GEMENSAMMA REGLER OCH ANVISNINGAR OM

GEMENSAMMA REGLER OCH ANVISNINGAR OM KOSTNADSFÖRDELNING OCH REDOVISNING VID INTEGRERADE INSTITUTIONER 2014 Ekonomi

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. I NLEDANDE FÖRUTSÄTTNINGAR -... 3 sammanfattning... 3 2. B UDGET, KALKYL OCH KOSTNADSFÖRDELNING... 4 2.1 Kärnverksamheten... 4 2.1.1 Utbildning... 4 A Studenter från ett lärosäte, lärare från båda... 4 B Studenter och lärare från båda lärosätena... 5 2.1.2 Forskning... 6 2.2 Stödverksamhet... 6 3. L OKALER... 9 4. O M FAKTURERING OCH REDOVISNING... 9 4.1 Fakturering av stödverksamhet... 9 4.2 Fakturering av kärnverksamhet... 10 A Gemensamma kurser... 10 B Integrerade kurser... 10 4.2.3 Beskrivning av externredovisningen utifrån exemplet ovan... 11 4.2.4 Forskningsverksamhet... 12 4.3 Gemensam resultaträkning... 12 4.4 Gemensamma satsningar inom kärnverksamhet... 12 4.5 Momsbefrielse... 12 2(12)

1. I NLEDANDE FÖRUTSÄTTNINGAR - sammanfattning Bilaga 4 Dessa uppdaterade anvisningar ersätter Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner (2009-09-16). Dokumentet bygger på beslutet från den 23 januari 2009 1 om Redovisningsmodell för integrerade institutioner samt på praxis inom de integrerade institutionsparen. Indirekta kostnader på alla nivåer inom ett lärosäte ska finansieras av kärnverksamheten, vilket innebär att dessa måste läggas på vid försäljning av tjänster inom kärnverksamheten, se vidare avsnitt 2.2 och 4. Göteborgs universitet (GU) och Chalmers tekniska högskola AB (Chalmers) har i ett huvudavtal 2008-06-26 fastställt former för samarbetet mellan lärosätena. Huvudavtalet anger gällande köp av tjänster gäller för prissättning att köpande lärosäte betalar säljande lärosätes självkostnad enligt den av SUHF rekommenderade modellen för fördelning av direkta och indirekta kostnader. Ett tilläggsavtal som syftar till att undvika att indirekta kostnader belastar inköp två gånger ( dubbel OH ) kommer att slutas under våren 2. Tilläggsavtalet kommer att gälla från och med den 1 juli 2014. Ett integrerat institutionspar har gemensam ledning och integrerad utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Institutionsledningen önskar vanligen uppföljning av det ekonomiska resultatet för hela den integrerade verksamheten i ett slags koncernredovisning. Detta kan vi inte åstadkomma i den ordinarie redovisningen, utan det måste ske utanför ekonomisystemen. Den redovisningsmodell som gäller vid respektive lärosäte ska tillämpas utan några undantag. Det gäller även de integrerade institutionerna. Redovisningsmodellerna kompletteras med delar som enbart gäller för de integrerade institutionerna med syfte att uppnå god intern 3 styrning och kontroll. Det är en grundläggande redovisningsprincip att inte kvitta fodringar och skulder eller intäkter och kostnader mot varandra så att endast mellanskillnaden återstår att redovisa. När det gäller utbyte av tjänster är det också helt nödvändigt att följa principen om bruttoredovisning för att följa god redovisningssed och för att kunna leverera korrekt moms till staten. Alla kostnader och intäkter måste alltså alltid redovisas fullt ut på respektive lärosäte. Vid Chalmers fördelas inte hela anslaget för utbildning på grundnivå och avancerad nivå till institutionerna och de bär inte heller alla kostnader. Inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå finns en beställarorganisation där programansvariga designar program och köper kurser från fler institutioner eller motsvarande. Den del av anslag som tilldelas den gemensamma verksamheten för utbildning på grundnivå och avancerad nivå avser i huvudsak att finansiera infrastruktur, ledning, stödverksamhet och särskilt stöd till utbildningsprogrammen. Vid GU fördelas större delen av anslaget för utbildning på grundnivå och avancerad nivå via fakultetsstyrelserna till institutionerna. Dessa ska också bära de kostnader som medföljer utbildningsuppdragen. För att lärosätena ska kunna fakturera varandra samma kostnadsslag inom ett integrerat institutionspar borde därmed även de kostnader inom grundutbildningen som inte förs ut till institutionerna på Chalmers följa med fakturan till GU för grundutbildningsinsatser. I nuläget finns det dock ingen metod för den andelsberäkning som krävs. Följande anvisningar och regler bildar en modell som stödjer möjligheten att ta fram en integrerad uppföljning samtidigt som god redovisningssed och lärosätenas respektive redovisningsmodeller följs. 1 dnr C2008/1118 resp. A3 0437/08 2 Huvudavtalet kommer att kompletteras med ett tilläggsavtal som reglerar att pålägg för indirekta kostnader inte ska ske på direkta kostnader med Chalmers respektive GU som motpart (i förekommande fall). 3 Med intern menas här inom lärosätet, inte inom det integrerade institutionsparet. 3(12)

