Förfrågningsunderlag 2016-04-05 Upphandlande organisation Sundbybergs kommun Ewa Johansson Upphandling Behandlingshem, boende och öppenvård till vuxna missbrukare SAN-0171/2015, Sista anbudsdag: 2016-05-13 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Gemensamma krav 2.1 Generella krav Dessa generella krav på anbudsgivare/leverantör/vårdgivare gäller för samtliga kategorier och grupper som omfattas av denna upphandling. 2.2 Krav på anbudsgivaren 2.2.1 Krav på anbudsgivare Detta avsnitt innehåller krav på anbudsgivaren i egenskap av leverantör. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med kundens behov. 2.2.2 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Av 10 kap 1 lagen(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)framgår när en leverantör ska uteslutas. Anbud från anbudsgivare som inte uppfyller grundkraven i LOU 10 kap 2 kan efter särskild prövning komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen. Anbudsgivaren intygar genom denna punkt att den är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 2. Anbudsgivare kan komma att uteslutas om dess företrädare har gjort allvarliga fel i yrkesutövningen de senaste 5 åren eller har återkommande skatteskulder eller om ägarna har flera konkurser de senaste 5 åren. Ett anbud kan komma att förkastas med hänvisning till brister som framkommit i tillsynsrapporten. Detta gäller inte bara ett enskilt behandlingshem utan en hel koncern om något av koncernens behandlingshem fått allvarliga klagomål. Anbudsgivaren försäkrar att skäl för uteslutning saknas enligt 10 kap. 1 och 2 LOU. (/ svar) Sida 1 av 9
2.2.3 Registrerings-, skatt och avgiftsskyldigheter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknade register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Kontroller kommer att ske i svenska register. De anbudsgivare som inte är registrerade i Sverige ska verifiera att de är registrerade och sköter sina skatte- och avgiftsskyldigheter i sitt hemland. Kommunen förbehåller sig också rätten att vid behov anlita extern expertis för att kontrollera anbudsgivaren och personer i ledande ställning hos anbudsgivaren. Är kraven i punkt 1.2 uppfyllda? (/ svar) 2.2.4 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha en tillräckligt stabil ekonomisk ställning för att kunna fullgöra uppdraget. En kreditbedömning kommer att göras med stöd av UC ratingsmodell. Anbudsgivaren ska inneha minst nivå 3 eller motsvarande med vissa undantag. Kravet på nivå 3 i rating gäller inte för kommuner som lämnar anbud. Leverantörer som har annan företagsform som exempelvis stiftelser/ ideell/ekonomisk förening ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller på begäran tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll genom UC. I de fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgivare ändå anses uppfylla kravet om en sådan förklaring lämnas att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Bevis kan utgöras av/genom senaste resultaträkning, bankgaranti eller revisorsintyg eller annat lämpligt bevis. Ange er ratingnivå, datum för denna rating samt vilket ratingbolag som lämnat det. (Fritextsvar) Uppfylls kravet på minst nivå 3 hos UC motsvarande kreditvärdig? (Fritextsvar) Lämna förklaring till låg rating om kravet på kreditvärdig eller motsvarande inte uppfylls. (Fritextsvar) Uppfylls kraven på ekonomisk ställning? (/ svar) 2.2.5 Gemensamma krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet 2.2.5.1 Nyttjande av underleverantör Innan leverantör anlitar underleverantör för delar av uppdraget av någon betydelse ska samråd ske med kommunen och ifråga om väsentliga delar av uppdraget ska kommunens godkännande inhämtas. Leverantör svara för underleverantörs arbete som för sitt eget. Sida 2 av 9
