Protokoll från styrgruppsmöte för Nyps Förvaltning 22 september 2010

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Nyps_Styrgruppsmte_Protokoll_ doc Protokoll Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Ulrica Morelid 1.0 Protokoll från styrgruppsmöte för Nyps Förvaltning 22 september 2010 Lokal: Deltagare: Förhinder: Samverkan Ingela Blixt, ordförande, Tillväxtverket Ida Dübeck, Region Värmland Eric Boo, Region Dalarna Göran Theolin, Tillväxtverket Göran Olsson, Tillväxtverket Mattias Åsander, Tillväxtverket Ulrica Morelid, Tillväxtverket Magnus Karlsson, Länsstyrelsen Västernorrland Bilagor: Agenda Nyps styrgrupp Beslut Teknisk inriktning_ doc Beslutsunderlag Tillgänglighet_Ny E-tjänst v1.0.doc. 1. Inledning Ingela hälsade välkommen. Alla var närvarande utom Magnus Karlsson som anmält förhinder för mötet. Vi började mötet med att Tillväxtverkets nye administrativa chef, Mattias Åsander, fick presentera sig själv. Mattias, som närmast kommer från jobbet som kommunchef i Heby kommun, kommer fr.o.m. detta möte ta över som systemägare för Nyps och som ordförande i styrgruppen efter Ingela som går i pension vid årsskiftet. Ingela passade samtidigt på att informera om att Nypsförvaltningen nu organisatoriskt blivit en egen enhet inom administrativa avdelningen på Tillväxtverket och att Ulrica Morelid är enhetschef fr.o.m. juli. 2. Föregående protokoll Inga synpunkter fanns på förra mötets protokoll. 3. Status på prioriterade områden 2010 Prioriterade större områden Status Kommentar Bilagor till webbansökan Avslutad Kvarstår: Att efter inkommande till Nyps konvertera icke godkända filtyper till arkivmässigt godkänt format. (Gäller alla filer i Nyps, se sep. punkt längre ned) jboss, driftsättning Avslutad - Utgånget certifikat (tidigare certifikatsproblem): Nytt certifikat inköpt som gör att användarna kan godkänna Tillväxtverket som pålitlig utgivare. 1 (5)

2 Rättningar inom - Skuldrapporten - Bemyndiganderapporteringen Rätta återföringar - Undersöka, utveckla, rätta - Stringens i hantering? Avslutad Nedprio 90 % klar Mindre manuella ärenderättningar återstår Konsultresurser från ramavtal Förlängd oktober, godkänna november? eid Färdigt Infört juni. Bevakas löpande. Utbetalningsfunktionaliteten - Tydliggöra, kravställa, utveckla Generationshantering - Matcha återföring mot beslut Finansieringsmodellen - Designa, - Utveckla, implementera Regionförbundens förfrågan; andra medel i Nyps - Understödtyp, dela bet.flödena Färdigt Ev 2.2 Under utveckling Restkrav av mindre karaktär. Tillfälligt pausat Struktur för medfinansiärer för ERUF och Projektmedel. Prototyp färdig för klient och databasdel. Nästa del: admingränssnitt och konverteringsarbete/införande, utdata, analys och webb. 2.3 November nu. Utlovat senast jan Rest utdata / analys Anpassning av rapporter / alt rapportportal Skuldrapport Andra gemensamma rapporter kommer - Förbättra datauttag genom att skapa Divermodeller för vissa ändamål där utdatarapporter idag används. klar under hösten Valutahantering Kravspec och lösningsförslag klart. - Krav- o lösningsbeskrivning Implementering pågår ca 2 veckors - Utveckla utvecklingstid kvarstår. - Implementera Nytt E-tjänst projekt Påbörjat Lösningsinriktning framtagen. Utveckling påbörjad. Integration nytt diariesystem f. Länsstyrelsen - Måste påbörjas 2010 Projektbanken - Förvaltning - Vidareutv för andra stödtyper? - Finansiering? Resurser? Konvertering av ej godk. filtyper Arkivering fullvärdig lösning - Utredning / bench marking Ingen officiell kontakt har tagits. Arbetsgrupp inom Länsstyrelsen ser över deras behov. Förvaltningsuppdraget hos NypsCentralen. Regionalfonden för Tillväxtverket. Interregorganisationerna får frågan härnäst. Intresse finns från andra stödtyper och andra organisationer. 2 (5)

