Kontek Lön Årsrutiner 2016/2017

Kontek Lön Årsrutiner 2016/2017 Inledning inför arbetet med årsrutinerna... 2 Fakta om belopp och procentsatser 2017... 3 Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2017.00... 6 Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2016.50... 11 Avsluta inkomstår 2016... 16 Arbeta med kontrolluppgifterna... 16 Arbeta med Fora AFA-försäkringar... 18 Skriv ut rapporter... 20 Förbered inkomstår 2017... 21 Arkivering... 25 Checklista... 25 Kontek Support öppettider 23 december 08:00-12:00 27-29 december 08:00-16:30 30 december 08:00-12:00 2 januari 09:00-16:30 3-4 januari 08:00-16:30 5 januari 08:00-12:00 Support telefon: 0372-89 000 1

Inledning inför arbetet med årsrutinerna För att underlätta rutinerna kring årsskiftet har vi tagit fram detta speciella Årshäfte. Detta dokument gäller både Kontek Lön och Kontek Lön Sesam. I denna dokumentation har vi valt att först förklara hur du avslutar inkomstår 2016 och hur du sedan förbereder inkomstår 2017. Det finns dock inget som hindrar att du först förbereder inkomstår 2017 och sedan avslutar 2016. I Kontek Lön kan du arbeta med två inkomstår samtidigt. När du har uppdaterat till programversion 2017.00 kan du börja arbeta med årsskiftesrutinerna samt starta upp inkomstår 2017. Via rutinen Välj år, som finns under Årsrutiner i menyraden, väljer du vilket inkomstår du vill arbeta med. Till vänster om företagsnamnet, i knappraden, kan du se vilket inkomstår du befinner dig i. Sist i den här dokumentationen finns en checklista som anger de moment du bör genomföra för att avsluta inkomstår 2016 och förbereda inkomstår 2017. Om du vill kan du pricka av momenten i checklistan efterhand som de blir klara! Har du brutet räkenskapsår? Om du vill skriva ut rapporter för din årsredovisning, t ex rapporten Medeltal anställda & löner, och har brutet räkenskapsår (dvs har uppgifter som avser inkomstår 2015) måste du skriva ut rapporterna före uppstart av inkomstår 2017. När inkomstår 2017 startas kommer 2015 års uppgifter att flyttas till Arkiverat år. Rapporter kan endast skrivas ut gemensamt för de två öppna åren. Information till dig som är arbetsgivare inom Svenska Kyrkan Du som är arbetsgivare i Svenska Kyrkan, dvs är en församling, samfällighet eller stift och som redovisar pensionsgrundande händelser till Kyrkans pensionskassa, kan använda löneprogrammets branschanpassade rapporteringsfunktion. Funktionen beskrivs inte i det här Årshäftet. Som hjälp för denna redovisning finns hjälpredan Kyrkans Pensionskassa som du hittar i löneprogrammet under menyalternativet Internet > Hjälpredor. Rapportering av 2016 års uppgifter ska göras mellan den 16-27 januari 2017. 2

Fakta om belopp och procentsatser 2017 Arbetsgivaravgifter för födda 1952 eller senare 31,42 % Arbetsgivaravgifter för födda 1938 1951 För den här åldersgruppen betalas ålderspensionsavgift (10,21%) samt särskild löneskatt (6,15%). 16,36 % Särskild löneskatt för födda 1937 eller tidigare 6,15 % Arbetsgivaravgifter för företag utan fast driftställe i Sverige 20,7 % födda 1952 eller senare Egenavgifterna För egen företagare som bedriver verksamhet i enskild firma eller handelsbolag. 28,97 % (vid 7 dagars karenstid i sjukförsäkringen) 3

