20U Datum Regionstyrelsen Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden

Änr Regionens revisorer Revisionsskrivelse Datum 2014-05-21 20U -05-2 3 REGION GOTLAND Regionstyrelsen Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har genomfört en granskning avseende tillförlitlighet i system och rutiner avseende fakturering av barnomsorgsavgifter och äldreomsorgsavgifter. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen som genomförs inom de granskade nämnderna och Serviceförvaltningen inom Regionstyrelsens som delvis finns dokumenterad bedöms ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering. Vi noterar dock att kundfaktureringsprocessen inte ingår i någon av de granskade nämndernas intern kontrollplaner för 2013. Inte heller Regionstyrelsens internkontrollplan. Vi anser dock att kundfaktureringsprocessen är en så viktigt process där flera nämnder är involverade att den bör ingå i Regionstyrelsen risk- och väsentlighetsbedömning när internkontrollplanen för kommande år tas fram. I detta arbete bör övervägas om det finns övergripande kontrollmoment som kan genomföras centralt. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av barnomsorgsavgifter i huvudsak är tillräcklig. Bedömningen bygger på att det trots att det finns en rutin att begära in aktuella inkomstuppgifter synes rutinen inte fungera då den uppföljning som gjordes hösten 2013 medförde korrigeringar av avgiftsuttaget hos den enskilde. En decentraliserad avgiftshantering ställer enligt vår bedömning krav på att det finns en ändamålsenlig rutinbeskrivning som tydliggör hur processen ser ut och fungerar. I syfte att stärka den interna kontrollen rekommenderas nämnden ta fram en rutinbeskrivning enligt ovan. Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av äldreomsorgsavgifter i allt väsentligt är tillräcklig. Bedömningen bygger på att Socialnämnden har en fungerande rutin för att begära in aktuella inkomstuppgifter Postadress SE-621 81 Visby R G SNÖD Telefon+46 (0)498 26 90 00 vxl Org nr 212000-0803 ' f* P«l l E-postregiongotland@gotland.se Webbplatswww.gotland.se i V'' VJ V/L l Cl l t\å

Regionens revisorer minst en gång per år. Om aktuell uppgift inte lämnas av den enskilde tas maxavgift ut. Det finns en ändamålsenlig rutinbeskrivning som tydliggör hur processen ser ut och fungerar vilket vi bedömer utgör en god grund för än ändamålsenlig hantering och en tillräcklig intern kontroll. Vi instämmer i de bedömningar som redovisas och de rekommendationer som lämnas bifogad rapport. Revisorerna önskar senast den 4 oktober bli informerade om vilka åtgärder nämnden kommer att vidtas med anledning av rapporten. För Region Godatids^revisorer Stig Pettersson Ordförande

www.pwc.se Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal revisor Sandra Volter April 2014 pwc

Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering Innehållsförteckning Sammanfattande revisionell bedömning 1. Inledning 2 1.1. Bakgrund 2 1.1. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål 2 1.2. Revisionsmetod och avgränsning 2 2. Kundfakturering i Region Gotland 4 2.1. Rutiner för kundfakturering 5 2.2. Kravprocessen 6 2.3. Intern kontroll avseende kundfakturering 7 2.3.1. Närstående transaktioner 7 2.4. Bedömning 7 3. Barnomsorgsavgifter 9 3.1. Rutiner för fakturering av barnomsorgsavgifter 9 3.1.1. Verifiering av barnomsorgsavgifter 9 3.1.2. Intern kontroll 10 3.2. Bedömning 10 4. Äldreomsorgsavgifter 11 4.1. Rutiner för fakturering av äldreomsorgsavgifterna 11 4.1.1. Verifiering av äldreomsorgsavgifter 12 4.1.2. Intern kontroll 12 4.2. Bedömning 12 5. Avstämning mot kontrollmål 13 i Region Gotland

