Granskning av hjälpmedelsnämndens

www.pwc.se Revisionsrapport Cecilia Fehling Revisionskonsult Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor Jörn Walroth Revisionskonsult Granskning av hjälpmedelsnämndens verksamhet Kalmar kommun

Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 1 1.1. Revisionsfråga och revisionskriterier... 1 1.2. Metod... 1 2. Iakttagelser...2 2.1. Organisation...2 2.2. Styrande dokument...2 2.3. System och rutiner...3 2.3.1. Inköp...4 2.3.1.1. Stickprov...4 2.3.2. Lagerhållning...5 2.3.3. Stickprov...5 2.3.4. Fakturering...6 2.3.4.1. Stickprov...6 2.3.5. Utveckling...6 2.4. Återrapportering...7 3. Revisionell bedömning...8 3.1. Revisionskriterier...8 Kalmar kommun

1. Bakgrund Kalmar, Borgholm, Mörbylånga, Nybro, Emmaboda, Mönsterås, Hultsfred, Vimmerby, Högsby, Oskarshamn och Västervik kommun har från och med den 1 januari 2012 inrättat en gemensam nämnd för samverkan angående tekniska hjälpmedel. Kalmar kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. Revisorerna i Kalmar kommun har utifrån risk och väsentlighetsanalys beslutat att granska den gemensamma nämndens verksamhet. Granskningen, som finns i revisionsplanen för år 2013, har utförts av Cecilia Fehling, Caroline Liljebjörn och Jörn Walroth,. 1.1. Revisionsfråga och revisionskriterier Revisionsfråga: Bedriver den gemensamma nämnden för hjälpmedel verksamheten på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll? Revisionskriterier: Vilka styrande dokument finns som reglerar nämndens verksamhet? Har nämnden beslutat om system och rutiner för verksamheten? Är rutinerna för inköp och lagerhållning dokumenterade och tillämpas dessa? Finns fastställda normer för beslut om hjälpmedel och tillämpas dessa? Är rutinerna för fakturering dokumenterade och tillämpas dessa? Vilken återrapportering av verksamhet och ekonomi får nämnden? Vilken återrapportering av verksamhet och ekonomi får medlemskommunerna? 1.2. Metod Vi har genomfört intervjuer med verksamhetschef och hjälpmedelschef. Vi har tagit del av följande dokument: Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet (samverkansavtal) med bilagor, reglemente, nämndens protokoll under år 2013, anvisningar för förskrivning av tekniska hjälpmedel, månatlig budgetuppföljning för september, årsrapport 2012 samt budget 2013. Vi har tagit stickprov på hanteringen av leverantörsfakturor, kundfakturor och lagerhållningen. Granskningen avgränsas till hjälpmedelnämndens verksamhet. Kalmar kommun 1 av 10

2. Iakttagelser 2.1. Organisation Den gemensamma nämnden består av fjorton ledamöter och fjorton ersättare. Kalmar, Västervik och Oskarshamn har två ledamöter medan övriga kommuner har varsin ledamot. Nämndens ledamöter har även uppdraget som ledamöter i primärkommunala nämnden. Nämndens sammanträden är öppna för allmänheten. Av länets kommuner valde Torsås kommun att inte gå med när den gemensamma nämnden bildades. Kalmar kommun är värdkommun för nämnden och arbetsgivare för personalen vid hjälpmedelsverksamheten. Omsorgsförvaltningen har ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt för planering och administration av nämndens verksamhet. Det finns en ledningsgrupp, som består av en verksamhets-/budgetansvarig från varje medlemskommun. Ledningsgruppen ska föreslå inriktning av verksamheten, följa utvecklingen av verksamheten samt i övrigt bevaka kommunernas intressen. Budget och bokslut ska underställas ledningsgruppen för synpunkter. Verksamhetschefen och hjälpmedelschefen ingår i ledningsgruppen. Verksamhetschefen för Gemensam verksamhet inom omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun ingår i ledningsgruppen. Verksamhetschefen deltar även på nämndens sammanträden. Hjälpmedelschefen är föredragande i nämnd och ledningsgrupp. Hjälpmedelschefen är personalansvarig inom hjälpmedelsnämndens verksamhet Verksamheten är organiserad kring hjälpmedelscentraler som finns i Kalmar och Västervik. Vid hjälpmedelscentralerna arbetar hjälpmedelskonsulenter, hjälpmedelstekniker och förrådsansvariga. I Kalmar finns administrativ personal som arbetar med IT, kundkontakter och ekonomi. Det finns 24,75 årsarbetare i verksamheten. 2.2. Styrande dokument Förhållandet mellan de samverkande kommunerna regleras av Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet (samverkansavtal) som löper från den 1 januari 2012 till 31 december 2014. Avtalet löper därefter tillsvidare med två kalenderårs uppsägningstid. Enligt avtalet ska nämnden fullgöra de samverkande kommunernas uppgifter avseende avancerade tekniska hjälpmedel och driften av en länsövergripande enhet, Kommunal Hjälpmedelssamverkan Kalmar län, KHS. I detta ingår funktion för upphandling, inköp, lagerhållning, teknisk service, rådgivning/utprovning, recirkulation, distribution, utbildning, utveckling, information, ekonomisk redovisning och IT-stöd. Kalmar kommun 2 av 10

