1(18) AVTAL Referens Datum Diarienr Avtalsnr Martin Jakobsson 2014-10-30 Förtydligad 2014-11-27 2014-12-11 SN 350-2014 3502014-xxx AVTAL NR: 3502014-xxx Avtalsområde: Bild- och Funktionsmedicin Upphandling: Datortomograf Produktgrupp: xxxxxxxxxx AVTALSPARTER: Beställare: VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Leverantör: FÖRETAG AB POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX E-POST Enhet Göteborg Växeln 0520-917 00 Direkt Mobil martin.jakobsson@vgregion.se
2(18) Innehållsförteckning Sid nr 1 Avtalsparter... 4 2 Avtalsomfattning... 4 3 Avtalsform... 5 4 Avtalstid... 5 5 Arbetsgivaransvar... 5 6 Avrop mot ramavtal... 5 7 Produkt/Funktion/Åtagande... 6 8 Kvalitet och utförande... 6 9 Provning Kompletteringsköp... 6 10 Upphandlingsvolym... 6 11 Nya och/ eller ändrade produkter... 6 12 Avtalspriser... 7 13 Pris- och valutajustering... 7 14 Fakturerings- och betalningsvillkor... 8 15 Dröjsmålsränta... 8 16 Leveransvillkor... 9 17 Projektering och ritningar... 9 18 Leveranstid... 9 19 Kontroll och besiktning... 10 20 Leveransförsening och Vite... 12 21 Befintlig utrustning... 12 22 Dokumentation... 13 23 Utbildning... 13 24 Garantiåtagande... 13 25 Tillgänglighetsgaranti under garantitiden... 14 26 Tillgänglighetsgaranti efter garantitiden... 14 27 Service och underhållsavtal... 15
28 Fel eller brist... 15 3(18) 29 Uppföljning av avtal... 15 30 Ändringar och tillägg... 15 31 Omförhandling... 15 32 Handlingars inbördes ordning... 16 33 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte... 16 34 Hävning... 16 35 Organisationsförändring... 17 36 Befrielsegrunder (force majeure)... 17 37 Intrång i upphovsrätt och patent... 17 38 Tvist... 18 39 Foto till intern varukatalog... 18 40 Avtalstecknare... 18
4(18) 1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, VGR), genom Regionservice Inköp, på uppdrag av Styrgruppen för upphandlingsområdet Bild och Funktionsmedicin nedan kallad Beställaren och NN, nedan kallad Leverantören Beställare: Organisationsnamn: Västra Götalands läns landsting Adress: Regionservice, Regionens Hus, Östergatan 1 Postadress: 462 80 VÄNERSBORG Org.nr: 232100-0131 Postgiro: Bankgiro: Webbplats: Leverantör: Kontaktperson för avtalet: Martin Jakobsson Enhet: Regionservice Inköp Adress: Regionens Hus Postadress: 405 44 Göteborg Tel: 031-705 16 32 Mobil: 0733-625848 E-post: Martin.jakobsson@vgregion.se Distribution: 2 Avtalsomfattning Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, VGR), leverera, röntgenutrustning med tillbehör samt installation, utbildning och service i enlighet med detta avtal samt med kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
3 Avtalsform 5(18) Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella produkter under avtalsperioden. Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda avtalsparter. 4 Avtalstid Avtalsperiod: Två år från och med åååå-mm-dd till och med åååå-mm-dd med möjlighet till förlängning med ett år vid två tillfällen. Vid utnyttjande av avtalsförlängning meddelar Beställaren senast 4 månader innan ordinarie avtalsperiods utgång, sin avsikt att utnyttja förlängningen samt den aktuella tidsperioden. 5 Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören skall vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören skall förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att Leverantören självt har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. 6 Avrop mot ramavtal Leverantören svarar för att avtalade priser gäller även om inte hänvisning sker till ramavtalet vid avrop. Avrop kommer att göras av verksamheter inom Västra Götalandsregionen från den produktgrupp som bäst fyller behovet. Vid avrop av avtalad utrustning utrustas systemet med tillval efter klinikens behov. Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för en specifik produkt eller produktgrupp.