Basbeloppen 2017 Prisbasbeloppen beräknas av SCB och fastställs av regeringen varje år. Inkomstbasbeloppet beräknas av Pensionsmyndigheten och fastställs sedan också av regeringen. Prisbasbelopp Förhöjt prisbasbelopp Inkomstbasbelopp 44 800 kr 45 700 kr 61 500 kr Statslåneräntan Per 30 november 2016 är fastställd till 0,27% Skattefri kilometerersättning för egen bil i tjänsten 2017 1,85 kronor per km Skattefri kilometerersättning för förmånsbil i tjänsten 2017 0,65 kronor per km (dieseldriven) 0,95 kronor per km (bensindriven och övriga drivmedel) Skattefria traktamenten 2017 220 kronor (helt dagtraktamente) 110 kronor (halvt dagtraktamente) 154 kronor (efter tre månader, hel dag) 110 kronor (nattraktamente) Reduceringsbelopp för måltider vid helt traktamente 2017 44 kronor (avdrag frukost) 77 kronor (avdrag lunch eller middag) 154 kronor (avdrag lunch och middag) 198 kronor (avdrag helt fri kost) 4

Kostförmån 2017 45 kronor (frukost) 90 kronor (lunch eller middag) 225 kronor (helt fri kost, minst 3 mål/dag) Bostadsförmån (ej semesterbostad) 2017 Förmånsvärdet som fastställs av Skatteverket avser hyra av omöblerad bostad inklusive värme men exklusive hushållsel. Följande schablonvärden gäller för arbetsgivare vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter samt vid redovisning av kontrolluppgifter. Vid den anställdes inkomsttaxering gäller marknadsvärdet. Tabellen visar olika regioner med förmånsvärdet beräknat per kvadratmeter bostadsyta i kronor per månad och kronor per år. Område Kr/månad Kr/år Stor-Stockholm 100 1196 Stor-Göteborg 93 1114 Kommuner i övrigt > 75 000 invånare 89 1063 Övriga kommuner 79 950 Utanför tätort och dess närområde 72 862 Bostadsförmån semesterbostad En semesterbostad värderas normalt till marknadsvärdet, dvs till hyrespriset på orten. 5

Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2017.00 CSR-Förfrågan, det gamla filformatet är borttaget Möjligheten att skicka CSR-Förfrågan via mobila medier upphörde den 1 november 2016. I formuläret CSR-Förfrågan har därför alternativet Mobilt media (gammalt format) tagits bort. SN Lönestatistik / SCB Även om filutseendet är likartat för fil till Svenskt Näringsliv respektive SCB finns vissa skillnader. Vi har därför kompletterat med val av mottagare redan då du skriver ut Kontrollista (tidigare fanns endast detta val då fil skulle skapas). Något som skiljer sig åt är hur man vill att Styrkod 004 ska redovisas. Svenskt Näringsliv vill ha värde noll för anställda som arbetar heltid, medan SCB vill att heltidsvärdet redovisas. Genom att du vid utskrift av Kontrollista kan välja mottagare anpassas utskriften och redovisar Styrkod 004 så som den kommer skapas i filen. Utskrift Svenskt Näringsliv: Utskrift SCB: 6

Golv för statslåneräntan påverkar beräkning av bilförmån Från den 1 januari 2017 införs ett golv för statslåneräntan, vilket kan komma att påverka bilförmånsberäkningen. Statslåneräntan ska som lägst anses vara 0,5% vid bilförmånsberäkning. I den ränterelaterade beräkningsdelen för bilförmånsvärde beräknas 75% av statslåneräntan. Eftersom värdet av statslåneräntan för november 2016 är 0,27% kommer golvregeln (0,5%) att användas för bilförmånsberäkning 2017. Löneprogrammet har uppdaterats med regler för den här beräkningen. Nedsättning för miljöbilar förlängs men ändras Riksdagen har beslutat att förlänga nedsättningen för miljöbilar till utgången av 2020. Från den 1 januari sänks dock den maximala nedsättningen från tidigare 16 000 kr till 10 000 kr/år. Löneprogrammet har uppdaterats med den här nya maxgränsen. Tilläggsmodul Byggrapport Nytt filformat införs under 2017 Fil för ByggLÖSEN har hittills endast rapporterats för tidlöneprojekt. Nu arbetar man med att förändra filformatet för att även redovisa prestationslöneprojekt. Kontek har arbetat aktivt i det här projektet som drivs av Sveriges Byggindustrier och Byggnads. Vi har varit testleverantör av det nya filformatet och därför ligger vi långt framme med den här utvecklingen redan nu. Formatet finns faktiskt tillgängligt i systemet, men du ska INTE börja använda formatet förrän du får klartecken att formatet kan tas emot. Enligt projektplanen avser man kunna lansera det nya formatet under det fjärde kvartalet 2017. Det kommer bli obligatoriskt att använda från 1 januari 2018. Vi har gjort en del förändringar i programmet för att kunna stödja det kommande filformatet, så att de nya uppgifterna som krävs för prestationslöneprojekt kan redovisas. För dig som är intresserad, följer en kort redovisning så du kan förbereda dig på hur du ska använda programmet när det blir aktuellt att byta till det nya filformatet. 7