KHS är sammankallande för sortimentsgrupper. Kommunerna ska fastställa ett gemensamt sortiment. I samverkansavtalet beskrivs att samarbetet i KHS är indelat i tre delar: en obligatorisk del avser lokalkostnader, kostnader för stödsystem, kostnader för kontorsutrustning, verkstads- och förrådsutrustning samt personalkostnader för KHS ledning, en del där deltagande kommun väljer bland produkter från ett upphandlat ramavtal och bland standardiserade tjänster avser personalkostnader samt övriga omkostnader för utprovning, anpassning, specialanpassning, reparation med mera, en del där individuella speciallösningar hanteras avser samtliga kostnader som uppstår med anledning av en specialbeställning. Den obligatoriska delen finansieras enligt en fördelningsnyckel som speglar varje deltagande kommuns proportionella andel av den sammanlagda befolkningen i Kalmar län. Standardutbudet finansieras genom att respektive nyttjare betalar för sin förbrukning enligt en självkostnadsbaserad á-prissättning (per timme). Beställaren står för alla kostnader med anledning av en speciallösning. Samarbetsavtalet innehåller ett reglemente som reglerar nämndens organisation och arbete. Nämnden ska ha ett arbetsutskott som bereder nämndens ärenden. Förskrivningen av hjälpmedel görs av personal i kommunerna. Förskrivare utses av verksamhetsansvarig i respektive kommun. Det kan till exempel vara legitimerad arbetsterapeut, sjukgymnast eller sjuksköterska. Ledningsgruppen har utsett en arbetsgrupp som har uppdaterat dokumentet Anvisningar för förskrivning av tekniska hjälpmedel. Anvisningarna har beslutats av respektive kommun. I dokumentet beskrivs vilka förskrivnings- och prioriteringsgrunder som ska gälla samt vilket ansvar som förskrivare och brukare har. 2.3. System och rutiner I reglementet 12 regleras hur handlingar ska undertecknas. Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordförande eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av verksamhetschefen. Övriga handlingar undertecknas av hjälpmedelschefen (HMN 3/2012). Samverkansavtalet reglerar inte hur över- eller underskott i bokslutet ska hanteras. Nämnden beslutar att eventuella positiva eller negativa bokslutsresultat för KHS ska regleras vid varje bokslut enligt den individbaserade fördelningsnyckeln för varje kommun (HMN 8/2013). I december 2013 beslutar nämnden om attestanter för 2014 enligt särskild förteckning. Verksamhetschefen får i uppdrag att vid byte av befattningshavare under lö- Kalmar kommun 3 av 10