Av LOU framgår att leverantör kan åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Leverantören ska genom att tillhandahålla ett åtagande från företaget i fråga eller på annat sätt visa att leverantören kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Med annat företag avses fysiska och eller juridiska personer, till exempel dotterbolag och systerbolag inom en koncern, samarbetspartner eller underleverantör. Som exempel på bevis se bilaga 3 Överenskommelse om underleverantörs kapacitet. Anbudsgivare som vill åberopa annat företags kapacitet ska redovisa vilken funktion som dessa ska fylla i uppdraget. Det kan t.ex. gälla tillgång till läkare, sjuksköterska, psykolog eller annan kvalificerad kompetens eller eftervård. Underleverantörers företagsnamn och organisationsnummer ska anges i bilaga 1 Kontaktuppgifter. Flera anbudsgivare kan använda samma underleverantörer. Annat företags kapacitet godtas inte om det finns skäl för uteslutning av företaget enligt 10 kap. 1 och 2 LOU. Ansvar för all kommunikation, rapportering, fakturering osv. ligger på anbudsgivaren. Anbudsgivaren får inte anlita annat företag, utöver vad som angetts i anbudsgivarens anbud, utan kommunens medgivande. De andra företagen ska uppfylla sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel. Byte av underleverantör/samarbetspartners får endast ske i de fall lagen om offentlig upphandling tillåter det samt efter skriftligt godkännande från kommunen. Har bilaga 1 Kontaktuppgifter fyllts i och bifogats anbudet? (/ svar) Accepteras kraven avseende underleverantör? (/ svar) Har bevis om förfogande över underleverantörs kapacitet bifogats i förekommande fall? (Fritextsvar) Har komplett ifylld bilaga 1 bifogats? (/ svar) Har bevis om förfogande av annans kapacitets bifogats i förekommande fall? (/ svar) Sida 3 av 9
2.2.5.2 Försäkringar/ansvar Leverantören ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla försäkringar. Försäkringsbevis ska inlämnas på begäran dock innan avtalstecknandet. Skyddet ska omfatta: - Allmän ansvarsförsäkring avseende person- och sakskada. Ansvarsförsäkringens försäkringsbelopp ska vara lägst 10 miljoner kronor. - Ansvarsförsäkring avseende skadeståndsskyldighet enligt skadeståndslagen (principalansvar) ska tillhandahållas för vållad person-, sak eller ren förmögenhetsskada och ska även gälla under ev. praktiktid, arbetsträning etc. - Kombinerad företagsförsäkring ska tecknas för all egendom som vårdgivaren nyttjar för sin verksamhet såväl fast som lös egendom. Vårdgivaren ansvarar för skada på grund av vårdtagarens vållande som drabbar vårdgivarens eller tredje man/ mans egendom på plats i verksamheten. - Olycksfallsförsäkring Försäkringen ska gälla på heltid och inkludera då vårdtagaren reser till och från samt visats på enheten. Försäkringsbeloppen ska vara lägst 10 basbelopp vid 50 % invaliditet och lägst 20 basbelopp vid 100 % invaliditet, samt lägst 1 basbelopp vid dödsfall. Olycksfallsförsäkringen ska gälla utan självrisk för vårdtagaren. Den geografiska omfattningen ska vara Norden. - Reseförsäkring Reseförsäkringen ska även omfatta vårdtagarens medhavda bagage. Reseförsäkringen ska gälla utan självrisk för Vårdtagaren. Kommer kraven på försäkringar att kunna uppfyllas från avtalstecknandet? (/ svar) 2.3 Krav på tjänstens utförande 2.3.1 Generella krav på tjänsternas utförande All verksamhet som upphandlas ska utföras enligt mål, riktlinjer och krav i socialtjänstlagen samt vid var tid gällande svensk lagstiftning samt de föreskrif-ter och allmänna råd som Socialstyrelsen utfärdar. Leverantören ansvarar för att: - omedelbart vidta erforderliga åtgärder mot personal som misstänks för att ha begått brott riktade mot enskilda personer som omfattas av uppdraget - tillhandahålla krishantering och liknande för personalen - personalen är informerad om innehållet i det avtal som leverantören ingått med kommunen. Leverantören ska fortlöpande följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde vad avser lagstiftning, metodutveckling samt se till att all personal som arbetar med behandling har aktuell kunskap och kompetens. Sida 4 av 9
Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, den enskilde, anhöriga och utomstående. All personalen ska ha ett professionellt förhållningssätt som präglas av tydlighet och respektfullhet. Personalen ska behärska svenska språket i tal och skrift. Kan kraven i 2.3.1 uppfyllas? (/ svar) 2.3.2 Placeringsavtal För varje enskild individ som placeras ska ett placeringsavtal upprättas enligt mall i bilaga 5. Leverantören får inte använda sina egna placeringsavtal då detta ökar risken för fel i fakturering och brister i tillämpning av avtalet. Av placeringsavtalet ska det framgå sista datum för när genomförandeplanen ska vara kommunen tillhanda. I placeringsavtalet anges sista datum för när månadsredovisningar/ kvartalsredovisningar ska vara kommunen tillhanda i förekommande fall. I placeringsavtalet anges sista datum för när