Projektplan för införande av Äldres behov i centrum- ÄBIC Michaela Thelander-Looström 2015-04-16 Projektägare: Ewa Kardell
Innehåll 1. Grundläggande information... 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Syfte... 3 2. Projektmål... 4 3. Krav på projektet... 4 3.1 Förutsättningar och avgränsningar... 4 3.2 Kopplingar till andra projekt och verksamheter... 4 4. Tidplan... 5 5. Budget... 6 5.1 Projektkostnader... 6 5.2 Projektfinansiering... 6 6. Övergripande risker... 6 7. Överlämnande och uppföljning... 7 8. Projektorganisation... 7 9. Referenser... 8 1
1. Grundläggande information 1.1 Bakgrund Socialstyrelsen har tagit fram modellen Äldres behov i centrum (ÄBIC) för att äldre personer ska få hjälp och stöd utifrån sina individuella behov, och inte utifrån kommunens utbud av insatser. Man kan beskriva ÄBIC som ett verktyg för kommunen att skifta fokus från en insatsorienterad verksamhet, till en behovsorienterad. ÄBIC är ett systematiskt arbetssätt där utgångspunkten är den äldres behov och målsättning. ÄBIC fyller även behovet av en strukturerad dokumentation, med internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF), i handläggningsprocessen alla delar. ÄBIC bjuder in den enskilde till att vara delaktig genom hela handläggningsprocessen. ÄBIC ger stöd för ett behovsinriktat arbetssätt, en systematik för en mer likvärdig och rättsäker handläggning, ett gemensamt språk för dokumentation (ICF), vilket även underlättar samarbete över professionsgränserna. En strukturerad dokumentation ger även möjlighet att samla in statistik på både lokal och nationell nivå, vilket är ett stöd i jämförelser mellan verksamheter inom äldreomsorgen. 1 Sedan tidigare har äldreförvaltningen arbetat fram och fastställt en lokal värdegrund, som utgår från socialtjänstlagens 5.kap 4, det vill säga: Socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund) 2 Den lokala värdegrunden för omsorgen om äldre i Haninge, ger stöd och vägledning för kommunens medarbetare i deras dagliga arbete. Värdegrunden tydliggör att det är den äldre personen och dennes närstående som står i fokus för detta arbete. Ledorden för att den äldre personen ska få leva ett värdigt liv och känna välbefinnande, är Omtanke ödmjukhet engagemang. 3 Införandet av ÄBIC kan ses som ett fortsatt steg mot att sätta den äldre personen i fokus för allt arbete inom förvaltningen. Äldreförvaltningen har utformat en värdighetsgaranti som är kopplad till den lokala värdegrunden. Om förvaltningen inte lyckas leva upp till vad som utlovats i de kvalitetsdeklarerade tjänsternas vi ser till att löften, ska den enskilde kompenseras på lämpligt sätt. Förvaltningens enhetschefer och biståndshandläggare är utsedda till värdegrundsledare. En av deras uppgifter är att förmedla innehållet i värdegrunden 1 http://www.socialstyrelsen.se/aldre/boendeochstod/abic 2 5 kap. 4 socialtjänstlagen 3 http://haninge.se/sv/kommun-och-politik/kommunfakta1/regler-och-styrandedokument/aldre/vardegrund-/ 2
och värdighetsgarantin till berörda. 4 Äldreförvaltningens verksamhetsidé och värdegrund utgår från fyra huvudspår, där rättsäker biståndsbedömning är ett av spåren. 5 Förvaltningen arbetar löpande med att granska och kvalitetssäkra biståndsbesluten. En intern revision av biståndshandläggarnas utredningar gjordes 2014 6 (fortsatt kallad revisionen ). Revisionen presenterades för äldrenämnden i mars 2015. Revisionen av utredningar var ett led i flera andra åtgärder som genomfördes, för att genomlysa och kvalitetssäkra processer och arbetssätt inom äldreförvaltningen. Återgärder av denna typ genomförs löpande på äldreförvaltningen. Syftet var att konstatera ett nuläge, inför det framtida införandet av ÄBIC. Revisionen ställde sig frågan hur ett införande av ÄBIC kunde förenklas. I revisionen gjordes en översyn av biståndshandläggarnas utredningsmetodik och arbetssätt. Ett annat motiv med revisionen var att undersöka eventuella orsaker och förbättringsområden, relaterade till