Personalpolicyn omfattar de som innehar ett anställningskontrakt vid föreningen.

Transkript

1 Personalpolicy Ålands Natur & Miljös vision är Naturglädje, välmående och bärkraft till hela Åland! Den gäller självklart också det interna arbetet. Arbetsförutsättningar som gynnar personalens känsla av naturglädje, upplevelse av välmående och tillgång till bärkraftiga strukturer är av stor vikt för att orka arbeta för att även andra ska uppleva detsamma. Personalpolicyn omfattar de som innehar ett anställningskontrakt vid föreningen. Arbetsavtal Alla anställda ska ha ett arbetsavtal. Arbetsavtalet upprättas i två exemplar, ett till den anställda och ett till arbetsgivaren. Ifall den anställda är minderårig ska även målsman underteckna avtalet. Avtalet ska följa föreningens mall, vilken utgår från Ålands landskapsregerings tjänstekollektivavtal undantaget bestämmelserna kring övertidsersättning (se nedan). Anställd har en skyldighet att berätta om andra sysslor och uppdrag som kan ha en påverkan på föreningens förtroende eller den anställdes arbetsförutsättningar. Lön och lönerelaterade inkomster Löneklass för kansliets anställda ligger på A23. Kansliledaren erhåller ett lönetillägg på 100 för sitt ledningsansvar. För sommarvikarier och andra projektanställda utgår en lön utifrån löneklass A21. Kansliledare har rätt att på skriftlig begäran besluta om en anställds ålderstillägg. Beslutet förs till styrelsen för kännedom. Vid fall där kansliledaren inte är enig med en anställds mening förs ärendet till beslut för styrelsen. Lön utbetalas senast den 10 varje kalendermånad, i förskott för månaden. Senast den 4 varje månad ska en anställd som önskar kilometerersättning, dagtraktamente eller annan form av lönerelaterad ersättning inkomma med det till kansliledaren.

2 Anställda uppmuntras att använda arbetstelefon. På begäran kan mobiltelefonförmån om max 20 erhållas för de som inte har en arbetstelefon utan använder sin personliga telefon för arbetsrelaterade ärenden. Föreningens ordförande eller viceordförande beslutar om kansliledarens rätt till mobiltelefonförmån. Alla anställda har rätt att omvandla semesterpenningen till ledig tid på begäran hos kansliledaren. Kansliledaren kan neka omvandlingen beroende på verksamhetsförutsättningarna. Semester och ledighet Uttag av intjänad semester ska i april diskuteras och planeras med de anställda så att önskemål kan tas i beaktande så att en rättvis fördelning av semesterperioden ges till samtliga anställda. Kansliledaren har ett ansvar för semesterplaneringen. Uttag av semesterdagar utanför sommarsemesterperioden beviljas av kansliledare skriftligen. I de fall som den önskade semesterperioden överstiger 5 dagar ska begäran göras skriftligen, varvid kansliledarens beslut förs styrelsen för kännedom. Semester kan inte tas ut på förhand men undantag kan beviljas i enskilda fall vid vägande skäl. Uttag av kompledighet sker med samma förfarande som vid uttag av semesterdagar utanför semesterperioden. En anställd bör inte ha minustid utan ska i sådana fall söka tjänstledighet. Frågor om tjänstledighet utöver två veckor på ett halvår ska beslutas av styrelsen. I annat fall kan kansliledare bevilja en total tjänstledighet på två veckor totalt (behöver ej vara sammanhängande) under en period på ett halvår. En begäran om tjänstledighet över två veckor totalt på en halvårsperiod ska göras skriftligen. För andra typer av ledigheter så som vårdledighet, studieledighet eller partiell arbetstid ska en skriftlig begäran alltid gå till styrelsen för beslut.

