STYRELSEPROTOKOLL 2013-09-24 1
DAGORDNING TILL STYRELSESAMMANTRÄDE TISDAGEN DEN 24 SEPTEMBER 2013 KL. 18:30 VÄSBYHEMS HK ST 34 ST 35 ST 36 ST 37 ST 38 ST 39 ST 40 ST 41 ST 42 Val av justerare Val av sekreterare Information om tillsättande av vice vd Genomgång av protokoll från föregående möten Beslut om tertialbokslut och Prognos, bilaga Beslut om igångsättande/ antagande av anbud om Hammarbyvägens punkthus, bilaga Beslut om ingångsättande av rivningshus och nyproduktion Sigma, bilaga Beslut om köp av Hasselskolan Information om resultatet från årets kundenkät ST 43 Information om arbete med affärsplan och verksamhetsplan 2014-2018 ST 44 ST 45 ST 46 ST 47 ST 48 ST 49 Information om läget avseende bostadsrättsombildningar Styrelsearvode i samband med resa Hantering av information före styrelsemöte och mötesprotokoll Revidering av uthyrningspolicyn Förslag på ändring i bolagsordning och ägardirektiv, bilaga Övriga frågor/ information - Fotografering - Konkurrensverkets stämning av Haninge bostäder - Organisationsförändringar - Smedby 2 2
ST 34 Val av justerare Justerare utses i bokstavsordning. Till justerare valdes Johan Tidell. ST 35 Val av sekreterare Linus Johansson har varit sekreterare i styrelsen sedan september 2009, först i sin roll som jurist i bolaget och därefter som administrativ chef. Det är nu lämpligt uppdraget förs vidare till nuvarande jurist Jenny Rud, som föreslås efterträda Linus Johansson. Jenny Rud tills vidare är sekreterare under styrelsemötena. ST 36 Information om tillsättande av vice vd Amra Barlov Lindqvist informerade om det finns ett behov av en vice vd hos Väsbyhem. En vice vd har inte funnits inom bolaget sedan före detta ekonomichef Marianne Sandström slutade. En vice vd ska vara ins i de företagsövergripande frågorna och svara i vd:s ställe vid frånvaro. Beslut om tillsättande av vice vd görs av arbetsutskottet (se Företagsövergripande regler punkt 2.11). Arbetsutskottet sammanträffades den 18 juni varvid beslut om Linus Johansson skulle erbjudas uppdraget fades. Uppdraget påbörjades den 1 september 2013. ST 37 Genomgång av protokoll från föregående möten lägga protokollen från den 21 maj 2013 och den 4 juni 2013 till handlingarna. ST 38 Beslut om tertialbokslut och Prognos, bilaga Linus Johansson gick igenom och informerade om delårsbokslut för tertial 2 samt prognos för 2013 och förklarade avvikelser i förhållande till budget, i enlighet med tidigare och vid mötet presenterade bilagor. anta tertialbokslut 2 2013 och prognos för helår 2013. ST 39 Beslut om igångsättande/ antagande av anbud om Hammarbyvägens punkthus, bilaga Linus Johansson informerade om planerad nyproduktion av fem punkthus på Hammarbyvägen, innehållande sammanlagt 97 lägenheter uppgående till 6 521 kvm BOA och 8 533 kvm BTA samt ett underliggande garage med 96 bilplatser. Nyproduktionen innebär en förtätning av området. Produktspecifikation och gestaltning gicks igenom. 3
Styrelsen förevisades avkastningskalkyl och meddelades det vid en bedömning inte ser ut som vi hamnar i en nedskrivningssituation i detta projekt. Fördyrande i projektet är det krävs vissa ledningsflyttar, trots detta är bedömningen det är ett ekonomiskt hållbart projekt. anta det anbud som efter anbudsutvärderingen vunnit upphandling, och därefter påbörja entreprenaden. ST 40 Beslut om ingångsättande av rivningshus och nyproduktion Sigma, bilaga Linus Johansson presenterade underlag för det partneringsamarbete som pågått tillsammans med antagen entreprenör under projekteringsskedet samt det pris som parterna kommit fram till för entreprenaden. Två hus i området Sigma kommer rivas, hus 1340 och 1344, för närvarande innehållande 128 lägenheter. Därefter kommer en nyproduktion av 190 lägenheter ske bestående av fem olika huskroppar. Boarean uppgår till 12 724 kvm. Produktspecifikation och gestaltning gicks igenom. Vid en jämförelse av om man skulle renovera samt bygga på huset är bedömningen kostnaden blir lägre för riva och bygga nytt och detta således är ett affärsmässigt bättre alternativ. Intäkterna för nyproduktion är även högre än vid ombyggnad. starta projektet med riva och bygga nya hus på fastigheterna Vilunda 28:8 och 28:11. ST 41 Beslut om köp av Hasselskolan Linus Johansson informerade om kommunen och Väsbyhem har fört en förhandling avseende köp av Hasselskolan. Avsikten är Väsbyhem köper skolan varefter den kan användas som etablering för arbetena med nyproduktionen i Sigma-området. Därefter avser bolaget på marken bygga ytterligare bostadshus. Diskussioner förs med kommunen i anslutning till bostadshuset (bottenvåningen eller motsvarande) även uppföra en förskola. Affären avses bli marknadsmässig, Väsbyhem erlägger en köpeskilling utifrån det antal BTA som man tillåts bygga, efter en detaljplan antagits, med avdrag för kostnad för rivning. Kostnad per BTA är differentierad beroende på om det är bostadsrätter eller hyresrätter som byggs. ge Vd i uppdrag förhandla och slutligen köpa Hasselskolan, fastigheten Hammarby 8:58, på affärsmässiga grunder. ST 42 Information om resultatet från årets kundenkät 4
