2012-12-12 samt 2012-12-13 1(6) Plats och sammanträdestid Beslutare Övriga deltagare Radisson Blu Hotel, Stockholm 2012-12-12 kl. 17.00-21.30 Kulturhuset, Stockholm 2012-12-13 kl. 08.30-12.15 Kristina Alsér, ordförande Bengt Benson Agneta Bladh Micael Glennfalk Peter Högberg Eric Sjöström Kjell Åke Hansson, verkställande direktör Kajsa Holst (adj. 5) Micael Glennfalk Ordförande Kristina Alsér Micael Glennfalk Sekreterare Kjell Åke Hansson
2012-12-12 samt 2012-12-13 2(6) 1 Sammanträdet öppnas Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar alla välkomna. 2 Godkännande av dagordning och kallelse Föreliggande dagordning och kallelse godkännes. 3 Val av protokollförare och protokolljusterare Till att föra dagens protokoll utses Kjell Åke Hansson och till justerare Micael Glennfalk. 4 Föregående sammanträdes protokoll. Genomgång av protokoll från sammanträde 2012-10-04 och 2012-10-05. Bengt Benson begär ny justering av 14. Fråga om ommålning av Astrid Lindgrens barndomshem väcktes, men protokollfördes inte. Undertecknarna av protokollet ber om ursäkt och det aktuella protokollet revideras genom att följande mening införs: Aktualiserade Bengt Benson frågan om ommålning av barndomshemmet. Enligt gällande överenskommelse mellan Vimmerby kommun/kaln och familjerna Ruhn-ström, Alvtegen och Benson skall barndomshemmet underhållas fortlöpande såväl interiört som exteriört. Fastighetens yttre är nu i sådant skick att en ommålning måste ske senast våren 2013. Om så inte blir fallet måste det övervägas om barndomshemmet kan hållas tillgängligt för besök fr o m juni 2013. 5 Verksamhetsrapport och prognos 2012. VD redovisar verksamheten sedan föregående sammanträde. Flera aviserade personalavgångar har påverkat verksamhet och planering. Beträffande referensbiblioteket uppmanar styrelsen VD att söka samarbete med kommunens stadsbibliotek. Bolaget har sedan oktober engagerat en affärsutvecklare på halvtid, som arbetar med sponsring och utveckling. En ökning av mötes- och konferensbokningar kan märkas under hösten. Bokens Dag och författarkvällar har ägt rum enligt plan. Julmarknaden Hantverksdagar på Näs genomförs 15 december. Lantköket på Näs har parallellt bedrivit sin verksamhet på överenskommet sätt. Hyresintäkten från serveringen fastslås efter slutförd redovisning våren 2013. Bolagets preliminära bokslut per 2012-10-31 visar ett resultat på -174 000 kronor jämfört med budget. Flera intäktsposter är dock ännu inte bokförda, på grund av ändrade ekonomifunktioner. ( 5 forts nästa sida)
2012-12-12 samt 2012-12-13 3(6) (forts 5.) VD redovisar även besöksenkäter från juli-augusti 2012, som bland annat visar hög publik uppskattning av verksamheten. Bilaga 1. 6. Mål och vision Styrelsen har identifierat behovet av att se över bolagets långsiktiga vision till år 2020, för att kunna göra rätt strategiska prioriteringar och investeringar de kommande åren. Det är viktigt att visionen implementeras hos såväl ägare (kommunfullmäktige) som ledning och medarbetare. Mål- och visionsarbetet skall fortsätta vid kommande styrelsemöten våren 2013 och i dialog med företagets medarbetare. Ärendet diskuteras. Sammanfattning i bilaga 2. 7. Delegation av prövning/beslut vid utlämnande av allmänna handlingar. Styrelsen beslutar att från och med 2012-12-13 delegera prövning av fråga om utlämnande av allmän handling, samt beslut om förbehåll vid utlämnande av sekretessbelagd allmän handling, till bolagets verkställande direktör Kjell Åke Hansson. I dennes frånvaro delegeras prövning/beslut i dessa frågor till bolagets producent Anneli Karlsson. Bolagets ordförande skall alltid underrättas vid beslut om förbehåll eller när handling inte utlämnas. 8. Utvecklingsprojekt Astrid Lindgrens trädgårdar. Projektledare Kajsa Holst informerar om nuvarande status i projekt Astrid Lindgrens Trädgårdar. Konstateras att arbetet fortskrider enligt plan. Vimmerby kommunfullmäktige har tagit princibeslut om att stödja en utveckling av trädgårdarna på Näs. Bolaget har utarbetat ett antal ansökningar om externt finansiellt stöd. Bolaget avser också att begära tillstånd att uppta investeringslån. Bilaga 3. Redovisas Profildokument, som framtagits inom projektet. Bilaga 4. Redovisas ny Intäktsberäkning från Resurs för resor och turism i Norden AB. Utgångspunkten är att Astrid Lindgrens trädgårdar kommer att generera ytterligare 100 000 besök, att adderas till redan befintligt antal (drygt 40 000 år 2011). ( 8. forts nästa sida)
