R EVISIONSRAPPORT 2007 Granskning av miljöledningsarbetet Malmö stad Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2007
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING... 4 2.1 Bakgrund...4 2.2 Syfte och avgränsning...4 2.3 Tillvägagångssätt...4 3 FRITIDSNÄMNDEN... 5 3.1 Iakttagelser...5 3.2 Kommentarer...5 4 KOMMUNSTYRELSEN... 5 4.1 Iakttagelser...5 4.2 Kommentarer...6 5 KULTURNÄMNDEN... 6 5.1 Iakttagelser...6 5.2 Kommentarer...6 6 SERVICENÄMNDEN... 7 6.1 Iakttagelser...7 6.2 Kommentarer...7 7 STADSBYGGNADSNÄMNDEN... 7 7.1 Iakttagelser...7 7.2 Kommentarer...8 8 STADSDELSFULLMÄKTIGE CENTRUM... 8 8.1 Iakttagelser...8 8.2 Kommentarer...8 9 STADSDELSFULLMÄKTIGE FOSIE... 9 9.1 Iakttagelser...9 9.2 Kommentarer...9 10 STADSDELSFULLMÄKTIGE HYLLIE... 9 Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 1
10.1 Iakttagelser...9 10.2 Kommentarer...10 11 STADSDELSFULLMÄKTIGE KIRSEBERG... 10 11.1 Iakttagelser...10 11.2 Kommentarer...10 12 STADSDELSFULLMÄKTIGE LIMHAMN-BUNKEFLO... 11 12.1 Iakttagelser...11 12.2 Kommentarer...11 13 STADSDELSFULLMÄKTIGE OXIE... 11 13.1 Iakttagelser...11 13.2 Kommentarer...12 14 STADSDELSFULLMÄKTIGE ROSENGÅRD... 12 14.1 Iakttagelser...12 14.2 Kommentarer...12 15 STADSDELSFULLMÄKTIGE SÖDRA INNERSTADEN... 12 15.1 Iakttagelser...12 15.2 Kommentarer...13 16 STADSDELSFULLMÄKTIGE VÄSTRA INNERSTADEN... 13 16.1 Iakttagelser...13 16.2 Kommentarer...13 17 TEKNISKA NÄMNDEN... 14 17.1 Iakttagelser Fastighetskontoret...14 17.2 Iakttagelser Gatukontoret...14 17.3 Iakttagelser VA-verket...14 17.4 Kommentarer...14 18 UTBILDNINGSNÄMNDEN... 15 18.1 Iakttagelser...15 18.2 Kommentarer...15 19 ANALYS OCH SLUTSATSER... 16 Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 2
1 Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av revisorerna i Malmö kommun genomfört denna granskning med syfte att bedöma det nuvarande miljöledningsarbetet i de icke certifierade nämnderna, utifrån de riktlinjer som Kommunfullmäktige tidigare gav. Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier av nämndernas och förvaltningarnas aktuella dokument på miljöledningsområdet. Även kommunövergripande dokument på området har använts i granskningen. Intervjuer har också ägt rum med miljösamordnare eller motsvarande inom förvaltningen. Efter en genomgång av miljöledningsarbetet, och i viss mån också miljöarbetet, i alla aktuella nämnder kan konstateras: Miljöledningsarbetet fortskrider i flera nämnder sedan införandet ett par år efter kommunfullmäktiges beslut 1998. I andra nämnder har arbetet fått en nystart senaste året, medan det i ett par nämnder (stadsbyggnadsnämnden och stadsdelsfullmäktige Hyllie) för en tynande tillvaro. Uppföljningen är oftast den svaga delen i arbetet, något som är en förutsättning för att arbetet med ständiga förbättringar ska kunna fortgå. För att de ständiga förbättringarna ska åskådliggöras krävs också att uppföljningen gör en viss tillbakablick av tillståndet tidigare. En måluppföljning är bra, men för att den ständiga förbättringen ska lysa igenom måste måluppfyllelsen också värderas och bedömas utifrån tidigare prestation. Miljöledningssystemet blir mindre och mindre av en sidoordnat styrd verksamhet, men det finns mer att göra för att föra ihop det med övriga ledningsverktyg. Flera nämnder har fört samman delar av ledningsverktygen, vilket ger mindre byråkrati och upplevs som mer lättarbetat av de inblandade. Svårigheten att föra samman hela miljöarbetet i miljöledningssystemet kvarstår för flera av nämnderna. Därav kunde granskningen inte enbart omfatta miljöledningsarbetet, eftersom det händer mycket miljöarbete vid sidan av. Det gör att uppföljning och utvärdering inte heller blir heltäckande om den görs utifrån målsättningarna och inriktningarna i miljöledningssystemet. Det sedan länge kända problemet med uppdatering av miljölagstiftningen i alla nämnder är inte löst ännu. Sammanfattningsvis innebär detta att miljöledningsarbetet löper på, men det finns ett par nämnder som behöver ta tag i arbetet. Uppföljningen kan förbättras i många av nämnderna; Fritidsnämnden, Stadsbyggnadsnämnden, Sdf Centrum, Sdf Hylllie, Sdf Oxie, Sdf Södra Innerstaden, Tekniska nämnden och Utbildningsnämnden. För Kulturnämndens del går det inte att uttala sig om uppföljningen eftersom miljöledningsarbetet inte kommit till den fasen där ännu. Men arbetet är på flera ställen på rätt väg när det sammanförs med befintliga rutiner. Ständiga förbättringar behöver också komma mer i fokus i uppföljningsarbetet, utom i Servicenämnden, Sdf Fosie, Sdf Kirseberg, Sdf Limhamn-Bunkeflo och Sdf Västra Innerstaden. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 3