Arkiv > Inställningar > flik Byggrapport Fältet Grundlön per timma har tillkommit. Uppgiften redovisas endast för prestationslöneprojekt. Du ska välja ditt lönefält som innehåller värdet för grundlön. Finns det inte något sådant lönefält i Personalregistret på flik Löner skapar du ett sådant. Under knappen Byggprojekt finns utrymme för fler uppgifter än tidigare. Uppgifter som har tillkommit och som endast hämtas för prestationslöneprojekt är Utbetalningsnivå/tim (vilket är det överenskomna värdet för prestationslöneprojektet) samt Utlånad till orgnr (i de fall man lånar ut anställda att arbeta på något annat företags prestationslöneprojekt ska man ange det företagets organisationsnummer här). Man kan även ange Lönetyp för sina projekt. Alla dina befintliga projekt sätts automatiskt till 1 Tidlön. Men i framtiden kan du alltså även lagra dina prestationslöneprojekt här och anger då dessa som Lönetyp 2 Prestationslön (för att kunna ange de nya uppgifterna och få med uppgifterna i filen). 8

För prestationslöneprojekt ska Arbetsplatsnummer (Projektnummer) redovisas i filen. Det kommer med andra ord att vara helt nödvändigt att registrera det korrekta projektnumret i löneberäkningen samt lägga in prestationslöneprojektet under knappen Byggprojekt, för att detta ska kunna redovisas i filen. För tidlöneprojekt är detta inte ett krav eftersom projektnumret för dessa inte redovisas i filen. För tidlöneprojekt gäller som tidigare att de redovisas för rätt län och kommun. Under knappen Lönearter har kolumnen Utbetalt överskott tillkommit. De lönearter som du använder för utbetalning av överskott ska markeras. Värdet kommer endast att presenteras för prestationslöneprojekt. 9

Men i dagsläget behöver du inte förändra några inställningar eftersom du ska fortsätta att använda det nuvarande filformatet ett tag till. Viktigt! När du skapar fil för ByggLÖSEN är det mycket viktigt att optionsvalet är Tidlön (innebär det gamla filformatet). Valet Prestationslön innebär att fil skapas med det nya kommande filformatet, så det får du inte välja ännu. 10

Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2016.50 Du som inte uppdaterade till höstversionen 2016.50 kan här se vilka förändringar versionen innehöll. Dessa får du nu med dig i årsversionen 2017.00. Import från försystem Vid import av filformat PAxml (2.0) kan föräldraledighet anges per barn Om du använder filformatet PAxml (2.0) när du importerar fil till löneberäkningen, finns möjlighet att ta med uppgift om den anställdes barn i filen (barnets personnummer). Nu finns stöd i Kontek Lön att ta emot uppgiften från filen som anger vilket barn föräldraledigheten avser. I Kontek Lön måste barnet finnas registrerat med samma personnummer som finns i filen. Vid import av föräldraledigheten kommer frånvaron att lagras på det aktuella barnet. Arbetsgivarintyg Ny blankett på grund av förlängda fält Blanketten för Arbetsgivarintyg har bytts ut på grund av att vissa fält krävde fler antal tecken. De fält som har förlängts finns vid punkt 12 Uppgift om lönen, samt vid punkt 13 Uppehållslön och ferielön. 11

