Kommunstyrelsens stöd- och processutskott 2010-05-18 1 Plats och tid Väsbyrummet, plan 8, kommunhuset, Dragonvägen 86 Tisdagen den 18 maj, klockan 17.30-18.20 Beslutande Ledamöter: Eila Bromme (FP), ordförande Magda Ayoub (KD) Kjell Söderqvist (S) Ersättare: Johan Magnusson (C), 1 Lars Valtersson (MP) Övriga deltagande Eva Assarsson, tf chef stöd & process Annette Granlund, tf chef stöd & process Maria Stellinger Ernblad, chef stöd & process Tuula Tapper, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Magda Ayoub (KD) Kommunhuset, plan 8, Dragonvägen 86, fredagen den 21 maj Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 10-11 Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens stöd- och processutskott 2010-05-18 Datum för anslags uppsättande 2010-05-21 Datum för anslags nedtagande 2010-06-14 Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten Underskrift...
Kommunstyrelsens stöd- och processutskott 2010-05-18 2 10 Information från stöd- och processenheten Ärendebeskrivning Cheferna för stöd & process informerar om vad som är på gång inom enheten. Avtal mellan kontoren och stöd & process Maria Stellinger Ernblad presenterar ett första utkast till avtal mellan kontoren och stöd & process. Förslaget har arbetats fram i samråd med övriga kontor/enheter och har också presenterats för den centrala samverkansgruppen. Exempelavtalen avser övergripande tjänster som stöd & process levererar så som personaladministration, ekonomi och kanslifunktioner. Medarbetare och chefer på samtliga enheter inom stöd & process har arbetat fram underlag till avtalen genom att inventera vilka arbetsuppgifter som utförs idag. Ett slutligt förslag ska vara klart senast den 8 juni och behandlas i nämnder och utskott hösten 2010. Avtalen gäller för 2010 och därefter tecknas nya avtal som sträcker sig över en 3-årsperiod med möjlighet till eventuella justeringar under avtalstiden. Stöd- och processutskottets beslut Stöd- och processutskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna.
Kommunstyrelsens stöd- och processutskott 2010-05-18 3 11 Stöd- och processutskottets delårsrapport per 30 april 2010 (KS/2010:145) Ärendebeskrivning Enligt tidplan för planering och uppföljning 2010 ska delårsrapport upprättas per den 30 april. Delårsrapporten innehåller ett periodiserat delårsbokslut med en årsprognos. Delårsrapporten för april ska fokusera på: Åtgärdsplaner och effektiviseringsåtgärder för ekonomisk balans 2010 Uppföljning av mål Redovisning av egna mål för nämnden utifrån handikappspolitiska programmet Ekonomisk verksamhetsredovisning med analys av större avvikelser i jämförelse med motsvarande period föregående år och mot budget Verksamhetsmått Känslighetsanalys utifrån volymer/prestationsersättningar Uppföljning av investeringar Ekonomi och verksamhet Stöd- och processenheten svarar för kommungemensamma stödprocesser och system och arbetar på uppdrag av ägare och övriga interna kunder utifrån efterfrågan. Den beräknade prestationsersättningen för köp från stöd och process uppgår till 59,4 mkr. Resultatet per april är positivt och uppgår till 2,0 mkr. Överskottet avser en föräldraledighet, vakanta tjänster som tillsätts under året, förbrukning av projektmedel är inte jämt fördelade under året och hyreskostnaderna är lägre än beräknat. I budget 2010 beräknas ett effektiviseringskrav 0,2 mkr som täcks av effektiviseringsåtgärder i samband med pensionsavgångar. Ökar lönerna med 2% under 2010 motsvaras det av en kostnad på 0,6 mkr för enheten (beräknat på 8 månader). Prognosen för 2010 beräknas till ett nollresultat med anledning av vakanser och föräldraledighet under året. Arbetet att effektivisera administrationen fortsätter. Avtal och överenskommelser med övriga enheter beräknas färdigställas i juni inför 2011 vilket kan komma att medföra fler eller färre efterfrågade tjänster från stöd och process. Kostnadsökningen mellan åren 2009-2010 består av att 7,25 tjänster som överförts till stöd & process från andra enheter och att lokalkostnaderna budgeterats fullt ut 2010.
