Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Kallelse Datum 2016-11-01 Tid: Torsdagen den 10/11 2016, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, Kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 17.00 Gruppmöte oppositionen 17.00 Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Utvecklingsbidrag Trosa-Vagnhärad kampförening KFN 2016/17 3. Verksamhetsplan för Trosa kvarn och Folkets hus KFN 2016/76 4. Delegationsbeslut KFN 2016/1 5. Övriga anmälningsärenden KFN 2016/2 Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur o Fritid Petter Björkman Fritidschef 0156-52201 petter.bjorkman@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-10-26 Diarienummer KFN 2016/17 Utvecklingsbidrag till Trosa-Vagnhärad Kampförening Förslag till beslut Kultur o fritidsnämnden beslutar att bevilja 35 000 kr till Trosa-Vagnhärad Kampförening. att uppdra till förvaltningen att följa upp utvecklingsbidraget och återrapportera det till nämnden vid sammanträdet i december 2017. Ärendet Trosa-Vagnhärad kampförening är en etablerad idrottsförening som erbjuder olika träningsformer av kampsport med utbildade ledare. De är medlemmar i Svenska Budo - Kampsportförbundet och i Riksidrottsförbundet. Föreningen bedriver idag lovverksamhet på samtliga lov och kommer under ett år, med start hösten 2016, att erbjuda barn och ungdomar möjlighet att gratis prova olika formar av kampsport. Inbjudan kommer att skickas ut till alla skolor inom kommunen och affischering på skolor och butiker inför skolloven. Syftet är att erbjuda ungdomar träning under organiserad form på loven, då annan verksamhet ofta är stängd, och att detta kan leda till att de hittar en idrott som passar just dem, med alla fördelar det innebär ur ett socialt och hälsoperspektiv. För att erbjuda dessa ungdomar chansen att prova på denna idrott behöver föreningen införskaffa judodräkter och skyddsutrustning att låna ut, samt skaffa en del nya mattor, då dessa är slitna. Denna utrustning kan sedan nyttjas av främst de nya medlemmarna, så de kan prova på längre utan att det medför stora kostnader för dem. Kostnader för förtäring och reseersättning finns med i kalkylen. Föreningen ansöker nu om 46 000 kr för att genomföra detta projekt och förvaltningen föreslår att bevilja Trosa-Vagnhärad Kampsportförening bidrag med 35 000 kr. Föreningen ska senast 2017-09-30 redovisa utfallet till Kultur o Fritidskontoret. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur o Fritid 2016-10-26 Cecilia Högberg Produktionschef Petter Björkman Fritidschef