Collectum ITP 2 Pensionsmedförande jour, beredskap m.m ny ruta I Löneartsregistret på flik Allmänt har det tillkommit en ny ruta för att ange om lönearten ska ingå som Pensionsmedförande jour, beredskap m.m. för ITP2. Tidigare fanns inget sätt att själv ange vilka lönearter som skulle ingå i denna beräkning. Programmet hämtade lönearter per automatik om de hade vissa lönetyper. De lönetyper som hämtades var Skiftformstillägg, OB-tillägg, Jour och Beredskap. Genom att kunna markera lönearter själv, blir systemet mer flexibelt i de fall du har behov av att markera en löneart som inte ingår i någon av våra tidigare valda lönetyper. 12

I Kontek Lön hämtas de markerade lönearterna till formuläret som heter Jour, beredskap mm pensionsmedförande lön. Du hittar det i rutinen Collectum ITP2 under Meny-knappen. Vid programuppdatering kommer lönearter som har lönetyperna Skiftformstillägg, OB-tillägg, Jour och Beredskap att bockas automatiskt i den nya rutan. Samma lönearter som har ingått i den här beräkningen tidigare kommer därför fortsättningsvis att ingå. Men om det blir aktuellt, har du nu möjlighet att både markera och avmarkera dina lönearter själv. Kontrolluppgift Specifikationsnummer i ruta 570 är ändringsbart Förra året gjordes en förändring så att alla anställda fick samma specifikationsnummer på sina kontrolluppgifter, värde 01. Det har visat sig finnas behov av att kunna ändra det här värdet, därför öppnas nu fältet upp och blir ändringsbart. Normalt kommer du inte behöva ändra specifikationsnummer, värde 01 kommer gå bra att behålla för dina anställda i normalfallet. De företag som har aviserat behov av att kunna ändra numret är framförallt företag som har delat upp ett och samma företag (samma organisationsnummer) som två olika företag i Kontek Lön. Om samma anställd finns i båda företagen måste specifikationsnumren vara olika (eftersom organisationsnumret är detsamma), annars ersätts den första inskickade kontrolluppgiften med den andra. Med olika specifikationsnummer ackumuleras uppgifterna hos Skatteverket, vilket är det man vill göra i det här fallet. 13

Kivra ny tilläggsmodul Skicka lönespecifikationer och kontrolluppgifter till den anställdes digitala brevlåda hos Kivra Efterfrågan av att kunna skicka lönespecifikationer och kontrolluppgifter på ett säkert och enkelt sätt har varit bakgrunden till den här nya tilläggsmodulen. En stor mängd företag och myndigheter i Sverige skickar idag post såsom årsbesked, fakturor, kreditupplysningar och lönespecifikationer digitalt via Kivra. Kivras digitala lösningar uppfyller gällande säkerhetskrav. Till skillnad från vanlig e-post är brevlådan i Kivra knuten till individens personnummer. För att läsa sin post i Kivra loggar man in med Mobilt BankID. Du kan läsa din post från mobil, surfplatta och dator. Att skicka lönespecifikationer digitalt är dessutom miljövänligare än att skicka via traditionell post. De anställda slipper att hålla ordning på sina lönespecifikationer, alla finns kvar i Kivras digitala brevlåda. Dokumenten i Kivra sorteras automatiskt och lagras säkert på obegränsad tid. Du får en e-postavisering varje gång du får ny post i Kivra. Kan du inte nås via e-post kan du få ett sms. Att använda Kivra är gratis för privatpersoner, så för dina anställda är det gratis att skaffa en digital brevlåda hos Kivra. Om du vill börja skicka lönespecifikationer och kontrolluppgifter via Kivra behöver du som arbetsgivare teckna ett avtal hos Kivra, detta debiteras av Kivra. För att kunna använda funktionen, att kunna skapa och skicka dokument från Kontek Lön till Kivra, behöver du även skaffa Konteks nya tilläggsmodul Kivra. När din programlicens innehåller tilläggsmodulen Kivra, aktiveras knapparna som heter Kivra PDF. Dessa knappar finns i utskriftsformuläret för Lönespecifikation för den öppna löneberäkningen, på flik Beställning i Löneperiod > Rapporter samt i utskriftsformuläret för Kontrolluppgift. 14

