1 (7) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE NR 1 2013-01- 19 2013-01-19 (10.00-17.00) Norrköping Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Olle Bergman Jörgen Hafström Dag Hjalmarsson Tony Jacobsson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomi Chef GS Koordinator 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Mötets ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes med två tillägg. Punkt 6.16 Säkerhetsgruppen Punkt 6.17 Statistik licenser 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Åke Knutsson valdes att justera dagen protokoll. 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll nr 13 2012 godkändes och lades till handlingarna.
2 (7) 4 RESULTATRAPPORT Ekonomichef Martin Jarl gick igenom resultatrapporten. Vi har hittills ett bättre resultat än budgeterat för 2012 men då ska beaktas att räkenskapsåret 2012 ej ännu är slut och det kommer komma ytterligare intäkter och kostnader som kommer påverka 2012. Man kan konstatera att försäljningen av den gamla kontorsfastigheten kommer att påverka resultatet mycket positivt 2012 men att Svemo även utan denna försäljning sannolikt kommer att hålla budget som planerat. 5 ÄRENDEN 5.1 Strategisk plan för Svemo styrelse (HL) ( Id: 393 ) Ordförande presenterade sina synpunkter på arbetet med strategisk planering för styrelse och sektioner (punkten 5.1 och 5.2). Styrelsen diskuterade hur arbetet ska genomföras. Man är klara på att ett strategiskt arbete kan vara omfattande, men att det måste göras. För att underlätta arbetet för sektioner och kommittéer skall en enkel mall tas fram. Styrelsen uppdrar till kansliet att till nästa styrelsemöte ta fram ett grunddokument som ska underlätta arbetet med en strategisk plan. 5.2 Strategisk plan för Svemo sektioner (HL) ( Id: 394 ) Punkten diskuterades under punkt 5.1. 5.3 Gemensam ekonomi-/admintjänst för Svemo klubbar (HL/PW/MJ) ( Id: 395 ) Styrelsen diskuterade den analys som gjorts gällande inrättandet av en ekonomisk/administrativ tjänst centralt på Svemo för att hjälpa klubbarna i deras administrativa arbete. Styrelsen uppdrar åt kansliet att ytterligare analysera samt kostnadsberäkna idén. Målsättningen är fortsatt att skapa en förbättrad medlemsservice på detta sätt. 5.4 Skifte bland ansvarsområden inom styrelsen? (HL) ( Id: 396 ) Styrelsen diskuterade allmänt kring fadderrollerna och hur det har fungerat under året. Man diskuterade även hur information från styrelsen ska förmedlas. Vissa distrikt upplever stress över att styrelsens "faddrar" ställer krav på svar i vissa frågor. Styrelsen beslutade att vid nästa Träffpunkt Svemo ska distrikten tillfrågas om hur de vill ha kommunikationen i fortsättningen.
3 (7) 5.5 Motion till RF (HL) ( Id: 397 ) Styrelsen beslutade att ställa sig bakom motionen till Riksidrottsmötet 2013 avseende internationella delegater inom svensk idrottsrörelse. Man beslutade även att frågan om utnyttjande av militär mark ska lyftas vid RF-stämman. 5.6 Utbildning nya ledare (JH) ( Id: 398 ) Punkten bordlades till nästa möte. 5.7 Funbo MS förnyad ansökan om VM i isracing 2014-2015 (PW) ( Id: 399 ) Styrelsen godkände Funbo MS ansökan om VM i isracing 2014-2015. SSI har deklarerat att man ställer sig bakom ansökan. 5.8 Representanter på distriktsårsmöten (ÅK/PW) ( Id: 400 ) Styrelsen har tidigare fattat beslut om att inte obligatoriskt närvara vid alla distriktsårsmöten de år det inte genomförs Förbundsårsmöte, däremot kommer de flesta att finnas vid sina respektive hemma distrikt. 5.9 Kontakt valberedningen ang. kommitte medlemmar (PW) ( Id: 401 ) Styrelsen ber valberedningen att börja arbeta med kommittéernas bemanning. 5.10 Ev. VU beslut (PW) ( Id: 402 ) Inga VU beslut fanns att rapportera. 5.11 Tävlingsjury (ÅK) ( Id: 403 ) Åke Knutsson rapporterade från TK s (Tävlingskommittén) analys av NT (Nationellt Tävlingsreglemente) paragraf 2.1 och föreslår att den skrivning som finns kan ligga fast. Men betonar att för att undvika jäv bör man i möjligaste mån eftersträva att inte utse personer inom sektionerna till ledande roller som funktionärer vid större tävlingsarrangemang. 5.12 Inträdesansökan ny förening (ÅK) ( Id: 404 ) Styrelsen diskuterade inträdesansökan från en ny förening. Styrelsen finner inga formella hinder utan tillstyrker ansökan dock med förutsättningen att man byter namn på föreningen då föreningar inte kan innehålla namnet "svenska..."
