Bilpoolsutredning med fokus på kostnadskalkyl

TRAFFIC AB RAPPORT 2008:85 VERSION 1.0 Bilpoolsutredning med fokus på kostnadskalkyl Effekter av en bilpool på Stadshuset i Malmö

Dokumentinformation Titel: Bilpoolskalkyl Effekter av en förvaltningsgemensam bilpool på Stadshuset i Malmö Serie nr: 2008:85 Projektnr: 8146 Författare: Kvalitetsgranskning Beställare: Max Hanander, Karin Neergaard, Pernilla Hyllenius, Gatukontoret, Malmö stad Kontaktperson: Linda Medberg, 040-34 21 38, linda.medberg@malmo.se Dokumenthistorik: Version Datum Förändring Distribution 0.1 2008-11-26 Utkast, ofullständigt Beställare 0.2 2008-12-10 Första versionen Beställare 1.0 2008-12-16 Mindre ändringar Beställare Huvudkontor Lund: Åldermansgatan 13 227 64 Lund tel 046-38 65 00 fax 046-38 65 25 Lokalkontor Stockholm: Barnhusgatan 16 111 23 Stockholm tel 08-54 55 51 70 fax 08-54 55 51 79 info@trivector.se www.trivector.se

Förord I oktober 2008 fick Trivector i uppdrag av Gatukontoret Malmö stad att genomföra en analys av bilanvändningen på Stadshusets förvaltningar för att utreda om en gemensam bilpool är ett alternativ som ger bättre kostnadseffektivitet, god tillgänglighet av bilar, minskad miljöbelastning och mer trafiksäker arbetsmiljö för personalen. Fokus i uppdraget är en kalkyl över alla de kostnader som idag finns knutna till bilutnyttjandet, inklusive personalkostnader, och en beräkning av vad en förvaltningsgemensam bilpoolstjänst skulle kosta. Projektledare på Trivector har varit Max Hanander, som tillsammans med Karin Neergaard skrivit rapporten. Kontaktperson på Gatukontoret Malmö stad har varit Linda Medberg Lund december 2008 AB

Sammanfattning Med bakgrund i Malmö Stads Trafikmiljöprogram vill Malmö Stad arbeta för att finna nya alternativ för ett miljöanpassat transportsystem. En av åtgärderna i Trafikmiljöprogrammet är Övergång från privatbil i tjänsten till nyttjande av tjänstebil i pool. Denna rapport utgör underlag för en fortsatt diskussion om en eventuell bilpoolslösning på de sex förvaltningarna i Stadshuset i Malmö. Dessa har tillsammans nästan 800 anställda, och leasar 36 personbilar idag. Syftet med uppdraget är att utreda om en gemensam bilpool är ett alternativ som ger bättre kostnadseffektivitet, god tillgänglighet till bilar, minskad miljöbelastning och mer trafiksäker arbetsmiljö för personalen. Fokus i uppdraget ligger på kostnadseffektiviteten. Utgångspunkten är att en bilpoolslösning skall kunna ersätta tjänsteresor som företas med både leasade personbilar och privat bil i tjänsten. Sammanfattningsvis körs det totalt drygt 55 000 mil om året på de sex förvaltningarna. Den totala kostnaden för dagens bilanvändning, inklusive privat bil i tjänsten, personalkostnader och parkeringskostnader uppgår 2008 till cirka 3,1 miljoner SEK, vilket motsvarar en milkostnad på 56 kr/mil. Den totala kostnaden för en extern bilpool bedöms hamna mellan 2,7 och 3,2 miljoner SEK årligen. Detta motsvarar en milkostnad på mellan 60-70 kr/mil. Den totala kostnaden för en bilpool i ViSAB:s regi bedöms hamna runt 2,2 miljoner SEK årligen, exklusive en uppstartskostnad på drygt 300 000 SEK. Detta motsvarar en milkostnad på 49 kr/mil. Inget uppenbart tyder på att priset skulle skilja sig nämnvärt från de kostnader som är förknippade med en bilpoolslösning i ViSAB:s regi om man väljer att drifta poolen via ett bilpoolssystem som köps in av Stadshusets förvaltningar istället för av ViSAB. En bilpoolslösning, vare sig den är extern eller intern, ger goda effekter på arbetsmiljö och trafiksäkerhet jämfört med nuläget. Inget talar för att en poollösning kommer att innebära några försämringar avseende biltillgång. En poollösning ger mycket goda miljöeffekter jämfört med nuläget. En intern poollösning med inköpt system är mest kostnadseffektivt, t o m under första året då uppstartskostnader tillkommer. Det finns dock en viss osäkerhet kring kostnaden för en extern bilpool, eftersom denna baseras på andra aktörers avtal och generella prisuppgifter. En extern bilpoolslösning kan sannolikt bli något billigare vid en regelrätt upphandling än vad utredningen visar. Riktlinjer eller regler avseende bilanvändningen måste införas kopplat till en bilpool. Man kan tänka sig att dessa regler ligger i ett separat regelverk, eller att de inlemmas i en resepolicy eller i allmänna resebestämmelser.