3 Arbetstider Den ordinarie arbetstiden för en heltidsanställd är 36 h 45 minuter. Av dessa ska 30 minuter gå till hälsofrämjande aktiviteter (se nedan). Bestämmelserna kring övertid avviker från kollektivavtalet. En anställd får enbart arbeta på kvällar och helger om så blivit överenskommit. För detta får den anställde ett lönepåslag på 15 % för vardagskvällar kl % på lördagar 100 % på söndagar För nattarbetstid (kl ) sker ett lönepåslag på 50 % i tillägg till ovanstående nivåer. Sker nattarbetet på fredag natt mot lördag är lönepåslaget 75%, sker nattarbetet på lördag natt mot söndag 150 % och sker nattarbetet en söndagsnatt mot måndag är lönepåslaget 65 %. Den anställde har ett ansvar att räkna ihop övertiden till antalet timmar. Dessa timmar ska tas ut i kompledighet. På skriftlig begäran kan övertiden betalas ut i pengar, vilket beslutas av kansliledaren. Sjukledighet Vid kortare sjukdomsperioder Vid kortare sjukdomsperioder är arbetstagaren själv skyldig att kontakta arbetsplatsen. Ålands Natur & Miljös anställda har rätt att vara borta från jobbet tre kalenderdygn utan sjukintyg. Infaller en helg eller övriga röda dagar under dessa dygn blir alltså dessa medräknade i de tre dygnen. (Är man till exempel sjuk fredag och måndag krävs ett sjukintyg för måndagen). Ett sjukintyg för fyra och fem dygn kan vara utskrivet av en sjukskötare eller hälsovårdare. Är man sjukledig fler än fem dygn krävs ett intyg som är skrivet av en läkare. Om en anställd vill börja arbeta trots att denna fortfarande är sjukskriven krävs ett nytt intyg där personen friskförklaras av en läkare. Detta gäller också vid längre sjukdomsperioder.

4 Om arbetsgivaren tvivlar på att den sjuklediga verkligen är arbetsoförmögen kan denna skicka arbetstagaren på en ny hälsoundersökning. Arbetsgivaren står i sådant fall för kostnaderna. Vid längre sjukdomsperioder Om en arbetstagare är sjukskriven mer än tio dagar ska ersättning sökas av arbetsplatsen från FPA. Är en arbetstagare sjukskriven mer än tio dagar ska också styrelsen informeras om detta. Om en person är långvarigt sjuk (fler än 30 dagar) bör kontakt tas med företagshälsovården. Se mer om detta nedan. En arbetstagare har rätt till full lön från arbetsplatsen om denna har varit sjuk högst 60 dagar på ett kalenderår. Är man sjuk mer än 60 dagar/år gäller: 75 % av ordinarie lön upp till 180 dagar (utan avbrott) 60 % av ordinarie lön från 180 dagar (utan avbrott) och upp till 365 dagar Tar man ut semesterdagar i sjukledigheten så räknas inte dessa dagar som sjukledighetsdagar. Om arbetstagaren blir sjukledig på grund av arbetsolycksfall eller yrkessjukdom betalas full lön ut i högst 90 dagar. Är man sjuk fler än 90 dagar gäller: 75 % av ordinarie lön till 180 dagar (utan avbrott) 60 % av ordinarie lön om sjukledigheten överskrider 180 dagar (utan avbrott) och upp till 365 dagar Om arbetstagaren avsiktligt har åsamkat sig ett olycksfall utgår ingen lön från första sjukdagen. Vid längre sjukdomsperioder är kansliledaren ansvarig för att hålla kontakten med den sjuka minst varannan vecka. Är kansliledaren själv sjuk är dennes efterträdare på kansliet (för närvarande medlemsansvarig) i andra hand ansvarig för detta och i tredje hand ordförande