Sammanfattande revisionell bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland genomfört en granskning avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering. Syftet med granskningen är att bedöma den interna kontrollen avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering avseende barnomsorgsavgifter och äldreomsorgsavgifter. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen som genomförs inom de granskade nämnderna och Serviceförvaltningen inom Regionstyrelsens som delvis finns dokumenterad bedöms ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering. Vi noterar dock att kundfaktureringsprocessen inte ingår i någon av de granskade nämndernas intern kontrollplaner för 2013. Inte heller Regionstyrelsens internkontrollplan. Vi anser dock att kundfaktureringsprocessen är en så viktigt process där flera nämnder är involverade att den bör ingå i Regionstyrelsen risk- och väsentlighetsbedömning när internkontrollplanen för kommande år tas fram. I detta arbete bör övervägas om det finns övergripande kontrollmoment som kan genomföras centralt. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av barnomsorgsavgifter i huvudsak är tillräcklig. Bedömningen bygger på att det trots att det finns en rutin att begära in aktuella inkomstuppgifter synes rutinen inte fungera då den uppföljning som gjordes hösten 2013 medförde korrigeringar av avgiftsuttaget hos den enskilde. En decentraliserad avgiftshantering ställer enligt vår bedömning krav på att det finns ändamålsenlig rutinbeskrivning som tydliggör hur processen ser ut och fungerar. I syfte att stärka den interna kontrollen bör nämnden ta fram rutinbeskrivning enligt ovan. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av äldreomsorgsavgifter i allt väsentligt är tillräcklig. Bedömningen bygger på att Socialnämnden har en fungerande rutin för att begära in aktuella inkomstuppgifter minst en gång per år. Om aktuell uppgift inte lämnas av den enskilde tas maxavgift ut. Det finns en ändamålsenlig rutinbeskrivning som tydliggör hur processen ser ut och fungerar vilket vi bedömer utgör en god grund för än ändamålsenlig hantering och en tillräcklig intern kontroll. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser och bedömningar som redovisas i avsnitt 6. Vi har i vår granskning noterat att det saknas regler/policy kring hur närståendes fakturor ska hanteras inom regionen. I syfte att stärka den interna kontrollen är det viktigt att regler kring detta tas fram. Region Gotland 1 av 14

l. Inledning 1.1. Bakgrund Region Gotland tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka man debiterar avgift av invånare, andra kommuner, företag m fl. Det handlar exempelvis om VA-avgifter, renhållningsavgifter, barnomsorgsavgifter, äldreomsorgsavgifter etc. Att ha väl fungerande rutiner och system är således viktigt för att säkerställa en tillförlitlig hantering av regionens fakturering. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Dessa tjänster genererar stora intäkter till regionen (väsentlighet). Det finns dessutom risker förknippade med faktureringsadministrationen, exempelvis bristande avstämningsrutiner mellan försystem och redovisningen som kan leda till att fakturering av brukare/kund inte sker eller sker på ett felaktigt sätt. 1.1. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering? Följande kontrollmål ska besvaras inom ramen för denna granskning: 1. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor. 2. Alla utförda tjänster faktureras. 3. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. 4. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. 5. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. 6. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. 1.2. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Bearbetning och granskning sker även av vissa register och underliggande räkenskapsmaterial. Intervjuer sker med berörda befattningshavare. Verifiering sker av att identifierade nyckelkontroller fungerar konsekvent över tiden. Verifiering sker genom test av samtliga identifierade nyckelkontroller för att säkerställa att de utförs konsekvent över tid. Verifieringen omfattar de kundfaktureringsprocesser som bedöms väsentliga till belopp och transaktionsvolym. Bedömningsskalan som används vid bedömning av den interna kontrollen är; "ej tillräcklig", "i huvudsak tillräcklig" alternativt "i allt väsentligt tillräcklig". Region Gotland 2 av 14

