveranser till e- arkivet. Vad innebär det för respektive organisation? Översyn av hanteringen av digitala dokument kontra pappersformat. Strategi för bevarande. Dokumenthanteringsplaner. Statens servicecenters vs. Tillväxtverkets mellanarkiv Statens servicecenter - mellanarkiv för hela staten men inget fokus på "stödärenden". Strukturering av informationsflödet - oavsett mellanarkiv. Tillväxtverket har hög kompetens inom stödärenden. Information kommer via Nyps Nyhetsbrev. Kontakt: Pontus.varmhed@tillvaxtverket.se Louise.hansare@tillvaxtverket.se Fråga: När ska det gå till riksarkivet - Svar: 20-25 år är en riktlinje! Kan delfinansieras av EU - Hur? Åsa Adamsson Tillväxtverkets tolkning av skrivelsen i regleringsbrevet är att:
NypsCentralen sidan 6 Inte tillåta att EU-delen förskotteras ur 1.1 anslaget. Regionerna måste sköta den hanteringen manuellt/i sina andra system. Förhoppningen är att den formalia som krävs av stödsökande för 1.1-delen räcker och kan gälla också för den andra halvan av ärendet, dvs att inget extra krävs av den stödsökande. Hur detta ska hanteras i Nyps på ärenden som hanteras av Regionerna kommer Tillväxtverket att skicka ut en lathund på.