2014-05-19 10.00 15.00 Ordförande Maria Axelsson Deltagare Åsa Jönsson, Maria Axelsson, Charlotte Styles, Kerstin Ulfendahl Frånvarande, Viveca Frising, Liselotte Theorell Face to Face möte, McNeil AB Norrbroplatsen 2 251 09 HELSINGBORG Agenda Verksamhetsprogrammet 1. Föregående protokoll Alla Maria gick igenom föregående protokoll. Har Anna fått de signerade årsmöteshandlingarna till arkivet ännu? Charlotte följer upp det och lägger upp det signerad årsmötesprotokollet och årsredovisningen under medlemsidan. Styrelsen föreslår att till nästa år kan signaturer samlas in på mejl, styrelsen beslutar att sekreteraren ansvarar för det och att dokumenten kommer till arkivet. Styrelsen beslutar att vi hädanefter lägger bokslutshandlingarna under medlemsidan. Hedersmeddlemmar: Maria har inte fått in några synpunkter på mejl ifrån styrelsen huruvida hedersmedlemmar skall betala RQA/SARQA konferans avgifter. Policy dokumentet för utgifter behöver revideras, det står t ex BARQA inte RQA. Kerstin ser över hela dokumentet och ger då ett förslag i den här frågan. Styrelsen tittar på förslaget och beslutar på nästa möte. 2. Uppföljning DKG-konferensen Attila, Viveca Attila gav uppföljning per telefon. Det var en lyckad konferans med många positiva kommentarer. Alla presentationer (som är möjliga) är nu utlagda på nätet. Totalt blev det 82 deltagare, 42 betalande, och vi bör därmed gå plus minus noll. Styrelsen hade en diskussion till hur vi förhåller oss till om konferansen inte gör positivt resultat och vi var eniga om att vi enligt vårt avtal skall fortsätta organisera konferansen tillsammans med DKG. Inför varje konferans beslutas om ekonomin tillåter att konferansen hålls. Eventuell förlust delas lika med DKG. 3. Ekonomisk rapport Åsa Åsa gav en ekonomisk rapport. I år har vi 164 medlemmar, 147st har hittills betalt. Protocol styrelsef2f 140519 1 of 5
Betalningen har gått fint i år. En del går bort för de är hedersmedlemmar, eller har betalt sent på förra året så att de betalde för 2 år då. Just nu har vi 26308.47kr på vårt medlemskonto. Övriga Kostnader: 2244kr för roll-upp och den kostnaden godgände styrelsen via mejl. 15640kr för årsmötet, vi hade budgeterat 24500kr, bra! Presenter till organisationskommitten för konferansen 300kr vi köpte choklad styrelsen godkänner detta. Hemside fakturan har inte kommit, men vi har beslut på att vi skall betala max 3000 plus moms för det.vi närmar oss budget. Åsa håller koll på det. Vi måste få in ungefär 260 000 för att gå plus minus noll för konferansen, styrelsen tittar på hur det har gått på nästa möte. 4. arkinggrupper Arbetssätt Avrapportering Vi har 3 stycken benchmarking grupper GMP, GDP och CSV. Styrelsen skall ta fram en arbetsbeskrivning för grupperna. Arbetsbeskrivningen skall innehåll syftet med grupperna, hur det de diskuterar skall rapporteras och en mall för bibehållandet av sekretess. Styrelsen föreslår att Viveca skall vara kontakt person för grupperna. Grupperna skall rapportera skriftligt minst en gång per år vad de kommit fram till är best/industry practise. Är man inte överrens på någon punkt i gruppen så kan man inkludera flera arbetsalternativ. Den skriftliga rapporten bör lämnas på hösten och är lämplig att inkludera i ett SARQA nyhetsbrev och lägga upp på medlemssidan (se punkt 7 hemsida). Kontakt uppgifter till de olika benchmarking grupperna skall finnas synbart på hemsidan. Viveca ansvarar för att ta fram ett förslag på en sådan arbetsbeskrivning till nästa möte. Maria är bollplank. 5. Nätverksträffar Hur, vem? Styrelsen beslutar att Charlotte är ansvarig i Göteborgsområdet i stället för Anders. Maria är ansvarig i Öresundsregionen och Kerstin och Liselotte är tillsammans ansvariga i Stockholm/Uppsala regionen. Nätverksträffar skall hållas en gång på hösten och en gång på våren, lämpligast i april och oktober. Den som ansvarar för träffarna frågar deltagarna om tema inför nästa möte, så att medlemmarna är delaktiga i att bestämma tema.om det är svårt att hitta tema kan man också använda ämnen ifrån benchmarking grupper. Alla är välkomna att föreslå tema. I Öresundsregionen är en nätverksträff planerad till hösten. Charlotte och Lotti/Kerstin ordnar lokal och datum för ett möte till hösten i Göteborg respektive Uppsala/Stockholms regionen till nästa styrelsemöte.tema kan om nödvändigt bestämmas senare. Om det finns ont om lokaler i t ex Stockholm finns det avsatt 4000 i budgeten (vi har inte utnyttjat något hittills i år). Kerstin skall kolla upp vad det kostar i de lokaler där de håller till. Protocol styrelsef2f 140519 2 of 5