5 eller vice ordförande i styrelsen. Kontakten handlar i första hand om telefonsamtal för att ringa och höra hur den sjuka mår, och hur den själv upplever sitt tillstånd samt att lyssna till eventuella önskningar angående sitt arbete som den sjuka kanske har och tillgodose dem i bästa möjliga mån, eller i alla fall att ta upp dem till diskussion på arbetsplatsen (om den sjuka så önskar). En anställd kan beviljas deltidsarbete och partiell sjukledighet om vårdpersonal och arbetsgivare och arbetstagare kommer överens om detta. Arrangemanget ska grunda sig på en utredning om arbetstagarens hälsotillstånd. För avlöning under denna period gäller lagen om företagshälsovård och lagen om sjukledighet. Om en hälsoundersökning av arbetstagaren visar att denne på grund av personliga hälsoegenskaper är uppenbart utsatt för hälsorisker i arbetet, får arbetstagaren inte anlitas för sådant arbete. Förvaring av sjukintyg samt registrering av personalens sjukfrånvaro Sjukintyg förvaras konfidentiellt så att endast kansliledaren har rätt att se på dem. Vid behov förvaras också sjukintyg så att styrelsens ordförande eller viceordförande har tillgång till uppgifterna i dem. Om sjukintygen gäller kansliledaren har kansliledarens efterträdare (för närvarande medlemsansvarig) rätt att handha dessa, i tredje hand föreningens ordförande eller viceordförande. De som har tillgång till sjukintygen har tystnadsplikt. Kansliledaren har hand om registreringen av personalens sjukfrånvaro. Registreringen förvaras konfidentiellt. I registreringen ska finnas utsatt tid för sjukledigheten, samt aktuell diagnos. Registreringen sammanställs var tredje månad. Två gånger per år skickas statistiken till företagshälsovården. Om kansliledaren själv är sjuk har medlems- och kommunikationsansvarig i andra hand om detta. Är en person sjuk fler än 30 kalenderdagar på ett kalenderår har personens hälsa nått den så kallade alarmgränsen och vidare utredning av arbetstagarens hälsotillstånd bör göras. Kansliledaren är ansvarig för att detta görs och tar kontakt med företagshälsovården. Om

6 det är kansliledaren som är sjuk är dennes efterträdare (för närvarande medlemsansvarig) i första hand och styrelsens ordförande eller viceordförande i andra hand ansvarig för detta. Då en arbetstagare har nått den så kallade alarmgränsen ska ansvarig se till att regelbunden kontakt hålls mellan företagshälsovården, arbetsplatsen och arbetstagaren så att dessa parter tillsammans kan göra upp en plan för hur det är möjligt att få den sjuklediga tillbaka i arbetet. Ålands Natur och Miljös personalpolicy gällande förebyggande hälsovård Rätt till hälsokontroller Föreningens personal har rätt till kostnadsfritt besök på personalhälsovården på ÅHS vart tredje år. Kallelser skickas automatiskt till kontoret. Alla nyanställda ska genomgå en hälsoundersökning så snart som möjligt och lämna intyg till arbetsgivaren. Vid behov har också arbetstagare rätt till fler besök på personalhälsovården. Kontaktar man sakkunniga inom företagshälsovården bekostar arbetsgivaren även sådana besök. Går arbetstagaren dock till privata läkare bekostar arbetstagaren själv dessa besök. Vid behov eller på begäran av personalen kan också personalhälsovården besöka arbetsplatsen för att undersöka och gå igenom vilka dagliga risker som personalen utsätts för i arbetet, och därefter komma med förslag eller krav på förbättringar. Rätt till förebyggande hälsovård och friskvård Arbetsgivaren uppmuntrar till hälsofrämjande aktiviteter på personalens fritid. Föreningen sponsorerar därför friskvårds- och kulturaktiviteter för 100 /halvår för personal anställd på en tjänstgöringsgrad på minst 60 %, som har ett kontrakt på minst tre månader. Sponsoreringen sker genom friskvårdskuponger som beställs två gånger årligen, i september och i mars. För andra anställda mellan dessa perioder beställs kupongerna vid anställningens begynnelse.

