Servicenämnden för IS/IT Sammanträdesdatum Sida 1-11 2011-05-18 Plats och tid Beslutande Stadsbyggnadsförvaltningen, Mora Peter Helander (C), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Kjell Tenn (C), Älvdalen Övriga deltagare Malin Höglund (M), Mora, ej tjänstgörande ersättare Tord Karlsson, kommundirektör, Mora Stefan Linde, kommunchef, Älvdalen Elisabeth Bäckström, IT-strateg Sven-Erik Nilsson, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Kjell Tenn 2011-05-20 Sekreterare Paragrafer 28-38 Sven-Erik Nilsson Ordförande Justerande Peter Helander Kjell Tenn ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Servicenämnden för IS/IT Sammanträdesdatum 2011-05-18 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2011-05-31 Datum för anslags nedtagande Kommunkansliet 2011-06-23 Underskrift
Servicenämnden för IS/IT 28 Sammanträdesdatum Sida 2 Datum 2011-05-18 Dnr Öppnande och justering Ordföranden förklarade mötet öppnat. Till att justera dagens protokoll utsågs Kjell Tenn.
Sammanträdesdatum Sida 3 Servicenämnden för IS/IT 2011-05-18 29 Föregående sammanträdesprotokoll Gicks igenom och lades till handlingarna.
Sammanträdesdatum Sida 4 Servicenämnden för IS/IT 2011-05-18 30 Avrapportering IS/IT-råd Beslut Avrapporteringen godkändes med tillägget att IS/IT-rådet fortsättningsvis ska föra protokoll där det anges vilka förslag till beslut som föreläggas servicenämnden. Sammanfattning av ärendet IS/IT-rådets minnesanteckningar från sammanträdet 2011-05-11 gicks igenom. Följande punkter ingick i minnesanteckningarna: Föregående protokoll Öppnande Laget runt KID och KIR Systemfrågor IT-incidenten Verksamhetsuppföljning PRIO-statusrapporten Nästa period ehälsa FirstClass och SharePoint Ärendehantering ipad Internet till Älvdalens utvecklingscentrum Lärplattform Office 2003 Beslutsunderlag Minnesanteckningar från IS/IT-rådets sammanträde, daterade 2011-05-11
31 Sammanträdesdatum Sida 5 Projekt PRIO Beslut Statusrapporten godkändes. IS/IT-nämnden ska ha NKI-enkäten. IT-chefens titel har ändrats till Förändringsledare PRIO måste fungera även efter projekttidens utgång 2011-12-31 Checklista måste upprättas som ett resultat av PRIO-processen Organisationsschema tas fram för de grupperingar som skapats Sammanfattning av ärendet PRIO är den handlingsplan som tagits fram som en följd av de problem som IT-verksamheten genomgick under 2010. Syftet med planen är att öka ledning, kontroll och kvalitet i styrningen av IS/IT. Processen är av iterativ (upprepande) karaktär och har så här långt utgjorts av en nulägesfas som pågått halvannan månad. En NKI-enkät (NKI=Nöjd KundIndex) har genomförts med god svarsfrekvens och förbättringar i ledningsstruktur, rutiner och kultur pågår. Beslutsunderlag PRIO-statusrapport, daterad 2011-05-12
Sammanträdesdatum Sida 6 32 Revisionsrapport och enkät PWC Beslut IT-strategen och kommundirektören arbetar vidare med frågorna som ska besvaras vid sammanträdet 2011-06-20. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har tidigare i år beställt dels en revisionsrapport, dels en enkät från PWC ställd till ledamöterna i servicenämnden. I materialet finns saker som bör uppmärksammas inte bara av servicenämnden utan också av kommundirektören, kommunledningskontoret, utvecklingsenheten och IT-enheten. Mycket är redan åtgärdat och besvarat genom den handlingsplan som antagits, men kommundirektören har gjort en sammanställning av viktiga synpunkter och frågor i materialet. Beslutsunderlag Skrivelse från ordförande Peter Helander, daterad 2011-05-18
Sammanträdesdatum Sida 7 33 Uppföljning/Avrapportering Beslut Avrapporteringen godkändes. En helårsprognos ska tas fram till sammanträdet 2011-06-20. Sammanfattning av beslutet Ärendet omfattade följande punkter: Utveckling Drift Ekonomi Budgetprocess Delegationsförteckning Bredbandsansvaret gränsdragning, ansvar Internkontrollplan - områden Utveckling: Besvaras i projekt PRIO. Drift: IT-driftchefen Per Reimi informerade om incidenten den 26/4 och hur den åtgärdades. Reinvestering i ny lagringsutrustning som var planlagd till 2012 genomförs redan i år under vecka 34 till en beräknad kostnad av 2 mkr. Ekonomi: Per 2011-04-30 visar IT-enheten ett underskott på -1 516.8 tkr, varav en betydande del förklaras av att Orsa och Älvdalens kommuner ännu inte fakturerats för gemensamma kostnader. Avdelningen e-strategi har däremot ett överskott på 668.2 tkr. Här ingår på årsbasis 2 290 tkr för IS/IT-styrning, ett belopp som kommer att flyttas till annat konto framöver. Budgetprocess, Delegationsförteckning, Bredbandsansvar och Internkontrollplan: Uppdrag som ligger hos IS/IT-rådet och ännu inte blivit utförda. Kommer därför att redovisas som kvarstående ärenden. Beslutsunderlag Driftrapport från IT-driftchefen Ekonomisk rapport, januari-april 2011
Sammanträdesdatum Sida 8 34 Kvarstående ärenden Beslut Orsa och Älvdalens kommuner rekommenderas att införskaffa Fronter som lärplattform. Sammanfattning av ärendet Orsas och Älvdalens skolor står inför en situation i höst då de behöver någon form av lärplattform för att skolans verksamheter ska kunna dokumentera enligt de föreskrifter som staten ålagt skolverksamheter. Lärplattformen skall underlätta lärarnas arbete med bland annat de dokumentationskrav som ställs på lärarna. Beslutsunderlag Kompletterande utredning, lärplattform, daterad 2011-04-20
Sammanträdesdatum Sida 9 Servicenämnden för IS/IT 2011-05-18 35 Kommande ärenden Inga kommande ärenden fanns att redovisa.
Sammanträdesdatum Sida 10 36 Nästa sammanträde Äger rum måndagen den 20 juni, kl. 13:15 15:30.
Sammanträdesdatum Sida 11 37 Sammanträdets avslutande Ordföranden förklarade sammanträdet avslutat.