2. B UDGET, KALKYL OCH KOSTNADSFÖRDELNING För de integrerade institutionsparen ska inte lärarnas och forskarnas anställning inom Göteborgs universitet eller inom Chalmers spela någon roll för arbetet inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt inom forskning och utbildning på forskarnivå. Däremot ska det i redovisningen och följaktligen i budgeten tydligt framgå att det rör sig om två juridiska personer. Det behövs därför en komplett budget för respektive lärosäte inom det integrerade institutionsparet. Med dessa som grund skapas, om så önskas, en sammanlagd budget för det integrerade institutionsparet som den gemensamma institutionsledningen kan ha behov av. Bilaga 4 Figur 1 Budget & planering 2.1 K ärnverksamheten 2.1.1 Utbildning Inom ett integrerat institutionspar finns det tre typer av kurser inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå: kurser där både studenter och lärare kommer från ett och samma lärosäte kurser där studenterna hör till ett lärosäte och lärarna kommer från båda kurser där både studenter och lärare kommer från båda lärosätena Den första typen behandlar vi inte här eftersom det förfarandet inte skiljer sig från andra institutioner. A Studenter från ett lärosäte, lärare från båda Kostnadsfördelningen kan utgå ifrån en gemensam bemanningsplanering. Det viktiga är att man håller reda på insatserna från det andra lärosätet, vilket antingen sker genom att säljande lärosäte ska uppfylla en viss avtalad insats eller så håller man reda på hur många timmar respektive lärare gör för respektive lärosäte. I de budgeterade kostnaderna kommer både löner och övriga personalkostnader samt köpta tjänster att finnas. Vi rekommenderar att både kostnader och intäkter alltid räknas med i budget och kalkyler för att underlätta uppföljning och/eller efterkalkyl. 4(12)