7 Produkt/Funktion/Åtagande 6(18) Avtalsbilaga X med avtalade produkter och priser samt valutakurs för valutaklausul. 8 Kvalitet och utförande Levererade produkter skall överensstämma med lämnade anbudsprover eller broschyrer och enligt i förfrågningsunderlaget uppställda krav. Konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning får ej ändras under avtalsperioden utan Beställarens vetskap. 9 Provning Kompletteringsköp Beställaren förbehåller sig rättigheten till kompletteringsköp när särskild anpassning krävs. 10 Upphandlingsvolym Eventuella angivna årsbehov är uppskattade. Skulle Beställarens avrop enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet skall detta inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida utan Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 11 Nya och/ eller ändrade produkter Leverantören skall informera om betydande förändringar av produkten som kan komma att presenteras nära planerad leveranstidpunkt så att Beställaren har möjlighet att försena leverans och få den senaste versionen av utrustning levererad. Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av Leverantör kan efter Beställarens val ingå i avtalet. Leverantören skall skriftligen avisera sådana produkter till Beställaren. Efter eventuella förhandlingar om kommersiella villkor meddelar Beställaren skriftligen om produkten skall ingå i gällande ramavtal. Om Leverantör under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en annan för samma funktion, skall priset på ersättningsprodukten vara i samma procentuella relation till Leverantörens eventuella riktprislista, som den ersatta produkten.
12 Avtalspriser 7(18) För leveranser enligt detta avtal gäller de nettopriser som framgår av detta avtal och bifogad sortimentsspecifikation. Samtliga priser är angivna netto i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inkluderarsamtliga åtaganden, såsom projektering, ritningar, frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring, transport, tull, installation och miljöavgift specificerade i detta avtal. 13 Pris- och valutajustering 13.1 Prisjustering Priserna får inte höjas under avtalsperiodens första 12 månader. Möjlighet till prisjustering kan därefter endast ske efter förhandling. Om Leverantörens priser under eventuella kampanjerbjudande under avtalsperioden, är lägre än avtalade priser skall det lägsta priset tillämpas. 13.2 Valutajustering Prisjustering p g a valutakursförändringar får endast ske om valutan förändras mer än +/- 3 procent. Leverantör är skyldig att justera pris även vid sjunkande valutakurser. Valutajustering skall ske vid varje avrop från ramavtalet så att kostnaden är fast i SEK för hela beställningen/avropet fram till betalning. Exempel på valutaberäkning vid avrop på detta avtal: 1 EUR 9,9000 kr Valutakurs i prisbilaga till detta avtal 1 EUR 9,5615 kr Senaste aktuell valutakurs enligt www.riksbank.se -3,42% Valutaförändring Ja Överstiger 3 %? 1 000 000 kr Systempris för konfigurerat system -34 192 kr Förändring pga valuta -25 644 kr 75 % av förändringen 974 356 kr Valutajusterat pris för avropat system
14 Fakturerings- och betalningsvillkor 8(18) Faktura skall ställas till avropande enhet. Även eventuella påminnelser och krav skall sändas till samma adress. Betalning sker per 30 dagar netto efter fakturans ankomst enligt nedan. 2/3 betalas efter godkänd leveransbesiktning. 1/3 betalas efter godkänd slutbesiktning. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej. Om det vid slutbesiktning visar sig att systemet inte är fullständigt levererat utan anmärkningar enligt avtal och underliggande dokument skall beställaren ha rätt att innehålla 21 % av totalkostnaden för det avropade systemet tills det vid kompletterande eller förnyad besiktning visas att systemet är fullständigt levererat utan anmärkningar. Innehållande av slutbetalning enligt ovan skall inte hindra att systemet används kliniskt i den omfattning som är möjligt. 15 Dröjsmålsränta Om Beställaren inte erlägger likvid för faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk räntelags bestämmelser. Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelse såsom Beställningsnummer saknas Priset avviker ifrån avtalat pris Felaktig eller ofullständig adress Artikelnummer avviker från avtal Beloppet understiger 100 SEK
16 Leveransvillkor 9(18) Fritt Beställaren till angiven leveransadress enligt Incoterms 2000 DDP, Delivered Duty Paid, utan koppling till ordervärde. Leverantören skall stå för samtliga kostnader för intransport av ny utrustning till angiven mottagare. Inkl ev. lyftkran. Beställaren frigör transportvägar och ev transportöppningar. 17 Projektering och ritningar Inför att avrop skall avtalad leverantör delta i planering och konfiguration samt erbjuda ritningsförslag utan tillkommande kostnad. 18 Leveranstid Enligt Anbud: Inom X veckor efter avrop. Avropande enhet och Leverantör skall skriftligt komma överens om leveransdag och tidplan för utbildning.
