Skolinspektionens processorienterade arbetssätt



Relevanta dokument
Processledningsmodell för Kungälvs kommun

Roller och samverkansstruktur Kvalitetsstyrningsprocessen

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte

Handbok i processmetodik

Processpecifikation för Process Utveckla process

Nej. Arbetsgång i en processförbättring. Processägare beslutar att inleda ett förbättringsarbete. Föranalysens resultat:

Processtyrning, riktlinje

Bilaga 4 c: Processkartläggning

RUTIN FÖR PROCESSKARTLÄGGNING

Processer och processkartläggning

Diplomeringsmaterial. Ett stöd för införandet av ett processinriktat arbetsätt

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd

System för intern kontroll Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning

Kurs Processledning. Kund- och processorientering - grunder för ett ledningssystem

Varje system är perfekt designat för att ge det resultat det ger

System för intern kontroll Spånga-Tensta Stadsdelsnämnd

Att utveckla en Leankultur. Bozena Poksinska & Erik Drotz

Processpecifikation för Process Inventera och beskriva behov som ska tillgodoses i myndighetens kärnverksamheter

Processpecifikation för Hantera projekt

Olika former av metodstöd

Processorientering. Idrottslag Operativa arbetet. 'empowerment"

Process för terminologiarbete

Metoddokument Processorienterat arbetssätt

Idrottsnämndens system för internkontroll

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Ersätter Ska revideras senast Ansvarig tjänsteman: Stina Bergström

Processutveckling. Processutveckling. Plan. Act. Study Processutveckling Torsö Rådhus Ingvar Johansson AB.

Vårt ledningssystem med Esther i fokus. Camilla Strid & Jan Sverker, Medicinkliniken, Eksjö

Anmälan till SKL:s utvecklingsarbete KARTA

Vad är lean management. Fredrik Trossö Kvalitetsledare Laboratoriemedicinska länskliniken, USÖ och leancoach på USÖ

HUR SÄKRAR VI KVALITET, ARBETSMILJÖ OCH BRANDSKYDD I VÅRA KREMATORIER?

Riktlinje för handläggning av dokument i ledningssystemet

Nuläges- och Mognadsanalys

Hitta förbättringspotentialen. utan direkta investeringar

Ramverk för Skellefteå kommuns arbete med processer

Processledningsmodell. En handbok för Örebro kommun Version

Metoder för processorienterat arbetssätt

Alice i underlandet. - Det beror på vart du vill komma. - Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar

Beskrivning av processen Skapa användarvänliga e- tjänster för externa och interna mottagare

Plan Ledningssystem för kvalitetsarbete

Prefekt Prefekt beslutar om miljöledningssystemet på institutionsnivå. Det innebär att prefekten/motsvarande 1 ansvarar för att:

Förslag till reviderad mål- och styrmodell för Danderyds kommun

Wasa Kredit ökar kompetensen kring processer genom tt performance suite

Riktlinje för Intern kontroll

Kvalitetspolicy. Antagen av kommunfullmäktige

Styrmodell i Tjörns kommun

Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete för Verksamhetsstöd vid Högskolan i Borås

Beslut. Skolinspektionen. efter kvalitetsgranskning av huvudmannens styrning och ledning av förskolans kvalitet i Härjedalens.

Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara Resultat

Nationella bedömningskriterier. ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. socialtjänsten

EY:s uppdrag gällande analys av stödfunktionerna vid SLUs akademi i Alnarp

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Förstudie: Övergripande granskning av ITdriften

Kvalitetsledningssystem inom vård- och omsorgsförvaltningen

Östra Göteborg. Självdeklaration 2013 Verifiering av rekryteringsprocessen Utförd av Deloitte. Februari 2014

LEAN TANKE- & ARBETSSÄTT

Produktionsplanering processbeskrivning och riktlinjer för Region Östergötland

Produktionsplanering. RÖ-modellen. Centrum för verksamhetsstöd och utveckling

Från rutinpärm till digitala processer

Resultat- och kvalitetsberättelse

Denna bok tillhör: Namn:

Ledningssystem för god kvalitet

Vässa din verksamhet. En enklare och roligare väg till framtiden!

Mätning av patientsäkerhetskultur 2013

Anvisning för processbaserad verksamhetsutveckling

LEAN I KOMMUNAL VERKSAMHET MÖJLIGHETER ATT OPTIMERA VERKSAMHETEN MED HJÄLP AV LEAN

Projektprocessen. Projektprocess

Tid till förbättring ger tid till förbättring

Beslut efter kvalitetsgranskning

Plan Ledningssystem för kvalitetsarbete

Ett välskött skolsystem

Huvudstrategi för utveckling av vårddokumentation

Kvalitetsutmärkelsen Svensk Kvalitet 2013 tilldelas. Glada Hudikgymnasiet

Modell för ledning av kundorienterad och systematisk verksamhetsutveckling (fd Utmärkelsen) Göteborgs stad