Kultur- och fritidsnämnden Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-11-01 Diarie nr KFN 2016/76 Verksamhetsplan för Trosa Kvarn och Folkets hus Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna kontorets förslag till verksamhetsplan för Folkets hus och Trosa Kvarn Ärendet Nämnden beslutade i juni om att ge kontoret i uppdrag att arbeta vidare med alternativet där Trosa Kvarn framledes skulle drivas genom kommunen som huvudsaklig hyresgäst. Samtidigt fattade kommunfullmäktige beslut om att sälja Societetshuset och att köpa Folkets hus. Kontoret har sedan dessa arbetat på ett antal spår för att hitta former för att utveckla dessa lokaler, dess användande osv. En stor del av arbetet handlar om att fånga vad föreningslivet och andra intressenter ser önskar för utveckling. På nämnden i september kompletterades taxor och avgifter med ett förslag till nya möjligheter för att hyra Trosa kvarn och Folkets hus som syftar till att öppna upp lokalerna och öka nyttjandet av lokalerna. Nämnden beslutade även om en extranämnd till vilken kontoret fick i uppdrag att återkomma med ett förslag till verksamhetsplan för verksamhetslokalerna Folkets hus och Trosa Kvarn. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Verksamhetsplan Folkets Hus och Trosa Kvarn Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Verksamhetslokalerna Trosa kvarn och Folkets hus Enhetschef: Johan Eklind *endast Trosa Kvarn Totalt, tkr Bokslut Budget Budget Plan Plan 2015 2016* 2017 2018 2019 Verksamhetens intäkter 160 610 610 610 Verksamhetens kostnader -829-1 736-1 516-1 547 Personal - -250?? Kapitalkostnader -161-161 -161-161 Övriga kostnader -668-1 325-1 355-1 386 Nettoresultat -669-1 126-906 -937 Verksamhetsområde Lokaler för kultur- och föreningsaktiviteter Lokaler för programverksamhet i kommunal och extern regi Lokaler för uthyrning till föreningar, privatpersoner och företagare Enheten ansvarar för att: främja samarbete med kulturföreningar och andra externa aktörer möjliggöra att kultur- och fritidsföreningar samt andra aktörer kan arrangera evenemang i funktionella lokaler möjliggöra att kommunala verksamheter kan arrangera och bedriva verksamhet i lokalerna såsom undervisning, konserter, föreställningar, utställningar, föredrag, teater och annan scenkonst mm skapa en mötesplats där allmänheten regelbundet kan träffa tjänstemän och politiker inom kulturområdet söka externa bidrag för att möjliggöra verksamhet främja att en mångfald av restauratörer får möjlighet att samarbeta med arrangörer vid evenemang och privat uthyrning skapa samarbete med AME- daglig verksamhet för att erbjuda möjlighet till enklare förtäring under evenemang eller sammanträden arbeta för ett utökat nyttjande av lokalerna Ekonomiska förutsättningar Budgeten för Tosa kvarn uppgick år 2016 till 669 tkr. Budgeten för folkets hus uppgår till 200 tkr inför år 2017. Budgeten skall täcka kostnader för interna kommunal bokningar då dessa till lika i andra lokaler kommer att vara kostnadsfria. Inför 2017 föreslås att verksamhetens sammanlagda budget utökas med 250 tkr genom omfördelning av medel. 50 tkr överförs från nämndens buffert, 100 tkr används från budget för kulturarrangemang och 50 tkr vardera från ettårssatsningar på kulturskola och bibliotek. Medlen används för att tillsätta en tidsbegränsad 50% tjänst med tydligt uppdrag att tillsammans med kulturföreningar och andra externa aktörer bygga upp verksamheten i linje med de förutsättningar som anges under enhetens ansvar. Verksamhetsutveckling Verksamheten byggs tillsammans med kulturföreningar och andra externa aktörer upp i linje med de förutsättningar som anges under enhetens ansvar Konkret: Verksamhet för små barn och deras föräldrar erbjuds dagtid Ungkultur mötesplats för unga vuxna med t ex en öppen scen Öppen kulturskola kravlös mötesplats för ungdomar i gymnasieåldern Kulturfik öppna möten med kulturkonsulenten för att fånga upp idéer och önskemål Skolföreställningar Teater Musik- och konstundervisning, integrationsprojekt och konserter i kulturskolans regi Litterära caféer, bokcirklar, språkcaféer, skrivarkurser och föreläsningar i bibliotekets regi i samarbete med föreningar, studieförbund och SFI. Kulturfik som mötesplats för kulturföreningar m fl

samarbete med andra kommunala enheter, t.ex. näringslivsenheten Under år 2017 ökar antalet bokningar, användande och verksamhet i lokalerna till en målsättning om 4 dagevent och 4 kvällsevent per månad i snitt och per lokal År 2017 har vi sett över taxor och avgifter samt regler och former för bokningar av lokalerna bl.a. i syfte att öka nyttjandet av lokalerna och öppna lokalerna för fler intressenter och aktörer Personal Personal Budget Budget Förändr. 2016 2017 % Personalkostnader, tkr - 250 100% Personalkostnad/ total kostnad 0 14% 100% Verksamheten 2018-2019 I nära samarbete med kulturföreningar och andra aktörer utvärderar vi verksamheten Med utgångspunkt i utvärderingen utvecklas verksamheten efter behov och intresse Genom bred delaktighet når vi flera åldersgruppers intresse och skapar verksamhet utifrån önskemål och behov Vi har möjligort en integrerande mötesplats för olika åldrar med anpassade aktiviteter Hållbar utveckling Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Budget Budget 2015 2016 2017 Trosa kvarn och Folkets hus Antal publika arrangemang 25 Antal uthyrningar till slutna sällskap 75 Antal kommunala bokningar 100 Totalt nyttjande, antal evenemang, möten mm 200