Denna granskning omfattar Socialnämnden avseende äldreomsorgsavgifter 1 samt Barn- och ungdomsnämnden avseende barnomsorgsavgifter. I tabellen nedan redovisas de mest omfattande kundfaktureringen fördelad per typ av avgifter och ansvarsområde. Per 31 december 2013 hade 23 446 kundfakturor skickats ut till ett belopp om totalt 630 083 tkr. Kundfakturering Nämnd/förvaltning Belopp (tkr) (ansvar) Barnomsorgsavgifter Barn- och utbildningsnämnden 36188 Äldreomsorgsavgifter Socialförvaltningen 41 840 Vatten- och renhållningsavgifter Patientavgifter Allmänfakturering Totalt Tekniknämnden Avser samtliga nämnder 288 832 57844 205 386 630 083 Med utgångspunkt i sammanställningen ovan och det faktum att avgiftsuttaget bygger på uppgifter som den enskilde/kunden själv lämnar har vi valt att göra en fördjupning avseende barnomsorgssavgifter och äldreomsorgsavgifter. Vidare finns begränsningar i regionens möjlighet att ta ut dessa avgifter då maxtaxa gäller. För Vatten- och renhållningsavgifter har en kartläggning av gällande rutiner ingått. En fördjupad granskning i form av verifiering kan bli aktuell kommande år. Inom ramen för denna granskning har inte heller den sk allmänfaktureringen ingått. Med allmänfakturering avses bl a hamnavgifter, miljö- och hälsoskyddsavgifter, bygglovsavgifter, hyra av idrottshallar och kulturskoleavgifter. Rapport har varit föremål för faktaavstämning. 1 Avgifter för insatser inom socialtjänst och hemsjukvård Region Gotland 3 av 14

2. Kundfakturering i Region Gotland Ansvaret för att det finns effektiva och säkra rutiner för kundfakturering ligger på respektive förvaltning. Regionen har en dokumenterad rutinbeskrivning av kundfaktureringsprocessen. Kundfakturering Kunduppgifter Faktureringsunderlag Beskrivning För att faktura ska skapas och skickas iväg till brukare/kund finns krav på att vissa grunduppgifter finnas inlagda i kundreskontran. Dessa uppgifter omfattar bl a rätt mottagare, rätt företagsform, korrekt adress. Personnummer eller organisationsnummer ska anges i kundregistret, men aldrig på fakturan. Skälet till att de sistnämnda uppgifterna måste anges är för att möjliggöra eventuell inkassoåtgärd. Vid fakturering via försystem sker det periodiskt återkommande utifrån beslutade taxor. Vid allmänfakturering, är det ekonomisassistener inom varje förvaltning som inhämtar underlag i form av blanketten "externfakturaunderlag". Underlag för fakturan ska upprättas i samband med utförd tjänst eller i nära anslutning till denna. Fakturaunderlaget ska sändas till Administrativ service på Serviceförvaltningen. Blanketter för underlag finns på kommunens intränat, Insidan. Faktureringsavgift Betalningsvillkor Inbetalningshantering Betalningsbevakning Inga fakturaavgifter tas vid fakturering av avgifter eller taxor. Kommunen tillämpar 30 dagars kredittid. Fakturan kan betalas manuellt, OCR-betalning via internetbank, med autogiro eller elektronisk faktura (efaktura). Om inte fakturan har blivit betald 7 dagar efter förfallodagen påbörjas kravprocessen med betalningspåminnelse, inkasso och ansökan om betalningsföreläggande eller stämning. Detta sker endast på fakturor över 30 kr. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen och får debiteras from den dag som infaller 30 dagar efter att faktura avsänts till kunden. Region Gotland 4 av 14