När du klickar på knappen Kivra PDF ser det ut så här: Filnamn föreslås vara Lönespec.pdf men är ändringsbart. Du kan själv välja sökväg till den plats där du vill spara pdf-filen. När du klickar på Ok, skapas pdf-filen som lagras på din valda sökväg. Filen ska sedan föras över till Kivra med hjälp av en FTP-klient. Exempel på en FTPklient som kan användas är FileZilla. Kivra informerar dig om rutinen för att ladda upp pdf-filen. Om du behöver hjälp med att installera en FTP-klient, kan du anlita en teknisk konsult på Kontek. 15

Avsluta inkomstår 2016 Börja med att uppdatera till programversion 2017.00. Uppdateringsfil samt instruktioner finns på vår hemsida www.kontek.se. På vår hemsida börjar du med att Logga in. Klicka därefter på Kontek Lön (win), Programversioner. Arbeta med kontrolluppgifterna Välj Årsrutiner i menyraden och alternativet Kontrolluppgift. Lägg in eventuella kopplingar Om du har lagrat värden för kontrolluppgiften via Egen statistik på lönearter eller via lönefälten i Personalregistret L01-L08 (L01-L16 om du har Sesam), kan dessa värden överföras till kontrolluppgiften genom rutinen Kopplingar. Du kan använda dig av koppling för att överföra: Belopp till ruta 020, 021, 022, 025, 031, 032, 035, 037 En kryssmarkering i ruta 048 Text till ruta 065, 070 Övriga rutor (uppgifter) utöver ovan nämnda redovisas automatiskt, utan koppling, på kontrolluppgiften. Granska kontrolluppgifterna Via rutinen Granska/Komplettera kan du se varje anställds kontrolluppgift. Du har möjlighet att manuellt komplettera vissa uppgifter (de vita rutorna). OBS! Rutorna 008 och 009 Anställningstid fylls endast i vid anställning del av år. Om personen har flera anställningsperioder under året, hämtar programmet automatiskt startmånaden från den första anställningsperioden och slutmånaden från den sista anställningsperioden. Anställd som har betalat skuldränta till sin arbetsgivare och som ska redovisas på KU25 (SKV 2336) noteras av programmet genom att i övre delen skriva ut texten Ränteuppgift finns! Du når formuläret genom att klicka på knappen KU25. 16

Annan kontrolluppgift än KU10? Om du har anställda som ska redovisas på någon annan typ av kontrolluppgift än KU10 (SKV 2300), ska du markera rutan Redovisas på annan kontrolluppgift. Kontrolluppgifter med denna markering kommer: Inte att inkluderas vid utskrift av ordinarie kontrolluppgifter Inte att inkluderas när fil skapas Inte att ingå i slutsummeringen För att skriva ut underlag som hjälp för att redovisa andra kontrolluppgifter (t ex KU13 och KU14), väljer du i utskriftsformuläret Underlag annan KU. Skriv ut kontrolluppgifterna Via rutinen Utskrift skriver du ut kontrolluppgifterna till de anställda. De bör skrivas ut i två exemplar varav det ena lämnas till den anställde (inkomsttagaren) och det andra sparas av arbetsgivaren för arkivering. Kontrolluppgiften till inkomsttagaren kan skrivas ut på Konteks limspec eller på blankt papper. Den kan även sändas med e-post på samma sätt som du sänder lönespecifikationer. Den kan även skickas till den anställdes digitala brevlåda hos Kivra (om du har tilläggsmodulen Kivra). Arkivexemplaret skrivs lämpligast ut på blankt papper Skapa fil för redovisning till Skatteverket Detta görs via rutinen Skapa fil. Fil skapas separat för varje företag. Filen som skapas får filnamnet KU2016 följt av företagets organisationsnummer. Skicka fil via Internet Genom att klicka på knappen Internet, i rutinen Skicka fil via Internet, når du Skatteverkets webbsida för att lämna kontrolluppgifter. Efter inloggning följer du Skatteverkets anvisningar. Alternativen som finns 17