Amra Barlov Lindqvist informerade om den kundenkät som genomförts utifrån ett ändrat upplägg. Tidigare har Väsbyhem haft en egen enkät vilket inneburit bolaget har kunnat följa sin egen utveckling, dock så har en jämförelse med andra bolag, så kallad benchmarking, inte varit möjlig. Från och med nästa år kommer detta vara helt implementerat. Hyresgäster kommer även kunna besvara enkäten i pappersform, detta för nå ut till dem som inte har tillgång till dator. Generellt har Väsbyhem höga siffror men det finns områden där förbättring är möjligt, vilket även krävs för nå bolagets mål framöver. ST 43 Information om arbete med affärsplan och verksamhetsplan 2014-2018 Amra Barlov Lindqvist presenterade och informerade om nuvarande arbete med ny affärsplan och verksamhetsplan för åren 2014 2018. Det informerades även om den konferens som bolaget varit på där de fyra perspektiven; Sveriges nöjdaste kunder, En raktiv arbetsgivare, Bidra till ett hållbart Väsby samt Konkurrenskraftig ekonomi gåtts igenom och arbetats med. Det är långtgående mål som kommer ställas, det finns dock höga förhoppningar Väsbyhem kommer kunna nå dem. ST 44 Information om läget avseende bostadsrättsombildningar Bulent Curku lämnade rummet på grund av jäv då han är boende på en av adresserna som avses. Linus Johansson informerade om den intresseansökan som inkommit avseende förvärva den egna fastigheten med adresserna Hagvägen 6 A-G, och pågående diskussion med föreningen. ST 45 Styrelsearvode i samband med resa Vid styrelseresan har sedan tidigare inte så kallat dagarvode utgått, då något styrelsemöte inte genomförts. Linus Johansson kommer utröna hur detta hanteras vid nämndresor och samma hantering ska sedan gälla för styrelseresor. ST 46 Hantering av information före styrelsemöte och mötesprotokoll Ett led i effektivisera arbetet med styrelsehandlingar är till varje möte skicka ut handlingar elektroniskt. Vid mötet diskuterades köpa in Ipads till de som inte redan tillhandahållit en från kommunen och utreda huruvida man kan använda sig av kommunens app. Styrelsen ställde sig positiv till detta. 5
ST 47 Revidering av uthyrningspolicyn Amra Barlov Lindqvist informerade om de förutsättningar som gällde när Väsbyhem utsågs bedriva kommunal bostadsförmedling inte är desamma som i dagsläget då det idag finns flera aktörer på marknaden som bedriver egen bostadsuthyrning i Väsby. På grund av detta bör uthyrningspolicyn förändras på så sätt köavgiften avskaffas. För inte kön ska utökas till proportioner som är svåra hantera administrativt föreslås köande som inte bor inom Väsbyhem aktivt måste anmäla intresse en gång per år för behålla sin kötid. avskaffa köavgiften och informera de köande om detta samt införa en obligatorisk intresseanmälan för behålla sin kötid. ST 48 Förslag på ändring i bolagsordning och ägardirektiv Linus Johansson gick igenom de ändringar och tillägg som kommunen och Väsbyhem har tagit fram mot bakgrund av ändringar i Kommunallagen. ställa sig positiv till de ändringar och tillägg som gicks igenom. ST 49 Övriga frågor/ information Fotografering Samtliga styrelseledamöter fotograferades. Namn, bild och partitillhörighet kommer sedan göras tillgängligt på Väsbyhems hemsida. Information om konkurrensverkets stämning av Haninge Bostäder Linus Johansson informerade om Konkurrensverket har inlämnat en stämningsansökan gentemot Haninge Bostäder. Grunden är Haninge Bostäder har kringgått upphandlingslagstiftningen genom köpa ett dotterbolag till en entreprenör vars enda tillgångar var mark samt ett entreprenadavtal som tecknades kort tid innan köpet. Genomförda justeringar i vår organisation Amra Barlov Lindqvist informerade om genomförda ändringar i Väsbyhems organisation. I stort innebär förändringen den före detta Fastighetsavdelningen har blivit två avdelningar, en Fastighetsutvecklingsavdelning och en Förvaltningsavdelning. Ny förvaltningschef kommer ingå i företagets ledningsgrupp, liksom personalstrategen. 6
Smedby 2 Amra Barlov Lindqvist och ordföranden informerade om diskussion har förts med företrädare för Smedby 2 avseende förvärva området från Väsbyhem och ombilda till bostadsrätt. Väsbyhem har gett beskedet detta måste ske på affärsmässiga grunder vilket innebär en högre köpeskilling än vad eventuell köpare är villig ge. Brev med detta innehåll kommer skickas, underskrivet av vd, vice vd, ordföranden och vice ordföranden. 7