4 (7) 5.13 Idrottslyftet (JH) ( Id: 405 ) Jörgen Hafström rapporterade från möte med RF (Riksidrotts förbundet) gällande Idrottslyftet. Styrelsen beslutade starta en arbetsgrupp kring barn- och ungdomssatsningar. Jörgen Hafström fick i uppdrag att leda arbetsgruppen. Slutdatum för arbetsgruppen är den 30/6-2013. Styrelsen gav Jörgen Hafström i uppdrag att till nästa möte ta fram en uppdragsbeskrivning för arbetsgruppen. 5.14 Överklagan (PW) ( Id: 406 ) Styrelsen diskuterade inkommen överklagan från Håkan Ringkvist. Styrelsen kan mot bakgrund av inkomna skrivelser inte fatta beslut i ärendet. Uppdrogs åt kansliet att söka mera information och återkomma vid nästa styrelsemöte. 5.15 Ansökan + budget VM 2014 Enduro från Göta MS (ÅK) ( Id: 407 ) Göta MS ansökan om att få arrangera VM 2014 tillstyrks. Endurosektionen har tidigare tillstyrkt. 6 RAPPORTER 6.1 Budgetprocessen för Svemo sektioner (PAW) ( Id: 455 ) Budgetprocessen för sektionerna ska tas upp med sektionerna med avsikt att harmonisera begreppen som förekommer i de olika sektionerna. Det har tidigare noterats att sektionerna skiftar i begreppsanvändning samt begreppens innehåll vilket gör uppföljning av budget och satsningar svår. Styrelsen uppdrog åt GS och Ekonomichef att ta fram en mall för detta samt kommunicera frågan med sektionerna. 6.2 Träffpunkt Svemo vår (distrikt) 6-7/4 (HL/PW) ( Id: 456 ) Kallelse till Träffpunkt Svemo ska gå ut innan distriktsårsmötena. 6.3 Avrapportering Kungl. Medaljkommitté + Motorfederationen (HL) ( Id: 457 ) Håkan Leeman rapporterade från Kungliga Medaljkommittén och Motorfederationernas möte. En mera utförlig rapport kommer i samband med det protokollet.
5 (7) 6.4 Återkoppling brev Per Träff (HL/ÅK) ( Id: 458 ) Håkan Leeman rapporterade vad som hänt med frågan som väckts av Per Träff. Han upplever inte att han har fått tydliga svar på sina frågor. Det uppdras åt ordförande att kontakta Per Träff och meddela hur styrelsen har diskuterat. 6.5 Rapportering TA-systemet - inklusive transaktionsavgift (PW) ( Id: 459 ) Per Westling och Tony Jacobsson rapporterade från arbetet med TA-systemet, utbildning, utveckling, nuvarande funktioner m.m. Styrelsen diskuterade allmänt i ämnet och kom fram till att en nulägesanalys vore bra inför de förestående distriktsårsmötena. 6.6 Avrapportering möte Serieföreningen (TJ/PW) ( Id: 460 ) Ordförande Håkan Leeman rapporterade denna punkt samt punkterna 6.12 (Brev Serieföreningen) och 6.13 (SSI). Rapport gavs från mötet mellan Svemo, SPAB och Serieföreningen. Diskussionen slutfördes aldrig och ett antal punkter i den föreslagna dagordningen hann inte redovisas då Serieföreningens förhandlingsgrupp valde att avbryta mötet. 6.7 MC-mässan (PW) ( Id: 461 ) Per Westling berättade för styrelsen om arbetet kring MCmässan. Vi kommer ha vår monter på samma ställe som förra gången. VM-arrangörer kommer finnas på plats och informera om VM-tävlingar. Distrikt och klubbar finns representerade. Det kommer finnas chans till en lättare genomgång av TA-systemet samt utbildningar i systemet. 6.8 FIM möte Genevé (PW) ( Id: 462 ) Per Westling informerade styrelsen om det FIM-möte som ska hållas i Genevé 23-24/2. Samtliga internationella delegater kommer att vara på plats, dessutom hålls vissa utbildningar samma helg. Mötet är delvis en återgång till det tidigare systemet med allmänna "Vårmöten".