Flödet i kalkyleringen 1. Varje verksamhetsdel kalkyleras i sin helhet utan hänsyn till från vilket lärosäte en resurs kommer. 2. Ta reda på vad de resurser som behövs från det andra lärosätet kostar (t ex antal timmar x självkostnad). 3. De budgeterade kostnaderna för verksamheten ska innehålla både egna lönekostnader och köpta tjänster. 4. Motsvarande för det andra lärosätet blir lönekostnader och intäkter för sålda tjänster. B Studenter och lärare från båda lärosätena Kostnadsfördelningen bör utgå ifrån en gemensam bemanningsplanering. De budgeterade totala kostnaderna för en gemensam kurs/motsvarande inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå fördelas mellan lärosätena med ett nyckeltal som beslutas av prefekten. Vi rekommenderar att både kostnader och intäkter alltid kalkyleras för att underlätta uppföljning och/eller efterkalkyl. Denna metod rekommenderas endast på väl avgränsade delar av utbildningen på grundnivå och avancerad nivå, så som en kurs, för att undvika att endast skillnaden mellan lärosätenas resursanvändning syns i respektive redovisning, s.k. nettning. Metoden kan dock vara ett bra verktyg för kalkylering inför en offertförfrågan. Flödet i kalkyleringen 1. Varje verksamhetsdel, kurs, program, projekt etc. beräknas i sin helhet utan hänsyn till från vilket lärosäte en resurs kommer. Detta ger svar på frågan Vad kostar kursen/projektet? 2. Nästa fråga att besvara är Vilket lärosäte är mottagare av resultatet?. Om båda lärosätena ska tillgodoräknas resultatet blir frågan Hur ska resultatet fördelas mellan lärosätena? Med resultat menas här produkten av arbetet som utförs, för en kurs inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå kan det mätas i t ex antal HST eller HST. 3. De beräknade kostnaderna för kursen/projektet fördelas på samma sätt. 4. Svaret på frågan Vilka beräknade kostnader har respektive lärosäte för den aktuella kursen? bidrar till lärosätets budget. Om lärarpersonalen budgeteras på individnivå ska även kostnaden per individ fördelas med samma nyckeltal. Utifrån verksamhetsplaneringen kommer lärosätena alltså överens om vilka lärare som ska undervisa och hur mycket. Denna överenskommelse dokumenteras och utgör underlag för kostnadsfördelningen mellan lärosätena. 5(12)

1) Vid det integrerade institutionsparet planeras kärnverksamheten gemensamt. I exemplet ges formellt två separata kurser, en vid Chalmers och en vid GU. 2) En överenskommelse om vem som ska undervisa och hur mycket ska göras. 3) För att underlätta kostnads-fördelningen ska överenskommelsen dokumenteras. 4) De överenskomna kostnaderna utgör den integrerade budgeten/kalkylen för kursen. Den används för att möjliggöra integrerad uppföljning samt för att svara på vad det kostar totalt att producera en HST t ex. Figur 2 Budgetering av integrerad kurs 2.1.2 Forskning Forskningsprojekt som finansieras med hjälp av externa medel, d.v.s. från en tredje part, kan i huvudsak vara av två slag. Antingen söker lärosätena medel gemensamt och utför arbetet i projektet gemensamt eller så är ett lärosäte ägare av projektet och det andra deltar i moment under arbetet. I gemensamma forskningsprojekt sker inga transaktioner av intäkter eller kostnader mellan lärosätena. Förvaltande lärosäte gör däremot en transferering av utbetalda medel från finansiären. I de projekt där viss medverkan av det andra lärosätet är planerad, budgeteras detta som en köpt tjänst. Det deltagande lärosätet fakturerar det projektägande lärosätet för sina insatser, vilka budgeteras och redovisas som intäkt av uppdrag. Budget för projekt av det här slaget görs på samma sätt som inom övriga delar av lärosätet. För den här typen av projekt kommer endast det projektägande lärosätet att kunna redovisa någon intäkt av bidragsmedel i den ekonomiska redovisningen. 2.2 Stödverksamhet Alla kostnader för universitetens och högskolornas stödverksamhet ska bäras av deras respektive kärnverksamhet. I den av SUHF rekommenderade modellen som tillämpas av både GU och Chalmers sker detta genom pålägg. Påläggen beräknas utifrån de budgeterade kostnaderna för stödverksamhet på de olika organisatoriska nivåerna, två för Chalmers och tre för GU, fördelat på kostnadsomsättningen för kärnverksamheten (basen ser något olika ut på respektive lärosäte 4 ). Eftersom kostnaderna för institutionernas stödverksamhet inom ett integrerat institutionspar kan vara fördelade på ett annat sätt än hur de nyttjas mellan lärosätena måste en omfördelning av dessa ske för att påläggen för de institutionsgemensamma kostnaderna ska bli korrekta. 4 Chalmers använder personalkostnader, universitetet personal- och driftkostnader. 6(12)