Innehållsförteckning 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte & metod 1 2. Nuvarande billösning 3 2.1 Inledning 3 2.2 Kostnader 2.3 Tillgång till bil vid behov 5 9 2.4 Arbetsmiljö och trafiksäkerhet 10 2.5 Miljöbelastning 10 3. Bilpoolsalternativ 12 3.1 Inledning 12 3.2 Kostnadskalkyl för extern bilpool 12 3.3 Kostnadskalkyl för bilpool i ViSAB:s regi 15 3.4 Kostnad för intern lösning inom stadshuset 16 3.5 Tillgång till bil vid behov 16 3.6 Arbetsmiljö och trafiksäkerhet 17 3.7 Miljöbelastning 18 4. Summering 20 4.1 Sammanfattning 20 4.2 Rekommendationer 21

1 1. Inledning 1.1 Bakgrund Med bakgrund i Malmö Stads Trafikmiljöprogram vill Malmö Stad arbeta för att finna nya alternativ för ett miljöanpassat transportsystem. En av åtgärderna i Trafikmiljöprogrammet är Övergång från privatbil i tjänsten till nyttjande av tjänstebil i pool. Denna rapport utgör underlag för en fortsatt diskussion om en eventuell bilpoolslösning på förvaltningarna i Stadshuset, inklusive Miljöförvaltningen 1. 1.2 Syfte & metod Syftet med uppdraget är att utreda om en gemensam bilpool är ett alternativ som ger bättre kostnadseffektivitet, god tillgänglighet till bilar, minskad miljöbelastning och mer trafiksäker arbetsmiljö för personalen. Fokus i uppdraget ligger på kostnadseffektiviteten. För att tydliggöra kostnadseffektiviteten genomförs en kalkyl över alla de kostnader som idag finns knutna till bilutnyttjandet, inklusive personalkostnader och parkeringskostnader, och en beräkning av vad en förvaltningsgemensam bilpoolstjänst skulle kosta, både i regi av ViSAB 2 och en extern bilpoolsoperatör. Som utgångspunkt har Nulägesinventering Malmö stads transporter 2006 använts. I tillämpliga fall har kostnader etc. räknats upp till 2008 års nivå i enlighet med konsumentprisindex. I ett antal fall har kompletterande uppgifter inhämtats via telefonintervjuer och e-postkontakter med nyckelpersoner på Malmö stad. Om inte annat framgår är dock redovisade siffror hämtade från kartläggningen med 2006 som basår. Utredningen har genomförts i nära dialog med uppdragsgivarens kontaktperson. Utgångspunkten för uppdraget är att en bilpoolslösning skall kunna ersätta tjänsteresor som företas med både leasade personbilar och privat bil i tjänsten. 1 Stadskontoret, Gatukontoret, Fastighetskontoret, Stadsbyggnadskontoret, Stadsrevisionen och Miljöförvaltningen ingår. Miljöförvaltningen ligger ej i Stadshuset utan strax bredvid, men räknas ofta med när man talar om Stadshusets förvaltningar. 2 ViSAB (Vagnparken i Skåne AB) är ett kommunalt bolag i Malmö som idag leasar ut bilar till kommunens förvaltningar.

2 Kapitel 2 beskriver nuläget avseende bilanvändningen, medan kapitel 3 innehåller kostnadskalkyler och effektbedömningar för olika bilpoolsalternativ. Kapitel 4 summerar och ger korta rekommendationer inför den fortsatta processen.