2012-12-12 samt 2012-12-13 4(6) ( 8. forts) Den turismomsättning som redan idag genereras av Astrid Lindgrens Näs beräknas till 22,2 miljoner kr, medan antalet årssysselsatta beräknas till 21,2. Resurs slutsats är att en ökning med 100 000 besökare medför en ökad turismomsättning på 55,6 miljoner kr, samt en ökning med 52,9 årssysselsatta och 4,8 miljoner kr i ökade skatteintäkter för Vimmerby kommun. Bilaga 5. Informeras om den påbörjade organisationsutredningen som syftar till att klargöra framtida ägarstrukturer vid utvecklingen av trädgårdarna på Astrid Lindgrens Näs. Aktualiseras fråga om framtiden för det näraliggande gruppboendet. Styrelsen påpekar vikten av att frågan löses så att bolagets inriktning på besöksmålsutveckling kan fullföljas utan dröjsmål, samtidigt som behoven för de boende tillgodoses. Styrelsens uppfattning är att en fortsatt utveckling av trädgårdsprojektet, med inslag av lånefinansiering och extern finansiering, måste kopplas till ett långsiktigt samverkansavtal mellan Vimmerby kommun och Kulturkvarteret Astrid Lindgrens Näs AB att gälla från 2014 och framåt. Utkast till avtal tas fram i en gemensam arbetsgrupp, med deltagande av representanter för Vimmerby kommun och styrelsen för KALNAB inför budgetperiod 2014-2015. Styrelsen beslutar att hemställa hos Vimmerby kommunfullmäktige att Kulturkvarteret Astrid Lindgrens Näs AB må uppta lån för investeringar i trädgårdsprojektet om maximalt 10 000 000 (tio miljoner) kronor; att uppdra åt VD att i överläggningar med VKF hantera frågor om borgensavgift, amorteringstakt och ränta; att uppdra åt VD att snarast formulera skrivelse till Vimmerby kommunstyrelse om prioritet för en framtida lösning vad gäller gruppboendet i området. 9 Preliminär budget 2013. VD redogör för överväganden inför budget 2013. Som bas finns Vimmerby kommuns anslagsfinansiering. Budgeten utgår från att bolaget tillförs samma externa medel som innevarande år, samt att den egna försäljningen kan öka med minst 10 procent. Budgeten omfattar i dagsläget inte utvecklingsprojektet trädgårdarna på Astrid Lindgrens Näs. Besked angående finansiering väntas under våren 2013, varför projektets budget tills vidare upprättas separat. ( 9. forts nästa sida)
2012-12-12 samt 2012-12-13 5(6) ( 9. forts) Av de tjänsteutrymmen (100%) som frigörs genom avgångar från och med årsskiftet 2012-2013 avser VD att återbesätta 80% för att förstärka bolagets marknadsföring. Referensbiblioteket blir av resursskäl obemannat under 2013. Utställningsverksamheten blir sannolikt inte lika omfattande som tidigare år. Den preliminära budgeten ses som en rambudget och skall preciseras och fastslås vid kommande styrelsemöten. Styrelsen beslutar att anta preliminär Budget 2013 som rambudget. 10. Sammanträdesplan 2013. Ordföranden föreslår ett ytterligare ordinarie styrelsemöte under våren, med inriktning på långsiktig strategi för bolagets finansiering. Föreslagen tid är fredag den 15 februari 2013. Styrelsen beslutar därefter att sammanträda på följande tider: 15 februari 2013 Ordinarie styrelsemöte. Plats: Astrid Lindgrens Näs. Tid: 12.00-16.00 25 mars 2013 Middag med ALMA-juryn. Plats: Astrid Lindgrens Näs. Tid: 19.00. Alsér, Glennfalk, Högberg anmäler att de ej kan närvara. 26 mars 2013 Ordinarie styrelsemöte. Plats: Astrid Lindgrens Näs. Tid: 08.30-12.00 31 maj 2013 Ordinarie styrelsemöte. Plats: Astrid Lindgrens Näs. Tid: 10.00-14.00 26-27 september 2013 Ordinarie styrelsemöte. Plats: Göteborg. Tid: 18.00-21.00 samt 09.00-16.00 6 december 2013 Ordinarie styrelsemöte. Plats: Stockholm. Tid: 09.00-12.30
2012-12-12 samt 2012-12-13 6(6) 11. Övriga frågor. Inga övriga frågor anmäldes. 12. Sammanträdet avslutas. Ordföranden tackar styrelsen för det gångna året, tillönskar ledamöterna en God Jul och avslutar mötet.