7 Fikapauser För att uppmuntra till ett sunt arbetsklimat i enlighet med arbetstidslagen sker två betalda fikapauser per dag, kl. 9:30 samt 14:00 på 10 minuter vardera. Arbetstidsförlängningen 2017 I och med den nationella arbetstidsförlängningen med 30 minuter per vecka för en heltidsanställd valde styrelsen att kansliet skulle ägna denna tid åt framför allt hälsofrämjande aktiviteter. Tiden kan sparas för friskvårdsaktiviteter under arbetstid. Vid aning om försämrat hälsotillstånd hos en medarbetare Om en anställd på arbetsplatsen anar att en kollega mår dåligt under en period har de en skyldighet att agera. En kan fråga den aktuella personen direkt, eller om det känns jobbigt gå via ordföranden eller en annan av styrelsen vald styrelsemedlem. Frågor man kan ställa är: Hur personen mår Vad som är grunden till det måendet Om det finns något vi på arbetsplatsen kan eller bör göra för personens hälsa Alkohol- och drogmissbruk Se alkohol- och drogpolicyn. Försäkringar Arbetstagarna är under arbetstiden försäkrade vid Ålands Ömsesidiga försäkringsbolag. Försäkringen gäller olycksfall vid arbetet och direkt till eller från arbetet. Gällande pension är föreningens anställda försäkrade hos Pensions-Alandia. Kompetensutveckling Fortbildningar All personal ska som minst en gång vart tredje år få fortbildning i sitt arbete som bekostas av arbetsgivaren.

8 Introduktion till nyanställda Nyanställda har rätt till en ca en vecka lång inskolningsperiod med full lön tillsammans med minst en utvald handledare. Handledaren bör i första hand vara den som tidigare har haft den aktuella tjänsten. Även handledaren har rätt till full lön under denna period. Kan av någon anledning inte den som tidigare haft tjänsten handleda den nyanställda är det kansliledares, ordförande eller viceordförandes ansvar att se till att en kompetent handledare finns tillhanda, samt att denne handledare är formellt tillfrågad och har tackat ja till förfrågan. Under den överenskomna perioden på ca fem arbetsdagar ska få andra större arbetsuppgifter krävas av handledaren och den nyanställda än att de lär ut och lär sig jobbet. Utvecklingssamtal Alla arbetstagare under ett kalenderår har rätt till ett utvecklingssamtal per år. Dessa sker normalt i november-december. Dessa utvecklingssamtal leds av ordförande i styrelsen eller annan av styrelsen vald person tillsammans med kansliledaren. För kansliledaren sker samtalet med två styrelsemedlemmar. De som leder utvecklingssamtalet har sedan ansvar för att de förslag och önskemål som kommer fram här tas upp på berörda instanser. I utvecklingssamtalen kan avhandlas: Hur den anställda trivs med sitt jobb i stort, med sina arbetsuppgifter och med sina kollegor Hur den anställda känner att den har möjlighet att utvecklas i sitt arbete, och hur motiverad den känner sig till sina arbetsuppgifter Om den anställda känner att det finns saker i dennes arbetssituation som bör förbättras Om den anställda är tillfreds med organiseringen på arbetsplatsen, eller om det finns saker som arbetstagaren tycker att bör organiseras annorlunda. Vad då i så fall och hur bör man förbättra? Hur väl arbetstagaren känner att den klarar av sina arbetsuppgifter Om arbetstagaren är nöjd med det stöd och den feedback den får av sina kollegor eller sin arbetsgivare

9 Efterlevnad Om arbetstagaren känner att dennes arbetsuppgifter är tillräckligt tydliga Policyn kommer alltid att följa vårt kollektivavtal Policyn är baserad på landskapsregeringens gällande tjänstekollektivavtal, som vi lyder under med undantag av interna bestämmelser kring övertidstillägg. Ändrar kollektivavtalet i övriga delar ändrar således denna policy i enlighet med kollektivavtalet, så att policyn alltid följer avtalet och därmed också gällande lagar. Implementering Personalpolicyn är en del av introduktionen av anställda. Styrelsen har övervakningsansvar att policyer och riktlinjer följs. Kansliledaren har ansvaret att personalen följer policyn.