är filöverföring, manuell rapportering direkt i tjänsten hos SKV eller redovisning på Skatteverkets blankett (papper). OBS! Kontrolluppgifterna ska vara inlämnade hos Skatteverket senast den 31 januari 2017. Arbeta med Fora AFA-försäkringar Välj Årsrutiner i menyraden och alternativet Fora AFA-försäkringar. Fora AFA-försäkringar att tänka på Om du är arbetsgivare inom något av de tre elektrikeravtalen är det mycket viktigt att du har angivit Speciellt avtal för arbetarna (EIO-Installationsavtalet, EFA-Kraftverksavtalet, EGA- Elektroskandiaavtalet). Fältet finns i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Uppgiften redovisas i filen med löneuppgifter för arbetare. Speciellt avtal (Målare) anges för måleribranschen, vilket också påverkar filen. Anger ditt kollektivavtal att du ska göra avsättning för deltidspension då ska du se till att Kod för deltidspension är angiven för arbetarna inom detta avtal. Fältet finns i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Koden redovisas i filen med löneuppgifter för arbetare. Du hittar Foras uppmärkningskoder för respektive kollektivavtal genom att söka på koder deltidspension på www.fora.se. Har du arbetare som är 65 år eller äldre och där anställningen fortfarande kvarstår, finns möjlighet att fortsätta tjäna in till Avtalspension SAF-LO om ni har avtal om detta. För att få med en sådan anställd i redovisningen till Fora ska markering göras i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Bockrutan visas endast från och med det år den anställde fyller 65 år. Markeras om avtal finns om fortsatt inbetalning till Avtalspension SAF- LO! 18

Skriv ut underlag för rapportering till Fora Via rutinen Utskrift underlag, skriver du ut rapporter som redovisar Totala lönesummor samt Arbetarlöner (individuella). Fora - Totala lönesummor Uppgifterna ligger till grund för premier och avgifter som arbetsgivaren ska betala. Här visas de totala lönesummorna som manuellt ska rapporteras i Foras webbtjänst. Lönesumman för Samtliga tjänstemän med lön upp till 7,5 pbb ska endast rapporteras om Fora efterfrågar denna lönesumma. Normalt redovisas totala lönesummor för tjänstemän men i vissa fall även för arbetare. Totala lönesummor ska inte rapporteras för arbetare om företaget har avtal om Avtalspension SAF-LO. Fora Arbetarlöner (individuella) Här redovisas samtliga arbetare, födda 1932 eller senare, med inkomstuppgift. De individuella löneuppgifterna för arbetare ger underlag för både de slutliga premierna för avtalsförsäkringarna och underlag för Avtalspension SAF-LO. Redovisning av de här uppgifterna görs via fil som laddas upp hos Fora. Bra att känna till! Om en arbetare t ex har erhållit sin slutlön i januari 2016, men har avslutad anställningsperiod under 2015, kommer löneprogrammet att automatiskt sätta slutdatum, på rapporten och i filen, till 2016-01-01. (Foras system tillåter inte datumuppgift som avser annat år än det aktuella redovisningsåret.) Vill du stämma av underlaget? I så fall kan du via rutinen Avstämningslista skriva ut listor som redovisar varje anställd med de lönedelar som ingår i underlaget för de totala lönesummorna och för de individuella arbetarlönerna. Skapa fil för Arbetarlöner (individuella) Detta görs via rutinen Skapa fil. Det är uppgifter för Arbetarlöner (individuella) som skapas i filen. Om företaget endast har tjänstemän eller inte har Avtalspension SAF-LO för sina arbetare, hoppar du över att skapa fil. 19