19 Kontroll och besiktning 10(18) 19.1 Besiktningsman Beställaren föreslår besiktningsman. Endast en besiktningsman som accepteras av både Beställare och Leverantör kan utses. 19.2 Leveransbesiktning: Följande krav på leverans-, funktions- och säkerhetskontroll skall vara uppfyllda. Överenskommelse om tidpunkt leveransbesiktning skall göras mellan leverantören, berörd verksamhet och besiktningsmannen om möjligt 2 veckor före besiktningen. Besiktningen utförs tekniskt av besiktningsmannen tillsammans med leverantören och berörd verksamhet. Besiktningen består av avprickning av levererad utrustning och dokumentation samt säkerhets- och funktionskontroll och kontroll av installation med tillhörande dokumentation. All utrustning och handhavandedokumentation skall vara levererad och godkänd. Leverantören skall upprätta protokoll från installationen innan besiktningstillfället. 19.3 Provdrift Efter godkänd leveransbesiktning skall utrustningen vara i klinisk provdrift under fyra veckor innan slutbesiktning. Grundutbildning av berörd avdelningspersonal genomförs i början av provdriftperioden. 19.4 Slutbesiktning och godkännande: Slutbesiktning skall ske i enlighet med Anvisningar för besiktning av medicintekniska utrustningar och installationer (BMU 93). Vid slutbesiktning skall bildkvaliteten på kliniska undersökningar på levererat system motsvara bildkvaliteten på exempelbilder som lämnats i upphandlingen. Senast en vecka före slutbesiktningen skall all utrustning och dokumentation vara levererad och godkänd. och offererade prestanda uppfyllda (godkänd leverans-, funktions- och säkerhetskontroll). Grundutbildning av berörd avdelningspersonal skall vara genomförd innan slutbesiktningen. Godkännande och överlämnande av systemet till köparen skall ske efter godkänd slutbesiktning. Kostnad för eventuell ombesiktning (fortsatt slutbesiktning) skall i sin helhet bekostas av leverantören. Om leverantören inte kan leva upp till ovanstående villkor om godkänd slutbesiktning inom 12 månader från utlovad leveranstid skall beställaren ha rätt att häva leveransen och erhålla full kreditering.
11(18)
19.5 Garantistart Garantiperioden börjar löpa efter godkänd slutbesiktning. 12(18) 19.6 Garantibesiktning Leverantören kallar i god tid innan garantitidens utgång till garantibesiktning där berörda parter följer upp garantiåtagande. Vid garantibesiktningen skall parterna avgöra behovet av förlängd garantitid Vid garantibesiktning skall bildkvaliteten på kliniska undersökningar på levererat system motsvara bildkvaliteten på exempelbilder som lämnats i upphandlingen. 19.7 Efterbesiktning Efterbesiktning om behov finns genomföres enligt 5 i BMU 93 20 Leveransförsening och Vite Försenad eller utebliven leverans. Vid försening från Leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter är Beställaren berättigad att av Leverantören erhålla vite i enlighet med Montage 85. Beställaren har dessutom rättigheten att efter 10 kalenderveckor helt häva avropet, utan erläggande av extra kostnader. Om Leverantören önskar ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig vara skall detta godkännas av Beställarens kontaktperson. Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalsprodukten. Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 1 % av värdet på avropat belopp som till följd av förseningen inte kunnats tas i avsett, dock maximalt 10 %. Avstämning sker mot datum för slutbesiktning. 21 Befintlig utrustning Vid avrop från ramavtal skall Leverantör erbjuda nedmontering, uttransport och omhändertagande av befintlig utrustning utan tillkommande kostnad. Tidpunkt för detta bestäms i samråd med avropande Kliniken. Vid avrop från ramavtal bör Leverantör erbjuda återköp av befintlig utrustning.
22 Dokumentation 13(18) Enligt kravspecifikation och anbud 23 Utbildning Enligt kravspecifikation och anbud 24 Garantiåtagande Garantitiden är 12 månader från godkänd slutbesiktning. Garantin omfattar alla kostnader för garantiåtgärder, inklusive reservdelar, utbytesdelar, resor, traktamentskostnader, logi mm. Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material eller tillverkning eller som består i att produkten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper skall avhjälpas av Leverantören på dennes bekostnad. Leverantören skall svara inför Beställaren för sina underleverantörers garantiåtaganden. Text borttagen här. I förekommande fall skall i så fall Leverantören skriftligen kunna redovisa dokumentation som styrker tillverkarens åtaganden enligt ovan. Under garantitiden skall Leverantören genomföra förebyggande underhåll utan kostnad. Leverantören och Beställaren utför gemensam garantibesiktning. Var part står för sina kostnader.