pande år göra förändringar i attestantförteckningen (HMN 23/2013). Kalmar kommuns attestreglemente används inom nämnden. Det har tagits fram en extern och en intern rutinhandbok. Den externa rutinhandboken innehåller till exempel rutiner för utprovning av rullstolar samt hur in- och utflyttning av brukare ska hanteras. Den interna rutinhandboken beskriver rutiner kopplade till ekonomi- och verksamhetssystemet. Nämnden har inte beslutat om någon delegationsordning. 2.3.1. Inköp KHS har upphandlat egna avtal inom hjälpmedel. Upphandlingarna administreras av upphandlingsenheten i Västerviks kommun. För övriga områden nyttjas avtal som upphandlats av Kalmar kommun. KHS upphandlar alla typer av hjälpmedel, men bashjälpmedel s.k. B-hjälpmedel t.ex. rollatorer, toaförhöjningar, duschstolar och engångsartiklar köps in av kommunerna. Avancerade hjälpmedel (A-hjälpmedel) som rullstolar, liftar och sängar köps in av KHS, men det är kommunerna som äger dessa hjälpmedel. När en brukare inte längre har behov av ett A-hjälpmedel lämnas det tillbaka till KHS. A- hjälpmedel är individmärkta och överlåts mellan kommunerna. KHS har ett lager med tillbehör och reservdelar. Förskrivare i kommunerna och gör beställningar av individanpassade hjälpmedel genom en webbportal. Kommunernas bufferförrådspersonal gör beställningar till respektive buffertförråd via webbportalen. Varje morgon skapas ett inköpsförslag, som även tar hänsyn till beställningspunkter i lagerhanteringen. Inköpsorder skapas enligt instruktioner i rutinhandboken. Leverantörsfakturor scannas i Kalmar kommuns ekonomisystem. När fakturan kommer görs en avstämning av pris och antal mot beställningen. Mottagningsattest och beslutsattest används. Hjälpmedelschefen beslutsattesterar leverantörsfakturor. Verksamhetschefen är ersättare. Övriga externa leverantörsfakturor hanteras enligt samma system. 2.3.1.1. Stickprov Vi har kontrollerat 10 leverantörsfakturor som bokförts under september månad 2013. Fakturorna är kontrollerade mot underlag som avtal, kontrakt eller offert. Kontroll har även gjorts att attester utförts av behöriga samt att momsbeloppet är redovisat korrekt. Leverantör Kostnad Moms Avser Underlag Attest KIFAB 409 138 102 285 Hyra Hyreskontrakt Hjälpmedelschef Amesto Solutions Logistics AB 92 379 23 095 IT-stöd Avtal Hjälpmedelschef Kalmar kommun 44 000 - Hyra fordon Avtal - GDL Transport 12 912 3 228 Transport Avtal Hjälpmedelschef Lingmerths Resebyrå 10 286 1 250 Resor Avtal Hjälpmedelschef Landstinget i Kalmar 8 100 2 025 Städtjänst Avtal Hjälpmedelschef Kalmar kommun 4 av 10