2 Inledning 2.1 Bakgrund Revisorerna har uppdragit till Ernst & Young att genomföra denna granskning utifrån Kommunfullmäktiges beslut att samtliga nämnder ska ha fungerande miljöledningssystem för sina respektive verksamheter. Kommunfullmäktiges uppdrag till nämnderna gavs 1998 och utgick från specifika riktlinjer för systemets utformning. Riktlinjerna är en förenkling av den internationella standarden ISO 14001 för miljöledningssystem. Införandet i nämnderna stöttades genom centralt avsatta medel. 2.2 Syfte och avgränsning Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma det nuvarande miljöledningsarbetet i de icke certifierade nämnderna, utifrån de riktlinjer som Kommunfullmäktige tidigare gav och miljönämnden preciserade. 2.3 Tillvägagångssätt Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av aktuella dokument för miljöoch miljöledningsarbetet inom förvaltningar och stadsdelar. Även kommunövergripande dokument på området har studerats. Intervjuer har också genomförts med miljösamordnare eller motsvarande. Det som studerats av miljöledningsarbetet är hur planering för miljöarbetet ser ut, vilken uppföljning som sker, och där med vad som också genomförs, samt hur ständiga förbättringar presenteras. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 4
3 Fritidsnämnden 3.1 Iakttagelser Fritidsnämnden beslutade 2007-01-18 att anta en ny miljöpolicy, och nytt miljöprogram för år 2007. Miljöprogrammet anger verksamhetens miljöpåverkan och de åtgärder som ska vidtas under året. Ansvariga för åtgärderna är förvaltningens ledningsgrupp. Med anledning av vad som senare hände i fritidsnämnden, kring ansvarsfriheten, har miljöarbetet avtagit. Den omorganisation som är på gång, med förlorat ansvar för byggnaderna, berör miljöarbetet på så sätt att drygt hälften av de beslutade miljöåtgärderna rör byggnaderna. Fritidnämnden följer upp miljö- och miljöledningsarbetet genom den rapport som årligen efterfrågas av miljönämnden. Inom förvaltningen finns en arbetsgrupp som arbetar med åtgärderna, och vissa år även följer upp arbetet grundligare genom internrevision. 3.2 Kommentarer Miljöledningsarbetet har sedan införandet, cirka 2002, alltid funnits med i verksamheten styrt av fritidsnämnden. Kontinuiteten har troligen kunnat upprätthållas genom att förvaltningen har haft samma miljösamordnare sedan införandet drog igång. Omorganisationen gör att arbetet tappar lite fart igen, men det är viktigt att de åtgärder som nämnden beslutat och som inte rör byggnaderna ändå genomförs. Miljöledningsarbetet, som bygger på Malmö stads modell, följs också upp i fritidsnämnden. Viss presentation av ständiga förbättringar görs, men det går att förbättra om det tydligt ska gå att utläsa de miljöförbättringar som systemet kontinuerligt bidrar till. Planering och genomförande är fungerade delar i miljöledningssystemet. Uppföljning görs på olika sätt, men kan förbättras i nämnden genom att tydligare knytas till de mål som arbetet skett utifrån. Också presentationen av ständiga förbättringar kan förbättras. 4 Kommunstyrelsen 4.1 Iakttagelser Kommunstyrelsen styr stadskontorets miljöledningsarbete genom att i verksamhetsplanen för 2007 besluta om miljömål för verksamheten. Uppföljning av miljöledningsarbetet sker också i kommunstyrelsen som en del av den interna kontrollen. Uppföljningen ligger inlagd i planen för 2007, vilken återrapporteras till kommunstyrelsen. Den miljöpolicy som stadskontorets ledning antog 2001 gäller fortfarande. För 2007 finns också antagit handlingsplan utifrån miljömålet. Förvaltningen har sedan ett antal dokumenterade rutiner som styr olika delar av miljöledningsarbetet för verksamheten. Uppföljning av miljöledningsarbetet har inom förvaltningen skett genom en internrevision av dokumenten 2007, då ett antal förbättringsförslag lyftes fram. Resultatet av internrevisionen arbetar miljösamordnaren vidare utifrån. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 5
