Avesta kommun Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster inom Gamla Byn AB KPMG AB 2012-11-05 Antal sidor: 4 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
Avesta kommun Kommunrevisionen Innehåll 1. Inledning 2 2. Uppdrag 2 3. Regelverk 2 4. Metod 3 4.1 Representation Gamla Byn AB 3 4.2 Konsultupphandlingar Gamla Byn AB 3 5. Iakttagelser 3 5.1 Representation Gamla Byn AB 3 5.2 Konsultupphandlingar Gamla Byn AB 3 6. Rekommendation 4 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
1. Inledning KPMG har i revisionsrapport 2012-09-19 övergripande granskat representation och direktupphandling vid Avesta kommun och dess bolag; Avesta VA&Avfalls AB samt Gamla Byn AB (GBAB). Vid den övergripande granskningen som avsåg åren 2011 och 2012 framkom brister vad avser representation och direktupphandling främst inom ett av bolagen, Gamla Byn AB. Ny ordförande har utsetts för bolaget och förändringar i styrelsen har redovisats. Rekrytering av ny VD pågår. Bolaget avser att följa de rekommendationer som lämnats i vår tidigare rapport 2. Uppdrag Mot bakgrund av iakttagelserna i revisionsrapporten 2012-09-19,har KPMG fått uppdrag att inom Gamla Byn AB fortsätta granskningen avseende representation och direktupphandling. Granskningen ska omfatta hela innevarande mandatperiod. Granskade upphandlingar omfattar endast tjänsteproducerade företag. Granskningen ska vara övergripande och ses som ett stöd till ett förbättringsarbete. Granskningen har inte som uppdrag att finna eventuella oegentligheter genom systematisk vilseledning i bokföringen eller på grund av bristande intern kontroll. 3. Regelverk En direktupphandling är enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), ett förfarande utan krav på anbud i viss form (2 kap. 23 LOU). Även om det inte ställs krav på anbud i viss form så bör den upphandlande myndigheten, när så är lämpligt, vända sig till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affär som möjligt och främja konkurrensen. I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka 284 tkr. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Representation delas enligt skatteverkets regelverk in i extern och intern representation. Extern representation är aktiviteter som syftar till att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter som finns utanför en enhet/organisation/bolag. Intern representation är aktiviteter som personalfester och interna kurser men även informationsmöten med personalen och planeringskonferenser. I denna granskning sker ingen kontroll avseende skattemässiga konsekvenser. Kommunens antagna policies och riktlinjer som beaktats i granskningen är; Riktlinjer för upphandling och inköp inom Avesta kommun (KS 2007 62 /2011 124), Policy för intern och extern representation (KF 2004 43) samt Riktlinjer för First Card (koncernledningsgruppen 2011-08-18).
4. Metod 4.1 Representation Gamla Byn AB Vi har utifrån bolagets ekonomisystem gjort en kontoanalys på konton för Representation/ Personalrepresentation/ Representation - avdragsgill/ Representation ej avdragsgill. Utifrån dessa uppgifter har vi granskat samtliga månadsfakturor för kreditkort First Card inklusive kvitton för granskade funktionärer. Under perioden 2009 2011 hade endast VD kreditkort First Card. Varje kort har en inköpsgräns 50 tkr per månad och 10 tkr per tillfälle. Bolaget har attestförteckning som visar vem som godkänner vems utlägg på First Card och fakturor. Bolaget skiljer på styrelsens utlägg och bolagets utlägg. 4.2 Konsultupphandlingar Gamla Byn AB Vi har i samtal med företrädare för bolaget gjort en bedömning av rutinen för direktupphandling av tjänstekonsulter. Exempel på upphandlingar under de senaste åren har granskats. Bolaget har ramavtal med vissa byggkonsulter. 5. Iakttagelser 5.1 Representation Gamla Byn AB Kontoanalysen visar på representation (konto 71XX) under år 2010 på ca 48 tkr. År 2009 var motsvarande belopp ca 43 tkr. Huvuddelen av kostnaderna kan klassas besök på lokala restauranger främst luncher. För personalrepresentation (konto 587X) redovisas år 2010 ca 21 tkr varav 6 tkr avser utmärkelser. År 2009 personalrepresentationen ca 48 tkr varav 25 tkr avser utmärkelser och ca 10 tkr avser julklappar. Övriga kostnader avser kaffebröd och livsmedel, blommor, och personalaktiviteter såsom jubileumsfest och studiebesök. Ett antal besök på lokala restauranger främst luncher förekommer också. Alkohol finns med på minst en faktura under 2009-2010 som avser extern representation. Granskning visar även på intern representation med alkohol under denna period år 2009-2010 vid minst sex tillfällen. Det totala beloppet för dessa sju tillfällen är 10.630 kr inkl moms. VD har under åren 2009-2010 nyttjat First Card för ca 23 tkr. Ett antal poster har analyserats närmare. Ordföranden attesterar VDs utlägg och två ledamöter i AU attesterar ordförandens utlägg. 5.2 Konsultupphandlingar Gamla Byn AB Den övergripande granskning vi gjort av konsultupphandlingar 2009-2010 visar att minst två upphandlingar har stora brister.
Bristerna omfattar såväl beslutsgång som dokumentation. Oklarheter redovisas även om vem som beställt tjänster. Avtal sluts utan upphandling i konkurrens och pågående arbeten utförs på löpande räkning. Omfattningen av arbetena överstiger i båda fallen gränsvärdet för direktupphandling och är brott mot LOU. Vid de två direktupphandlingar där fel iakttagits kommenteras nedan kortfattat. 1. White Landstinget har anlitat White arkitektbyrå som utfört projekteringsarbeten för såväl landstingets som kommunens del för samma område/objekt ( kv Örnen). Byggherre är GBAB. Arkitektbyrån har engagerats av GBAB genom direktupphandling. Totalt har White fakturerat ca 309 tkr år 2010 och ca 2 075 tkr år 2011. Bolaget har direktupphandlat White även för andra år. Attest av fakturor har skett av VD. 2. Sweco Sweco som är en markprojekteringskonsult har anlitas av bolaget för diverse projekteringsarbeten. Sweco fakturerade ca 309 tkr år 2010 och ca 264 tkr år 2009. Bolaget har direktupphandlat Sweco även för andra år. Attest av fakturor har skett av flera olika funktionärer; VD och projektledare Varken kommunen eller bolagen har några anvisningar om direktupphandling. Anvisningar för representation är kortfattade och allmänt hållna. 6. Rekommendation Med utgångspunkt i vår översiktliga granskning 2012-09-19 som avsåg kommunen och dess två bolag samt denna översiktliga granskning som avser Gamla Byn AB kvarstår våra rekommendationer. Ansvarsfrågor bör bedömas i samband med slutrevisionen. Avesta 2012-11-05 Mats Lundberg Uppdragsansvarig