1 (5) Rutiner för. Säg vad du tycker. Fastställda av kommunchefen rev. OXL100 v

Förbättringsarbete Vårdcentralen Lessebo, våren 2016

Riktlinjer för tillsyn av fristående verksamheter

UTBILDNING: Effektiv processutveckling

Lätt att göra rätt med målstyrningstavla! Linda Carlsson

Ständiga förbättringar Handbok för chefer. Uppdaterad:

Likabehandlingsplan

Huvudmannabeslut för grundsärskola

Processutveckling. Processutveckling. Act. Plan. Study. Processutveckling december Ingvar Johansson

STRATEGI STRATEGI FÖR EHÄLSA

LEDNINGSSYSTEM FÖR SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE ENLIGT SOSFS 2011:9

Riktlinje för intern styrning och kontroll

Informationssäkerhetspolicy. Informationssäkerhetspolicy för Vingåkers kommun

Förstudie. Nerikes Brandkår. Arbetsmiljöarbetet för ej utryckande personal Anders Pålhed

Intern styrning och kontroll

Landscape LM-Lantbruk. Att skapa motiverade medarbetare som arbetar enligt lagda strategier

1. Kontaktperson för arbetet med jämställdhetsintegrering Namn Telefon E-postadress Mobilnummer

Utveckla MIK-arbetet. systematisk utveckling av arbetet med medie- och informationskunnighet på skolan

Kvalitetssäkring av utredningar ensamkommande barn

Föreskrifter och riktlinjer för intern styrning och kontroll på Universitetskanslersämbetet

Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

DIGITAL UTVECKLINGSPLAN

Kommunernas arbete med aktivitetsansvaret Skolinspektionens granskning

VÄLFÄRDSFÖRVALTNINGENS LEDNINGSSYSTEM FÖR SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE ENLIGT SOSFS 2011:9

Processpecifikation för Hantera mallar och blanketter

Svar på stadsrevisionens årsrapport 2018

Transkript:

Skolinspektionens processorienterade arbetssätt 1 Bakgrund och syfte Skolinspektionen har beslutat att införa ett processorienterat arbetssätt i syfte att höja verksamhetens effektivitet och kvalitet och för att säkerställa likvärdighet inom myndigheten. Processorientering är ett instrument för att systematiskt och strukturerat arbeta för att verksamheten ständigt ska förbättras. Genom att tydligt definiera processer, ansvar och roller och genom att kontinuerligt följa upp verksamheten skapas förutsättning för t.ex. kortare handläggningstider, likvärdiga bedömningar och en jämnare arbetsbelastning i myndigheten. Skolinspektionens processorienterade arbetssätt innehåller tre grundläggande delar; 1. Modell för att beskriva myndighetens processer 2. Tydlig roll- och ansvarsfördelning 3. Modell för att arbeta med ständiga förbättringar 2 Målsättning med processorienterat arbetssätt Processorienteringen ska bidra och leda till att engagera och motivera medarbetarna att arbeta systematiskt enligt överenskomna arbetssätt i syfte att uppnå effektivitet, kvalitet och likvärdighet i arbetet. Ett processorienterat arbetssätt ger följande fördelar: Genom att kartlägga våra arbetssätt gör vi det tydligt hur vi arbetar idag. Vi får därmed en grund för att identifiera vad i arbetet som vi vill utveckla och förbättra. När vi har bestämt oss för hur vi vill att arbetsprocessen ska se ut och illustrerat detta i en processkarta skapas förutsättningar för ett likvärdigt och effektivt arbete av hög kvalitet. Genom att ta fram och följa upp arbetet med hjälp av mätetal som anger vilka resultat processerna ska leda till blir det möjligt att jämföra faktiskt utfall med önskat resultat. Det blir också möjligt att göra jämförelser mellan olika delar av myndigheten och över tid. 1

3 Skolinspektionens modell för processbeskrivning 3.1 Syfte med modellen Syftet är att skapa en struktur för att dokumentera, använda, följa upp och förvalta processer inom Skolinspektionen. 3.2 Definition av en process En process är arbetsmoment som utförs mer än en gång i syfte att uppnå ett bestämt resultat. Vid beskrivningen av en process definieras inleveranser, aktiviteter, roller, resultat och mottagare. Mål och mätningar är också kopplade till en process. 3.3 Dokumentation av Skolinspektionens processer Skolinspektionens processer ska dokumenteras på ett enhetligt sätt i max tre nivåer. Mallar finns utvecklade för att beskriva och dokumentera processerna. För att underlätta kartläggningsarbetet av Skolinspektionens processer finns en mall för processbeskrivning och för arbetet med ständiga förbättringar. Mallen innehåller standardiserade symboler för processkartläggning samt en guide med förklaringar och definitioner. Mallen finns tillgänglig i PowerPoint och kan skrivas ut på A3-ark (framsida samt baksida). Framsida Baksida 2