2.1. Rutiner för kundfakturering Administrativ service vid Serviceförvaltningen ansvarar för hantering av kundfakturering, kundfordringar och betalningsbevakning. Vid Serviceförvaltningen finns fyra olika kundreskontror som framgår avsammanställningen nedan. Kundreskontra 1. Aditro RoR 2. Future 3. Summarum 4. Opus Typ av avgift Barnomsorgsavgifter Äldreomsorgsavgifter Patientavgifter Allmänfakturering Vatten- och renhållningsavgifter Hyror, tomträttsavgäld Tandvård Ett antal försystem används inom olika verksamheter inom Regionen. Socialförvaltningens beställarkontor använder försystemet Treserva för äldreomsorg, barn- och utbildningskontoret använder försystemet Hypernet för barnomsorg och grundskola medan miljö- och byggnadskontoret försystemet Ecos. Det är i respektive försystem som fakturaunderlag skapas medan fakturan sedan skapas i ekonomisystemet. Från försystemet skickas en debiteringsfil som utgör underlag för fakturan till ekonomisystemet och respektive kundreskontra genom en s k filintegration. Vid serviceförvaltning finns en person som är ansvarig för att överföringen från försystemet till ekonomisystemet sker korrekt utan avbrott. Ansvaret för att uppgifterna på fakturorna är korrekta ligger på respektive förvaltning. Om grunduppgifterna enligt regionens riktlinjer finns korrekt inlagd i filen från försystemet sker överföringen utan avvikelse och en faktura skickas ut. Enligt uppgift från äldreomsorgen uppstår det sällan några fel i grunduppgifterna då det överför automatiskt från befolkningsregistret. Avseende barnomsorgen kan överföringar från försystemet bli avbrutet av olika anledningar. I vissa fall rättas det centralt och i vissa fall av förvaltningen. I huvudsak handlar det om mindre fel och rättningen sker av systemförvaltaren som vid behov får information från respektive förvaltning. Region Gotland 5 av 14

2.2. Kravprocessen Kravprocessen finns dokumenterad och återfinns på Region Gotlands portal (intränat), Insidan. Rutinbeskrivningen omfattar fakturering, kravhantering och inkasso som är framtagen 2011 av Serviceförvaltningen. En påminnelse skrivs automatiskt ut från systemet sju dagar efter fakturans förfallodag och vidare efter tjugoen dagar skrivs ett inkassokrav ut. Om kundfakturan inte har blivit betald efter inkassokravet görs en bedömning om hur det ska hanteras vidare. Det tas inte ut någon avgift för påminnelsen dock förekommer räntefakturering enligt räntelagen. För att ha koll på kundfakturorna tar administrativ service ut restlistor som visar vilka fakturor som det har gått ut inkassokrav på. Sedan görs enskilda bedömningar om hur ärendet ska gå vidare beroende på beloppet och vad fakturan avser. Årligen görs en genomgång av kundfakturor som inte blivit betalda. De obetalda kundfakturorna bokförs då som kundförlust. Vid en osäker kundfordran tas fordran upp till det belopp som beräknas inflyta. Varje nämnd tar beslut om nedskrivning av kundfordringar äldre än ett år. Enligt gällande rutin ska detta göras löpande, men i praktiken görs detta under hösten inför bokslutet. I vissa enskilda fall fattas beslut om en avbetalningsplan istället för att den blir bokad som en kundförlust. Region Gotland har ett avtal med ett externt inkassobolag vilket innebär att de har långtidsbevakning på kundfakturan trots att regionen har gjort nedskrivning. Beloppsgräns finns (30 kronor) för när fakturor skickas ut och blir föremål för betalningspåminnelser eller går vidare till inkasso. Makulering av kundfakturor sker endast centralt, d v s av administrativ service. För att makulering ska ske krävs ett pappersunderlag som attesterats av behörig person vid respektive förvaltning. Varje månad ska det enligt rutinen rapporteras till både ekonomidirektören och redovisningschefen hur många förfallna fakturor det finns i systemet som överstiger 15 ooo kr och hur det har hanterat de enskilda fallen. Kravprocessen tillämpas fullt ut avseende äldreomsorgsavgifter. För barnomsorgsavgifter tillämpas samma kravåtgärder som ovan samt kompletteras de med avstängning. Om barnomsorgsavgiften inte betalas ska avstängning av barnen ske. Att verkställa eventuell avstängning ska ombesörjas av rektor. Av intervju framkommer att avstängning inte sker dvs att rutinen inte efterlevs i denna del. Region Gotland 6 av 14