3 2. Nuvarande billösning 2.1 Inledning Antal anställda och antal fordon Idag säkras Malmö stads förvaltningars biltillgång via det kommunala bolaget ViSAB, som leasar ut bilar till förvaltningarna utifrån dessas önskemål, och med grund i befintliga krav på säkerhet, miljö och arbetsmiljö. Totalt sett har Malmö stad 21 förvaltningar med drygt 19 000 anställda, fördelade på omkring 1000 olika arbetsställen i Malmö. Totalt sett leasar förvaltningarna drygt 700 motorfordon och arbetsmaskiner av ViSAB. Merparten av fordonen, drygt 400 stycken, är personbilar. Föreliggande uppdrag berör bara de sex förvaltningar som ligger i eller i direkt anslutning till Stadshuset i Malmö (se tabell 2.1). Dessa har tillsammans nästan 800 anställda, och leasar 36 personbilar. Tabell 2.1 Antal anställda per förvaltning i Stadshuset (basår 2006) Förvaltning Antal anställda totalt Antal anställda i Stadshuset* Antal personbilar Fastighetskontoret 73 61 3 Gatukontoret 208 208 16 Miljöförvaltningen 100 99 8 Stadsbyggnadskontoret 180 160 5 Stadskontoret 202 150 3 Stadsrevisionen 11 11 1 SUMMA 774 689 36 * Miljöförvaltningen är belägen utanför Stadshuset, men på mycket nära avstånd Fordonssammansättningen Malmö stad har som ambition att samtliga fordon skall vara miljöbilar på lång sikt. Vid utgången av 2009 skall 80 % vara det, enligt den senast antagna målsättningen. Basår 2006 var redan 83 % av personbilarna på de sex förvaltningarna miljöbilar (se tabell 2.2). 3 3 Ny statistik från november 2008 visar på en miljöbilsandel på 87 % (34 av totalt 39 personbilar).

4 Tabell 2.2 Bilsammansättningen avseende miljöprestanda för de sex förvaltningarna (basår 2006) Förvaltning Antal miljöbilar (gas) Antal miljöbilar (hybrid)* Antal miljöbilar (etanol) Antal konventionella bensin- eller dieselbilar Summa personbilar Fastighetskontoret 0 0 1 2 3 Gatukontoret 2 2 12 0 16 Miljöförvaltningen 5 1* 2 0 8 Stadsbyggnadskontoret 1 0 2 2 5 Stadskontoret 0 0 1 2 3 Stadsrevisionen 0 0 1 0 1 Summa 8 3 19 6 36 *I summan hybridbilar ingår 1 st elbil (d v s 100 % batteridrift) För att få en uppfattning om åldersstrukturen för personbilarna delades de i kartläggningen 2006 in i följande årsmodeller: 2004-2001-2003-2000 Totalt sett på samtliga förvaltningar inom Malmö stad är bara drygt 40 % av personbilarna tre år eller yngre. Nästan var tredje personbil är äldre än 6 år 2006. Läget avseende åldersstrukturen på personbilarna ser bättre ut på de sex utvalda förvaltningarna. Här är 68 % tre år eller yngre (se tabell 2.3). Generell praxis för ålder på leasingbilar är högst tre år, varför det trots allt finns potential för en ytterligare föryngring av personbilsflottan på dessa förvaltningar. Tabell 2.3 Årsmodeller för personbilarna på de sex förvaltningarna (basår 2006) Förvaltning 2000 eller äldre (minst 6 år) 2001-2003 (4-5 år) 2004 eller yngre (max 3 år) Totalt* Fastighetskontoret 2 0 1 3 Gatukontoret 0 2 12 14* (16) Miljöförvaltningen 2 2 4 8 Stadsbyggnadskontoret 1 0 4 5 Stadskontoret 1 1 1 3 Stadsrevisionen 0 0 1 1 SUMMA: 6 5 23 34 (36) *Data avseende årsmodell saknas för 2 fordon på gatukontoret Körsträckor för leasade personbilar I kartläggningen med basår 2006 samlades körsträckor för leasingbilarna in. Detta visade sig vara en grannlaga uppgift. I vissa fall kunde värden inte lämnas alls, varför schabloner fick ersätta faktiska siffror. Med hjälp av detta arbetssätt erhöll man snittsträckor per personbil (pb) och förvaltning. Dessa värden är relevanta när vi kalkylerar med kostnader för en bilpoolslösning