6. Hemsidan/LinkedIn Jobbsökande Reklam Sprida aktiviteter Styrelsen accepterar kostnaden för skapandet av medlemssidan. Maria tar över ansvaret för att uppdatera hemsidan. Åsa skall uppdatera företagslistan till hemsidan. Vad det gäller reklam och kommerciella aktiviteter på LinkedIn så har SARQA en policy för detta under arkiv på hemsidan. Åsa har en uppdaterad policy som hon skickar till Maria, Maria lägger upp den på hemsidan och förtydligar vad som gäller under SARQA på LinkedIn. Styrelsen kan alltid moderera det som läggs upp på LinkedIn, så det är inget problem. Styrelsen beslutar att alla i styrelsen skall gå in på hemsidan inom 2 veckor och finna minst fem fel och rapportera till Maria, så hon kan uppdatera. Det diskuterades hur det skulle se ut på medlemssidan. Skall varje benchmarkinggrupp ha en rubrik och därunder ha t ex nyheter och arkiv? Eller finns det möjligheter att ha nivåer/undergrupper, så man klickar till en grupp och kommer då vidare till nyheter och arkiv? Maria undersöker möjligheterna och styrelsen tittar på det till nästa möte. 7. Kontakt med QA-föreningar i andra länder- Personer, uppdrag Se tabell 1 på sida 5. 8. Höstkonferens När, vad, tema, föreläsare Slakthuset i malmö, 20 november, Attila bokar den lokalen. Rolf Arndt ifrån Cambrex är bekräftad som föreläsare (Ph.Eur. heavy metals nyheter) Åsa har ordnat detta. Styrelsen fortsätter att leta föreläsare, t ex Magnus (något?) som tidigare var föräldraledig. Någon ifrån läkemedelsverket om Kosmetik och registrering som läkemedel, kliniska prövningar på kosmetik. Styrelsen enades också om att det inte får bli för spretigt utan det skall helst hålla ett tema, annars tror vi att det är svårt att få folk att komma. De som föreläser får delta och resa betald, helst ingen övernattning. 9. Medlemsbrev- När, vad, vem? Styrelsen ber Liselotte skriva det och skicka det till Åsa för utskick, helst innan semestern, annars i Augusti. Kontakta Anders Hellgren och Ingrid Sjöberg och ta med vad som händer iföreningen för klinisk prövning och OECD GLP diskussionsgruppen. Ta också gärna in info ifrån benchmarking grupperna (då kanske utskicket får bli i september).vi följer upp detta på nästa styrelsemöte. 10. Föreningen för klinisk prövning Hur, vem? Styrelsen beslutar Anders Hellgren. 11. OECDs GLP diskussionsgrupp - Hur, vem? Styrelsen beslutar Ingrid Sjöberg. Protocol styrelsef2f 140519 3 of 5
12. Utöka medlemsantalet: Hur? Styrelsen tror fortfarande mest på att sprida information om SARQA genom personliga kontakter. 13. Informera om SARQA- Hur? Uppdatera foldern, främst foto på styrelsen. Det kanske inte är lämpligt med foto på styrelsen eftersom den ändras hela tiden Attila skickar förslag på nya foton och styrelsen följer upp det på nästa möte. 14. Bredda SARQA inom life science, fokus kosmetik- Hur? Vi tror vi är ganska hemma här. Styrelsen är enig om att det skulle vara fokus kosmetik hanterat som läkemedel, snarare än kosmetik tillverkare i stort. 15. Planering av kommande möten - fastställa datum för kommande styrelsemöten Tis 10 juni 10.30-11.30, sedan 5 september och varje första fredagen i månaden, 10.30-11.30. 16. Övrigt a. Utlägg för resor till och från möten Kerstin tar det till policy uppdateringen. b. RQAs konferans Kerstin kollar om hon kan åka. c. Lunch på styrelsemötena - beslut är taget om att lunchen på dagens face to face betalas av SARQA. d. Roll-up den finns hos Maria och om någon kan ta med sig den till något så kontakta henne. e. vykortsutskick bordlägges f.medlemsavgift betala flera år i taget? Styrelsen beslutar att vi erbjuder den möjligheten nästa år. g. Styrelsen beslutar att för att skapa kontinuitet i styrelsearbetet och underlätta för nya personer som kommer in i styrelsen (eller i andra funktioner som inte nödvändigtvis är styrelsearbete) så behövs en arbetsbeskrivning. Styrelsen ger i uppdrag att alla under året tar fram en arbetsbeskrivning för sin roll/funktion, så att det kan fastställas i slutet av året och användas när personer lämnar över till nästa. Roller och funktioner skall utses vid konstituerande styelsemöte, Maria tar fram förslag på funktioner som vi kan diskutera på nästa möte. Protocol styrelsef2f 140519 4 of 5
Tabell 1. Föreningar Kontaktperson DKG EQAC SQA RQA JSQA DGGF LAQI OECD GMP GDP CSV Maria Axelsson Anders Wichman Anders Wichman Ordförande, se om vice (Kerstin Ulfendahl kan åka och vara kontakt person) Ingrid Sjöberg Vesna Gaborit Georg Coleman Vesna Malmberg Protokollet skickas för justering till samtliga styrelsemedlemmar, närvarande och frånvarande. Vid pennan, Charlotte Protocol styrelsef2f 140519 5 of 5