Avtalsvillkor Detta dokument är en kopia av det avtal som kommer att tecknas med vinnande anbudsgivare (säljaren). Avtalet kommer att kompletteras med säljarens organisationsnummer och företagsnamn innan avtal tecknas mellan parterna. Detta dokument skall inte bifogas anbudet. 1 Avtalsparter Mellan nedanstående parter, köparen och säljaren har följande avtal träffats. 1.1 Köparen 212000-2627 Skolgatan 31 90184 Umeå 1.1.1 Upphandlare Namn Odd Christensen E-post odd.christensen@umea.se Telefon 0706220885 el. 090161573 1.1.2 Kontaktperson Namn Jan Lundberg E-post jan.lundberg@umea.se Telefon 090-161571 1.2 Säljaren Organisationsnummer Företagsnamn Adress Postadress 1.2.1 Kontaktperson Namn Företagsnamn e-post Kontakt e-post Telefon 2 Uppdraget och dess omfattning till fordon som brukas av. Avroppsberättigade på det kommande avtalet är även Umeå Energi, UPAB, Västerbottens Museum, Norrlands Operan, Umeå kyrkliga samfällighet samt Region Västerbotten. förfogar idag över ca 300 fordon, Umeå energi har ca 100 fordon, av dessa kommer ungefär 320 st att beröras av detta avtal. Antalet fordon kan variera över tid. 1
Avtalsvillkor 3 Avtalstid Detta avtal gäller från och med 2013-08-01 till och med 2015-07-30, med förlägning maximalt till och med 2016-05-30. En överenskommelse om att utnyttja avtalets förlängning bör ske senast 3 månader innan avtalets utgångsdatum. 4 Volymer Angivna volymer i förfrågningsunderlaget gäller utan förbindelse under avtalsperioden. 5 Ändringar och tillägg till tecknat avtal Parterna äger rätt att aktualisera förändringar i detta avtal, såsom tillägg eller byte av artiklar på grund av exempelvis sortimentsförändringar. Utbytta artiklar ska hålla minst likvärdig kvalitet som de ursprungligen avtalade och säljas till den utbytta artikelns pris eller lägre. Upphandlingsbyrån hos köparen ska godkänna alla ändringar och tillägg innan dessa träder i kraft. 6 Mervärdesskatt Tillkommer enligt gällande lagstiftning. 7 Priser Pris gäller enligt säljarens anbud. Priserna är fasta till och med 2014-06-30. Priser är angivna netto, exkl. moms. 8 Prisjustering Priser justeras enligt följande: 90% av AKI(arbetskostnadsindexet för den privata sektorn för arbetare). Basmånad är februari 2013. Avstämning sker första gången inför fastprisperiodens utgång, och baseras på den procentuella förändringen mellan indextalen för februari 2013 och februari 2014. Avstämningen sker fortsättningsvis en (1) gång per 12-månadersperiod med möjlighet för leverantören att begära prisförändring. Det åligger säljaren att under avtalstiden skicka färdig indexuppräkning till för godkännande under avtalstiden. Retroaktiv prisjustering accepteras inte. Om varor under kampanjer eller dylikt utbjuds till priser som understiger de avtalade skall det lägre priset debiteras. 9 Faktura Faktura utställs och sänds till angiven fakturaadress. Denna skall vara tydligt märkt med beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer, F-skattsedel- och momsregistreringsnummer, post-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och OCRnummer, faktura datum, fakturabelopp, samt momsbelopp. 10 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter att specificerad korrekt faktura kommit köparen tillhanda och leverans mottagits och godkänts. Fakturor som ej klart preciserar vad som levererats kommer inte att betalas. 2
Avtalsvillkor Köparen godkänner inte faktureringsavgift eller annan avgift som läggs till fakturabeloppet. 11 Dröjsmålsränta Köparen godkänner att uppkommen dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagens regler. 12 Elektronisk fakturering har målsättningen att öka de elektroniska fakturorna. kommer att följa fastställd föreskrift, VERVAFS 2007:1 som anger att fakturorna ska följa specifikationen SFTI Basic Invoice version 1.0: http://www.svefaktura.se/sfti_basic_invoice20081227/sfti Basic Invoice_1.0/index.html, i dagligt tal Svefaktura. Det åligger säljaren att säkerställa att detta villkor är uppfyllt senast 6 månader efter att köparen begärt detta. 13 Beställningar Köparens representanter skickar säljaren skriftliga beställningar/rekvisitioner mot detta avtal. Elektroniskt boknings och uppföljningssystem kan också komma i fråga. 