4.2 Kommentarer Kommunstyrelsen utövar styrning av miljöarbetet både genom beslut av mål i verksamhetsplanen och sedan i uppföljning av den interna kontrollen. Det är en fördel att miljöledningssystemet nu är knutet till redan befintliga rutiner för styrning och uppföljning. Förhoppningsvis ger det också en skjuts i arbetet mot ständiga förbättringar, som inte är helt lätt att utläsa i systemet. Det är också värdefullt för det fortsatta miljöledningsarbetet att åtgärda de påpekanden som lyftes fram i internrevisionen. Planering, genomförande och uppföljning är fungerade delar i miljöledningssystemet, medan presentationen av ständiga förbättringar kan förbättras. 5 Kulturnämnden 5.1 Iakttagelser Kulturnämnden har för 2007-2008 antagit en miljöpolicy med miljömål och handlingsplaner för att uppnå målen. Handlingsplanerna visar åtgärder och ansvar för att uppnå miljömålen. Det konkreta arbetet med målen och åtgärderna drivs på förvaltningen av en miljögrupp där alla förvaltningens verksamheter finns representerade. Avrapportering sker från miljögruppen till förvaltningens ledningsgrupp. Kulturnämndens uppföljning av miljö- och miljöledningsarbetet sker genom den rapport som årligen efterfrågas av miljönämnden. Det är inte klarlagt ännu om uppföljningen av den nya policyn och målen ska ske på annat sätt. 5.2 Kommentarer Miljöledningsarbetet tycks nu ha kommit igång inom kulturnämnden. Beslut om inriktningen på arbetet är fattat och tidigare rutin för uppföljning fortsätter, eller utökas utifrån det miljöarbete som bedrivs. Också inom förvaltningsledningen och förvaltningen avspeglar sig den ökade aktiviteten i ett bredare engagemang för frågorna. Förhoppningsvis fortsätter miljöarbetet och engagemanget så att det på sikt går att utläsa ständiga förbättringar ur miljöledningsarbetet. Planering och genomförande är för första året fungerade delar i miljöledningssystemet. Eftersom det är första året går det inte att uttala sig om hur uppföljningen eller presentationen av ständiga förbättringar sker, men även dessa moment finns med i strukturen för nämndens miljöledningsarbete. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 6
6 Servicenämnden 6.1 Iakttagelser Servicenämnden har nu sammanfört de olika affärsområdenas miljöledningssystem till ett gemensamt för hela förvaltningen. Det innebär enligt egen utsago att förvaltningen som helhet har ett certifierbart system enligt ISO 14001, eftersom ett av affärsområdena uppbär ett certifikat. Servicenämnden styr miljöledningsarbetet genom att anta miljöpolicyn, vilket senast gjordes 2006. Den operativa ledningsgruppen beslutar årligen om förvaltningens övergripande miljömål, vilka affärsområdenas ledningsgrupper sedan konkretiserar i detaljerade miljömål och handlingsplaner. Dokumenterade rutiner styr arbetet inom verksamheten, liksom instruktioner som även kan vara specifika för ett affärsområde. Internrevisioner genomförs två gånger per år på varje affärsområde, där revisorer cirkulerar mellan varandras områden. Arbetet drivs av miljögrupper på olika nivåer i organisationen. Servicenämnden följer upp miljö- och miljöledningsarbetet i den miljöredovisning som sammanställs för förvaltningen årligen. 6.2 Kommentarer Servicenämnden har inte en aktiv del i miljöledningssystemet som den formella högsta ledningen, men styr och följer upp arbetet genom policy och miljöredovisning. I övrigt pågår arbetet på förvaltningsnivå, där serviceförvaltningen är den förvaltning med mest personella resurser för miljö- och miljöledningsarbetet. Vilket också gör att systemet kan leva upp till de högre kraven enligt ISO 14001. Ständiga förbättringar i miljöarbetet framgår i miljöredovisningen. Förvaltningen anger miljömålsarbetet som den viktigaste faktorn för att kontinuerligt flytta fram positionerna. Både planering, genomförande, uppföljning och ständiga förbättringar är fungerade delar i miljöledningssystemet. 7 Stadsbyggnadsnämnden 7.1 Iakttagelser Ledningsgruppen har antagit en miljöpolicy för förvaltningen. Utifrån den har ledningen sedan konkretiserat miljöarbetet i ett antal miljömål som fastställdes i början av 2006. Miljömålen är inriktade på den direkta miljöpåverkan, eftersom den indirekta påverkan som verksamheten handlar om uppges som svåra att mäta. Förvaltningen driver ett miljöarbete frånkopplat miljöledningsarbetet som rör den verksamhet de har ansvar för. Hållbart byggande, instiftande av naturreservat och naturdatabasen är några av de områden där det förekommer aktivt miljöarbete. Stadsbyggnadsnämnden följer årligen upp miljöarbetet genom den rapport över förvaltningens miljöarbete som miljönämnden begär in. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 7