slutdokumentationen ska vara kommunen tillhanda i förekommande fall. Placeringsavtalet upphör att gälla vid placeringstidens slut utan uppsägning. Avtalet kan dock förlängas på viss tid om parterna skriftligen träffar överenskommelse härom. Kan kraven i 2.3.2 uppfyllas? (/ svar) 2.3.3 Genomförandeplan Insatserna ska vara individuellt utformade. Inom ramarna för det uppdrag kommunen lämnat ska en genomförandeplan upprättas tillsammans med den enskilde och leverantören. All för uppdraget väsentlig information om den placerade ska bifogas planen. Genomförandeplanen ska undertecknas av Leverantören och den placerade. Genomförandeplanen ska därefter skickas till kommunens handläggare för godkännande. Av placeringsavtalet ska det framgå sista datum för när genomförandeplanen ska vara kommunen tillhanda. Genomförandeplanen ska kontinuerligt följas upp och revideras vid behov i samråd med beställaren. Genomförandeplanen ska vara handläggaren tillhanda senast inom två veckor. Anhöriga och närstående ska ha möjlighet att bli involverade i behandlingsarbetet om den enskilde så önskar. På individnivå ska genomförandeplanen ligga som grund för uppföljningen. En skriftlig redovisning (månadsrapport) ska skickas till handläggaren minst en gång var trettionde dag. Sida 5 av 9
Efter avslutad behandling ska leverantören utan särskild begäran skicka en sammanfattande bedömning och redovisning av behandlingsresultatet (s.k. slutdokumentation). Slutdokumentationen ska vara kommunen tillhanda snarast efter avslutad behandling eftersom villkoret för slutbetalning är att dokumentationen kommit socialsekreteraren till handa. OBSERVERA att betalning av faktura kommer att ske 30 dagar efter att dokumentation enligt avtalet levererats. Kan kraven i 2.3.3 uppfyllas? (/ svar) 2.3.4 Samordnande individuella planer SIP Vid behov av samordnande individuella planer (SIP) ska Leverantören medverka vid framtagningen av den. I planen framgår vilka insatser som ska ges från vilken huvudman, samt eventuellt hur kostnader ska fördelas. Kan kraven i 2.3.4 uppfyllas? (/ svar) 2.3.5 Återfall eller avbrytande av placeringen Om leverantören eller den enskilde avbryter behandlingen/placeringen eller om den enskilde återfaller i missbruk, ska omständigheter kring avbrottet meddelas uppdragsgivaren omedelbart, senast nästkommande vardag. För uppsägning på grund av avbrott se 11 i ramavtalet. Anbudsgivaren ska beskriva vad som händer vid ett eventuellt återfall/avbruten behandling. Redogör för hur ni agerar och ert synsätt. (Fritextsvar) 2.3.6 Tolk Om Leverantören erbjuder behandling på andra språk än svenska ska adekvat behandling ske av behandlingspersonal på det språket. Det förutsätts ske utan medverkan av tolkar. I de fall tolk behöver anlitas i sammanhang som inte ingår i den ordinarie insatsen ansvarar vårdgivaren för att tolk rekvireras om behovet finns hos vårdgivaren. Vårdgivaren svarar då för kostnaden. Om behovet uppstår hos kommunen står denna för beställning och kostnader för tolk. 2.3.7 Drogpolicy Leverantören ska ha en skriven drogpolicy vilken är väl känd av all personal och de boende. Kan kraven i 2.3.7 uppfyllas? (/ svar) 2.3.8 Drogkontroller Leverantören ska svara för samtliga drogkontroller som behövs för att syftet med verksamheten ska uppnås. Kostnaden för dessa kontroller ska ingå i angivna priser. Sida 6 av 9
Beskriv era metoder för uppföljning samt periodiseringen av dessa. Av metoderna ska det framgå hur och med vilken frekvens ni mäter drogfrihet. Beskriv metod för drogkontroll samt frekvens. (Fritextsvar) Beskriv eventuella skillnader för drogkontroller mellan olika kategorier/ grupper som ni lämnar anbud på. (Fritextsvar) Uppfylls kraven på drogkontroller? (/ svar) 2.3.9 Hot och våld Leverantören ska ha en tydlig policy för hur leverantören hanterar hot och våld och andra missförhållanden. Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för hantering av kris och våldsincidenter. Kan kraven i 2.3.9 uppfyllas? (/ svar) 2.3.10 Sekretess och tystnadsplikt Leverantören ska säkerställa att all personal har kunskaper om, och efterlever, de sekretessbestämmelser som finns i de lagar/föreskrifter som är relevanta för leverantörens verksamhetsområde. Leverantören svarar för att samma sekretessbestämmelser som gäller för socialtjänstens/hälso- och sjukvårdens personal iakttas av Leverantörens personal, praktikanter och eventuella underleverantörer. Leverantören ska löpande informera all berörd personal om gällande sekretessbestämmelser. Detta krav gäller även efter ramavtalets upphörande. Kan kraven i 2.3.10 uppfyllas? (/ svar) 2.3.11 Kommunens insyn Kommunen har ansvaret för den enskilda placeringen och har rätt till fullständig insyn i verksamheten. Leverantören ska förbinda sig att samarbeta med kommunen så att kommunens ansvar för placeringen kan fullgöras. Kommunens revisorer ska beredas samma insynsmöjligheter som de har i övriga kommunala verksamheter. Kommunen kan, efter samråd med leverantören även uppdra åt fristående konsult, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören förbinder sig i sådant fall att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. Sida 7 av 9
Kan kraven i 2.3.11 uppfyllas? (/ svar) 2.3.12 Allmänhetens rätt till insyn För att tillgodose allmänhetens möjligheter att få insyn i Leverantörens verksamhet är Leverantören skyldig att utan oskäligt dröjsmål, efter att kommunen framställt begäran om detta, till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kap.19 a kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska lämnas i skriftlig form om inte annat avtalas. Citerat ur 3 kap.19 a kommunallagen. När vården av en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat Leverantör ska kommunen respektive landstinget kontrollera och följa upp verksamheten. Lag (2014:573). 19 a Om en kommun eller ett landsting sluter avtal med en privat Leverantör, ska kommunen respektive landstinget genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Lag (2014:573). Information som lämnas till kommunen ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen verkan på övriga bestämmelser i förfrågningsunderlaget/avtalet. Kan kraven i 2.3.12 uppfyllas? (/ svar) 2.3.13 Meddelarfrihet Alla har en grundlagsskyddad meddelarfrihet som i princip innebär att man får tala med journalister om det mesta i syfte att det ska publiceras. Det finns vissa undantag från meddelarfriheten, till exempel omfattar den inte uppgifter om enskild inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Däremot får man berätta om missförhållanden på arbetsplatsen och hur verksamheten bedrivs, bara man inte gör det så att enskilda vård- och omsorgstagare kan identifieras. Offentligt anställda är skyddade mot repressalier från arbetsgivaren genom att det finns ett förbud för det allmänna (stat, kommun, landsting) att ta reda på vem som har lämnat ut uppgifterna. Detta ska även gälla för anställda på verksamheter som drivs av leverantörer/underleverantörer åt kommunerna och som omfattas av detta avtal. Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för tillämpning av Lex Sarah. Kan kraven enligt 2.3.13 uppfyllas? (/ svar) 2.3.14 Samverkan Sida 8 av 9
Ett nära och förtroendefullt samarbete mellan Leverantör och beställare förutsätts. Beställare och Leverantör har ett delat ansvar att informera varandra om förändrade förutsättningar avseende placeringen. Leverantören ska samverka med den placerande kommunen kring varje enskild klient avseende genomförandeplaner, ledigheter och andra klientanknutna behov. Kan kraven enligt 2.3.14 uppfyllas? (/ svar) 2.3.15 Ledningssystem för kvalitet Leverantören ska under avtalsperioden ha ett ledningssystem för kvalitet enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOFS 2011:9 anpassat till verksamhetens inriktning och omfattning. Kan kraven enligt 2.3.15 uppfyllas? (/ svar) 2.3.16 Kvalitetssäkring Anbudet ska innehålla en översiktlig redovisning av anbudsgivarens kvalitetssäkrings-arbete. Kvalitetssäkringssystemet ska vara så utformat att det styrker att anbudsgivaren har säkerställda rutiner för uppdragets genomförande. Leverantören ska göra de uppföljningar av verksamheten som krävs för att säkerställa att leverantörens åtaganden och ansvar uppfylls samt att ansvaret för kvalitetsarbete i övrigt uppfylls. Av metoderna ska det framgå hur och med vilken frekvens ni mäter drogfrihet. Detta ska beskrivas i punkt 2.3.8 ovan. Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för klagomålshantering från klienter, personal och anhöriga. Redovisa kvalitetssäkringsarbete och klagomålshantering här eller hänvisa till bilaga (Fritextsvar) Uppfylls kraven på uppföljning av verksamheten för de kategorier och grupper som anbud lämnats för? (/ svar) Sida 9 av 9