län Tecnovap Scandinavia AB 5 758 1 440 Reparation Offert Hjälpmedelschef Netto Taxi AB 5 600 1 400 Sänghantering Avtal Hjälpmedelschef Statoil 5 190 1 297 Bensin Avtal Hjälpmedelschef Care of Sweden 4 042 1 010 Reparation Offert Hjälpmedelschef Vi har funnit aktuella underlag till samtliga poster. Momsbeloppen är korrekt redovisade och attest har gjorts av behörig. Posten som avser hyra av fordon är en interndebitering för leasing av fordon från transportcentalen. 2.3.2. Lagerhållning Det finns ett lager i Kalmar och ett i Västervik. Den gemensamma nämnden övertog vid bildandet det existerande lagret med hjälpmedel från landstinget. Det har varit problematiskt att registrera reservdelarna på rätt artikelnummer eftersom det varit svårt att skilja artiklarna från varandra. Det är förrådsassistenterna som gör registreringen av inköpt material. Uttag ur lagret görs av förrådspersonal, tekniker och hjälpmedelskonsulenter. Den som gör uttaget ska registrera uttaget i verksamhetssystemet. Inventering av lagret görs två gånger per år, i samband med delårsbokslut och årsbokslut. I intervjuerna beskrivs att inventeringarna stämmer bättre och bättre, men att det fortfarande finns differenser. Differenser beror på övertagandet av artiklar från landstinget och att personalen vid KHS varit ovan vid att bedöma hur inköpt material ska registreras. Varje månad gör verksamhetens ekonom en avstämning mellan saldot på lagerkontot i balansräkningen och saldot i lagersystemet. Vi har tagit del av oktober månads avstämning. Lagervärdet i balansräkningen överstiger saldot i lagersystemet med 14 tkr, vilket är 0,13 % av totalt lagervärde. Ekonomen beskriver att avstämningen oftast inte visar några större differenser. 2.3.3. Stickprov Vi har gjort kontroller mellan en lagerlista från verksamhetssystemet och faktiskt antal artiklar i lager. Lagerlistan innehåller 3 000 artiklar till ett värde om cirka 11 mnkr. Artiklarna utgörs av tillbehör och reservdelar. Uppdatering till dagsaktuellt saldo har gjorts den dagen som granskningen genomfördes. Kontroll: Resultat: För 20 artiklar har kontroll av registrerat antal på lagerlista gjorts mot antal artiklar i lager (lista mot lager). För 15 av 20 artiklar överensstämmer faktiskt lager med uppgifterna i verksamhetssystemet. För 3 artiklar är antalet högre i lagret (55 stycken) än i listan (51 stycken), total avvikelse +4 stycken För 2 artiklar är antalet lägre i lagret (6 stycken) än i lista (9 stycken), total avvikelse -3 stycken Kalmar kommun 5 av 10

Kontroll: Resultat: För 20 artiklar har kontroll av antal artiklar i lager gjorts mot registrerat antal på lagerlista (lager mot lista). För 11 av 20 artiklar överensstämmer faktiskt lager med uppgifterna i verksamhetssystemet. För 4 artiklar är antalet högre i lagret (38 stycken) än i listan (27 stycken), total avvikelse +11 stycken För 5 artiklar är antalet lägre i lagret (21 stycken) än i lista (33 stycken), total avvikelse -12 stycken 2.3.4. Fakturering Det finns en rutinhandbok som beskriver kundfakturaprocessen. Det finns tre olika faktureringsrutiner. Den vanligaste utgår från beställningar i verksamhetssystemet. Varje månad skickas en samlingsfaktura (e-faktura) till kommunerna. Till fakturan hör en specifikation där det framgår vilka beställningar som gjorts. Specifikationen visar orderdatum, artikel, antal, pris och vem som gjort beställningen. Kommunen kan se fakturan med tillhörande specifikation i en webbportal. Övrig extern fakturering görs via Kalmar kommuns ekonomisystem. Intern fakturering används till exempel för att fördela konferenskostnader. 2.3.4.1. Stickprov Vi har kontrollerat 9 av 51 rader på en kundfaktura som skickats i september månad. Kontrollen har utförts mot registrerade aktiviteter eller ordererkännande i verksamhetssystemet. Orderdatum Artikel À-pris Antal Belopp 2013-09-24 Begagnad reservdel 382 1 382 2013-09-24 Arbetstid 400 0,5 200 2013-09-27 Batteri 679 2 1 358 2013-09-09 Förbrukningsmaterial 40 1 40 2013-09-18 Överdrag rygg Komfort Cross 894 1 894 2013-08-27 Bromsspaksförlängare Cross 76 2 152 2013-08-27 Rullstol Cross 2 003 1 2 003 2013-08-27 Armstöd Cross 571 1 571 2013-08-16 Manöverbox G90T 5 947 1 5 947 Vi har funnit att underlag finns till samtliga poster och att informationen överensstämmer med den som finns på fakturan. 2.3.5. Utveckling I intervjuerna beskrivs att utvecklingsbehovet främst finns inom följande områden: IT-systemet, upphandling, leveranssäkerhet samt utbildning av ny personal. Det återstår att upphandla tre avtalsområden. Utbildningen av personal ska främst ske internt och bestå i att hitta hållbara sätt att arbeta. Kalmar kommun 6 av 10

