Bilaga 3 PERSONALBERÄTTELSE
PERSONALBERÄTTELSE 2013 NYTT PA SYSTEM Under de senaste åren har behovet av ett nytt och modernare löne och personaladministrativt system (PAsystem) blivit allt tydligare. Bristerna i nuvarande system gäller främst rapporteringsmöjligheterna och att det finns ett uttalat utökat behov av att kunna ta ut rapporter för såväl personaluppföljning och planering. Ett nytt PA system skulle även kunna minska administrationen genom att möjliggöra elektronisk hantering av personaladministrativa dokument som semesteransökningar, reseräkningar osv. Inför 2013 hade man därför avsikten att undersöka möjligheterna till ett byte genom att tillsätta en projektgrupp och påbörja arbetet med bytet så att ett nytt PA system kunde vara i bruk under 2015. Projektet påbörjades under sommaren 2013 med en förfrågan om ÅHS kunde ansluta sig till det PA system som Ålands landskapsregering använde. Denna väg visade sig dock inte vara framkomlig då systemleverantören aviserade att de kommer att avveckla sitt system. ÅHS nuvarande systemleverantör Abilita aviserade under sommaren/hösten 2013 att även de kommer att upphöra med utveckling, och så småningom även support, av sitt system för att istället bli återförsäljare för ett större företags PA system. Under sensommaren 2013 anställdes en ordinarie löneredovisare, Åsa Söderholm, som projektledare för införandet av ett nytt PA system. Inledningsvis gällde projektledaruppdraget enbart införandet vid ÅHS men eftersom projektet utvidgades som ett led i arbetet med Ålands Digitala Agenda (ÅDA) har uppdragets utökats till att gälla att leda hela samverkansprojektet. Se även personalservice text i verksamhetsberättelsen för mer information. CHEFSKÖRKORT Chefsutbildningen, det s.k. chefskörkortet, som inleddes med del ett i september 2012 fortsatte som planerat under våren 2013. Ytterligare ca 40 förmän/chefer deltog i 3,5 dagars utbildning med samma innehåll som de utbildningsdagar som hölls hösten 2012. Under våren 2013 inleddes även arbetet med att planera för fortsättningen av chefskörkortet med uppföljningsdelar för de förmän/chefer som redan startat utbildningen, kontinuerlig uppföljning efter att de tagit chefskörkortet samt ett upplägg för nya förmän/chefer. Ärendet behandlades i ledningsgruppen och chefsutbildningens upplägg fastslogs under sommaren 2013. Chefsutbildningens del två startades sedan upp i oktober 2013. Denna del lyfter upp ekonomiskt ledarskap, att leda människor samt strategiskt ledarskap och fokuserar främst på interna arbetsprocesser och styrdokument. I oktober hölls föreläsningar gällande upphandling av upphandlingschef Christina Nukala Pengel och upphandlingsjurist Maud Hansen, därefter föreläste avtalschef Tiina Robertsson om kollektivavtal och tjänstemannalagen. I december höll ekonomichef Marie Lövgren och budgetplanerare Joachim Eriksson tillsammans med personal från ekonomienheten föreläsningar om ekonomi, budget och verksamhetsuppföljning och planering. Den sista föreläsningen som ingår i del två kommer att hållas under våren 2014 och kommer att beröra arbetarskydd och verksamhetsplaneringen med fokus på målstyrning. Under hösten 2013 inleddes även arbetet med att planera för del tre av utbildningen. 2