5 (se kap 3), vilka är beroende av bl a körsträckor. Genomsnittskörsträckan per bil för de sex förvaltningarnas leasingbilar är 750 mil. Man brukar säga att god fordonsekonomi innebär att varje bil körs mellan 1 500 och 3 000 mil per år. Tabell 2.4 Körda mil med leasade personbilar (verklig + beräknad schablon) samt körda mil/personbil (basår 2006) Förvaltning Pb, total verklig (mil) Pb, total schablon* (mil) Summa pb verklig +schablon (mil) Mil/pb Fastighetskontoret 3 961 0 3 961 1 320 Gatukontoret 10 833 0 10 833 677 Miljöförvaltningen 3 437 0 3 437 430 Stadsbyggnadskontoret 2200* 1 467** 3 667 440 Stadskontoret 1982*** 0 1 982 661 Stadsrevisionen 3 000 0 3 000 3 000 SUMMA/Genomsnitt 21 231 1467 26 880 747 * Gäller för en del av det totala antalet personbilar ** Beräknat antal mil utifrån antal körda mil för de personbilar som har kunnat uppges *** Beräknat antal mil utifrån drivmedelskostnad Körsträckor privat bil i tjänsten I tabell 2.5 visas omfattningen av användandet av privat bil i tjänsten. Dessa värden är relevanta när vi kalkylerar med kostnader för en bilpoolslösning (se kap 3), vilka är beroende av bl a körsträckor. Tabell 2.5 Körda mil med privat bil i tjänsten (basår 2006) Förvaltning Resta mil med privatbil i tjänsten Fastighetskontoret 6 821 Gatukontoret 9 029 Miljöförvaltningen 761 Stadsbyggnadskontoret 4 730 Stadskontoret 6 727 Stadsrevisionen 292 SUMMA 28 360 Sammanfattningsvis körs det totalt 55 240 mil om året på de sex förvaltningarna. 51 % körs med privat bil, medan resterande del körs med leasade personbilar. 2.2 Kostnader Driftskostnader för leasade personbilar Totalt uppgår driftskostnaderna för samtliga Malmö stads förvaltningars leasingbilar till 15,4 miljoner kronor (2006). För de sex förvaltningar som detta uppdrag omfattar uppgår de totala driftskostnaderna för de leasade personbi-

6 larna till drygt 1 miljon kronor. Av denna summa är 75 % fasta kostnader och 25 % rörliga kostnader. Ett schablonvärde för de fasta kostnaderna har beräknats från ViSAB:s uppgifter. Denna kostnad är 22 660 kr per bil och år. Tabell 2.6 Driftskostnad uppdelat på fasta kostnader (hyra, skatt, försäkring, besiktning) och rörliga kostnader (drivmedel) 4 2006. Förvaltning Fasta kostnader (kr) Rörliga kostnader (kr) SUMMA (kr) Fastighetskontoret 67 980 39 630 107 610 Gatukontoret 362 560 108 384 470 944 Miljöförvaltningen 181 280 34 387 215 667 Stadsbyggnadskontoret 113 300 36 688 149 988 Stadskontoret 67 980 19 830 87 810 Stadsrevisionen 22 660 30 015 52 675 SUMMA 815 716 268 934 1 084 650 Skadeutfall Fordonsskadorna är fördelade på skador som går på trafikförsäkring, delkaskoförsäkring och vagnskadeförsäkring. Självriskkostnaden för personbil är 7 000 kr vid samtliga skador, oavsett försäkring. Eftersom det i kartläggningen från 2006 endast framgår antal skador och total kostnad går det inte att specificera antalet skador per fordonstyp i statistiken. Sammantaget kostade 2006 års fordonsskador (totalt 7 st) de sex förvaltningarna 49 000 kr i självrisk (se tabell 2.6) Tabell 2.7 Skadeutfall för förvaltningarnas samtliga fordon 2006 Förvaltning Totalt antal skador Total kostnad (kr) Fastighetskontoret 1 7 000 Gatukontoret 2 14 000 Miljöförvaltningen 0 0 Stadsbyggnadskontoret 2 14 000 Stadskontoret 1 7 000 Stadsrevisionen 1 7 000 SUMMA 7 49 000 Aktuella fordonstyper på de sex förvaltningarna är förutom personbilarna (36 st), traktorer alt. traktorredskap (8 st), och lastbilar (10 st). Om vi antar 4 Ett schablonvärde för de fasta kostnaderna har beräknats från ViSAB:s uppgifter. Denna kostnad är 22 660 kr per bil och år. Den rörliga kostnaden har beräknats utifrån varje förvaltnings uppgifter om körda mil (inklusive schabloner) och sedan multiplicerats med schablonvärde för drivmedelsförbrukning och drivmedelskostnad, 0,87 l/mil respektive 11,50 kr/l.