2.4. Återrapportering Enligt samverkansavtalet ska uppföljning av verksamheten ske kvartalsvis. Ledningsgruppen ska föreslå gemensamma nämnden vad som ska följas upp och hur uppföljning ska ske. En arbetsgrupp har tagit fram förslag till verksamhetsmål. Förslaget har presenterats i ledningsgruppen, men har inte behandlats av nämnden. I avtalet anges vidare att ekonomisk avstämning ska göras kvartalsvis. Kalmar kommun ska omgående meddela de samverkande kommunerna resultatet av avstämningen. Månadsstatistik lämnas för uppföljning till varje kommun. Budgetuppföljning sker månadsvis och presenteras på ledningsgruppens möten. Uppföljningen skickas även till nämndens ledamöter. I årsrapporten 2012 redovisas årets resultat + 3,1 mnkr (verksamhetens intäkter 18,2 mnkr, verksamhetens kostnader -16,9 mnkr samt resultat från hjälpmedelshanteringen 1,8 mnkr) samt viktiga händelser och ändrade förutsättningar inom områdena personal, IT, lokaler, rutiner, upphandling och avtal, mål och framtida prioriteringar. Nämnden får rapport om klagomål som samlas in via en blankett. Medlemskommunerna får återrapportering av hjälpmedelsnämndens verksamhet genom att nämndsledamöter och medlemmar i ledningsgruppen informerar kommunfullmäktige och social-/omsorgsnämnden i hemkommunen. I intervjuerna beskrivs att nämndens protokoll skickas till nämndsekreterare i respektive kommun, som anslår protokollen. Någon uppföljning att protokollen anslås görs inte. Enligt reglementet har nämndens kansli ansvar för att kontrollera när detta blir gjort. Vidare säger reglementet att kansliet bör samråda med de samverkande kommunerna så att anslag görs samma dag i samtliga kommuner. Kalmar kommun 7 av 10

3. Revisionell bedömning Vi bedömer att den gemensamma nämnden för hjälpmedel i allt väsentligt bedriver verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Det baserar vi på att det finns styrande dokument i form av samverkansavtal och reglemente för nämnden och att granskningen visar att verksamheten i allt väsentligt bedrivs i enlighet med dessa dokument. Baserat på vår granskning har vi följande kommentarer: Vi rekommenderar att verksamhetschefens roll och hjälpmedelschefens roll bör förtydligas gentemot nämnden. Vi anser inte att rollerna tydligt framgår av granskade dokument. Vi rekommenderar att nämnden överväger om en delegationsordning behövs för att underlätta arbetet i verksamheten. Vi anser att nämndens kansli bör följa upp att nämndens protokoll anslås samma dag i alla medlemskommunerna i enlighet med reglementet. Vi vill uppmuntra arbetet med att ta fram verksamhetsmål för nämnden. Vi bedömer att den gemensamma nämnden för hjälpmedel i allt väsentligt bedriver verksamheten med en tillräcklig intern kontroll, men att stickproven visar att det finns brister inom lagerhanteringen. Det baserar vi på att det finns rutinbeskrivningar inom granskade områden. Genomförd kartläggning och stickprov visar att rutinerna följs inom inköp och kundfakturering. Vi anser att arbetet med att förbättra rutinerna inom lagerhållningen bör fortsätta. 3.1. Revisionskriterier Vilka styrande dokument finns som reglerar nämndens verksamhet? Vi bedömer att nämndens verksamhet regleras av Avtal om gemensam nämnd för hjälpverksamhet som reglerar förhållandet mellan kommunerna och vad nämndens verksamhet ska omfatta. Avtalet reglerar även finansieringen av verksamheten. Det finns även ett reglemente som reglerar nämndens organisation och arbete. Har nämnden beslutat om system och rutiner för verksamheten? Nämnden har beslutat om vem som undertecknar handlingar och hur över- eller underskott i verksamheten ska hanteras. Inför år 2014 har nämnden tagit beslut om attestanter. Nämnden har inte tagit beslut om delegationsordning. Kalmar kommun 8 av 10