14 Utförande av uppdrag Utföraren ska ha kompetens enligt ett etablerat koncept. Exempel på detta är CarDent, Dentmaster, DentTech eller likvärdigt system. Det är viktigt att utföraren kan dokumentera sin kompetens på området och att konceptet godkänns av respektive billeverantör. Om säljaren finner att leverans inte kan ske i rätt tid eller om leveransförsening framstår som sannolik, ska säljaren utan dröjsmål skriftligt meddela köparen detta. Orsakerna till förseningen, samt den tid som leverans beräknas ske, skall meddelas. Kan säljaren inte tillgodose köparen krav på utförande av uppdraget avseende leveranstid har köparen rätt att få uppdraget fullgjort hos annan leverantör. Säljaren skall då ersätta köparen till 100% för den merkostnad detta skapar. Åtgärder ska vidtas för att undvika missfärgning på grund av vaxrester, exempelvis maskering av plastdetaljer. 14.1 Utförandetid Beställningar lagda 7 dagar innan utförande skall garanteras. 14.2 Protokollföring på fordon under avtalstiden Alla Fordon skall var för sig dokumenteras under avtalstiden, skador på fordonet ut- och invändigt skall fotodokumenteras. kommer att genomföra anonyma stickprovskontroller under avtalstiden, skulle säljaren inte fullgöra sina åtagande gällande protokollföringen eller utfört arbete på fordon utgår vite enligt avtal. 14.3 Arbeten inför återlämning vid leasingperiodens slut Genomgång av bilen med protokollföring av skador samt fotodokumentation av bilens skick. Protokoll på fordonet skall lämnas köparens kontaktperson. 14.4 Ägandeförhållande protokoll på fordon Säljaren skall under avtalstiden alltid på köparens begäran lämna ut protokoll på specifika fordon. Vid avtalstidens slut skall samtlig dokumentation på köparens fordon lämnas till köparens kontaktperson om denna begär detta. 3
Avtalsvillkor 15 Hävning av avtal Skulle säljaren vid 3 tillfällen eller fler under en 6 månaders period trots köparen skriftliga påvisande, inte tillgodose köparen behov, har köparen rätt att omedelbart häva avtalet. 16 CE-märkning Tillverkaren har fullt ansvar över produkten. Det är tillverkaren eller den som importerar produkten till EU/EES-området som ska intyga att samtliga direktivens krav är uppfyllda. Detta intyg kan vara en CE-märkning. Intyg/dokumentation och godkännande skall vid köp kunna delges köparen. 17 Miljöaspekter Säljaren skall inneha samtliga miljötillstånd som kan krävas för den verksamhet som bedrivs. Alla lokaler där oljeprodukter hanteras ska vara utrustade med larmförsedd oljeavskiljare, dimensionerad i första hand enligt svensk standard SS-EN 858, klass 1. Oljeavskiljaren ska skötas så att dess funktion upprätthålls. (Det kan innebära att larm och avskiljare ska kontrolleras varje månad och att tömning av hela oljeavskiljaren och återfyllning av vatten ska ske regelbundet.) Alternativt ska lokalerna vara avloppslösa. Större fordonstvättar där fler än 5000 personbilar eller fler än 1000 lastbilar, bussar eller andra vägfordon tvättas per år är ska anmälas till Miljö- och hälsoskyddskontoret. I verkstäder där även fordonstvätt förekommer bör verkstadsdelen vara avloppslös, alternativt ha separat oljeavskiljare skild från fordonstvätten. Golvavlopp i smörjgrop, under fordonslyft, eller på annan uppställningsplats avsedd för reparation av fordon ska vara anslutet till spilloljetank, alternativt sättas igen. Förbindelse till spill/dagvattennät får inte finnas. Kylarglykol, spillolja, och vatten från detalj- och motortvätt får inte avledas till oljeavskiljaren utan ska tas om hand som farligt avfall. Vatten från däcktvättar kräver normalt förbehandling (t ex sedimentation) före utsläpp till ledningsnät. Spolplattor, tanköar och distributionsytor utomhus ska vara försedda med tak och avloppsvattnet ska avledas till oljeavskiljare. Förbrukning av kemikalier bör minskas så långt det är möjligt. Återanvändning bör ske där så är möjligt. Miljöfarliga kemikalier/produkter ska bytas ut mot sådana som är mer miljöanpassade (miljömärkta). Oljefat och övriga kemikalier ska vara invallade eller placerade i lokal där läckage inte kan nå avloppet. Invallningen ska kunna rymma den största behållarens volym + 10 % av den totala volymen av behållarna inom invallningen. Verkstadsgolv bör torrstädas (sopning, dammsugning). Om verkstadsgolv behöver våtskuras ska skurvattnet samlas upp och renas (t ex sedimenteras) innan det leds till avloppet, alternativt tas omhand för rening externt. 18 Information/Samråd och uppföljning Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. 18.1 Uppföljning Säljaren och köparen skall gemensamt och aktivt söka tid för uppföljning, säljaren skall initiera uppföljningsmöten 2 gånger per/avtals år. 4