7 att traktorer och traktorredskap inte orsakat några skadeolyckor, samt att personbilar och lastbilar orsakar en utifrån antalet fordon proportionerlig andel skador ger detta en skadekostnad för personbilarna på de sex förvaltningarna på 38 350 kronor år 2006. Parkeringskostnader Parkeringskostnaderna relaterar dels till de kostnader förvaltningarna har för sina leasade bilars parkeringsplatser. De flesta förvaltningarna har också ett relativt stort antal p-platser som används för de anställdas privata bilar. Det kan vara fråga om anställda som använder bilen mycket i tjänsten, eller anställda som har en p-plats som en ren förmån. Det förekommer också i några fall att p-platser lånas ut till anställda vid behov. Nedan tabell visar på kostnader för dessa båda kategorier. I vissa fall är det exakta siffror för 2008 som redovisas, medan det i andra fall är en schablon, baserad på befintliga data, som använts för att räkna ut kostnaden. Tabell 2.8 Parkeringskostnaderna på de sex förvaltningarna (2008). Förvaltning Parkeringskostnad för leasade personbilar Parkeringskostnad för privatbilar Total parkeringskostnad Fastighetskontoret 24 000** 128 000** 152 000 Gatukontoret 117 660* 271 620* 389 280 Miljöförvaltningen 42 240* 0 42 240 Stadsbyggnadskontoret 36 000* 50 000* 86 000 Stadskontoret 24 000** 181 481* 205 481 Stadsrevisionen 8 160* 0 8160 SUMMA 252 060 631 101 883 161 * Faktiska kostnader per plats 2008 används i de fall de kunnat tas fram, men uträknat på antalet bilar 2006. ** En schablon på 8000 kr/år per p-plats används i de fall exakta siffror saknas. Kostnad för privat bil i tjänsten Nedan tabell visar antal mil med privat bil i tjänsten och kostnaden för dessa fördelade på förvaltning. Resta mil är relevanta för kalkylen avseende en bilpool, eftersom det antas att dessa mil skall ersättas av en bilpoolslösning. Samtidigt försvinner därmed kostnaden för dessa privatbilsmil i kalkylen. Tabell 2.9 Privat bil i tjänsten på de sex förvaltningarna (basår 2006). Förvaltning Resta mil med privatbil i tjänsten Kostnad för förvaltningen 2008 (kr)* Fastighetskontoret 6 821 165 068 Gatukontoret 9 029 218 502 Miljöförvaltningen 761 18 416 Stadsbyggnadskontoret 4 730 114 466 Stadskontoret 6 727 162 793 Stadsrevisionen 292 7 066 SUMMA 28 360 686 312 * Uträkning baserad på tillämpliga ersättningsnivåer för privatbilskörning i tjänsten upp till 1200 mil/år. Dessa är 2008 24.20 kr/mil.

8 Personalkostnader Kostnaden för körersättningsadministration samt bilansvar i enlighet med nedan beskrivningar har räknats ut utifrån personalkostnadsschabloner och antaganden om lönenivåer 5. Körning med privat bil i tjänsten är förknippad med hantering av ett stort antal körersättningar. Den enskilde ska skriva i en blankett med specifikation för varje resa, närmaste chef ska kontrollera och godkänna denna och sedan ska lönepersonal administrera detta vidare för utbetalning till den anställde. Tidsåtgången för denna process är naturligtvis svår att exakt definiera, men har uppskattats 6 till cirka 10 minuter per blankett. Detta ger, utifrån personalkostnadsschabloner för löneassistenter och kommunala tjänstemän på de sex förvaltningarna och antalet körersättningar/år (drygt 2700 st) en kostnad på knappt 150 000 kr årligen, eller nästan 55 kr per körersättning. Det nuvarande systemet med leasade personbilar från ViSAB bygger generellt sett på att en eller flera personer ute i verksamheten har ett ansvar för respektive bil. Det handlar rom att se till att bilen kommer på service i tid, att leasing- och drivmedelskostnaderna betalas, att däcken byts över årstiderna, att spolarvätska fylls på, att bilen tvättas och städas osv. Tidsåtgången är naturligtvis även här svår att uppskatta mer exakt, men grovt kan man anta att varje bil åtminstone upptar 1 arbetstimme i månaden i snitt över året. 12-15 h/år och bil ger totalt cirka 500 h/år för 36 personbilar. Detta ger, utifrån schablonen en total årlig kostnad på ungefär 180 000 kr. Totalt blir därmed den årliga uppskattade kostnaden för den personaltid som går åt för hanteringen av bilkörandet i tjänsten på de sex förvaltningarna 330 000 kr. Summering samtliga kostnader Nedan tabell visar totala kostnader för nuläget avseende bilanvändandet på de sex förvaltningarna i Stadshuset. Kostnaden är i tillämpliga fall uppräknad från basår 2006 till 2008 års prisnivå enligt konsumentprisindex. 5 Kostnaderna baseras på en schablon över samtliga för arbetsgivaren förekommande utgifter för den anställde, samt antaganden om en snittlön för förvaltningarna på 26 500 kr/mån, och för löneassistenter på 20 900 kr/mån. Dessa snittlöner ger en årlig totalkostnad (inkl. sociala avgifter etc.) för arbetsgivaren på 500 000 kr respektive 635 000 kr. 6 Uppskattningen har gjorts dels av löneassistenter på Serviceförvaltningen, och dels av kommunala tjänstemän på de berörda förvaltningarna i samråd med Trivector.