RAMAVTALSFÖRHANDLINGAR Det ramavtal som förhandlades fram under 2012 innebar en regleringsmån på 1 % i form av gropjusteringar per 01.09.2012. Gropjusteringsförhandlingar inleddes i september 2012 men en överenskommelse kunde inte nås förrän i december 2012. Detta innebar att justeringarna genomfördes först under 2013 så att den gropjusterade grundlönen utbetalades fr.o.m. 15.02.2013. För att få kostnaden rätt i bokslutet för 2012 utbetalades den retroaktiva gropjusteringen i två etapper, retroaktiv lön för perioden september december 2012 utbetalades i en skild lönekörning den 08.02.2013 och för januari i samband med lönekörningen den 15.02.2013. Ramavtalet innebar även en allmän löneförhöjning på 1,4 % per 01.04.2013. De arbetsgrupper som parterna enades om att tillsätta för att arbeta vidare på vissa frågor startades upp under 2013. Arbetsgruppen för att utarbeta kriterier för beviljande av personligt lönetillägg hade till uppdrag att förutom utarbeta kriterierna även se över vilken eventuell anpassning av paragraferna om bestämmande av tjänstemannens grundlön som krävs. Personal /informationssekreteraren, personalchefen och vårdchefen deltog i arbetsgruppen som inledde sitt arbete den 03.09.2013 och hade sitt avslutande sammanträde 09.10.2013. Arbetsgruppen hade då arbetat fram ett nytt förslag till 8 i ÅHS avtalet, förslaget kommer att tas till de kommande ramavtalförhandlingarna 2014. Arbetsgruppen för att förlänga karriären har som uppgift att komma med förslag, följa upp och stöda utvecklandet av åtgärder som stöder de anställdas arbetshälsa så att de orkar arbeta fram till den lagstadgade pensionsåldern. Arbetet är omfattande och frågeställningarna mångfacetterade. Personalchefen är ÅHS representant i arbetsgruppen som inledde sitt arbete under hösten 2013. Arbetet fortsätter 2014. ARBETARSKYDDSKOMMISSIONEN Vid sitt första möte i januari 2013 listade arbetarskyddskommissionen verksamhetsplanen för 2013. Man beslöt arbeta med: Säkerhetspar utses för varje avdelning/enhet. Utbildning för säkerhetsparen ordnas. Tillsätta de vakanta platserna för arbetarskyddskommissionen. Riskbedömning hösten 2013. De vakanta platserna i arbetarskyddskommissionen utannonserades i budskapsinfo och två personer anmälde intresse. Dessa två valdes sedan i mars som nya medlemmar. En förfrågan om tillsättande av säkerhetspar skickades till alla avdelningar som skulle meddela två personer inom mars 2013. En fortbildningsdag för säkerhetsparen hölls sedan i maj 2013 där 61 personer deltog. Utbildningen var lyckad och både arbetarskyddskommissionen och den deltagande personalen var nöjda. Riskbedömningen som gjordes för några år sedan måste göras om då det fanns stora brister i genomförandet av den. Arbetarskyddskommissionen konstaterar att den bör göras elektroniskt då det är svårt att få en överblick och/eller få fram bra statistik om den görs i pappersform. Beslöts att undersöka olika möjligheter och system. Det framkom att Flexite eventuellt kan användas vilket också visade sig möjligt. Arbetet med att upprätta riskanalysen i Flexite kommer att inledas i början av 2014. Arbetarskyddskommissionen sammanträdde fem gånger under året och behandlade förutom ovanstående en mängd olika ärenden, t.ex. vilorum enligt arbetarskyddslagstiftningen, säkerhetspärmar med informationsmaterial till säkerhetsansvariga, verksamhetsmodell för förebyggande och hantering av våld på arbetsplatsen, FPA ansökan om ersättning för arbetsgivarens företagshälsovårdskostnader samt verksamhetsplanen för företagshälsovården 01.01.2014 31.12.2018. 3
