1(6) Närvarande Jette Guldborg, ordf. Peter Nilén, sekr. Jeanette Wahlberg Arnar Sveinsson Anna Brynolf Pär Egevad Inger Werner Jenny Widmark Henric Skalberg SEKO SACO OFR-S OFR-S Skyddsombud Skyddsombud Ärende Beslut eller annan åtgärd 1 Mötet öppnas 2 Utse justeringsperson Inger Werner utses till justeringsperson. 3 Genomgång av föregående mötes anteckningar Den fortsatta renoveringen av OD ligger på rektors bord, på budgetnivå. Om inte ombyggnaden av ODbiblioteket kommer igång innan nästa sommar måste något göras åt arbetsklimatet. Någon form av kylanläggning och ventilations - anläggning behöver i så fall installeras. 4 Ekonomi Utfall kv 3: Bibliotek och IT har för kvartal 3, 2004 ett resultat på -494 tkr. Avvikelsen mot budget beror huvudsakligen på att licenskostnader och kostnader för Ezone/Webzone har betalats av BIT, blivit utdebiterade på områdena, men inte hunnit bli betalda ännu (totalt 501 tkr). Avvikelsen på personalkostnader förklaras till stor del av retroaktiva löneutbetalningar (totalt 508 tkr). Prognosen för helåret är ett underskott på drygt 0,5 mkr vilket beror på den icke budgeterade retroaktiva löneutbetalningen.
2(6) Budgetläget: Efter dragning i budgetgruppen fick ledningen för Bibliotek och IT uppdraget att göra en konsekvensanalys på oförändrad budget, dvs 2004 års budget. Undantaget för detta är äskanden som är relaterade till forskningen. I realiteten innebär detta att för att överhuvudtaget kunna genomföra flytten till Orkanen måste vi även skära i befintlig budget. En viss infrastruktur i Orkanen måste dock finnas. Återlämningsutrustningen måste vara med i äskandet annars faller hela bemanningsmodellen. Ambitionen är att behålla all fast anställd personal. Minskade öppettider är en av flera konsekvenser och hur kommer studenterna att reagera på detta? 5 Personal 5.1 Anställningar Martina Lundgren har ersatt Annika Lewrén (HS) under hennes föräldraledighet. 5.2 Avtal, förhandlingar Madeleine du Toit kommer att jobba på Medioteket de 20 % som Anneli Svensson är föräldraledig. Susanne Olsson i Tornhusets reception kommer att vikariera på ekonomiavdelningen för Cecilia Olsson under hennes föräldraledighet. Ersättare för Susanne blir Natalie Sanguineti. Kristina Ellingjord Johansson blir vikarie på OD för Jenny Widmark som sedan den 26 oktober jobbar på Carin Holmgrens tjänst. Kristina börjar jobba måndagen den 1 november. Lotta Gustavsson tar över de 20 % på Beijersbiblioteket som Jenny haft tidigare.