25 Tillgänglighetsgaranti under garantitiden 14(18) Leverantören skall garantera 97 % tillgänglighet på utrustningen under följande förutsättningar. Gemensam driftsjournal med omfattning och tidsangivelser skall föras över alla fel. Utrustningen anses tillgänglig när den vid normal användning uppfyller den prestanda som angivits i tekniska och funktionella underlag, alla undersökning- och diagnostikmöjligheter skall finnas. Tillgängligheten mäts mellan 8-17 helgfri måndag till fredag under 52 veckor/år fr.o.m. godkänt övertagande. Beräkningen sker som ett genomsnitt under 6 månadersperioder. Tid mellan felanmälan hos Leverantör och till dess felet är åtgärdat räknas som otillgänglighet. Fel vid felbetjäning skall ej medräknas i otillgänglighetstid. Otillgänglighet under planerat FU medräknas ej i otillgängligheten. Om den avtalade tillgängligheten ej uppnås under garantitiden skall garantitiden förlängas med 1 månad för varje procentenhet som tillgängligheten understiger den avtalade nivån. Om den garanterade tillgängligheten under garantitiden understiger 90 % skall utrustningen eller delar av utrustningen bytas utan kostnad för Beställaren alt. häva beställningen/avtalet och erhålla full kreditering. Om leverantören ej bereds göra underhåll i den omfattning som bestämts skall tillgänglighetsgarantin upphöra. Servicearbeten skall utföras av Leverantören eller av denne utbildad person. 26 Tillgänglighetsgaranti efter garantitiden Vid tecknande av fullservice- eller samarbetsavtal skall varje % enhet som tillgängligheten understiger den i avtalade innebära en prisreducering om 10 % av årskostnaden för serviceavtalet. Prisreduceringen kan inte bli mer än 100 % av årskostnaden för serviceavtalet.
27 Service och underhållsavtal 15(18) Enligt kravspecifikation och anbud 28 Fel eller brist Leverantör skall omgående underrätta Beställaren om uppkomna eller misstänkta fel/brister i levererade produkter. 29 Uppföljning av avtal I direkt anslutning till varje förflutet avtalsår bör båda avtalsparter mötas för att följa upp hur man förhåller sig till avtalade villkor och samarbetet i stort. Övriga frågor kan tas upp på endera avtalsparts begäran. Beställaren är sammankallande. 29.1 Affärsutveckling Anbudsgivare som antages skall i samråd med Beställaren medverka i önskad affärsutveckling och ökad kostnadseffektivitet. Eventuella utvecklingsprojekt skall drivas enligt tidplaner som gemensamt upprättas och godkänts av antagen Anbudsgivaren och Beställaren. 29.2 Uppföljningsmöten Antagen anbudsgivare och Beställaren bör gemensamt mötas under avtalsperioden för att stämma av hur respektive part förhåller sig till upprättade villkor. 30 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Beställare och Leverantör. 31 Omförhandling Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga förändringar av befintlig verksamhet. Omförhandling skall skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger.
32 Handlingars inbördes ordning 16(18) Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning skriftliga ändringar och tillägg till avtal avtal inklusive bilagor anbud eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag förfrågningsunderlag med bilagor Montage 85 33 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas skriftliga godkännande. Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör skall skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan Beställarens skriftliga medgivande. 34 Hävning Beställaren äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse. Leverantören äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Beställaren i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet.
35 Organisationsförändring 17(18) Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens kontroll som kan komma att påverka avropsvolymer/beställningar och avtalstider. 36 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet ( Befrielsegrund ), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund skall anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan skall Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav. 37 Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Beställaren för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall Leverantören på egen bekostnad antingen: Tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta använda produkten. Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär immaterialrättsligt intrång. Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger. Återta produkten och kreditera Beställaren ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid.
38 Tvist 18(18) Tvist angående tolkning av ingångna överenskommelser skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol inom Västra Götalandsregionen med tillämpning av svensk rätt. 39 Foto till intern varukatalog Beställaren förbehåller sig rättigheten att fotografera/använda bilder på upphandlade produkter till Beställarens interna varukatalog på nätet. 40 Programvara Programvara som ingår i utrustningen förblir Leverantörens eller tredje parts egendom. Beställaren erhåller en oåterkallelig, i tiden obegränsad, avgiftsfri licens att nyttja programvaran. 41 Avtalstecknare Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av ställningsfullmakt. FÖR BESTÄLLAREN FÖR LEVERANTÖREN Västra Götalands läns Landsting Företag AB Ort 200 - - - Ort 200 - - - Regionservice Inköp