7.2 Kommentarer Miljöledningsarbetet inom stadsbyggnadsnämndens verksamhet tycks inte uppdaterat. Miljömålen speglar inte det miljöarbete som bedrivs på förvaltningen och lagförteckningen är inte uppdaterad på flera år. Det gör att miljöarbetet inte styrs av miljöledningssystemet. Däremot speglar uppföljningen det miljöarbete som bedrivs i verksamheten. Om miljöledningssystem ska anges förekomma måste styrningen knytas tydligare till det som sker i verksamheten. Ständiga förbättringar måste också tydligare gå att utläsa utifrån det arbete som bedrivs. Miljöledningssystemet brister i nämnden i och med att det inte finns en planering för det miljöarbete som genomförs. Miljöarbete genomförs och följs upp, men utan planering är det inte en del av ett miljöledningssystem Någon presentation av ständiga förbättringar sker inte heller. 8 Stadsdelsfullmäktige Centrum 8.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 2002 gäller fortfarande. I verksamhetsplanen för 2007 fastställer sedan stadsdelsfullmäktige miljömål. Ledningsgruppen för stadsdelsförvaltningen fastställer sedan ytterligare miljömål för verksamheterna. Ett av dessa miljömål är att varje enhet fastställer minst ett eget miljömål specifikt för sin verksamhet. I förvaltningen finns också dokumenterade rutiner som styr miljöledningsarbetet. Internrevision utförs årligen, ofta av revisorer från andra förvaltningar. Internrevisionen följs upp av ledningen på ledningens genomgång. Förskolor inom förvaltningen är certifierade enligt Grön Flagg 1, ett system för miljöarbete anpassat till skolor och förskolor. Miljöombuden driver arbetet på sina enheter i verksamheten. Stadsdelsfullmäktige följer årligen upp miljöarbetet genom den rapport över stadsdelens miljöarbete som miljönämnden begär in. 8.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige styr miljöledningsarbetet genom policyn och mer aktivt i årets miljömål, som ger en inriktning för förvaltningen. Detta konkretiseras sedan av ledningsgruppen och ute i verksamheterna via den organisation med miljöombud som finns. Det gör att miljöarbetet bedrivs långt ut i organisationen, därifrån det också följs upp i internrevisionerna. Stadsdelen arbetar med miljöledningssystem utifrån Malmö stads interna modell. Stadsdelsfullmäktige följer upp arbetet i rapporten som går till miljöförvaltningen. Det som saknas i miljöledningsarbetet är en tydligare bild av systemets bidrag till ständiga förbättringar. Planering och genomförande är fungerade delar i miljöledningssystemet. 1 Stiftelsen Håll Sverige rent utfärdar certifikaten. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 8
Uppföljning görs på olika sätt, men kan förbättras i nämnden genom att tydligare knytas till de mål som arbetet skett utifrån. Också presentationen av ständiga förbättringar kan förbättras. 9 Stadsdelsfullmäktige Fosie 9.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 2001 gäller, men har reviderats vid två tillfällen av förvaltningens ledningsgrupp. Ledningsgruppen har utifrån miljöpolicyn sedan fastslagit övergripande och delvis detaljerade miljömål för verksamheten. Ledningen följer upp arbetet i sina genomgångar vid ett eller flera tillfällen per år. Miljömålen konkretiseras på varje arbetsplats genom de handlingsplaner som arbetas fram där. Arbetet genomförs med hjälp av den organisation med miljöhandledare och miljöombud som finns inom verksamheterna och på enheterna. Många av skolorna och förskolorna är också certifierade enligt Grön Flagg. Internrevisorer finns inom förvaltningen och internrevisioner genomförs ungefär vartannat år. Stadsdelsfullmäktige följer upp miljöarbetet i den miljöredovisning som årligen tas fram kring stadsdelsförvaltningens genomförande av miljöpolicy och miljömål. Miljöredovisningen bygger på uppgifter som samlas in från alla enheter inom förvaltningen. 9.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige styr miljöledningsarbetet genom policyn, men den justeras av ledningsgruppen. Arbetet konkretiseras också av ledningen och genomförs sedan av enheterna i de olika verksamheterna. Stadsdelens miljöombud driver på arbetet längst ut i organisationen och ger genomslagskraft där. Det är också där som uppföljningen i internrevisionerna äger rum. Stadsdelsfullmäktige följer upp arbetet i miljöredovisningen, där arbetet mot ständiga förbättringar också tydligt går att utläsa. Både planering, genomförande, uppföljning och ständiga förbättringar är fungerade delar i miljöledningssystemet. 10 Stadsdelsfullmäktige Hyllie 10.1 Iakttagelser Stadsdelsfullmäktige antog 2005 den miljöpolicy som nu gäller för organisationen. Förvaltningen konkretiserar den genom att ta fasta på den sociala delen av hållbart samhälle och bedriva det arbetet inom ramen för Välfärd för alla. Visst miljöarbete pågår dock i stadsdelens enheter, till exempel i form av källsortering. En av skolorna är också certifierad enligt Grön Flagg. Miljöarbetet följs årligen upp i stadsdelsfullmäktige genom den rapportering som miljönämnden begär in i samband med framtagandet av Malmö stads miljöredovisning. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 9
