Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Relevanta dokument
Regler för dokument- och ärendehantering

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen , 62.

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Dokumenthanteringsplan

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Regler för hantering av e-post

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum Fastställelse MBN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

Regler för hantering av allmänna handlingar

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för FritidsnämndenTrelleborgs kommun

Dokumenthanteringsplan

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Dokumenthanteringsplan

Bevara, rensa och gallra

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Dokumenthanteringsplan

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Offentlighet och sekretess. Rebecka Isaksson, kommunjurist

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen , FC 2014:19

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Dokumenthanteringsplan

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Hur gör jag med dokumenten?

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie

Dokumenthanteringsplan

Allmänna handlingar. Januari 2017

Förslag. Lagar och förordningar

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Kultur-, idrotts- och fritidsnämnden Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Dokumenthanteringsplan

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Dokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Sorteringsordning. Ansvarig/ Förvaring

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Kultur- och fritidsnämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Arkivreglemente för Region Kronoberg

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet. Viktigare handlingsslag inom myndigheten

Informationshanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Varför ska man veta om en handling är allmän? Demokrati, allmänhetens insynsrätt Effektivt arbetssätt Säkerhet vid utlämnande och annan hantering

Dokumenthanteringsplan

Hanteringsrutiner för projekthandlingar i Mölndal stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Dokumenthanteringsplan

Sammanträdet börjar med studiebesök i Tullbroskolans kök och därefter i Tallgläntans kök. Samling Tullbroskolans entré kl: 14:00

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Anvisning om dokumenthantering vid KTH

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189

Riktlinjer för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Högskolan i Borås

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

EU-projekt Karlshamns kommun

Kultur- och fritidsförvaltningens dokumenthanteringsplan

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad

Dokumenthanteringsplan

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Sammanhållna handlingar i ett ärende.

Bevara/Gallra EU-projekt

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Dokumenthanteringsplan

Riktlinjer för informationshantering

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH , HSV , HSK ---

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

Antagen av kommunstyrelsen Reviderad

Lathund för forskningshandlingar vid Högskolan i Halmstad - Riktlinjer samt bevarande- och gallringsplan

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

Verksamhet Byggnadsnämnden ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg")

Kommunens författningssamling

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Transkript:

Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med en dokumenthanteringsplan? Dokumenthanteringsplan ska fungera som en förteckning över de handlingar som finnas att tillgå inom myndighetens (kultur- och fritidsnämndens) ansvarsområden. Den ska ge allmänheten information om vilka handlingar som finns att tillgå och på vilket sätt de förvaras, gallras eller arkiveras av myndigheten. Hur är planen uppbyggd? Myndighetens allmänna handlingar redovisas fördelade efter respektive verksamhetsområde; Administration, Allmänkulturell verksamhet och Fritidsverksamhet. Definition av allmänna handlingar I Tryckfrihetsförordningen (TF) definieras allmän handling på följande sätt: Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En allmän handling kan således vara såväl ett pappersdokument som en elektroniskt lagrad uppgift i ett datasystem. Tillexempel är brev, sms, e-post, videoupptagning eller ett fotografi som skickats till kultur- och fritidsförvaltningen allmän handling som alla medborgare har rätt att ta del av utan att uppge vad det heter eller varför de vill ta del av handlingen.

2 (6) En handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. En elektronisk handling anses inkommen till myndighet när någon utomstående gjort den tillgänglig för myndigheten. En handling anses vara upprättad när den expedieras utanför myndigheten eller när ärendet som den ingår i avslutas. En handling som inte ingår i något ärende anses vara upprättad när den fastställts eller registrerats i diarium, journal eller protokoll eller på annat sätt färdigställts. Allmänna handlingar kan avse både handlingar som i sin helhet är offentliga och handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. Registreringsskyldighet diarier Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras så snart de kommit in eller upprättats i ett register som hålls tillgängligt för allmänheten. Med registrering avses att de diarieförs antingen i diariet (Evolution) eller något av verksamhetssystemen. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de i stället hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Bevara gallra rensa Med gallring avses att kasta, förstöra eller radera handlingen så att det inte längre går att ta del av uppgifterna i den. Med rensning menas att före arkivläggningen ta bort handlingar som inte utgör allmän handling t.ex. arbetsmaterial, minnesanteckningar mm. För alla andra handlingar gäller att de ska bevaras om inte kultur- och fritidsnämnden beslutat att de får gallras.