2.3. Intern kontroll avseende kundfakturering Regionen och administrativ service har inga systematiska kontroller avseende kundfaktureringen. Administrativservice bedömer att den kontroll som utförs i samband med betalningsbevakningen samt de månadsvisa avstämningarna av balanskonton och kundreskontran är bra och tillräckliga kontroll avseende kundfaktureringen. Regionstyrelsens internkontrollplan för 2013 omfattar inga kontrollmoment med bäring kundfaktureringsprocessen. Vidare har inte Socialnämnden eller Barn- och utbildningsnämnden någon internkontrollplan som omfattar detta. Socialnämnden genomförde en internkontroll gällande äldreomsorgsavgiften senast under 2013 där de granskade 40 personer av de då totalt 2 200 st. De hittade tre fel som berodde på felberäkning. Övergripande kontroll, avstämning och analys görs i viss mån genom diverser nyckeltalsjämförelser (betalningshistorik och kundförluster). 2.3.1. Närstående transaktioner Genomförd granskning visar på att en central reglering kring närståendetransaktioner/-ärenden saknas i regionen. Medarbetare på barn- och utbildningsförvaltningen ser ingen risk i att förvaltningen inte har någon reglering kring närståendes transaktioner. De menar på att inkomstuppgifterna registreras av vårdnadshavarna. Dock visar genomförd granskning att kontroll av inkomstuppgifterna inte sker enligt rutin samt att manuella ändringar är möjliga att utföra av endast en handläggare utan att detta kontrolleras av annan handläggare eller chef. Eftersom en stor del av kundfaktureringen inom kommunen avser områden där förekomsten av närståendes fakturor är sannolik, bör detta regleras i en kommunövergripande policy. Detta med utgångspunkt i att kommunen har som ambition att behandla alla medborgare lika. Medarbetare inom kommunen bör informeras om risker kopplade till hantering av närståendes fakturor och kontroller bör göras av förslagsvis redovisningsenheten och/eller chefer på olika enheter/förvaltningar i regionen. 2.4. Bedömning Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen som beskrivs av berörda enheter/ förvaltningar och som delvis finns dokumenterad bedöms ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering utifrån kontrollmålen som redovidas i avsnitt 6. Bedömningen baseras på vad som framkommit i de intervjuer som gjorts med representanter vid Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen samt med redovisningsenheten vid Serviceförvaltningen med fokus på vilka kontroller som görs för att säkerställa att alla utförda tjänster faktureras, faktureringen bygger på överenskomna underlag, registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt och det Region Gotland 7 av 14

finns en tillräcklig betalningsbevakning i syfte att säkerställa att regionen får betalt för utförda tjänster. Vi anser dock att kundfaktureringsprocessen är en så viktigt process där flera nämnder är involverade att den bör ingå i Regionstyrelsen risk- och väsentlighetsbedömning när internkontrollplanen för kommande år tas fram. I detta arbete bör övervägas om det finns övergripande kontrollmoment som kan genomföras centralt. Vi har i vår granskning noterat att det saknas regler kring hur närståendes fakturor ska hanteras. I syfte att stärka den interna kontrollen är det viktigt att ta fram regler kring detta. Region Gotland 8 av 14