10.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige styr miljöledningsarbetet genom miljöpolicyn, som är relativt tydlig med inriktningen på arbetet och hur det ska bedrivas i verksamheten. Uppföljning görs sedan i rapporten till miljönämnden, men det är inte mycket av det som anges i policyn som ingår i uppföljningen. Trots miljöpolicyns starkare betoning på miljöfrågor präglas arbetet främst av den sociala dimensionen, vilket sker genom arbetet med Välfärd för alla. Utifrån arbetets inriktning och den miljöredovisning som görs är det svårt att utläsa den ständiga förbättring av miljöarbetet som stadsdelsfullmäktige slagit fast i policyn. Miljöledningssystemet brister i nämnden i och med att det inte finns en planering för det miljöarbete som genomförs. Visst miljöarbete genomförs, men följs inte upp. Någon presentation av ständiga förbättringar sker inte heller. 11 Stadsdelsfullmäktige Kirseberg 11.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 2001 gäller fortfarande. Ledningen konkretiserar policyn i övergripande miljömål som fastställs årligen. Varje arbetsplats sätter sedan detaljerade miljömål, utifrån ledningens övergripande, och sammanställer en handlingsplan för hur miljömålen ska uppnås. Miljöombuden på enheterna spelar en viktig roll i den här processen. Arbetet utgår från en handbok som tagits fram för miljöarbetet. De senaste två åren har förvaltningen också genomfört internrevision av miljöledningsarbetet. Även i Kirseberg arbetar flera skolor och förskolor enligt Grön Flagg. Ledningsgruppen följer upp arbetet vid ett par tillfällen per år. Uppföljningen i stadsdelsfullmäktige sker genom den årliga miljöredovisningen, som är en bilaga till årsredovisningen. Där framgår bland annat måluppfyllelsen för årets mål och resultatet av årets internrevision. 11.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige i Kirseberg styr miljöarbetet främst genom den antagna miljöpolicyn och följer sedan upp arbetet mot ständiga förbättringar i den årliga miljöredovisningen. Förvaltningen arbetar enligt strukturen för ett miljöledningssystem, från riskanalys via bedömning av miljöaspekterna till internrevision för att kontrollera resultatet av arbetet. Dokumenterade rutiner, i handboken, styr de olika momenten. Både planering, genomförande, uppföljning och ständiga förbättringar är fungerade delar i miljöledningssystemet. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 10
12 Stadsdelsfullmäktige Limhamn-Bunkeflo 12.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 1999 gäller fortfarande. Policyn anger också åtta miljökvalitetsmål som gäller för verksamheten. Här står också hur miljöpolicyn ska förverkligas och vilken miljöutbildning samtliga medarbetare ska ta del av. I stadsdelsfullmäktiges årliga verksamhetsplan konkretiseras arbetet ytterligare genom mål, genomförandeplaner och uppföljningstillfälle eller -dokument för varje verksamhetsområde. I förvaltningen styrs arbetet också av ett antal rutiner kring hanteringen av dokumenten, miljöutbildning, uppföljning/revision samt organisation och ansvar. En viktig länk i genomförandet av uppsatta miljömål är huvudmiljöombud och miljöombud i verksamheterna och på enheterna. Arbetet utifrån Grön Flagg pågår även i Limhamn-Bunkeflo och certifikat finns inom förskoleverksamheten. Stadsdelsfullmäktige följer upp miljöledningsarbetet genom en separat miljöredovisning som sammanställs årligen. 12.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige Limhamn-Bunkeflo styr och följer upp miljöledningsarbetet enligt fastslagna rutiner. Uppföljningen visar också arbetet mot ständiga förbättringar genom ett antal nyckeltal som presenteras från år till år. I möjligaste mån har förvaltningen integrerat denna styrning och uppföljning med det som rör större delen av verksamheten. Förvaltningen har ytterligare förtydligat arbetet med hjälp av rutinerna, som bör ses över så att de kan levas upp till. Både planering, genomförande, uppföljning och ständiga förbättringar är fungerade delar i miljöledningssystemet. 13 Stadsdelsfullmäktige Oxie 13.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 2002 gäller fortfarande. Stadsdelsfullmäktige antar också årligen lokala mål för verksamheten, där miljömål ingår som en verksamhet. Varje arbetsplats konkretiserar sedan dessa miljömål genom egna miljömål som löper över ett eller två år. Miljöombuden är en pådrivande kraft i det arbetet. Många av skolorna och förskolorna är också certifierade enligt Grön Flagg och arbetar med miljömål enligt den modellen. Ledningsgruppen följer upp miljöarbetet vid i genomsnitt fyra tillfällen per år. Inom stadsdelsfullmäktig finns en omvårdnads- och miljöberedning som följer upp stora delar av miljö- och miljöledningsarbetet i förvaltningen. Uppföljningarna sker till största delen muntligen. Hela stadsdelsfullmäktige följer upp arbetet i den rapport som årligen skickas till miljönämnden. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 11