9 Tabell 2.10 Summerade kostnader för bilanvändandet på de sex förvaltningarna (2008 års kostnader) Kostnadspost Kostnad (kr) 2008 Leasingbilar 1 164 372* Skadekostnader 41 169* Privat bil i tjänsten 686 312** Personalkostnader bilansvar 180 000 Personalkostnader körersättningar 150 000 Parkeringskostnader (leasingbilar) 252 060 Parkeringskostnader (privatbilar) 631 101 SUMMA 3 105 014 * Uppräknad kostnad utifrån konsumentprisindex (prisutvecklingen 2006 jmf okt 2008) ** Uträknat utifrån milersättningsnivå upp till 1200 mil/år 2008 (24,20 kr/mil) Utifrån total kostnad, 3,1 miljoner kr, och det totala antalet resta mil med både leasingbilar och privatbilar (55 240 mil), blir milkostnaden för dagens upplägg totalt sett 56 kr/mil. Om man räknar med taxikostnaderna för de berörda förvaltningarna, som uppräknat till 2008 års priser ligger runt 215 000 kr årligen, ökar milkostnaden för nuläget med ungefär 3 kronor till cirka 59 kr/mil. I beräkningen har då resta mil med taxi på de sex förvaltningarna (cirka 100 mil årligen) räknats med i det totala antalet mil.! Den totala kostnaden för dagens bilanvändning på de sex förvaltningarna, inklusive privat bil i tjänsten, personalkostnader och parkeringskostnader uppgår 2008 till cirka 3,1 miljoner SEK. Detta motsvarar en milkostnad på 56 kr/mil. 2.3 Tillgång till bil vid behov Inom ramen för detta uppdrag ingår inga djupare analyser av biltillgången i nuläget. Man kan dock göra ett kvalificerat antagande om att den är åtminstone rimligt god, eftersom dagens system torde vara självreglerande. Det är helt enkelt förvaltningarna själva som styr hur många bilar de behöver för sin verksamhet. Dessa anskaffas sedan via ViSAB, som köper in på ramavtal efter kundens behov. Sedan leasas bilen ut till förvaltningen ifråga. Frågan om biltillgång känns sannolikt mer relevant att diskutera utifrån bilpoolsalternativet. Dålig tillgång till bil vid snabbt uppkomna behov är ofta en farhåga bland dem som överväger en bilpoolslösning. Vi återkommer därför kort till frågan i kapitel 3 nedan.