Vanligen sköts stödverksamheten inom ett integrerat institutionspar av det ena lärosätet, men undantag finns eftersom det ibland finns anställda inom stödfunktionen på båda lärosätena. Stödverksamheten kan då budgeteras i sin helhet, inklusive lokalkostnader, för det integrerade institutionsparet. De budgeterade kostnaderna för denna institutionsgemensamma verksamhet fördelas sedan mellan lärosätena utifrån ett nyckeltal som prefekten beslutar om. Figur 3 Beräkning och fördelning av institutionsgemensamma kostnader Precis som vid andra institutioner ska budgeten fördelas i de sex funktionskategorierna enligt SUHF samt mellan utbildning på grundnivå och avancerad nivå (GRU) och forskning (FO) i budgeten, vilket enklast sker efter det att fördelningen mellan Chalmers och GU har gjorts. Högskole- respektive universitetsgemensamma kostnader fördelas till institutionen på hela institutionens lönekostnader respektive kostnadsomsättning. Detta utgör sedan påläggen på Chalmers respektive GU på direkt lönekostnad respektive direkta löne- och övriga driftskostnader. Inom GU fördelas fakultetsgemensamma kostnader på direkta löne- och övriga driftskostnader. Varken institutionens löpande stödverksamhet eller köp av denna typ av stödverksamhet inom ett integrerat institutionspar ska belastas av indirekta kostnader från överliggande nivå. Vid försäljning av tjänster inom kärnverksamheten ska även indirekta kostnader faktureras. Kostnaden för den köpta tjänsten utgör dock inte grund för pålägg inom det köpande lärosätet, trots att den är en direkt kostnad. Stegen i budgetarbetet utan inbördes ordning 1. Budgetera vid behov hela kostnaden för stödverksamheten för det integrerade institutionsparet 2. Fördela kostnaderna för stödverksamheten mellan Chalmers och GU med ett nyckeltal som fastställs av prefekt. 3. Fördela i GRU och FO för de poster som går att fördela direkt 4. För de delar som inte går att fördela direkt i GRU respektive FO används ett nyckeltal som fastställs av prefekt. Alt 1. Fördela ofördelade kostnader i två steg, först mellan Chalmers och GU och sedan i GRU och FO med ett nyckeltal för respektive lärosäte. Alt 2. Fördela ofördelade kostnader med ett nyckeltal för båda lärosätena 5. Fördela i de 6 funktionskategorierna 6. Kärnverksamheten inom respektive institution inom det integrerade institutionsparet ska enbart belastas med den del av stödkostnaderna som fördelats till denna enligt ovan. 7(12)

Figur 4 Budgetering och fördelning av indirekta kostnader, integrerad institution Modellen strävar efter att, i allt väsentligt, likna den som gäller institutioner utan integrerad verksamhet. Stödverksamhetens kostnader på varje nivå fördelas från överliggande till underliggande nivå för att slutligen belasta kostnadsbärarna som indirekta kostnader. Fördelade belopp utgörs av den budget som fastställts för stödverksamheten och består därför av fasta belopp, alltså inte de faktiska kostnaderna som uppkommer inom stödverksamheten. De indirekta kostnaderna bokförs efter hand som direkta kostnader uppstår på kostnadsbärarna. Figur 5 Budgetering och fördelning av indirekta kostnader vid Chalmers och GU 8(12)