För att göra de dokumenterade processerna tillgängliga och enkla att uppdatera dokumenteras de i nuläget i PowerPoint. På sikt ska processdokumentationen integreras med Skolinspektionens intranät (SIW). Varje steg i processen är klickbart vilken gör det enkelt att borra sig ner i processen för att hitta den information och de dokument som är kopplade till en viss aktivitet eller ett visst arbetsmoment. Dessa dokument öppnas genom att följa en länk. Översiktskarta Aktivitetskarta Aktivitetsinformation Enkel navigation mellan olika nivåer i processen genom musklick För varje steg på översiktskartan finns en aktivitetskarta. För varje steg i aktivitetskarta finns i sin tur en sida med aktivitetsinformation. 3.4 Mätning och resultatmål för processer Utfallet av varje process ska kunna mätas. Därför är det viktigt att definiera och koppla lämpliga mätetal till respektive process som gör att de kan jämföras mellan delar av myndigheten och över tid. Varje mätetal ska vara förenat med ett resultatmål. Exempel på vanliga mått är genomloppstid (från processens start till dess slut), kvalitet på slutprodukten samt produktionstakt. 4 Roller och ansvar inom ett processorienterat arbetssätt Ett processorienterat arbetssätt förutsätter några specifika roller, av vilka några är nya i organisationen. Följande roller ska leda och utveckla det processorienterade arbetssättet inom Skolinspektionen: Verksamhetsansvarig GD Beslutar om väsentliga processförändringar Beslutar om övergripande mätetal och resultatmål för de olika processerna Processägare - Avdelningschef Ansvarar för att processen utvecklas och efterlevs Beslutar om revisioner 3

Definierar och sammanställer mätetal Tidåtgång: ca 10% Processutvecklare Driver utvecklingsarbetet under ledning av processägaren Uppdaterar processdokumentation och gör den tillgänglig Utför revisioner Tidåtgång: ca 20 65 % Operativt processansvar - Enhetschefer Implementerar uppdaterade processer Modellförvaltare Avdelningen för verksamhetsstöd förvaltar Skolinspektionens modeller för det processorienterade arbetet. Rollerna som processägare och processutvecklare för de olika kärnprocesserna bemannas för en period på två år. Processutvecklarna utses efter ett ansökningsförfarande. Processägarna utnämns av generaldirektören. Det operativa processansvaret faller på alla enhetschefer i organisationen. 5 Skolinspektionens modell för ständiga förbättringar 5.1 Syfte med modellen Skolinspektionens modell för ständiga förbättringar är ett instrument för att systematiskt och strukturerat arbeta för att förbättra verksamheten och för att säkra att myndighetens mål och resultat uppnås. Syftet är att reducera eller eliminera aktiviteter och moment som inte skapar önskat resultat eller värde för mottagaren. För att framgångsrikt arbeta med förbättringar av verksamheten krävs att processerna är dokumenterade och att det finns mätetal kopplade till processerna som gör det möjligt att göra jämförelser. 4

5.2 Inriktning för val av förbättringsområden Processägare och processutvecklare definierar vilka förbättringsaktiviteter som ska genomföras. Större och väsentliga förändringsaktiviteter prioriteras och beslutas av generaldirektören. I första hand ska förändringsområdena fastställas i samband med att årets verksamhetsplan beslutas. Inriktning för val av förbättringsområden och aktiviteter: Processens mätetal ska följas upp för att se om det finns något som indikerar potential för förbättring (handläggningstid, kostnad, kvalitet, etc). En förbättringsaktivitet bör inte pågå mer än 4 månader. Alla som arbetar i processen ska uppmuntras att rapportera avvikelser och förbättringsförslag i första hand till linjechefen. En viktig del i arbetet med ständiga förbättringar är att involvera hela organisationen genom att ge möjlighet till alla att bidra med förslag till förbättringar. Linjechefernas roll är att rapportera avvikelser och förbättringsförslag till processägare och processutvecklare. 5.3 Genomförande av förbättringsaktivitet Innan en förbättringsaktivitet sätts igång ska processen utredas systematiskt och strukturerat för att säkerställa att rätt lösning på rätt problem tas fram. Ett sätt att säkerställa detta är att arbeta enligt följande modell. Definiera Mäta Analysera Implementera Kontrollera Definiera Förbättringsområden och aktiviteter definieras och prioriteras av antingen generaldirektören eller processägaren. Aktivitetens syfte, mål och omfattning fastställs. Resurser och kompetenser allokeras för genomförande av aktiviteten. Mäta Processens prestanda inom det definierade förbättringsområdet mäts för att finna jämförelsepunkten mellan nuläge och nyläge. Det är viktigt att veta vilka resultat som uppnås i nuläget för att kunna fastställa förväntat resultat efter genomförd förbättringsåtgärd. Analysera Den aktuella processen analyseras noggrant för att hitta roten till det problem som ska lösas. Här kan det vara till fördel att arbeta med detaljkartor och förbättringssymboler för att identifiera moment och brister i processen som inte leder till önskat resultat eller värde för mottagaren. I denna fas utvecklas det nya arbetssättet (nyläget). 5

Implementera Det nya arbetssättet dokumenteras och förankras. Processutvecklaren svarar för att uppdatera processkartor och stödmaterial samt ta fram utbildningsmaterial efter behov. Kontrollera Uppföljning görs för att säkerställa att det nya arbetssättet är ändamålsenligt och att det efterlevs i organisationen. Processens prestanda mäts i förhållande till det föregående nuläget för att garantera att förbättringsaktiviteten gav förväntat resultat. 6