Är rutinerna för inköp och lagerhållning dokumenterade och tillämpas dessa? Vi bedömer att rutinerna för inköp och lagerhållning är dokumenterade i rutinhandboken och vi bedömer att rutinerna angående inköp tillämpas. Det baserar vi på granskning av rutiner och utförda stickprov. Vi bedömer att ett förbättringsarbete pågår kring rutinerna för lagerhållning. Finns fastställda normer för beslut om hjälpmedel och tillämpas dessa? Nämndens verksamhet omfattar inte förskrivning av hjälpmedel. Förskrivning av hjälpmedel görs av personal i kommunerna. Ledningsgruppen har arbetat fram anvisningar för förskrivning av tekniska hjälpmedel. Dokumentet, som har beslutats av respektive kommun, beskriver förskrivnings- och prioriteringsgrunder samt vilket ansvar förskrivare och brukare har. Är rutinerna för fakturering dokumenterade och tillämpas dessa? Vi bedömer att rutinerna för fakturering är dokumenterade i rutinhandboken. Baserat på granskning av rutiner och stickprov bedömer vi att rutinerna tillämpas. Vilken återrapportering av verksamhet och ekonomi får nämnden? Nämnden får budgetuppföljning varje månad, antingen presenterad på mötet eller utskickad via mejl. Verksamhetschefen och hjälpmedelschefen informerar om verksamheten vid varje nämndsmöte. Årsrapporten innehåller ekonomiskt utfall samt en beskrivning av viktiga händelser och förutsättningar inom nämndens områden. Enligt avtalet är det ledningsgruppen som föreslår den gemensamma nämnden vad som ska följas upp och hur uppföljning ska ske. En arbetsgrupp har tagit fram förslag till verksamhetsmål, men de har ännu inte beslutats av nämnden. Vilken återrapportering av verksamhet och ekonomi får medlemskommunerna? Medlemskommunerna får återrapportering av hjälpmedelsnämndens verksamhet genom att nämndsledamöter och medlemmar i ledningsgruppen informerar kommunfullmäktige och social-/omsorgsnämnden i hemkommunen. Nämndens protokoll skickas till nämndsekreterare i respektive kommun. Kalmar kommun 9 av 10

2014-01-30 Caroline Liljebjörn Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Kalmar kommun 10 av 10

Handläggare Datum Lars Axelsson 2014-03-11 0480-45 38 00 070-592 30 28 Hjälpmedelsnämnden Granskning av hjälpmedelsnämndens verksamhet Förslag till beslut Hjälpmedelsnämnden uppdrar till verksamhetschef och hjälpmedelschef att tillsammans med arbetsutskottet att ta fram en åtgärdsplan utifrån revisorernas bedömning. Bakgrund Revisorerna i Kalmar Kommun har gjort en granskning av Kommunal Hjälpmedelssamverkan KHS, verksamhet. Revisorerna har utifrån revisionsfrågan Bedriver den gemensamma nämnden för hjälpmedel verksamheten på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig kontroll?, gjort intervjuer med verksamhetschef och hjälpmedelschef. Revisorerna har tagit del av styrande dokument samt tagit stickprov på vissa fakturor och lagerhållning. För KHS så har det varit mycket positivt att få revisorernas syn på arbetssätt och rutiner. Det ger en möjlighet till att förbättra och rätta till de brister som eventuellet finns. Revisorernas bedömning är att den gemensamma nämnden bedriver verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna har lämnat fyra kommentarer som där den gemensamma nämnden rekommenderas eller uppmuntras till förbättringar. Hjälpmedelschef och verksamhetschef kommer att ha en uppföljning med revisorerna för att förtydliga kommentarerna och kommer att lägga ett förslag till arbetsutskottet på en handlingsplan. Lars Axelsson Verksamhetschef Linus Nielsen Enhetschef Adress Box 848 391 21 Kalmar Besök Södra Långgatan 62 Tel 0480-45 00 00 vx lars.axelsson@kalmar.se