SAMARBETSKOMMITTÉ ÅHS samarbetskommittés sammansättning var i stort samma som under 2012 förutom förändringar på grund av personalomsättningar inom ÅHS och tjänstemannaorganisationerna. Kommittén sammanträdde sedan tolv gånger under året, som tidigare rutinmässigt före ÅHS styrelses möten för att möjliggöra att ärenden till styrelsen kan föredras vid varje möte. Bl.a. följande ärenden behandlades: Personalminskningar vid geriatriska kliniken Indragande av rekreationsdagen på grund av besparingskrav Omorganisering av sekreterarenheten Budgetförslag 2014 Arvode för handhavande av uppgifter vid sidan av egen tjänst (SET arvode) Traktering, gåvor och uppvaktning och kondoleans Samarbetskommitténs vilande ärenden TJÄNSTER INRÄTTANDE AV TJÄNSTER Styrelsen beslöt 15.11.2013 godkänna inrättande av följande ordinarie tjänster fr.o.m. 1.12.2013: 1. En tjänst som överläkare vid BB /gynekologikliniken 2. En tjänst som överläkare vid geriatriska kliniken 3. En tjänst som överläkare vid rehab och fysiatrikliniken 4. En tjänst som sjukskötare vid kirurgikliniken 5. En tjänst som sjukskötare vid OP, anestesi & IVA kliniken 6. En tjänst som fysioterapeut vid rehab och fysiatrikliniken 7. En tjänst som controller vid ekonomienheten 8. En tjänst som upphandlingsassistent vid upphandlings och försörjningsenheten 4
OMBILDNING AV TJÄNSTER Styrelsen beslöt 15.11.2013 om ombildning av följande tjänster per den 01.12.2013: 1. Vid primärvårdskliniken indras tre tjänster som hälsocentralläkare och tre nya tjänster som överläkare inrättas istället. 2. På IT enheten/växeln indras en tjänst som receptionist och en tjänst som ansvarig receptionist inrättas i stället. 3. Vid primärvårdskliniken indras en tjänst som närvårdare och istället inrättas en tjänst som sjukskötare. 4. Vid rehab och fysiatrikliniken indras en tjänst som medikalmassör. Istället inrättas en tjänst som fysioterapeut. 5. Vid röntgenkliniken indras en tjänst som avdelningssekreterare och istället inrättas en tjänst som närvårdare/primärskötare. 6. Vid tandvårdskliniken dras en tjänst som närvårdare/tandskötare in och en tjänst som ansvarig närvårdare/tandskötare inrättas istället. 7. Vid tekniska enheten dras en tjänst som vaktmästare in och en tjänst som byggnadsarbetare inrättas istället. 8. Vid städenheten indras två tjänster som sjukhusbiträde, 20 veckotimmar och en tjänst som sjukhusbiträde, heltid inrättas i deras ställe. ÅHS 5
PERSONALSTATISTIK År 2013 har personalstatistiken tagits fram per 29.11.2013 istället för som tidigare den 30.11 då den 30:e var en lördag. Den 29.11.2013 var antalet anställda 1 010 och den 30.11.2013, 995. Antalet anställda i statistiken anger alla de som har ett anställningsförhållande med ÅHS vid nämnda datum, d.v.s. det inkluderar även tjänstlediga och deras vikarier och inte enbart de som lyfter lön för nämnda period. Det inkluderar även sjukledighetsvikarier vilket innebär att ett utbrott av t.ex. vinterkräksjuka på en vårdavdelning direkt påverkar siffrorna. ANTAL ANSTÄLLDA Per 29.11.2013 var antalet anställda, ordinarie och vikarier, 1 010 jämfört med 1 135 per 30.11.2012. Inom linjeorganisationen har antalet anställda minskat. År 2011 var antalet anställda inom linjeorganisationen 845 för att öka en aning 2012 till 860. År 2013 är antalet anställda 753. Stabsanställda har minskat de senaste två åren från 281 år 2011, 275 år 2012 och 257 år 2013. KÖNS OCH ÅLDERSFÖRDELNING Inte heller år 2013 visar statistiken någon egentlig förändring gällande köns och åldersfördelningen inom ÅHS. Den största förändringen ses i könsfördelningen, även om den förändringen inte heller är stor. Antalet anställda män har minskat från 14,2 % år 