Fil skapas separat för varje företag. Filen som skapas får filnamnet FORA_2016 följt av företagets avtalsnummer hos Fora. Kontrollera filen När du har skapat filen kontrollerar du den via rutinen Kontroll av fil. Kontrollen kan du även utföra direkt när du har skapat filen. Rapportera slutliga löner till Fora Rapportering görs på Foras webbsida www.fora.se. Du rapporterar de totala lönesummorna för tjänstemän (manuell rapportering) samt de individuella arbetarlönerna genom att överföra fil (manuell rapportering är möjlig även här, men fil rekommenderas). För vissa avtal efterfrågas endast de totala lönesummorna för arbetare. Om företagets försäkringsavtal inte omfattar Avtalspension SAF-LO lämnas aldrig individuella löner för arbetarna. I dessa fall bifogar du inte någon fil utan rapporterar de totala lönesummorna för arbetare på samma sätt som för tjänstemän. OBS! Slutliga löneuppgifter kan rapporteras till Fora från den 2 januari 2017. Rapportering ska vara gjord senast den 31 januari 2017. Skriv ut rapporter Årssammandrag för arkivering på individnivå Under Årsrutiner i menyraden finns Årssammandrag. Denna årsrapport är avsedd för arkivering på individnivå efter avslutat kalenderår. Rapportens första del innehåller de konstanter som har varit aktuella under inkomståret. Därefter redovisas de anställda med uppgifter som t ex bruttolön, förmån, skatt m.m. för inkomstår 2016. Om du importerar schema från ett försystem kan du vänta med utskrift av Årssammandragen till efter januarilönen 2017. Detta om du vill att redovisningen av Arbetade timmar och Arbetade dagar på Årssammandraget ska vara komplett. I januarilönen importeras normalt schema som avser december (vilket uppdaterar Arbetade timmar och Arbetade dagar för december 2016). 20

Semesterskuld per 31 december Om du inte redan har skrivit ut en total semesterskuld per den sista december kan det vara lämpligt att göra det nu. Semesterskulden beräknar värde för kvarvarande och sparad semester enligt aktuella semestersaldon i Personalregistret. Det innebär att du inte kan erhålla en korrekt semesterskuld per den sista december i efterhand. Förbered inkomstår 2017 När du har uppdaterat till programversion 2017.00 kan du starta upp inkomstår 2017. Ta en säkerhetskopia innan du startar upp det nya inkomståret Säkerhetskopian gör det möjligt att ångra uppstart av år 2017. Kopian kan även sparas som årskopia på inkomstår 2016. Starta nytt år För att starta nytt inkomstår väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet Starta nytt år. När inkomstår 2017 startas händer följande: Inkomstår 2015 kommer att sparas under Arkiverade år Anställda med avgångsdatum under år 2015 (eller tidigare) kommer att sparas under Arkiverade år I Företagsregistret uppdateras konstanterna, som finns på flik Uppdateras av Kontek, med de nya värden som gäller för år 2017 Lönearter med status= Borttages, och som inte är använda under det senaste året (2016) kommer att raderas Personer födda 1951 sätts automatiskt till den arbetsgivaravgift som gäller för denna åldersgrupp, födda 1938 1951. Kolumn för skattetabell sätts även automatiskt till kolumn 3 När det nya inkomståret är startat visas årtalet uppe till vänster om företagsnamnet. 21

Säkerhetskopiera Arkiverade år Om du har arbetat med Kontek Lön under år 2015 har detta inkomstår lagrats under Arkiverade år i samband med att du startade nytt år. Det är nu lämpligt att du tar en säkerhetskopia på samtliga arkiverade år, ett år i taget. I rutinen Säkerhetskopiera klickar du på knappen för Inställningar. Här kan du sedan välja ditt Arkiverade år, ett i taget, och skapa en säkerhetskopia. Hämta och läs in CSR-svar Se till att ditt CSR-svar (filen) som du har fått för din CSR-förfrågan finns sparad på lämplig plats. Filen ska användas för uppdatering av skatteuppgifterna i Personalregistret. För att läsa in CSR-svaret väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet CSR-svar. Klicka på knappen efter fältet för att ange sökvägen till den plats där du har sparat svarsfilen. När rätt sökväg och fil är angiven kan du skriva ut en Kontrollista på svarsfilen samt välja att Uppdatera. 22