10 2.4 Arbetsmiljö och trafiksäkerhet Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen ansvar för arbetstagarens säkerhet också när denne företar resor i tjänsten. Trafiksäkerheten är en viktig aspekt här. Enligt Arbetsmiljöverket är trafikolyckor idag en av de vanligaste arbetsmiljöolyckorna i Sverige. Arbetsgivaren har ett ansvar för att minimera riskerna för ohälsa och olycksfall även för den del av arbetsmiljön som trafiken utgör. Det gäller oavsett om den anställde kör med företagets fordon, eller om tjänsteresorna sker med egen bil. Arbetsgivaren har stora möjligheter att påverka de anställdas trafiksäkerhet genom de krav man ställer och det stöd man ger. Det kan t ex handla om säkra och väl underhållna fordon. Malmö stad har sedan många år ställt krav på att de personbilar som nyanskaffas skall uppfylla åtminstone tre stjärnor i Euro-NCAPs krocktester. Nya mer omfattande krav, som bl a kräver minst fyra stjärnor i Euro-NCAP:s krocktester, har införts i och med antagandet av det nya trafiksäkerhetsprogrammet under våren 2008. Det finns ett relativt starkt samband mellan årsmodell och säkerhetsprestanda hos en personbil. På de sex förvaltningarna är 68 % av bilarna tre år eller yngre. Eftersom generell praxis för leasingbilar är tre år, så bör det trots allt finnas potential för en ytterligare föryngring av personbilsflottan, och därmed en förbättring av säkerheten. Tvärtemot fallet med leasingbilarna har man traditionellt sett inte ställt några förvaltningsövergripande krav avseende säkerhetsprestanda på de privatbilar som används i tjänsten. Detta är naturligtvis inte tillfredställande utifrån säkerhetsaspekten. Också denna fråga har väckts inom ramen för arbetet med det nya trafiksäkerhetsprogrammet och revideringen av resepolicyn. I och med antagandet av det nya trafiksäkerhetsprogrammet i våras ställs samma säkerhetskrav på personbilar som används i tjänsten som på leasingbilarna. 2.5 Miljöbelastning Vi vet att våra resor och transporter står för en stor del av både utsläppen av koldioxid och av hälsofarliga ämnen såsom kväveoxider, kolväten och partiklar. Inom ramen för detta uppdrag ligger emellertid bara en övergripande analys av nuläget avseende utsläpp av koldioxid, samt en bedömning av vilka miljöeffekter man kan förvänta sig att få vid en eventuell övergång till bilpool (se kap 3). Personbilarna på de sex förvaltningarna i Stadshuset står för ungefär 6 % av de totala utsläppen från Malmö stads leasingbilar, vilket motsvarar 53 ton CO2 årligen. 83 % av dessa sex förvaltningars personbilar är miljöbilar (2006), vilket bör betecknas som en hög andel.

11 Tittar man på privatbilskörningen i tjänsten står de sex förvaltningarna för cirka 14 % av de totala utsläppen. Dessa 14 % motsvarar 61 ton CO2 årligen. Totalt sett står därmed personbilskörningen i tjänsten på de sex förvaltningarna för ungefär 115 ton CO2 per år. Detta motsvarar drygt 8 % av de totala utsläppen från Malmö stads personbilskörningar. Värt att notera är att medan Malmö stad under många år arbetat med att nyanskaffa miljöbilar så har man inte ställt några krav avseende miljöprestanda på de privata bilar som används i tjänsten. Detta är naturligtvis inte tillfredställande utifrån miljöaspekten. I nuläget diskuteras detta inom ramen för den revidering av Malmö stads resepolicy som är pågående. Här vill man att samma krav skall gälla för de privatbilar som används i tjänsten som för de leasade personbilarna.

12 3. Bilpoolsalternativ 3.1 Inledning Nedan redovisas kalkyler för ungefärliga kostnader för en extern bilpool, en bilpool i ViSAB:s regi och en inom stadshuset administrerad bilpoolslösning. Dessutom beskrivs förväntade effekter på biltillgång, miljö och arbetsmiljö vid en övergång till bilpool. Erfarenheter från bilpoolssatsningar inom offentlig sektor i Sverige visar på att en bilpoolslösning generellt sett har positiva effekter i form av minskad miljöbelastning, ökad trafiksäkerhet och bättre arbetsmiljö. När det gäller biltillgången i en extern bilpool är det alltid ytterst en fråga om den servicenivå den utvalde operatören håller. Det övergripande antagandet för kalkylerna är att privatbilskörningen i tjänsten skall kunna ersättas med befintligt antal leasingbilar/poolbilar. Bedömningen är att detta torde vara möjligt, med tanke på den låga snittsträcka leasingbilarna i nuläget har (750 mil/år). Om samtliga mil (inklusive mil med privat bil) fördelas mellan 36 personbilar innebär detta att varje bil rullar 1500 mil/år. Detta är fortfarande relativt lågt med avseende på vad som räknas som god fordonsekonomi. Dessutom bör man räkna med att en bilpoolslösning minskar det totala antalet körda mil till följd av bättre planering och framförhållning. För scenariot med en extern bilpool är antalet bilar eller snittmil per bil teoretiskt mindre intressant. Istället är det det totala priset som operatören kan erbjuda som bör bedömas. Vid en eventuell framtida upphandling är också rekommendationen att operatörerna själva får räkna på detta utifrån de behov som ska mötas. 3.2 Kostnadskalkyl för extern bilpool Nedan följer några exempel på kostnadskalkyler och prissättningar för externa bilpoolslösningar och operatörer, samt en tillämpning av dessa på Malmö stads situation. Göteborgs stads kostnadsutvärdering Göteborgs Stad genomförde en kostnadsutvärdering i juni 2007 där man jämförde utfallet 2006 med bilpool (53 % bilpool + 47 % hyrbil/leasingbil) och med utfallet 2003 (privatbil, hyrbil och leasingbilar). Denna visade att kostnaderna för de sex förvaltningarna som ingår i bilpoolen minskade mellan år 2003 och 2006 med 32 % inklusive parkeringskostnaderna och med 9