förvaltningens underskott. Revisionen målade upp ett nuläge, genom att sammanställa granskningen av ett urval av utredningar från samtliga biståndshandläggare. Revisionen gav flera förslag på åtgärder för att underlätta införandet av ÄBIC. Ett övergripande förbättringsområde var att skapa mer struktur kring dokumentation, vara med detaljerad i beskrivningarna i behovsbedömningar och att arbeta mer med målsättningar för den hjälp som beviljats. Mer detaljerade förslag på förbättringar som kunde göras innan införandet av ÄBIC, presenterades även. Dessa har biståndshandläggarna diskuterat och påbörjat förändringsarbete kring, och kan ses som ett led i att underlätta införandet av ÄBIC. Sammanfattningsvis kan man säga att ÄBIC visserligen är en ny modell att arbeta utifrån, att förändringsarbetet som införandet medför är av omfattande karaktär, som berör alla delar i äldreförvaltningen, så väl beställare som utförare. Förvaltningen har dock redan gjort flera tidigare förändringsarbeten, t.ex. framtagande av den lokala värdegrunden, som kan ses som ett led i förankrandet av grundsynen att det är den äldre personen som ska vara i fokus, ingenting annat. Förvaltningen har ett bra utgångsläge för införandet av ÄBIC, och har redan tagit flera steg i riktning mot att sätta den äldres behov i centrum. 1.2 Syfte Syftet med införandet av ÄBIC på äldreförvaltningen, är att sätta den enskilde äldres behov i centrum, samt att göra den äldre mer delaktig i handläggningsprocessen och utformandet av beviljat stöd. Syftet är även att bidra till en mer likvärdig handläggning och bedömning i ärenden, samt bidra till en säkerställd rättsäkerhet. 4 http://haninge.se/kommun-och-politik/kommunfakta1/regler-och-styrandedokument/aldre/vardighetsgaranti/ 5 Strategi och budget 2015-2016 samt verksamhetsplan 2015 6 Intern revision av biståndshandläggarnas utredningar 2014 3
2. Projektmål Att sätta den enskilde äldres behov i centrum. Öka helhetsperspektivet på den enskilde och dennes behov. Skifta fokus från en insatsorienterad verksamhet, till en behovsorienterad. Öka den enskilde äldres inflytande i handläggningsprocessen. Skapa en mer strukturerad, likvärdig och tydlig dokumentation. Värnande om rättssäkerheten. Även om det inte är det primära syftet med införandet av ÄBIC, tros även dessa positiva effekter uppnås: Ökat samarbete och kommunikation mellan beställare och utförare. Effektivare resursfördelning och resursutnyttjande. 3. Krav på projektet 3.1 Förutsättningar och avgränsningar I projektets nuläge har vissa förutsättningar för införandet av ÄBIC identifierats, som inte är påverkbara. Riskanalysen som kommer att genomföras (se avsnitt övergripande risker ) kommer att identifiera övriga förutsättningar för ett införande av ÄBIC, samt vad ett införande inte kommer påverka och ansvara för. ÄBIC är en förändrad arbetsmetod, men ÄBIC påverkar inte själva formen för handläggningsprocessen. Delar av nuvarande arbetsmetoder kommer alltså förbi oförändrade. Riskanalysen kommer att identifiera vad som förändras och vad som förblir oförändrat. Dessa delar behöver projektet förhålla sig till: Verksamhetssystemet Combine Resursfördelningsmodell Avgiftssystem Rådande lagstiftning som berör området (socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, förvaltningslagen, kommunallagen, förvaltningslagen, sekretesslagen). Föreskrifter som styr krav på dokumentation inom socialtjänsten. Socialstyrelsens vägledning för införandet. Socialstyrelsens processledarutbildning Organisationens utformning och uppdelning i en beställar-utförarmodell. Medborgarna som berörs av införandet, t.ex. representerade av pensionärsorganisationer. Förfrågningsunderlaget för LOV-avtal. Våra kvalitetsdeklarerade tjänster, i första skedet tjänsten Att söka hjälp. 3.2 Kopplingar till andra projekt och verksamheter I denna version av projektplanen, har nedan följande kopplingar mellan införandet av ÄBIC och andra projekt och verksamheter identifierats. Riskanalysen som kommer att genomföras (se avsnitt övergripande risker ) kommer att identifiera andra kopplingar. 4