13.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige styr miljöledningsarbetet genom policyn och de lokala målen för miljöarbetet. Beredningen för miljöfrågor har sedan närmare inflytande över det kontinuerliga arbetet. Det är också i beredningen som den mesta uppföljningen sker, men hela fullmäktige är också involverade årligen. Stadsdelsförvaltningen har arbetat med miljöledningssystem ungefär enligt Malmö stads modell under några år. Arbetet löper på, men ständiga förbättringar går inte att helt klart utläsa från år till år. Planering och genomförande är fungerade delar i miljöledningssystemet. Uppföljning görs på olika sätt, men kan förbättras i nämnden genom att till större del också ske skriftligen. Också presentationen av ständiga förbättringar kan förbättras. 14 Stadsdelsfullmäktige Rosengård 14.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 2002 gäller fortfarande och är antagen på nytt under 2006. Stadsdelsfullmäktige har också konkretiserat policyn i ett antal miljömål. Ytterligare konkretiseringar av arbetet sker på enheterna ute i verksamheten, enligt de dokumenterade rutiner som har tagits fram för miljöledningsarbetet. Miljöombud finns inom verksamheterna och har del i detta arbete. Miljöarbetet ska årligen följas upp i en internrevision i form av enkät, varav den första genomfördes under hösten 2007. Stadsdelsfullmäktige följer upp miljöledningsarbetet som en del i det interna kontrollarbetet. Den interna kontrollplanen är från och med 2007 rullande och ska sedan revideras årligen. 14.2 Kommentarer Miljöarbetet har löpt på i förvaltningen, men miljöledningssystemet har tagit ny fart efter att ha gått på sparlåga en tid. Det är därför för tidigt att kunna se om miljöledningsarbetet leder till ständiga förbättringar i verksamheten. Stadsdelsfullmäktige styr genom policyn och miljömålen. Rutiner för uppföljningen har sammanförts med den interna kontrollen och finns med i planen för 2007. Planering, genomförande och uppföljningen är fungerade delar i miljöledningssystemet. Eftersom det är första året med uppföljning i interna kontrollen går det inte att uttala sig om hur eller presentationen av ständiga förbättringar sker. 15 Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden 15.1 Iakttagelser Den miljöpolicy med övergripande miljömål som stadsdelsfullmäktige antog 2003 gäller fortfarande. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 12
Dessa beslut konkretiseras ute i verksamheterna där det är tillåtet att mellan åren välja övergripande miljömål att arbeta utifrån. Detta arbete följs upp i internrevisioner, ofta med revisor från någon annan stadsdel. Internrevisionerna genomförs inte riktigt varje år. Inom skolor och förskolor pågår också ett arbete utifrån modellen Grön Flagg. Stadsdelsfullmäktige följer upp miljöledningsarbetet genom att ta del av resultatet av de internrevisioner som genomförs. 15.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige styr miljöledningsarbetet genom policy och mål, men för verksamheterna har det varit samma mål att arbeta utifrån under flera år. Efter det antal år som pågått med dessa mål kan det vara dags att utvärdera miljömålen och se hur väl de stämmer för nuvarande situation. Uppföljningen i stadsdelsfullmäktige sker genom internrevisionen, men sker också på olika sätt i förvaltningen. Ständiga förbättringar är dock svåra att utläsa av den uppföljningen som görs. Planering och genomförande är fungerade delar i miljöledningssystemet. Uppföljning görs på olika sätt, men kan förbättras i nämnden genom att tydligare knytas till de mål som arbetet skett utifrån. Också presentationen av ständiga förbättringar kan förbättras. 16 Stadsdelsfullmäktige Västra Innerstaden 16.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som stadsdelsfullmäktige antog 2001 gäller fortfarande. Stadsdelsfullmäktige antar sedan årligen miljömål för verksamheten som en del i verksamhetsplanen. Förvaltningen har byggt ett miljöledningssystem enligt Malmö stads interna krav. Rutiner finns för de moment som utan styrning kan leda till avvikelser från stadsdelsfullmäktiges policy och mål. Stadsdelsledningen godkänner alla rutiner i systemet. Miljöarbetet drivs på av miljöombuden på enheterna i verksamheten. Förvaltningen har förskolor med Grön Flagg-certifiering och skolor som arbetar mot det. Internrevision genomförs också årligen i form av enkät till alla enheter. Stadsdelsfullmäktige följer upp miljöledningsarbetet i den miljöredovisning som sammanställs inom stadsdelsförvaltningen årligen. Miljöredovisningen bygger på uppgifter som samlas in från alla enheter inom förvaltningen. 