6 (7) 6.9 Avrapportering 3.1 (ÅK) ( Id: 463 ) Åke Knutsson rapporterade från möte med Arbetsgrupp NT 3.1. Arbetsgruppen har nu genomfört sitt tredje protokollförda möte. Vid detta möte deltog även GS som speciellt inbjuden gäst. Från de enkätsvar man fått in på frågan om synpunkter på verksamhet som förekommer uti landet och som inte är sanktionerad av Svemo har man nu lagt grunden till sitt fortsatta arbete. Arbetsgruppen ska i det fortsatta arbetet inrikta sig på att ta fram förslag för att: Öka enkelheten i Svemos verksamhet Öka flexibiliteten inom verksamheten Reducera kostnaderna inom verksamheten Styrelsen uttryckte sin tacksamhet för det arbete som arbetsgruppen utfört och understryker vikten av arbetet. 6.10 Konsultavtal (PW) ( Id: 464 ) Per Westling rapporterade för styrelsen om de konsultavtal som vi har och som fortlöper. 6.11 Huset (PW) ( Id: 465 ) Per Westling rapporterade allmänt om nuläget med Svemo-huset, renoveringar etc. Vi börjar bli klara med övernattningsdelen av huset och hoppas snart kunna erbjuda övernattningsmöjligheter vid diverse möten. Det har förberetts för mera parkeringar i samband med uthyrningsdelen av huset. Styrelsens förhoppningar om ett betydligt mera använt hus har slagit mycket väl ut. Många arbetsgrupper, utbildningar, sektioner och kommittéer har förlagt sina möten i huset vilket har fungerat mycket bra. 6.12 Brev Serieföreningen (PW) ( Id: 466 ) Rapporterades under punkt 6.6. 6.13 SSI (PW) ( Id: 467 ) Rapporterades under punkt 6.6. 6.14 SPAB (PW) ( Id: 468 ) Per Westling rapporterade kring SPAB. Styrelsen diskuterade och är överens om att någon form av finansiering måste till för att driva igång verksamheten. Det uppdras åt GS att bereda frågan för beslut inför nästa styrelsemöte.
7 (7) 6.15 Fadder - avrapportering (resp.) ( Id: 469 ) Samtliga rapporterade från sina olika fadderområden när det gäller frågan om hur de vill använda SPAB under året. Sammanfattningsvis kan sägas att det finns behov av SPAB s tjänster snarast. Man uppmanar styrelsen att agera för att detta ska ske. 6.16 Säkerhetsgruppen (PW) ( Id: 470 ) Styrelsen har mottagit ett brev från säkerhetsgruppen och styrelsen uppdrar åt GS att kontakta säkerhetsgruppens ordförande för att klargöra hur finansieringen ser ut kommande arbetsår. 6.17 Statistik licenser (JH) ( Id: 471 ) Jörgen Hafström presenterade senaste licensstatistiken för styrelsen. Det kan konstateras att ca 90% av de nu uttagna licenserna (november/december) har tagits ut genom TAsystemet. 7 NÄSTA MÖTE Nästa styrelsemöte är den 9/3-2013 i Norrköping. 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Justerare Åke Knutsson Godkänt via e-mail 20130129 Håkan Leeman Godkänt via e-mail 20130129