Barnomsorgsavgifter Fakturering av barnomsorgsavgifter hanteras av barn- och utbildningsförvaltningen inom Region Gotland. Per 31 december uppgick intäkterna avseende barnomsorg till 36 mnkr och omfattade 36 895 fakturor. Regionens möjlighet till avgiftsuttag inom skolbarnomsorg och förskoleverksamhet genom det avgiftstak som finns i reglerna kring maxtaxa, som infördes i januari 2OO2. 3.1. Rutiner för fakturering av barnomsorgsavgifter Rutinbeskrivning som beskriver hantering av avgifter för barnomsorgsavgifter saknas. Inom barnomsorgen används försystemet Hypernet här registreras inkomstuppgifter på vårdnadshavare samt eventuella syskon till barnet och reduceringar som sedan ligger till grund för faktureringen. Aktuell inkomst Det är vårdnadshavarnas inkomst gemensamt som styr avgiften, dock tillämpas maxtaxa. Förvaltningen ska enligt rutin skicka inkomstförfrågan till den enskilde en till två gånger per år (januari respektive augusti). Om denne inte inkommer alternativt den enskilde själv väljer att inte lämna uppgift om aktuell inkomst debiteras högsta avgift enligt reglerna om maxtaxa. Ungefär vartannat år gör regionen en kontroll mot taxerad inkomst i enlighet med ett beslut i nämnden. Kontroll gör genom samköming med Skatteverket. I det fall den taxerade inkomsten avviker från lämnad inkomstuppgift och påverkar avgiften skickas nytt avgiftsbeslut ut med beslut om ny avgift. Avgiften gäller då retroaktivt. Avgiftsuttag Utöver vårdnadshavarnas inkomst påverkar även antal barn avgiften. Reducering av avgift Reducerad avgift gäller för barn (3-5 år) i allmän förskola. För samtliga barn som under året fyller tre år, blir det en reducerad avgift den i september aktuellt år. Reducering för allmän förskola är från i sep - 31 maj. 3.1.1. Verifiering av barnomsorgsavgifter Verifiering har skett av 20 fakturor som fakturerats i april och oktober 2013. Kontrollen har omfattat; att rätt avgift (regionens barnomsorgstaxa) har debiterats utifrån vårdnadshavarens inlämnade aktuella inkomstuppgifter samt att kundfakturor i ekonomisystemet överensstämmer med underlag för fakturering i RoR. Region Gotland 9 av 14

En fullständig verifiering har skett av samtliga 20 kundfakturor. Vid 6 fakturor har det skett inkomstkorrigering för 2011, därav blir fakturabeloppet högre än endast månadsavgiften för barnomsorgen. Kontroll har gjorts av den faktiska månadsavgiften mot inkommen inkomstuppgift. 3.1.2. Intern kontroll l nämndens internkontrollplan för 2013 ingår ingen kontroll av avgiftshanteringen. 3.2. Bedömning Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av barnomsorgsavgifter i huvudsak är tillräcklig. Bedömningen bygger på genomförd granskning i form av genomgång av styrande och stödjande dokument samt resultatet av verifieringen gör vi bedömningen att det finns en i huvudsak ändamålsenlig rutin som säkerställer att avgiftsuttag bygger på aktuell inkomstuppgift och att korrekt avgift tas ut av den enskilde. Trots att det finns en rutin att begära in aktuella inkomstuppgifter synes rutinen inte fungera då den uppföljning som förvaltningen gjordes hösten 2013 medförde korrigeringar av avgiftsuttaget hos den enskilde. En decentraliserad avgiftshantering ställer enligt oss krav på att det finns ändamålsenlig rutinbeskrivning som tydliggör hur processen ser ut och fungerar. I syfte att stärka den interna kontrollen bör nämnden ta fram en rutin beskrivning. Region Gotland 10 av 14