3(6) 5.3 Kompetensutveckling Under diskussion i ledningsgruppen kom det fram två förslag för kompetensutveckling. Ett om att söka medel till PR och marknadsföring och ett om att hålla en Kundkurs för IT-personal. Det bestämdes att ansöka om medel för Kundkurs för IT-tekniker. Diskussionen påbörjades förra samverkansmötet och ledde till att ett utförligare förslag till program skulle presenteras på detta möte. Senast den 29 oktober ska ansökningarna vara Gemensam förvaltning tillhanda. Efter en del kommentarer och synpunkter enades samverkansgruppen om vikten av Kundkurs för IT-tekniker och därmed att ansökan ska skickas in. Bibliotek och IT erbjuds en plats (av 16) till en ny kurs i ledarskap presumtiva ledare som kommer att hållas feb dec nästa år. Inbjudan har gått ut till all personal på BIT (041026). Intresseanmälan skall vara ledningen på BIT tillhanda senast den 5 november. 5.4 Andra personalfrågor Lägesrapport gavs om Jämställdhetsarbetet på BIT. På nästa möte i Jämställdhetsgruppen ska undersökning ske, utifrån lönestatistiken på BIT, om det finns något som ser skevt ut ur jämställdhetssynpunkt i lönesättningen. Gruppen kom också överens om att börja det handfasta arbetet med utformningen av frågor till den enkätundersökning som ska kartlägga de anställdas upplevelser om jämställdhet och mångfald på arbetsplatsen. Nästa möte är bokat till den 15 december. Sjukfrånvaron på Bibliotek och IT för år 2003 var 4,72 %. Denna sjukfrånvaro berodde till stor del på att vi under året hade två långtidssjukskrivna varav den ena var sjuk under hela året. Den andra personen blev långsjuk i slutet av 2003 och är det fortfarande. Därför är siffran för
4(6) sjukfrånvaron på BIT något högre per den siste juni 2004, runt 5 % (3,94 % tillsammans med GF, denna siffra var lite lägre i fjol nämligen 3,18 %). Vid arbetet med rehabilitering av de långtidssjukskrivna har vi ett gott samarbete med Hälsosam, vår företagshälsovård. Bortsett från långtidssjukskrivningarna ligger sjukstatistiken på en förväntad nivå, runt 3 %. 6 Verksamhetsfrågor En ökad frustration på IT-avdelningen under hösten har lett fram till diskussioner om arbetsmetodik. Anders Bengtsson har engagerats för att hålla enskilda samtal med alla IT-tekniker på BIT. Efter att detta nu pågått en månads tid avslutades arbetet med en gemensam diskussion förra veckan. Syftet har framför allt varit att få gruppen att samtala om vad som är problemet. Att öppna upp gruppen för diskussion och därigenom uppnå ett gemensamt resultat, ett förslag till arbetssätt framöver, är ett mål i sig. Kritik framfördes av skyddsombuden att utredningen saknade ett externt perspektiv i diskussionerna, att en extern person skulle lett arbetet i gruppen. Skyddsombuden förespråkar bestämt en extern inblandning i frågan. Resultatet har inte kommit ledningen tillhanda ännu. Det sker när Anders Bengtsson hunnit sammanställa materialet. Efter det finns det anledning att återkomma till frågan. Ledningen kommer att formulera en framställan om att få in semesterönskningar för 2005 från all personal. Detta för att få en fingervisning om vad personalen vill och därifrån börja planeringen av flytten. Arnar Sveinsson påpekar vikten av att ha en kontaktperson mot flyttfirman för att effektivisera hanteringen.
5(6) 7 Arbetsmiljöfrågor Oron har väckts över arbetsmiljön för IT-avdelningen i Orkanen, att en dålig miljö byggs in i lokalen. Det kommer att bli trångt, 24 arbetsplatser på en liten yta varav endast fyra är i enskilda rum. Skyddsombuden kräver ett skriftligt beslut på att ergonomer tas in i tid i arbetet för att anpassa arbetsplatserna efter personliga förutsättningar och behov. Personalen på IT-avdelningen tycker inte att de varit tillräckligt deltagande i processen och i diskussioner när saker och ting ändrats. Ändringar har gjorts i det tysta. Viktigt att ta diskussionen om arbetsmiljön tillsammans med IKT. Är testlabben på 2:a våningen kvar till IT-avdelningens förfogande eller är de inredda som datasalar vilket det verkar på ritningarna. Varför är inte skyddsombuden representerade i de grupper som jobbar med organisationen BIT/IKT och i de centrala grupper såsom planeringsgrupp, projektgrupp etc? Frågan angående central representation bör drivas av skyddsombuden. Frågan är nu hur vi jobbar vidare med detta. Eftersom det krävs att Åke är med i diskussionen återkommer ledningen efter att ha diskuterat saken. 8 Övrigt Kommande möte under HT 2004: 2 december, 9.00 9 Mötet avslutas Ordförande förklarar mötet avslutat.
6(6) Vid anteckningarna 2004-10-29 Justeras 2004-11- För Malmö högskola Justeras 2004-11-. Jette Guldborg Ordförande. Inger Werner OFR-S