Resursfördelningsmodellen, dvs. ersättningssystemet mellan beställare och utförare, kommer att behöva förändras i och med ett införande av ÄBIC. Resursfördelningsmodellen bygger idag på ersättning för utföraren i förhållande till beviljad tid. Om verksamheten skiftar fokus från en insatsorienterad verksamhet, till en behovsorienterad, påverkar det även ersättningssystemet mellan beställare och utförare. Planering för Nyckelfri hemtjänst, dvs. effektiviserad nyckelhantering inom hemtjänsten, samt ett system för att rapportera utförd tid. Detta är en del i kommande förändringar av resursfördelningsmodellen. Medborgarvyn i Combine. Äldreförvaltningens verksamhetssystem Combine är uppdelat i tre olika vyer; beställarvy, utförarvy och medborgarvy. I medborgarvyn kan den enskilde själv logga in med hjälp av e-legitimation. Den enskilde kan ansöka om hjälp, kommunicera med sin handläggare, ta del av beslut och dokumentation som rör den enskilde. Medborgarvyn bjuder in till delaktighet för den enskilde i handläggningsprocessen. Något som ligger i linje med motiven bakom ÄBIC, men även med projektmålet om att öka den enskildes inflytande i handläggningsprocessen. Medborgarvyn är i dagsläget igång, men har ännu inte marknadsförts. 4. Tidplan Den tidsplan som presenteras kommer i detta stadie enbart vara av grov karaktär. En mer detaljerad planering är inte möjlig att göra i nuläget, då flera andra faktorer först måste vara i fas. Exempel på detta är ÄBIC-modul som ska integreras i verksamhetssystemet, och utbildning av fler processledare som i sin tur utbildar personal i ÄBIC. Förändringsarbetet är i nuläget främst fokuserat kring beställarsidan, då förändringarna av naturlig anledning påbörjas där, då utförandet av hjälp och stöd alltid föregås av en beställning. Utförarsidan kommer in i ett andra skede. Dock påverkas utförarsidan så fort förändringar görs i beställningarna i Combine. Vår och sommar 2015: Tankearbete pågår på beställarsidan i ÄBIC-anda. Beställarsidan har fått information och kunskap om grundtankarna i ÄBIC och att äldreförvaltningen står inför ett införande av modellen. Biståndshandläggarna har fått i uppdrag att i grupper ge förslag till förändringar som kan genomföras som förbereder inför ÄBIC, t.ex. utformande av en intervjuguide och hur man kan förbättra formulering av målsättningar. Detta arbete är redan påbörjat och kommer fortlöpa. Höst 2015: Tankearbetet och grupparbetena i riktning mot ÄBIC, går mot konkreta förändringar på beställarsidan. Årskiftet 2015/2016: Konfigurering av ÄBIC-modul i verksamhetssystemet Combine påbörjas på beställarsidan. 2016: Införande av ÄBIC. Fokus på beställarsidan i första hand. Utförarsidan kommer in i ett andra skede av införandet. 5
5. Budget 5.1 Projektkostnader I detta skede av projektplanen kommer kostnader främst att presenteras på ett övergripande plan, med fokus på i nuläget identifierade kostnadsposter. Omfattningen av kostnadsposterna, t.ex. vilken sysselsättningsgrad olika deltagare i projektet kommer ha, är ännu inte fastställda. Riskanalysen är ett led i att identifiera projektkostnader, sysselsättningsgrader och övriga behov av resurser. Projektet kommer främst behöva resurser i form av arbetstid, och därmed tid som tas från ordinarie arbetsuppgifter. Då både projektrelaterat arbete och ordinarie arbetsuppgifter behöver utföras parallellt, kan resurser för att täcka ordinarie arbetsuppgifter bli aktuella. Det kommer finnas olika behov, inom olika delar av äldreförvaltningen, att ersätta berörda personers ordinarie arbetsuppgifter. Kostnader för dessa är svåra att beräkna då arbetsuppgifter kan omfördelas inom befintliga enheter, och inte alltid behöver medföra en faktisk kostnad i slutändan. I vissa fall är det dock nödvändigt att ersätta personal vars arbetsuppgifter inte kan omfördelas eller omprioriteras. Identifierade kostnadsposter i detta läge är: Arbetstid för projektledare Arbetstid för processledare Arbetstid för arbetsledning Arbetstid för deltagare i referensgrupper Utbildningstid för beställare Utbildningstid för utförare Utbildning för processledare (två stycken processledare som förvaltningen får bekosta själva). Inköp av ÄBIC-modul till verksamhetssystemet Combine. Litteratur, t.ex. ICF-klassifikationer. 