Kommunstyrelsens stöd- och processutskott 2010-05-18 4 Måluppfyllelse Kundperspektivet Tillväxt Under våren har ett arbete med att ta fram avtal med kunder respektive processägare påbörjats som beräknas färdigställas i juni 2010. Genom avtalen förtydligas våra uppdrag och vad vi levererar till kunderna. Miljö En certifieringsrevision av den kommunala organisationen genomfördes under vecka 11 av DNV (Det Norske Veritas). Syftet var att se hur väl miljöledningssystemet är implementerat i verksamheten. Resultatet blev 2 allvarliga avvikelser och 63 mindre avvikelser. Ny revision med uppföljning av avvikelserna genomförs innan sommaren. Målet är att kommunens certifieras enligt ISO 14001 augusti 2010. Trygghet Ytterligare åtta nya kvalitetsgarantier har tagits av respektive tagits fram och antagits av respektive nämnder. Den generella garantin kring tillgänglighet testas internt under våren och en utvärdering ska vara klar innan sommaren. Medarbetarperspektivet Den medarbetarenkät som genomfördes i februari 2010 gav en hög svarsfrekvens för stöd & process. 95 % av de anställda valde att besvara enkäten, att jämföra med 83 % för hela kommunen. Nöjd Medarbetar Index (NMI) låg på 62 % för stöd & process och 67 % för hela kommunen. Stöd & process är relativt nybildat och har på kort tid genomgått stora förändringar vilket kan sätta spår i hur medarbetarna uppfattar sin arbetsplats. Samtliga enheter har med resultatet som grund arbetat fram handlingsplaner för att jobba med de förbättringsområden som framkommit. Flera av medarbetarna har också deltagit i ett möte med kommunledningen för att diskutera förtroendet för kommunledningen, som var en av frågorna i enkäten. Processperspektivet Enheten har medverkat i implementeringen av IT-verktyget ClikView som ger stöd i uppföljningsarbetet för chefer. Fortsatt arbete med att erbjuda medborgarna alltfler e- tjänster för att öka tillgängligheten. Den nya verksamheten Väsby Direkt som går igång etappvis från den 1 januari 2011 är under uppbyggnad. Målet är att öka servicen och tillgängligheten för invånarna genom att de får en kontaktväg till Upplands Väsby kommun via telefon, e-post och personliga möten. Väsby Direkt är en kommungemensam kundservicefunktion med syftet att skapa utrymme för handläggarna ute på enheterna till fördjupat arbete och därigenom förkortade handläggningstider. Väsby Direkts viktigaste arbetsuppgift är att erbjuda stöd, information och vägledning till invånarna. I uppdraget ligger även att aktivt bidra till ökad användning av e-tjänster och
Kommunstyrelsens stöd- och processutskott 2010-05-18 5 hemsidan. Dessutom ska enheten tillvarata de kundsynpunkter vi får för att utveckla kommunens verksamhet ytterligare. Tyngdpunkten på arbetet med att etablera verksamheten ligger nu på att finna och bygga om lämplig lokal. Lokalen ska fungera som en mötesplats för kommuninnevånarna. Den ska dessutom vara funktionell och erbjuda en bra arbetsmiljö för medarbetarna som kommer att jobba i storrum. Innan midsommar ska rekryteringen av samtliga medarbetare i Väsby Direkt vara klar. Stöd & process hoppas kunna attrahera lämpliga kandidater internt och inleder rekryteringen med att erbjuda medarbetare i kommunen rekryteringsinformation via informationsmöten under maj. Stöd & process har jobbat intensivt med att ta fram samtalsstatistik från inkommande samtal till kommunen. Den används som underlag för att fastställa antalet medarbetare och vilka områden Väsby Direkt ska hantera. De svarsgrupper som är aktuella för Väsby Direkt är: Informationscentrum Telefonadministration / statistik Växelfunktion Gata, park, Kundtjänst Barnomsorg, skola, utbildning, vuxenutbildning Del av hanteringen beträffande Ekonomiskt bistånd Del av hanteringen beträffande Äldreomsorg / funktionsnedsättning Stöd & process kommer under våren diskutera gränssnitt med olika enheter för att precisera vilken del av verksamheten som kan övergå till Väsby Direkt. Stöd- och processenhetens förslag till beslut Stöd- och processutskottet godkänner stöd- och processenhetens förslag till delårsbokslut per april och överlämnar den till kommunstyrelsen. Stöd- och processutskottets beslut Stöd- och processutskottet godkänner stöd- och processenhetens förslag till delårsbokslut per april och överlämnar den till kommunstyrelsen. Delges: Kommunstyrelsen