Äldreomsorgsavgifter Fakturering av äldreomsorgsavgifter hanteras av socialförvaltningen inom Region Gotland. Per 31 december uppgick intäkterna avseende äldreomsorg till ca 42 mnkr och omfattade 23 403 fakturor. Under 2013 fattades 6 429 st avgiftsbeslut. Regionens möjlighet till avgiftsuttag inom socialtjänst och hemsjukvård regleras i Socialtjänstslagen och det avgiftstak som finns och maxtaxa, som infördes i juli 2OO2. 4.1. Rutiner för fakturering av äldreomsorgsavgifterna Regionen har särskilda rutiner för fakturering av äldreomsorgsavgifter. Rutinbeskrivning som beskriver hantering av avgifter för insatser inom socialtjänst och hemsjukvård finnas (senast reviderad 2013-07-30). Inom äldreomsorgen används försystemet Treserva här registreras underlag för beräkning samt att det skapas ett avgiftsbeslut som omfattar den enskildes avgift utifrån betalningsförmåga även kallat avgiftsutrymme. Aktuell inkomst Förvaltningen skickar årligen ut en inkomstförfrågan till den enskilde. Om denne inte inkommer alternativt den enskilde själv väljer att inte lämna uppgift om aktuell inkomst debiteras högsta avgift enligt nämndens riktlinjer för maxtaxa. Avgiftsuttag Avgift debiteras utifrån beviljad insats. Högsta avgift regleras av ett nationellt högkostnadsskydd. Under 2013 var den högsta avgiften i 780 kronor 2 för insatser inom socialtjänst respektive hemsjukvård. I det fall ett avgiftsbeslut visar på ett negativt avgiftsutrymme reduceras avgiften utifrån biståndsbeslut för insatserna ovan. Hyra betalas däremot alltid av den enskilde, även om avgiftsutrymmet är negativt. Reducering av avgift Reducering av avgift kan bli aktuellt om insatserna för den enskilde förändras. Det kan bland annat vara om volymen av hemtjänstinsatserna förändras eller upphör. Den enskilde ska avsäga sig insatsens en vecka i förväg och uppehållet omfattar minst 30 kalenderdagar. Vidare kan avgiften bli lägre än i 780 kronor det vill säga reduceras om antalet timmar påverkar avgiften. Avvikelser som påverkar avgiften rapporteras till avgiftsteamet och korrigeras på nästföljande faktura. Fakturering sker månatligen i efterskott. 2 Maxavgiften gäller för insatserna hemtjänst i ordinärt respektive särskilt boende, trygghetslarm och hemsjukvård. Från och med januari 2013 ingår hemsjukvårdsavgiften i maxavgiften. Region Gotland 11 av 14

4-1.1. Verifiering av äldreomsorgsavgifter Verifiering har skett av 20 fakturor som fakturerats i april och oktober 2013. Kontrollen har omfattat; att rätt avgift (regionens äldreomsorgstaxa) har debiterats utifrån inlämnade aktuella inkomstuppgifter samt att kundfakturor i ekonomisystemet överensstämmer med underlag för fakturering i RoR. I granskningen har jämförelser skett mellan aktuell inkomstuppgift och beräkning av avgiftsutrymme och de fastställda avgifterna och slutligen mot den faktiska fakturan. Vid fem stickprov saknas det en aktuell inkomstuppgift. För två av dem har den enskilde själv valt att inte ange inkomstuppgifterna utan valt maxavgift. För de andra tre framkommer det inte varför de inte skickat in någon inkomstuppgift och därför blir det automatiskt maxavgift. Om de skulle göra invändningar på avgiften får de lämna in en överklagan. Korrigering av avgift görs från och med den tidpunkt inkomstuppgift lämnas in. Någon retroaktiv korrigering görs däremot inte. Vid granskningen noteras det att ett autogiro har stoppats och en ny betalning har skickats ut. Beloppet hade blivit fel och skulle korrigeras. Vi kan se att det har ändringen har blivit godkänd av ekonomichef som har signerat korrogeringen. 4.1.2. Intern kontroll I nämndens internkontrollplan för 2013 ingår ingen kontroll av avgiftshanteringen. 4.2. Bedömning Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av äldreomsorgsavgifter i allt väsentligt är tillräcklig. Bedömningen bygger på genomförd granskning i form av genomgång av styrande och stödjande dokument samt resultatet av verifieringen gör vi bedömningen att det finns en ändamålsenlig rutin som säkerställer att avgiftsuttag bygger på aktuell inkomstuppgift och att korrekt avgift tas ut av den enskilde. I vår granskning framkommer att Socialnämnden har en fungerande rutin för att begära in aktuella inkomstuppgifter minst en gång per år. Om aktuell uppgift inte lämnas av den enskilde tas maxavgift ut. Det finns en ändamålsenlig rutinbeskrivning som tydliggör hur processen ser ut och fungerar vilket vi bedömer utgör en god grund för än ändamålsenlig hantering och en tillräcklig intern kontroll. Region Gotland 12 av 14

Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor. Kommentar Uppfyllt Regionen har ett centralt dokument för kundfakturering, "Rutinbeskrivning - fakturering, kravhantering och inkasso". Dokumentet upprättades av Serviceförvaltningen 2011 och anses fortfarande vara aktuell. Socialnämnden har en förvaltningsspecifik rutinbeskrivning som beskriver hantering av avgifter för insatser inom socialtjänst och hemsjukvård finnas som uppdateras årligen. Senast reviderad 2013-07-30. Barn- och utbildningsförvaltningen saknar en förvaltningsspecifik rutinbeskrivning. Alla utförda tjänster faktureras. Uppfyllt Barn- och utbildningsnämnden Debiteringsunderlaget som genereras i försystemet utgår från de omsorgstagare som registrerats i systemet. Avgift debiteras utifrån antal registrerade barn. Avgifterna debiteras vid respektive område där känndomen kring aktuella barn är god. Vid verifiering av barnomsorgsavgifter noterade inga avvikelser i hanteringen. Uppfyllt Socialnämnden Debiteringsunderlaget som genereras i försystemet utgår från de omsorgstagare som haren biståndsbedömd insats registrerad. Rutin finns för avvikelse rapportering dels för reducering vid föranmäld frånvaro såväl som vid annan avvikelse som påverkar faktureringen. Vid verifiering av äldreomsorgsavgifter noterade inga avvikelser i hanteringen. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. Uppfyllt En fullständig verifiering av barnomsorgsavgifter och äldreomsorgsavgifter har kunnat genomföras av samtliga kundfakturor, dvs fakturerad avgift har kunnat stämmas av mot Regionens taxa samt relevanta underlag. Uppfyllt Barn- och utbildningsnämnden En fullständig verifiering av barnomsorgsavgifter har kunnat genomföras av samtliga granskade kundfakturor, dvs fakturerad avgift har kunnat stämmas av mot underlag. Region Gotland 13 av 14

Uppfyllt Socialnämnden En fullständig verifiering av barnomsorgsavgifter har kunnat genomföras av samtliga granskade kundfakturor, dvs fakturerad avgift har kunnat stämmas av mot underlag. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. Delvis uppfyllt Barn- och utbildningsnämnden Fakturering sker månatligen innevarande månad. Vi har i granskningen inte upptäckt något som tyder på att registrering av faktureringsunderlag inte sker vid rätt tidpunkt. Den enskilde ansvarar för att löpande lämna korrekta inkomstuppgifter till förvaltningen, vilket framgår av information på regionens hemsida och den information som kommuniceras med den enskilde. Förvaltningen har en rutin som innebär att respektive område ansvarar för att begära in aktuell inkomstuppgift från den enskilde två gånger per år (januari respektive augusti). Om inkomstuppgift inte lämnas ska maxtaxa tas ut. Enligt uppgift fungerar detta inte fullt ut. Vid förvaltningen finns en rutin som innebär att uppgift hämtas från skatteverket (SKV) en gång per år för att stämma av inlämnade inkomstuppgifter. Hösten 2013 gjordes denna kontroll dvs lämnade inkomster 2011 kontrollerades. Resultatet om aktuell inkomstuppgift inte lämnats är att ej erlagd avgift tas ut retroaktivt. Uppfyllt Socialnämnden Fakturering sker en månad i efterskott (insatser i januari faktureras i februari). Rutin finns som innebär att förvaltningen skickar ut inkomstförfrågan minst en gång per år vid årsskiftet. Av den information som kommuniceras med den enskilde framgår att om inkomstuppgift inte lämnas alternativt den enskilde väljer att inte lämna uppgift debiteras maxtaxa. Vi har i granskningen inte upptäckt något som tyder på att registrering av faktureringsunderlag inte sker vid rätt tidpunkt. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. Uppfyllt Regionens riktlinjer/anvisningar avseende krav- och inkassohantering bedöms vara tillräckliga i hanteringen av kundfakturor. Såväl barnomsorgsavgifter som äldreomsorgsavgifter hanteras i den centrala krav- och inkassohanteringen. Region Gotland 14 av 14