3. L OKALER Inom GU fördelas lokalkostnader från Området för infrastrukturstöd inom den gemensamma förvaltningen till institutionerna. Kostnaderna inkluderar lokalvård, bevakning etc. Inom Chalmers fördelas hyreskostnaden från fastighetsavdelningen till institutionerna och i vissa fall även via faktura direkt från Chalmersfastigheter AB. Kostnader för lokalvård internfakturerar Chalmers serviceavdelning institutionerna direkt. Hyreskostnaderna som berör en integrerad institution hanteras på två olika sätt. Vid större sammanhängande ytor fakturerar det ena lärosätets fastighetsavdelning/enhet direkt det andra lärosätets fastighetsavdelning/enhet. Därefter ingår denna kostnad inom lärosätets interna hantering för fördelning av lokalkostnader. Vid mindre ytor hamnar hyreskostnader först på ett av lärosäten och den institutionen som är hyresgäst får fakturera den andra delen av institutionsparet för ytor som utnyttjas av det andra lärosätet. Bidrag till lokalkostnader ska inte förekomma utan lokalkostnader ska fördelas mellan lärosätena. Om fördelning av lokalkostnaden inte kan ske utifrån utnyttjad yta, fördelas den integrerade institutionens lokalkostnad mellan lärosätena med nyckeltal. Lokalkostnader delas upp mellan stöd- och kärnverksamheterna på respektive lärosäte och för den integrerade institutionen. De lokalkostnader som hör till stödverksamheten ingår i indirekta kostnader och fördelas mellan lärosätena i den fördelning som sker när dessa kostnader ska fördelas mellan institutionsparet. Budgetarbetet för stödverksamheten underlättas av att urskiljas lokalkostnaderna för denna verksamhet först för att få en komplett bild av kostnaderna. Vid hantering av de direkta lokalkostnaderna måste skillnaden mellan lärosätena när det gäller kostnadsuttag för utbildningslokaler inom grundutbildningen beaktas. Bilaga 4 4. O M FAKTURERING OCH REDOVISNING Den löpande redovisningen utförs i enlighet med respektive lärosätes redovisningsmodell. Ett integrerat institutionspar är kopplad till två separata juridiska enheter, vilket ställer höga krav på att den grundläggande redovisningsprincipen om bruttoredovisning följs. Denna innebär att fodringar och skulder eller intäkter och kostnader inte får kvittas mot varandra. De tjänster som utbyts mellan lärosätena ska bokföras i ekonomisystemen så att lagar och regler följs samt att intäkts- och kostnadsuppföljningen blir korrekt inom respektive lärosäte. Periodisering av intäkter och kostnader ska följa respektive lärosätes anvisningar och redovisningsmodell. I samband med tertialbokslut T1 och T2 ska bokning av skuld respektive fordran ske utifrån beräknat utfall för perioden för både kärn- och stödverksamhet. För stödverksamheten faktureras faktiskt utfall för T1 under T2 och faktiskt utfall för T2 under T3 osv. För kärnverksamheten faktureras utfört uppdrag i samband med att det är avslutat eller enligt överenskommelse. För uppdrag inom utbildning kan samlingsfakturering ske tertialvis. I samband med årsbokslut stäms fakturerade kostnader av mot utfall och regleras vid behov med hjälp av en slutfaktura. Kontering av fakturering mellan lärosätena sker på särskilda konton som kan användas för eliminering för att underlätta konsolidering av respektive redovisning för rapportering till den gemensamma institutionsledningen. 9(12)

4.1 Fakturering av stödverksamhet När anställda inom stödverksamheten finns på båda lärosätena måste fakturering av köpt respektive såld tjänst ske åt båda håll: Bilaga 4 Figur 6 Fakturering av institutionsgemensamma kostnader Ett integrerat institutionspar kan ha olika nyckeltal för kostnadsfördelningen mellan lärosätena inom varje funktion, men samma nyckeltal är tillräckligt rättvisande. Precis som inom en institution finansieras stödverksamheten genom pålägg på direkta kostnader (direkt lön respektive direkt lön och övriga driftkostnader). 4.2 Fakturering av kärnverksamhet I budgetavsnittet (2.1.1) identifierade vi tre olika sätt att ge utbildning inom ett integrerat institutionspar: separerat, gemensamt eller integrerat. A Gemensamma kurser För gemensamma kurser bör det finnas en dokumenterad överenskommelse utifrån verksamhetsplaneringen (se 2.1.1 A). Fakturering sker därmed enligt denna överenskommelse som såld tjänst (alltid momspliktigt). B Integrerade kurser Nedan följer ett exempel på beräkning av respektive lärosätes kostnad och vad som ska faktureras genom användning av nyckeltal: Formellt ges två separata kurser, en vid Chalmers och en vid GU. I praktiken sker utbildningen i samma lokaler med studenter från båda lärosätena och undervisningen utförs av lärare från både Chalmers och GU. För att avgöra lärosätenas respektive andel av kursens totala kostnad används ett nyckeltal, i det här exemplet baserat på helårsstudenter (hst). Om så önskas och bemanningsplaneringens detaljeringsnivå tillåter, kan varje lärares insats fördelas med nyckeltal. 10(12)