Avtalsvillkor 19 Statistik Det åligger säljaren att på begäran lämna upphandlingsbyrån hos köparen uppgifter om under en viss period (t.ex. sex eller tolv månader) såld varumängd och redovisas med samma upplägg som pris lämnas på detta uppdrag. Statistik skall kunna redovisas per artikel, i antal och summa kronor. Statistik lämnas digitalt i format Ms. Excel. 20 Tillstånd, ansvar och försäkringar Säljaren skall vara väl förtrogen med de anvisningar som vid varje tidpunkt gäller för all hantering som ingår i avtalat uppdrag. Säljaren skall vidare inhämta alla nödvändiga tillstånd som erfordras för utförande av vad här har avtalats. Säljaren skall inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet. 21 Hävningsrätt/uppsägning av avtal Om säljaren under avtalstiden inte uppfyller nedanstående punkter är parterna överens om att detta är rättslig grund för köparen att häva detta avtal utan att säljaren kan ställa ekonomiska krav på köparen. Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan om inte parterna skriftligen godkänt och kommit överens om annat. Säljaren skall under avtalstiden: Vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret och registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdeskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. inneha giltigt F-skattebevis. inte vara i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. inte vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. ha fullgjort sina åligganden avseende både socialförsäkringsavgifter och skatter både i det egna landet och i Sverige. 22 Tvist Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal skall den i första hand lösas av parterna. I andra hand skall tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på köparens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 23 Vite Vite utgår i detta avtal enligt följande: 200% på det arbete som skulle vara utfört inom angiven tid eller 200% på det arbete säljaren utfört utan att först fotodokumenterat skada på fordonet. 5
Avtalsvillkor 24 Avtalshandlingar Nedanstående handlingar reglerar detta avtal. Dessa handlingar kompletterar varandra. Förekommer i dessa handlingar uppgifter eller föreskrifter som strider mot varandra, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande inbördes ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna. 2. Detta avtal med bilagor. 3. Förfrågningsunderlaget inkl bilagor och ev. kompletteringar 4. Säljarens anbud (ankomst datum 2013-xx-xx) inkl bilagor och ev. kompletteringar 25 Överlåtelse av avtal Säljaren får inte överlåta detta avtal på annan utan köparens medgivande. 26 Underleverantörer Anlitar säljaren underleverantör skall dessa godkännas av Köparen. Säljaren ansvarar för av underleverantören utförda uppdrag och tjänster som för egna. 27 Förändringar av huvudmannaskap mm Säljare skall acceptera de förändringar i avtalstillämpning eller underlaget för leveransens omfattning som kan bli följden av förändringar i huvudmannaskap, organisation eller inriktning av köparens verksamhet. 28 Diskriminering Säljaren eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister säljaren i fullgörandet av detta åtagande äger köparen rätt att häva avtalet. 29 Sociala och etiska krav Säljaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till köparen skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 0ch 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet 30 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. För köparen, 212000-2627, Umeå 2013- ---------------------------------- Pia Wangberg/Tillförordnad Upphandlingschef 6
Avtalsvillkor För säljaren, Organisationsnummer, Företagsnamn, 2013- ---------------------------------- Underskrift av behörig ---------------------------------- Namnförtydligande och titel 7