16.2 Kommentarer Stadsdelsfullmäktige i Västra Innerstaden är aktivt med och styr miljöarbetet. Genom miljöledningssystemet har de möjlighet till kontroll av den miljöpåverkan som verksamheten ger upphov till. Genom att miljöpåverkan följs upp årligen i den interna miljöredovisningen, utifrån stadsdelsfullmäktiges miljömål, är arbetet mot ständiga förbättringar åskådliggjort. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 13
Både planering, genomförande, uppföljning och ständiga förbättringar är fungerade delar i miljöledningssystemet. 17 Tekniska nämnden 17.1 Iakttagelser Fastighetskontoret Fastighetskontorets ledningsgrupp har under 2007 beslutat om justeringar i förvaltningens miljöpolicy samt antagit nya miljömål. Kontorets miljögrupp arbetade gram förslaget till dessa dokument. Miljömålen ska sedan konkretiseras på avdelnings- och enhetsnivå, men så långt har arbetet inte hunnit ännu. Ledningsgruppen följer årligen upp miljö- och miljöledningsarbetet i den rapport som miljönämnden efterfrågar. Tanken är sedan att miljömålen ska ingå i verksamhetsplanen och uppföljningen sker då i förvaltningens årsredovisning. 17.2 Iakttagelser Gatukontoret Miljöledningsarbetet har legat nere ett par år på Gatukontoret. Systemet fungerade inte eftersom det låg så vid sidan av det som egentligen styrde verksamheten; verksamhetsplanen och budgeten. Ett behov av att knyta de egna miljömålen till andra miljömål som styrde verksamheten, till exempel från Malmö stads miljöprogram, hade också uppstått. Miljöpolicyn som finns sedan tidigare är kvar som en strategi för miljöarbetet, men kommer att arbetas om inom kort. I arbetet med verksamhetsplanen inför 2008 sammanförs de miljömål som gäller för verksamheterna, utifrån de mål som kommunfullmäktige också antagit. De dokumenterade rutiner som finns sedan tidigare ska därefter uppdateras till det nya arbetssättet. När miljömålen är i verksamhetsplanen sker uppföljningen av dem i årsredovisningen. 17.3 Iakttagelser VA-verket VA-verkets miljöledningssystem ingår som en del i det övergripande verksamhetsledningssystemet, som också innefattar kvalitet, arbetsmiljö och säkerhet. Den innebär att policyn också är gemensam för de fyra områdena i systemet. Policyn ingår i VA-verkets affärsplan där också miljömålen finns inbakade i målen för huvudprocesserna Ta hand om avloppsvatten och Ta hand om hushållsavfall. Miljöledningsarbetet, utifrån arbetet med miljömålen, bevakas kontinuerligt av olika grupper i verksamheten. Ledningsgruppen har månadsvis avstämning. Sedan finns också en grupp knuten till miljösamordnaren som följer arbetet ur fler aspekter än bara målen. 17.4 Kommentarer Tekniska nämnden styr huvudsakligen över miljöarbetet inom VA-verket eftersom de fastställer affärsplanen där miljöpolicy och miljömål ingår. Uppföljningen sker också endast av VA-verkets arbete, som en del av årsanalysen. I övrigt bedrivs ett omstartat miljöledningsarbete på förvaltningsnivå. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 14
Ständiga förbättringar är svåra att utläsa i nämndens miljöarbete. Det beror på att arbetet har tagit en ny form på två av förvaltningarna och för att det på den tredje görs årlig uppföljning, med svag koppling till vad som tidigare uppnåtts. För nämndens del fungerar planering, genomförande och uppföljning i en tredjedel av verksamheten. Presentationen av ständiga förbättringar behöver förbättras i hela verksamheten. 18 Utbildningsnämnden 18.1 Iakttagelser Den miljöpolicy som utbildningsnämnden antog 2003 gäller fortfarande. Samtidigt fastställde nämnden övergripande miljömål för perioden 2004-2008. Miljömålen konkretiseras av enheterna ute i verksamheten. Där finns miljöombud som har en roll i denna del av arbetet. Arbetet med miljömålen varierar mellan enheterna, liksom graden av involverandet av eleverna i arbetet. Det finns till exempel skolor som arbetar mot Myndigheten för skolutvecklings utmärkelse Skola för hållbar utveckling. Ledningen har också fastställt dokumenterade rutiner i en handbok för miljöledningsarbetet. Utbildningsnämnden följer upp miljö- och miljöledningsarbetet genom den rapport som miljönämnden årligen efterfrågar. 18.2 Kommentarer Nämnden styr miljöledningsarbetet genom miljöpolicyn och de långsiktiga övergripande miljömålen. Uppföljningen sker sedan i den rapport som skickas till miljönämnden. Förvaltningen har själva identifierat uppföljningsdelen som den svaga länken i miljöledningsarbetet. Flera delar av det som rör uppföljning i handboken har inte fungerat. Det gör också att arbetet mot ständiga förbättringar är svårt att utläsa i systemet. Planering och genomförande är fungerande delar av miljöledningssystemet, medan uppföljningen behöver förbättras genom att tydligare knytas till de mål som arbetet skett utifrån. Också presentationen av ständiga förbättringar kan förbättras. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 15