Verksamhetslokalerna Trosa kvarn och Folkets hus mål Medborgarnas kommun Vad Mål Mätmetod 1 Medborgarna är nöjda med att kunna utöva sina fritidsintressen inom kultur- och föreningsliv i lokalerna. 90% av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus är nöjda. Egen enkät Ska uppnås genom att: 2 främja delaktighet och samarbete med Trosas medborgare och föreningar och marknadsföra lokalerna De kultur- och fritidsföreningar eller företagar som bokar Trosa kvarn och Folkets hus är nöjda. Ska uppnås genom att: 90% av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus är nöjda med lokalerna, hanteringen och bemötandet. vara noggrann och tydlig i all kommunikation och information Egen enkät Tillväxt & arbete 3 Verksamheten bidrar till ett gott företagsklimat Tillhandahålla och erbjuda lokaler för utveckling av företagsklimatet Mäts vid årets slut genom sammanställning över antal arrangemang Ska uppnås genom att: samarbete med enheterna för näringsliv och turism Verksamheter 4 Verksamheterna i Trosa kvarn och Folkets hus ska vara kostnadseffektiva Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna Jämför nettokostnad för kulturverksamhet Ska uppnås genom att: främja externa arrangemang och samarbeten med andra aktörer 5 Arrangemang i Trosa kvarn och Folkets hus ska vara kvalitativa 90 % av de som tar del av arrangemang ska vara nöjda med kvaliteten Egen enkät Ska uppnås genom att: vara noggrann och kvalitetsmedveten vid bokning och produktion av egna arrangemang och ha en god dialog med externa arrangörer Hälsa & miljö 6 Verksamheten bidrar till en ekologisk utveckling Andelen ekologiska eller närproducerade inköp uppgår till 60% år 2018 Mäts vid årets slut genom statistik Ska uppnås genom att: Vid inköp av varor och tjänster efterfrågas alltid ett ekologiskt alternativ Engagemang 7 Verksamheten främjar kulturaktiviteter för barn och unga Större andel barn och unga ska ta del av föreningslivets kulturutbud jmft föregående år Mäts vid årets slut genom föreningarnas bokslut.

God ekonomisk hushållning 8 Verksamheten har en budget i balans Kostnaderna överskrider inte intäkterna Bokslut Ska uppnås genom att: kontinuerlig stämma av ekonomin och ha en planering av arrangemang med god framförhållning

Anmälan av delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden Månad: maj År: 2016 Beslutande Annika Lundgren Subotin, kulturkonsulent Löpnr Ärendegr Ärende och beslut Datum 4.3 Västerljungs hembygdsförening Lokal: 10 000kr Verksamhet: 9 000kr Arrangemangsbidrag: 3 000kr 4.3 Trosabygdens trädgårdssällskap Verksamhet: 7 000kr 4.3 Trosa kammarmusikförening Verksamhet: 20 000kr 4.3 Trosakören Verksamhet: 9 500kr Lokal: 3 200kr Arrangemangsbidrag: 4 000kr 4.3 Konsthallen S:ta Anna Verksamhet: 20 000kr 4.3 Trosa Hembygdsförening Verksamhet: 30 000kr 4.3 Trosa Frisksportsklubb Arrangemangsbidrag: 4 000kr 4.3 Trosa riksteaterförening Verksamhet: 25 000kr Lokal: 6 300kr 4.3 Trosa Rödakorskrets Lokal: 3 000kr 4.3 Trosabygdens kulturråd Verksamhet: 45 000kr 4.3 Sparkstar Verksamhet: 35 000kr Lokal: 2 000kr 4.3 Trosa Folkets husförening upa Verksamhet: 15 000kr Lokal: 40 000kr 4.3 Vagnhärads hembygdsförening Verksamhet: 40 000kr Lokal: 40 000kr Arrangemangsbidrag 1): 15 000kr 2) 9 000kr 4.3 Hedeby vävstuga Verksamhet: 9 000kr Lokal: 5 000kr 4.3 Trosabygdens forn- och medeltidsmuseum Aradis Verksamhet: 18 000kr Postadress: 619 80 Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

4.3 Trosabygdens konstförening Verksamhet: 18 000kr 4.3 Delblancsällskapet Verksamhet: 8 000kr Beslutandes underskrift Postadress: 619 80 Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Anmälan av delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden Månad: september År: 2016 Beslutande Annika Lundgren Subotin, kulturkonsulent Löpnr Ärendegr Ärende och beslut Datum 4.3 Trosa Storband Jazzkvällar på Trosa Kvarn + julkonsert Arrangemangsbidrag: 6000kr 4.3 Trosabygdens kulturråd Konsert Cajsa-Stina Åkerström Arrangemangsbidrag: 5000kr 16-09-28 16-09-28 Beslutandes underskrift Postadress: 619 80 Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kommunkontoret Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-11-02 Diarienummer KFN 2016/2 Anmälningsärenden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga anmälningarna till handlingarna Anmälningsärenden Inkommen post 2016-10-18, Brev gällande skötsel och fastighetsunderhåll vid Kråmö. Förvaltningsrätten Linköping Beslut 2016-10-13, Mål nr 4503-15. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. (Laglighetsprövning vid tjänstekoncessionerna av Trosa gästhamnen och Kråmö) Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se