3 4. Löpande förvaltning Ekonomi Vi gick igenom det ekonomiska utfallet t.o.m. augusti. Vi håller oss inom plan, även om utfallet för augusti inte är riktigt rättvisande då konsultfakturorna släpar efter. Förvaltningen har lägre nyttjande av resurser inom verksamheten, som istället vägs upp av högre kostnader för inhyrda tjänster. Vi förlänger också ytterligare den konsult som arbetar med finansieringsmodellen under oktober och november, då styrgruppen sedan tidigare gett OK på omfördelning mellan raderna så länge totala budgeten hålls. Vi är fortfarande en resurs kort inom verksamhetsförvaltningen men kan troligen påbörja ny rekrytering inom kort. IT-kostnaderna (mjuk-/hårdvara samt drift) är fördelade utifrån budget med en rak nyckel på 12 perioder utom de rader som baseras på verkligt nedlagd tid (utveckling). De 1,5 msek som satts av för projektet Ny e-tjänst kommer inte förbrukas under 2010, vilket är helt enligt projektplan. Budgeten för hela projektet var 1,8 msek fördelat tom juni 2011 då projektet ska avslutas. Ulrica flaggar därför redan nu för att vi vill föra över överskjutande medel till nästa år för färdigställandet av projektet. Inför Nyps användardagar Ulrica visade det preliminära programmet för höstens användardagar oktober. Vi kommer ha en gemensam heldag på Norra Latin den 19:e för att fortsätta med arbete i intressegrupper på Tillväxtverket under förmiddagen den 20:e. Nytt för detta möte är att vi kommer att erbjuda möjlighet till hands-on support under onsdag eftermiddag, då vi finns på plats för enskilda frågor. En förfrågan har gått till departementet om deltagande som programpunkt på användarmötet för att informera om hur man har nytta av informationen i Nyps från nationellt håll. Tyvärr ser det ut att krocka med deras interna aktiviteter. Styrgruppen ombads att gärna lämna förslag på innehåll för dessa dagar. Ida påpekade att det är viktigt att intressegrupperna tillgodoser både Länsstyrelser och regionförbund, t.ex. diarieföringsgruppen som inte enbart ska fokusera på integration mot Diabas. Programmet för Användardagarna hittas på 5. Aktuella frågor Ny e-tjänst för Nyps Projektet har kommit igång och två konsulter finns på plats sedan början av september. Man har haft en dag gemensamt med referensgruppen för genomgång av kravspecar och demonstrerat en första idéversion av hur delar av tjänsten skulle kunna se ut. Ulrica visade motsvarande bilder för styrgruppen, vilket mottogs väl. Hantering av tillgänglighetskrav Projektet följer de riktlinjer som utformats i Vägledning 24-timmarswebben. Där beskrivs bl a vilka krav som ställs i form av tillgänglighet på myndigheters e-tjänster. Då tjänsten riktar sig till en avgränsad målgrupp, ej allmänheten, har projektet valt att avgränsa kraven på tillgänglighet. Se Bilaga Beslutsunderlag Tillgänglighet_Ny E-tjänst v1.0.doc. Syftet med denna bilaga är att Tillväxtverket ska besluta om en generell beskrivning för myndigheten vad gäller vilka krav vi ska följa i olika situationer. Avgränsningarna gällande tillgängligheten kommer beskrivas när man besöker e-tjänsten. De som då inte kan nyttja tjänsten kommer hänvisas till respektive myndighet för vidare hjälp, ex pappersblanketter eller dylikt. Det blir därmed tydligare uttryckt att varje myndighet har skyldigheter rörande tillgänglighet. 3 (5)