2012 till 12,7 % år 2013. Det tycks vara en fallande trend, åtminstone sett till de senaste åren, då könsfördelningen år 2011 var 15,5 % män och 84,5 % kvinnor. Diagrammet för åldersfördelning visar att fördelningen är helt oförändrad gällande gruppen anställda under 21 år och gruppen 61 68 år. För resterande åldersgrupper syns små förändringar. Statistikuppgifterna för köns och åldersfördelningen uppdelat i ordinarie och vikarier visar på exakt samma trend som tidigare. Noteras kan att alla i åldersgruppen under 21 år arbetar som vikarier. Minskningen av antalet anställda syns i alla yrkesgrupper men den största minskningen har skett i yrkesgruppen vårdpersonal, primärskötarnivå. Denna grupp har minskat med 57 personer om man ser till statistiken per 29.11.2013 jämfört med antalet per 30.11.2012. Delvis beror detta troligen på personalminskningen vid geriatriska kliniken. 6
7
ÅRSVERKEN Närvarotiden är fortsättningsvis oförändrad mot både 2011 och 2012, d.v.s. 76 %. Några större skillnader i fördelningen av frånvaron kan inte ses. En minskning från 6 % år 2012 till 5 % år 2013 kan ses gällande sjukledigheten, en minskning som får ses som glädjande även om den är liten. 8
FRÅNVARO Fördelningen av frånvaron visar på mindre förändringar gällande alla kategorier förutom tjänstledigheter som kvarstår på 10 %. Semester och utbildning har ökat, semester från 44 % till 47 % och utbildning från 3 % till 4 %. Sjukledigheternas del har minskat från 24 % år 2012 till årets 22 % och familjeledigheterna från 20 % till 17 %. Familjeledigheternas andel av frånvaron har minskat en aning sedan 2012, dock inte med mer än 3 %. I år har 39 % av de som haft familjeledighet varit på föräldraledighet (2012: 31 %), 39 % på vårdledighet (2012: 52 %)och 17 % på moderskapsledighet (2012: 13 %). Faderskapsledigheten visar kontinuerligt 0 % vilket till största delen beror på att andelen män av antalet anställda enbart är 12,7 %. Uttaget av antalet faderskapsdagar med och utan lön var totalt 28 dagar under 2013. Ett för litet antal för att det ska ge utslag i statistiken. 9
SJUKFRÅNVARO För första gången sedan år 2010 har sjukfrånvaron inte ökat. Minskningen är försvinnande liten men det får ändå ses som positivt att ingen ökning skett. Inom hela ÅHS var antalet sjukdagar 2013 i snitt 18,89 jämfört med 18,93 år 2012. Fördelat på linje och stabsorganisationen visar linjeorganisationen på en liten ökning, 18,14 dagar i snitt 2013 jämfört med 17,49 i snitt år 2012. Stabsorganisationen visar däremot på en minskning från 23,44 dagar i snitt år 2012 till årets 21,09. Sammantaget innebär detta alltså en liten minskning totalt sett. 10
Som tidigare är det svårt att se någon tydlig förklaring till förändringarna i sjukfrånvaron från år till år. I år har både den långa och den korta sjukfrånvaron minskat inom staben men ökat lite inom linjeorganisationen. För att kunna göra bättre analyser av orsakerna till sjukfrånvaron och därmed göra bättre insatser för att minska den behövs en mer allomfattande kartläggning. Förhoppningsvis kan ett nytt PA system ge ÅHS bättre verktyg för att kunna göra detta. 11
Sjukfrånvaro könsfördelning Minskning av sjukfrånvaron syns även när man ser på könsfördelningen av sjukfrånvarodagar. Sjukfrånvaron har minskat mest för männen, från 12,14 dagar i snitt år 2012 till 9,45 dagar i snitt år 2013. Minskningen för kvinnor är mycket mindre, en minskning på enbart 0,39 dagar i snitt. Sjukfrånvaro med/utan lön Statistiken över sjukfrånvaro med och utan lön visar på en ökning av sjukfrånvaro med full lön samt utan lön medan sjukfrånvaro med 75 % och 65 % lön har minskat. 12