5.2 Projektfinansiering Äldreförvaltningen har fått kostadsfri utbildning av två processledare från socialstyrelsen. Dessa utbildades under 2014. I den övergripande planen för ITkostnader ingår ÄBIC-modul för Combine. I övrigt bedöms projektet kunna finaniseras inom ramen för befintlig budget. 6. Övergripande risker Riskanalys av införandet av ÄBIC behöver genomföras och revideras i linje med projektplanen. Den behöver revideras och omfatta olika nivåer för att vara levande. I riskanalysen kommer avdelningschef för beställaravdelningen, avdelningschef för utförare, projektledare för införandet av ÄBIC och processledare för ÄBIC att delta. Preliminärt kommer en första riskanalys göras i maj 2015. Den kommer som sagt revideras och fyllas på i linje med projektets fortskridande. Riskerna kommer att identifieras genom att utgå från de olika grupperna som påverkas av införandet av ÄBIC. En riskanalys behöver t.ex. göras för att synliggöra risker för medborgarna 6
som får hjälp och stöd. En annan riskanalys kommer beröra personal på beställarsidan, respektive på utförarsidan. Riskanalysen kommer som nämnts i tidigare avsnitt, identifiera vilka förutsättningar för projektet som finns att ta hänsyn till, samt vilka angränsande projekt och verksamheter som kommer påverkas av införandet av ÄBIC. 7. Överlämnande och uppföljning I projektet ingår en överlämningsfas. Projektgruppen kommer i överlämningsfasen se över om implementeringen av ÄBIC är gjord hos beställare, respektive hos utförare. En översyn av huruvida medborgarna känner till det nya arbetssättet, är ett led i bedömningen av hur väl modellen implementerats i verksamheten. En mer detaljerad beskrivning av överlämningen och uppföljningen av projektet kommer att presenteras i en reviderad och påfylld projektplan. 8. Projektorganisation Nedan beskrivs projektets organisation och dess funktioner och roller: Styrgrupp Styrgruppen är beslutsfattande rörande ÄBIC-projektet. I styrgruppen ingår: Förvaltningschef Avdelningschef för beställaravdelningen Avdelningschef för utförare Projektledare (länken mellan projektgruppen och styrgruppen) Projektgrupp Projektgruppen leder, planerar och fördelar arbetet inom projektet. I projektgruppen ingår: Projektledare (är även utbildad processledare) Processledare Processledare Processledare Representant från utförarsidan (kallas in vid behov) Representant från beställarsidan (kallas in vid behov) Systemförvaltare (kallas in vid behov) 7
Referensgrupper Kallas in vid behov när projektgruppen behöver inputs från verksamheten. Flera referensgrupper bildas som delas in utifrån gemensamt verksamhetsområde. I nuläget har behov av följande referensgrupper identifieras: Referensgrupp med beställare Referensgrupp med utförare Referensgrupp med juridiskt sakkunniga Referensgrupp med systemförvaltare och controller Referensgrupp med medborgare, t.ex. genom pensionärsorganisationer 9. Referenser Socialtjänstlagen 5 kap. 4 Socialstyrelsen: Äldres behov i centrum- Vägledning för behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med dokumentation av äldres behov utifrån ICF Äldreförvaltningen: Strategi och budget 2015-2016 samt verksamhetsplan 2015 Äldreförvaltningen: Intern revision av biståndshandläggarnas utredningar 2014 Webbaserade referenser: http://haninge.se/sv/kommun-och-politik/kommunfakta1/regler-och-styrandedokument/aldre/vardegrund-/ Hämtad 2015-04-10 http://haninge.se/kommun-och-politik/kommunfakta1/regler-och-styrandedokument/aldre/vardighetsgaranti/ Hämtad 2015-04-10 http://www.socialstyrelsen.se/aldre/boendeochstod/abic Hämtad 2015-04-09 8