Registervård - Företag Arbetsgivaravgifter Årsversionen av Kontek Lön uppdaterar de lagstadgade arbetsgivaravgifterna för det nya inkomståret. Du kontrollerar procentsatserna genom att gå till Företagsregister flik Lagstadgade avgifter. Inkomstgräns idrottsutövare (belopp) Gäller endast ideell förening som betalar ersättning till idrottsutövare. Det nya årets inkomstgräns, ett halvt prisbasbelopp, uppdateras också automatiskt. Du kontrollerar uppgiften på fliken Lagstadgade avgifter. Registervård Schemamallens Fridagskalender Om du använder schemamallar i Kontek Lön kräver Fridagskalendern en viss registervård varje år om företaget har helt eller delvis arbetsfria dagar utöver (eller helt avvikande) de helgdagar som Kontek bevakar. Via Schemamallen och vid delen för Fridagskalender klickar du på knappen med en röd pil för att registervårda arbetsfria dagar. Registervård Personal Bilförmåner Månadsvärdet för tjänstebil (bilförmån) påverkas av gällande statslåneränta, prisbasbelopp och listpris. Om du har lagrat bilens nybilspris och eventuell extrautrustning får du en automatisk uträkning av bilförmånsvärdet i löneprogrammet. Det finns dock några saker du kan kontrollera: Kommer den anställde att köra minst 3000 mil i tjänsten under året? I så fall ska markering för Reducering till 75% (3000 mil) finnas Görs det nettolöneavdrag för bilförmånen? Kontrollera i så fall om värdet för Delvis fri bil (nettolöneavdrag) ska vara samma som tidigare eller om det ska ändras 23

Underlag för engångskatt Procentsatserna för engångsskatt förändras ofta efter årsskiftet. Har du anställda där underlaget för engångsskatt sköts manuellt måste procentsatserna ses över. Tips! Aktuella procentsatser finns i våra hjälptexter. För att direkt nå tabell för engångsbelopp som visar inkomstintervall med respektive procentsats, kan du ställa markören i fältet Årslön/% och trycka på tangenten F1. Registervård Lönearter Ändringar i lokala eller centrala avtal kan medföra att lönearter behöver ses över och ändras. Exempel: Lönearter för fackavgift Övriga lönearter med fasta värden i beräkningsformeln Du som har valt att lägga in fasta värden för antal, a-pris eller belopp på lönearter via egna konstanter gör eventuella förändringar i Företagsregistret på fliken Konstanter som Uppdateras av användaren. Lönearter som innehåller konstanter som Uppdateras av Kontek behöver inte ändras. Dessa värden uppdaterades i samband med att du installerade årsversionen. Om du använder funktionen Collectum i löneprogrammet och om de anställda som följer ITP 2 har rörliga lönedelar som är pensionsmedförande, kan du redan i januari rapportera ny årslön (då det nya snittet av rörlig lön räknas fram). Ersättning för jour, OBtillägg, beredskap, skiftformstillägg samt restid hämtas från föregående år (2016) och kan då också rapporteras redan från januari. Om de anställda senare under året får en lönerevision, ska den nya årslönen rapporteras per lönerevisionsdatumet för dessa. 24

Arkivering Årsrapporterna Avslutningsvis, för att runda av arbetet med årsskiftet, så har du nu ett antal årsrapporter som ska arkiveras: Kontrolluppgifterna Underlaget för redovisningen till Fora (AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF-LO) Listan som du skriver ut i samband med inläsning av CSR-svar Årssammandrag (på individnivå) Årskopia (säkerhetskopia på programmet) Säkerhetskopior som bör arkiveras: Säkerhetskopia Årskopia på det avslutade inkomståret 2016 Säkerhetskopia Kopior på samtliga Arkiverade år Checklista Arbetsmoment i årsskifteshanteringen Sidhänvisning Uppdatera till version 2017.00 16 Lämna kontrolluppgifter till anställda 17 Redovisa kontrolluppgifter till SKV 17-18 Rapportera slutliga uppgifter till Fora 18-20 Skriv ut Årssammandrag (per individ) 20 Skriv ut Semesterskuld per sista december 21 Säkerhetskopiera inkomstår 2016 21 Starta inkomstår 2017 21 Säkerhetskopiera Arkiverade år 22 Hämta och läs in CSR-svar 22 Kontroll/underhåll i register 23-24 Arkivera rapporter + s-kopior 25 Klart X Datum 25