ARBETSOLYCKSFALL Gällande antalet sjukdagar på grund av arbetsolycksfall har en stor förändring skett. År 2012 var arbetsolycksfall orsaken till 1 181 sjukfrånvarodagar medan enbart 95 sjukfrånvarodagar under 2013 hade ett arbetsolycksfall som orsak. Spridningen inom organisationen har även minskat så att arbetsolycksfall i år enbart drabbat personal inom geriatriska kliniken, psykiatriska kliniken och städenheten. Sjukfrånvarodagar på grund av arbetsolycksfall per arbetsplats 2013 Spridningen av orsakerna till arbetsolycksfallet och den efterföljande sjukskrivningen har också minskat så att olyckorna år 2013 berodde på försträckning, halkskada eller ett tillbud på väg till eller från arbetet. Sjukfrånvarodagar på grund av arbetsolycksfall per orsak 2012 PENSIONSBESLUT År 2013 har antalet beslut om pension återigen stigit efter en liten minskning under 2012. Ökningen är störst gällande beslut om ålderspension samt om rehabiliteringsstöd. PENSIONSBESLUT 2000 2013 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Totalt Ålderspension 20 7 5 8 13 19 14 18 19 22 24 28 20 31 248 Deltidspension 3 1 7 3 14 9 3 6 3 7 8 13 4 4 85 Individuell förtidspension 1 4 1 0 2 1 1 0 0 0 0 0 0 0 10 Invalidpension 4 4 2 7 2 3 3 1 1 2 2 1 0 1 33 Delinvalidpension 2 3 0 1 4 5 1 1 0 1 1 0 3 2 24 Rehabiliteringsstöd 1 2 5 3 4 1 1 2 5 7 3 3 9 10 56 31 21 20 22 39 38 23 28 28 39 38 45 36 48 456 13
PERSONALVÅRD Som ett led i besparingsåtgärderna för år 2013 drogs rekreationsbidraget samt möjligheten att utnyttja en arbetsdag till rekreation in fr.o.m. den 13.02.2013 vilket påverkade budgeten för ÅHS friskvård med en minskning på 5 000. Andra ändringar som skett under året har berört de aktiviteter som ÅHS arrangerar i egen regi. Zumbaträningen upphörde hösten 2013 p.g.a. att träningsledaren sade upp avtalet. Personalgymnastiken var inställd ett antal gånger under hösten p.g.a. sjukdom för att sedan upphöra helt fr.o.m. början av november. Uppstart av personalgymnastiken sker eventuellt igen först fr.o.m. hösten 2014. För att hålla kostnaderna nere och klara av den givna friskvårdsbudgeten har inga ersättande aktiviteter satts in istället för de avslutade. Det totala antalet besök visar även i år på en liten ökning med 20 101 registrerade besök jämfört med 19 976 år 2012. Fortfarande har Avancia flest besök med 42 % eller 8 554 registrerade besök följt av våra massörer som har 29 % av totalen med sina 2 097 besök. Största ökningarna kan i år ses i besöksantalet till Pernillas friskvård, 373 besök år 2012 till 837 besök år 2013, Godby simhall med 323 besök i år jämfört med 188 i fjol och till Zumba Fitness Drop In som ökat från 130 besök 2012 till 333 i år. 14
Kostnadsfördelningen mellan de olika friskvårdsaktiviteterna är den samma som tidigare år. Massage är dyrast per besök följt av de aktiviteter som ÅHS arrangerar i egen regi. Önskemål om höjda subventioneringar av friskvårdsaktiviteterna har kommit in från anställda. I nuläget räcker inte de budgeterade medlen till att höja subventionerna utan att ta bort någon aktivitet. Hittills har ÅHS valt att satsa på att ha flera olika aktiviteter och arrangörer istället för att ha högre subventioner hos färre arrangörer. Vilket system som bäst får ÅHS anställda att vilja utnyttja friskvårdsförmånerna och öka sitt välmående och hälsa ska diskuteras vidare under kommande år. 15