19 Analys och slutsatser Miljöledningsarbetet löper på sedan införandet i flera av nämnderna. I några har det fått en nystart under det senaste året, medan det i ett par fall (stadsbyggnadsnämnden och stadsdelsfullmäktige Hyllie) för en tynande tillvaro. Alla nämnder styr miljöledningsarbetet genom miljöpolicy eller miljömål för sin verksamhet, eller delar av verksamheten som i tekniska nämndens fall. Uppföljningen har i flera fall större brister. Cirka hälften av de granskade nämnderna (tekniska nämnden inräknad), se bilaga 1, har ingen egen uppföljning av miljöledningsarbetet. I en del fall sker istället uppföljningen i förvaltningens ledningsgrupp, medan det i andra inte sker alls. En viktig del i miljöledningsarbetet är att med hjälp av ett systematiserat arbetssätt gå mot ständiga förbättringar, vilket förutsätter uppföljning. För att de ständiga förbättringarna ska åskådliggöras krävs också att uppföljningen gör en viss tillbakablick av tillståndet tidigare. En måluppföljning är naturligtvis bra, men för att den ständiga förbättringen ska lysa igenom måste måluppfyllelsen värderas och bedömas utifrån tidigare prestation. Endast fem av nämnderna, se bilaga 1, har en tydlig uppföljning av de ständiga förbättringarna. Uppföljning utifrån miljönämndens efterfrågade uppgifter inför Malmö stads miljöredovisning tas upp i de nämnder som inte har annan uppföljning (utom tekniska nämnden), men utgångspunkten är då det som miljönämnden efterfrågar och inte det som nämnden själva har beslutat ska genomföras. Fortfarande sker också en hel del miljöarbete lite vid sidan av miljöledningssystemet. De centrala förvaltningarna har projekt kring miljö som ligger utanför deras system, och som i vissa fall involverar stadsdelarna på olika sätt. Miljömålen i miljöprogrammet är annat arbete som ibland bedrivs utöver nämndens miljöledningsarbete. Det är positivt att så mycket miljöarbete bedrivs, men syftet med miljöledningssystemet är just att samla allt för att få en helhet över åt vilket håll man går och i vilken takt. Miljöförvaltningen håller inte längre samman miljöledningsarbetet i nämnderna, men spelar fortfarande en viktig roll för det arbete som bedrivs i många av de andra nämnderna. Däremot upplevs miljöförvaltningens roll i miljöledningsarbetet som otydlig för andra förvaltningar. Den grund- och påbyggnadsutbildning som erbjuds till miljöombuden är i många fall en förutsättning för att de ska få en grund i sitt uppdrag. Miljösamordnarnätverket är det som länkar samman nämndernas arbete genom informationsspridning, erfarenhetsutbyte och kompetensuppbyggnad. Genom nätverket sker också till exempel utbytet av internrevisorer. Att ge detta stöd till nämnderna, men ändå säga sig inte stödja miljöledningsarbetet skickar, enligt förvaltningarna, ut dubbla och oklara signaler om vilken roll de egentligen har. Något som fortfarande också är problematiskt för flera av nämnderna är att hålla sig uppdaterade med den miljölagstiftning som gäller för verksamheten. Kompetens finns inom Malmö stad, men inget sätt att sprida den mellan nämnderna. Följande slutsatser dras utifrån genomförd granskning: Miljöledningsarbetet fortskrider i de flesta nämnder, med ett par undantag. Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 16
Uppföljningen är oftast den svaga delen i arbetet, något som är en förutsättning för att arbetet med ständiga förbättringar ska kunna fortgå. Miljöledningssystemet blir mindre och mindre av en sidoordnat styrd verksamhet, men det finns mer att göra för att föra ihop det med övriga ledningsverktyg. Miljöförvaltningen har fortfarande en sammanhållande roll för nämndernas miljöledningsarbete, men rollen behöver förtydligas gentemot övriga förvaltningar. Det sedan länge kända problemet med uppdatering av miljölagstiftningen i alla nämnder är inte löst ännu. Malmö december 2007 Hanna Ershytt Revisor Granskning av Malmö stads miljöledningsarbete, november 2007 17