3 (6) Administration Handlingar inkomna/upprättade Kultur- och fritidsnämndens protokoll Anläggnings- och bidragsutskottets protokoll Arkivläggning och avställning Förvaringsplats / elektronisk Överföring till Gallringsfrist Anmärkning/Anteckning Närarkiv Centralarkiv kronologisk arkivskåp 2 år 5 år bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindas kronologisk arkivskåp 2 år 5 år bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindas Kultur- och ungdomsutskottets protokoll kronologisk arkivskåp 2 år 5 år bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindas Kallelser/dagordningar kronologisk evolution 2 år Enbart digitalt Kopia på protokollens kronologisk Handläggare 3 månader anslagsbevis Delegeringsbeslut ärendeakt/ diarienummerord. evolution/ arkivskåp 2 år 5 år bevaras Dokumenteras i ärendet (Evolution) Diarielistor kronologisk 2 år 5 år bevaras Mötes- och minnesanteckningar, från samverkan mellan kronologisk ansvarig chef bevaras arbetsgivare och arbetstagare, och/eller personalföreträdare Minnesanteckningar/protokoll från skyddsrond ansvarig chef bevaras

4 (6) Diarieakter gröningar diarienummerord. arkivskåp 2 år 5 år bevaras Ärenden pågår i högst 3 årefter 3 år görs hänvisning till nytt ärende Avtal av vikt diarieakt/ arkivskåp 2 år 5 år bevaras Diarieförs i Evolution diarienummerord. Röd mapp Avtal (hyres-, arrende-, 2 år Efter upphörd giltighet leasingavtal) Skötselavtal 2 år Efter upphörd giltighet Handlingar av ringa betydelse, reklam, information mm Korrespondens av tillfällig karaktär, t.ex. korta frågor Vid inaktualitet Vid inaktualitet

Allmänkulturell verksamhet Handlingar inkomna/upprättade Arkivläggning och avställning Förvaringsplats / elektronisk Överföring till Närarkiv Centralarkiv Gallringsfrist Anmärkning 5 (6) Affischer och programblad mm. som är framtagna av förvaltningen Levereras årligen 1 exemplar bevaras Despositions- gåvohandlingar 5 år bevaras Lämnas till förvaltningssekretaren löpande under året Gästböcker från Galleri Moment 5 år bevaras Ansökningshandlingar om kommunaltbidrag från Kulturella föreningar Studieförbund Hembygdsföreningar Bokningskontrakt vid arrangemang Kontakt mellan utställare och Galleri moment Tillstånd från andra myndigheter vid arrangemang arkivskåp 2 år 5 år bevaras Diarieförs i Evolution 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet

6 (6) Fritidsverksamhet Handlingar inkomna/upprättade Beslut om tillstånd att anordna lotterier Ansökan om och tilldelning av platser för lotteriförsäljning Ansökan om registrering och tillstånd av lotterier inkl. bilagor Lotteriredovisningar inkl. bilagor Redovisningar till Lotterinspektionen Ansökan om lokalbidrag från föreningar Ansökan om aktivitetsstöd från föreningar Ansökningar om att hyra lokaler Kontrakt avseende uthyrning Arkivläggning och avställning Förvaringsplats /elektronisk Överföring till Gallrings-frist Anmärkning Närarkiv Centralarkiv 2 år 5 år bevaras Med / avses gruppen Upplev, göra, kommun och politik 2 år Efter sista giltighetsdatum 5 år Efter sista giltighetsdatum 5 år Efter sista giltighetsdatum Vid inaktualitet 5 år 5 år 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet