Ny hyresmodell i offentlig verksamhet
Fakta Region Skåne Här arbetar 31 000 medarbetare Omsättningen är 37 miljarder kronor 93 procent av all verksamhet är Hälso- och sjukvård. Övrigt är Trafik, Kultur, Näringsliv
Fakta fastigheter i Region Skåne Regionservice förvaltar 1 600 000 kvadratmeter - Varav 25 procent är inhyrt enligt beslut I det ägda beståndet finns 250 byggnader som innehåller 125 000 rum Det finns 3000 uthyrningskontrakt som ger en hyresintäkt om 1, 9 miljarder kronor
Tidigare hyresmodell Självkostnad per fastighet debiterades förvaltningen Olika förutsättningar och principer för förvaltningen att fördela ut hyreskostnad till verksamhet Fastighetsägarens investeringar debiteras direkt respektive förvaltning
Projektdirektivet 2010-12 Styrbarhet (resurseffektivt nyttjande) Investeringar (bla fastighetsägarinvesteringar ) Begriplig/ enkel/ transparent Rättviseaspekt/ ersättningsmodell Marknadslik/ konkurrensneutralitet Projektgrupp, Uppdrag 2011-04-01
Internhyrans roll och hur den ska bestämmas Hans Lind Avd f Bygg-och fastighetsekonomi 6
Internhyra: Definition Gränsdragning hyra/internhyra lite oklar - är t ex det internhyror i staten fast juridiskt bindande och samma kontrakt som de privata använder? Min definition: Internhyra om ytterst samma huvudman för fastighetsägare och hyresgäst - kan bestämma att kontrakt ska rivas... 7
Historiskt bakgrund Decentraliserade budgetsystem - verksamheter själv prioritera mellan olika typer av resurser - alla resurser måste då ha ett pris Skapa incitament - för att utnyttja befintliga lokaler effektivt - för att inte efterfråga mer än nödvändigt, hålla tillbaka krav på investeringar Men handlar också om att tydliggöra kostnader 8
Allmänna lärdomar efter 20 år Svårare än man trodde! Måste börja med att fråga sig vad som egentligen är problemet i organisationen och vad man vill åstadkomma! Och vilken nivå man vill påverka ( verksamhetsenhet eller förvaltning ) 9
forts Se sedan på alla komponenter i styrsystemet tillsammans - se kommande bilder! Och därefter på detaljer kring en (eventuell) internhyra 10
Viktigt för att få ordning på lokalfrågan Lokalrevision: Hur används dagens lokaler? Vad kostar de? - följa olika nyckeltal Lokalförsörjningsplaner/underhållsplaner - Framtida utbud och efterfrågan på lokaler? - Vilken standard ska vi ha? - Vad har vi långsiktigt råd med för standard? - Har vi generellt för bra lokaler? 11
forts Budgetprocessen - - Budgetdisciplin Lokalsamordningsgrupp /lokalbank - När ska man få lämna lokaler? 12
Internhyra inom ramen för ett prestationsbaserat ersättningsystem Kostnadsbaserade hyror fungerar då inte så mycket bättre är inte nya lokaler! Marknadsbaserade hyror fungerar normalt inte - såvida inte läget påverkar intäkterna Alternativet är funktionshyra betala (främst) efter lokalernas intjäningsförmåga Men man ska inte syssla med finlir!! 13
Anta att vi ser internhyran som ett system för att fördela lokalkostnader för en viss verksamhet Kostnaderna beräknas utifrån redovisningsmässiga principer... Ska inte omfatta lokaler som finns i lokalbank (Långsiktig bedömning av kostnader inkl investeringsplaner och underhållsplaner - Om inte vill ändra hyran ofta...) 14
Steg 1: Indelning i kostnadsklasser Vissa lokaler dyrare att bygga och borde därför allt annat lika kosta mer - T ex inom ett sjukhus Indelning i några kostnadsklasser med x% mer eller mindre än genomsnittet 15
Steg 2: Att beräkna lokalens kapacitet Inom viss lokalkategori Hur mycket inkomst kan lokalen ge upphov till per kvm? - Ju sämre planerad desto lägre hyra Hur många kvadratmeter blir det t ex per elev vid rationellt utnyttjande Hyran sätts så att kostnaden per elev för viss lokalstandard blir densamma 16
Steg 3: Att justera för standard Vilka egenskaper hos lokalen är viktiga för verksamheten? - inga egenskaper så viktiga... - sannolikt inga stora hyresskillnader pga detta Låt verksamheterna bedöma olika lokaler i relation till varandra (ej sin egen...) En situation är rättvis om ingen vill byta med någon annan. 17
Steg 4: Justera för annat Litet tillägg för nya lokaler och i samband med underhållsinsatser... - Utöver vad som motiveras av standardklass Finns fördelar med system där hyrorna sjunker över tiden om inget särskilt görs - Skapar utrymme för renoveringar 18
Vilka lokaler ska man få lämna? Ska verksamheten kunna hantera svängningar i elevantal eller motsvarande måste det vara lätt att lämna lokaler... Går till lokalbank Fastighetsenheten ska vara duktig på att hantera dessa tomma ytor. 19
Funktionshyra innebär att alla är med och betalar nya lokaler Problem: Relativt billigt för den som får de nya lokalerna Men om alla i verksamheterna är med och betalar kanske det minskar det intresset för ambitiösa investeringsplaner... Särskilt om man tidigare i praktiken alltid fick extra pengar 20
Tydligt i plånboken om lämnar lokaler och accepterar lägre standard Se ovan om att lätt att lämna lokaler Dessutom rabatt om beredd att skjuta upp åtgärder som ingår i antagen underhållsplan som rör verksamhetsanknutna insatser 21
Hur skapa incitament för att hushålla med energi? Mätning av el och varmvatten (om tekniskt möjligt) Varmhyra bäst! - Långsiktigt är fastighetsägarens incitament avgörande Med gröna hyresavtal och särskilda bonusar för goda insatser som komplement 22
Avslutning Viktigt se på helheten! Tänk igenom på vilken nivå incitamenten ska finnas Följ upp nyckeltal Fokus på lokalresursplanering, underhållsplanering, investeringsplanering Men också internhyra i några grova klasser 23
Så här blev det..
Förändrade grundförutsättningar En hyresvärd (Regionservice) oavsett fastighetsägare ny service organisation en kontaktyta, Från BTA (bruttoarea) till motsvarande BRA (bruksarea) uthyrningsbar yta Regionservice totalkostnader avseende fastigheter är bas för hyra. Fullständig transparens i beräkningsunderlag Stor genomarbetning och kvalitetssäkring av fastighetsdatabasen Regiongemensamt regelverk
Två modeller för fördelning av hyreskostnad Ej konkurrensutsatt verksamhet - Funktionshyra Konkurrensutsatt verksamhet - Marknadshyra Kraven i projektdirektivet och olika förutsättningar omöjliggjorde gemensam modell Inga ekonomiska kopplingar mellan konkurrensutsatt/ ej konkurrensutsatt. Utesluter ej framtida FM koncept
Ägda/ inhyrda fastigheter Ägda byggnader Inhyrda lokaler Ej konkurrensutsatt verksamhet Hyresfördelningsmodell med bashyra Hyresfördelningsmodell med bashyra Konkurrensutsatt verksamhet Marknadshyra a ads y a Enl. hyreskontrakt marknadshyra Extern verksamhet, (anbud) Enligt vunnet anbud Enligt vunnet anbud (Hyresfördelningsmodell med bashyra) (Hyresfördelningsmodell med bashyra Extern verksamhet Marknadshyra
Konkurrensutsatt verksamhet - Marknadshyra Marknadspris med årlig uppräkning enligt index och marknadslika kontrakt och tilläggskontrakt Hyreskostnad = Marknadslik hyra (hänsyn tas till läge och skick) Marknadslika kontrakt och kontraktsvillkor (uppräkning av hyra med KPI, tilläggskontrakt vid investeringar
Ej konkurrensutsatt verksamhet Funktionshyra Lika hyra för lika typ av lokal Kvadratmeterkostnad med koefficienter på rumsnivå Möjlighet att säga upp enstaka rum. Hyreskostnaden fördelas på verksamhetsnivå även om den primära hyresgästen är förvaltningen Hyreskostnad = Bashyra kr * rummets area m 2 * komplexitetskoefficient * funktionalitetskoefficient Komplexitetskoefficient (rumsinformation ritning, spann 1-2,2) Funktionalitetskoefficient (byggnadens ålder, spann 1-2)
Exempel på kontrakt på lokalnivå rumsnivå
Beräkning av budgethyra Exempel hyreskostad: 100m2*1,1*0,9*1 289 kr= 127 611 kr 100m2*2,0*2,0*1 289 kr = 505 600 kr
Hyreseffekt, rak beräknad jämförelse inför 2013 Preliminär effekt per förvaltning augusti 2012
Erfarenheter..
Hur mycket i projektdirektivet levererades? Styrbarhet (resurseffektivt nyttjande) Investeringar (bl a fastighetsägarinvesteringar ) Begriplig/ enkel/ transparent Rättviseaspekt/ ersättningsmodell Marknadslik/ konkurrensneutralitet
I backspegeln - största utmaningarna Svårigheten att bedöma nivåförändringar i hyran inför modellbytet (budgetarbetet) Kommunikation på alla nivåer Oförutsedda tekniska hinder till exempel effekter av versionsbyten av mjukvara Ändrat arbetssätt, ändrat synsätt tar tid
I backspegeln - största vinsterna (utöver det som kravställdes i projektdirektivet) Förändringarna utanför hyresmodellen som gemensamt regelverk, en hyresvärd Incitament för fortsatt förbättrad kvalitet i fastighetsdatabasen Bättre kvalitet i fastighetsdatabasen möjliggör nya typer av nyckeltal
Erfarenheter projektarbetet Projekt- och arbetsgrupp från olika delar av verksamheten Tydligt projektdirektiv Tydligt stöd från beställaren, koncernledningen Viktigt att säkerställa kontinuerlig utvärdering och utveckling mot uppställda mål
Tack!