Exempel: GUs resursinsats i form av lärare mm Chalmers resursinsats i form av lärare mm Total kurskostnad Valt nyckeltal GUs resultat {15 hp*20 stud/helår} Chalmers resultat {15 hp*15 stud/helår} Totalt kursresultat GUs andel av kostnaderna vid Chalmers {(5/8,75)*500} Chalmers andel av kostnaderna vid GU {(3,75/8,75)*200} 500 tkr HST 3,75 hst 200 tkr 700 tkr 5 hst 8,75 hst 286 tkr 86 tkr Figur 7 Fakturering av integrerad kurs nyckeltalsfördelning Även denna typ av kurser är oftast momspliktiga, se vidare nedan (4.5 Momsbefrielse). 4.2.3 Beskrivning av externredovisningen utifrån exemplen ovan (förenklat) Chalmers tekniska högskola AB Göteborgs universitet Resultaträkning (tkr) Resultaträkning (tkr) Rörelsens intäkter Verksamhetens intäkter Nettoomsättning 3 176 396 Intäkter av anslag och bidrag 5 071 409 Övriga rörelseintäkter 38 976 Övriga verksamhetsintäkter 537 277 Varav intäkt från GU i integrerad institution 526 Varav intäkt från Chalmers i integrerad institution 406 Rörelsens kostnader Verksamhetens kostnader Personalkostnader - 1 987 668 Kostnader för personal - 3 376 735 Lokalkostnader - 430 054 Kostnader för lokaler - 628 309 Övriga externa kostnader - 721 391 Övriga driftskostnader -1 309 779 Varav köpt tjänst från GU av - 406 Varav köpt tjänst från Chalmers - 526 integrerad institution av integrerad institution Rörelseresultat Verksamhetsutfall 11(12)

Momsredovisning Chalmers tekniska högskola AB Göteborgs universitet Ingående moms 102 tkr Ingående moms 132 tkr Utgående moms 132 tkr Utgående moms 102 tkr 4.2.4 Forskningsverksamhet Forskning som utförs åt det andra lärosätet faktureras som såld tjänst (momspliktigt). För gemensamma forskningsprojekt skickas aldrig några fakturor, utan förvaltande lärosätet för över medel som en transferering via balansräkningen. (Se 2.1.2) 4.3 Gemensam resultaträkning För att få en resultaträkning för ett integrerat institutionspar krävs att bokförda kostnader och intäkter från respektive ekonomisystem summeras. För att underlätta denna konsolidering av resultaträkningarna finns konton för eliminering (se respektive lärosätes kontoplan). 4.4 Gemensamma satsningar inom kärnverksamhet Om anslagsmedel ska användas för t ex strategiska satsningar för institutionsparet kan det inte komma i form av bidrag mellan lärosätena. Antingen kan båda lärosätena satsa lika mycket resurser eller så ger det lärosäte som avsätter anslagsmedel ett uppdrag till det andra, som fakturerar kostnaderna för detta. Efter noggrann prövning mot regleringsbrevet/motsvarande och verksamhetsuppdraget kan även överföring av medel genom transferering vara aktuellt. Den typ av ekonomiska förehavanden mellan lärosätena då transferering kan komma i fråga är dock mycket ovanlig. 4.5 Momsbefrielse Endast de kurser inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå som finns i GUs ordinarie kursutbud och som har en (inom GU) antagen kursplan kan säljas utan moms till Chalmers, och vice versa, eftersom det enbart är då det anses vara en utbildningstjänst enligt Skatteverkets ställningstagande från 2008-08-29 5. 5 dnr 13 715471-07/111 (GU) 12(12)