4 Vald teknisk inriktning Den lösning som testades i fasen proof of concept i januari har omprövats under projektets första veckor. Fem olika alternativa inriktningar som projektet valt mellan presenterades för styrgruppen. Syftet har varit att kunna skapa en kundorienterad tjänst som, så långt möjligt, uppfyller ställda krav samtidigt som det ger en flexibel och förvaltningsbar lösning. Då inga konsekvenser av negativ karaktär (högre kostnad eller fördröjd tidsplan) kan ses hittills med nu vald lösning (nr 1.4 i dokumentet Beslut Teknisk inriktning Ny E-tjänst för Nyps) går projektet vidare enligt den. Göran T skulle återkomma till Ulrica med besked kring hur projektet ska prioritera mellan e- tjänst för ansökan respektive rekvisition, om projektet skulle komma i tidsnöd för att nå utsatt mål med leverans av komplett e-tjänststöd för ERUF i januari. Vi kommer informera om den tänkta e-tjänsten på användardagarna. Eric påpekade att det redan då är viktigt att påtala det arbete som varje organisation behöver göra själva om man väljer att använda e-tjänsten när den kommer i drift nästa år. Detta egna arbete blir en konsekvens av att e-tjänsten är tänkt att bli flexibel för varje organisation att delvis utforma själva. Regionförbundens önskemål om utökad användning av Nyps Utvecklingen av de separerade betalningsflödena som krävs för genomförande av regionförbundens önskemål (att kunna använda Nyps också för andra regionala utvecklingsmedel än statliga) är högsta prioritet i pågående utvecklingssprint. Intentionen är att det är i drift i novemberreleasen, dock senast i januarireleasen. Däremot tillkommer arbete med att få genomslag av förändringen i t.ex. utdatarapporter och divermodeller. Detta måste lösas under våren. Vi tog också upp frågan om vilka organisationer som kommer använda denna nya möjlighet. Hur ska kostnaden för utvecklingsarbetet fördelas och hur kommer vi lämpligast igång med användningen efter årsskifte? Ev. bör en eller två starta först och testa att det fungerar som tänkt. Eric påpekade att vi bör ta fram en beskrivning av den här möjligheten som kan spridas till övriga regionförbund Ida tar kontakt med övriga initiativtagare bakom utvecklingen och bokar ett möte för att besvara frågorna. Integration externa diariesystem Ingen ny kontakt har tagits, dock verkar informella samtal tyda på att integration kommer behövas. Ulrica frågar Magnus om det finns mer information om statusläget. eid lösning Stöd för att logga in och signera med eid (ex BankID) är i drift på webbansökan sedan junileveransen. Övervakas löpande och tycks fungera stabilt. Däremot finns vissa störningar i den tidigare lösningen med certifikat. Nyps för publikt Ulrica informerade om den arbetsgrupp inom Tillväxtverket som tittar på behoven inom detta på kort, respektive lång sikt. Den kortsiktiga lösningen (för Tillväxtverket) innebär nya handläggningsrutiner med ökad användning av befintlig sekretesslösning i Nyps, framför allt på företagsstöden och för Regionalfonden fram till ärendebeslut (dvs sekretess fram till beslut om stöd, ej vid utbetalningsbeslut). Det långsiktiga arbetet är att forma visionen för hur vi kan utveckla Nyps så att lagkrav uppfylls samtidigt som delande av information möjliggörs på rätt nivå. Vi kommer att berätta för övriga organisationer på Användarmötet om det kort- respektive långsiktiga arbetet och uppmuntra till delaktighet i kravställandet när visionsarbetet så småningom kan presenteras. 4 (5)

5 7. Övriga frågor Behov av tillförda resurser inom verksamhetsförvaltningen Då det dröjer innan vi har rekryterat ny resurs och e-tjänsteprojektet tar ca 75% av en person ytterligare har vi behov av att förstärka inom supporten. Med utökade arbetsuppgifter genom projektbanken samt att vi för framtiden också har begränsad kompetens rörande vissa företagsstöd ser vi att en möjlighet skulle vara att hyra in tid från t.ex. Länsstyrelserna för support. Ulrica ska ta upp frågan med Länsstyrelserna, ev genom Magnus och Länsrådsgrupp 7 på Göran Theolins inrådan. 8. Nästa möte Datum för möten under 2010 (ingen ändring) Tisdag 14 december kl Vid protokollet Ulrica Morelid 5 (5)