13 % exklusive parkeringskostnaderna. De minskade kostnaderna beror framförallt på minskade parkeringskostnader och minskat antal körda mil i tjänsten. Antalet körda mil i tjänsten har minskat med cirka 20 %, från 47 000 mil till 37 000 mil. Utvärderingen visar att Göteborgs kostnader för bilpoolen är totalt cirka 1,5 miljoner kronor (se specifikation i tabell), till detta kommer kostnader för hyr- och leasingbilar med ca 1,2 miljoner kronor. Den genomsnittliga milkostnaden för bilpoolskörningarna är 66 kr per mil exkl parkering och 76 kr inkl parkering. Tabell 3.1 Göteborgs Stads kostnadsberäkning för bilpoolen 2006. Utdrag ur Göteborgs Stads bilpool - kostnadsutvärdering, 2007-06-11. Kostnadspost Fast kostnad Rörlig kostnad Parkeringskostnad Administration fakturor Summa Milkostnad exkl parkering Milkostnad inkl parkering 2006 års kostnad för bilpool 28 000 kr 1 238 000 kr 187 000 kr 50 000 kr 1 503 000 kr 66 kr 76 kr Exempel på kostnader enligt prislistor och avtal I tabell nedan visas exempel på priser som är hämtade dels från de tre befintliga svenska bilpoolsoperatörernas webbsidor, dels från två avtal med offentliga aktörer. Observera att avtalen innebär att ett visst antal bilar reserveras för kunden. Tabell 3.2 Exempel på kostnader för bilpool i prislistor och avtal. Observera att avtalen innebär att ett visst antal bilar reserveras för kunden. Kostnadspost Fast månadsavgift Rörliga avgifter: SunFleet, prislista på webbsidan 150 kr/anställd, men bättre pris vid många CityCarClub, prislista på webbsidan 1195kr (>11 anställda) Bilpoolen.nu, prislista på webbsidan Länsstyrelsen i Stockholms avtal med CityCarClub 2007 1095 5772 kr per bil, inkl 100 mil/mån Göteborgs Stads avtal med Sun- Fleet 2004 1500 kr per bil (1000-3000 kr per bil) Pris kronor/km 2,30-2,95 2,90-3,50 2,30 1,84 2,40 (2-2,5) Pris kronor/timme 33-37 (max 396-444 kr/dygn) 17,90-19,80 (vard) 20 14,32 30 Bokningsavgift 10 0-32 i.u. 20-40 10 På SunFleets webbsida redovisas några jämförande exempel med hyrbil respektive taxi där milkostnaden för bilpoolen ligger på 54-100 kr per mil.

14 Enligt Trivectors beräkningar på Länsstyrelsens avtal skulle en snittresa på 3 mil och 2 timmar innebära en snittmilkostnad på ca 50 kr. Men kostnaden varierar beroende av hur långa resorna är och hur många timmar man behöver boka. Tillämpning Malmö Stad Trivector har gjort en beräkning av vad ovanstående avtal och prislistor skulle kunna innebära i totalkostnad samt i genomsnittlig milkostnad för Malmö Stad. I beräkningen utgår vi från att de sex förvaltningarna på Malmö Stad kommer att minska sina körda mil med 20 % med bilpoolslösningen 7 och antar vidare att en genomsnittlig resa är 2 mil och tar 2 timmar. Observera att dessa antaganden bör utredas närmare innan en upphandling görs. Med dessa förutsättningar skulle den genomsnittliga milkostnaden för Malmö med tilllämpande av de prisavtal som redovisats i tabell ovan hamna mellan 57 kr och 81 kr. Totalkostnaden skulle hamna mellan 2,5 och 3,5 miljoner kronor per år. Om antagandena ovan stämmer, vilka innebär att Malmös anställda gör ganska många korta resor, är det viktigt att bokningsavgiften är låg. Bokningsavgiften varierar mellan avtalen. Ett avtal med låg bokningsavgift som i Göteborgs fall (i motsats till Länsstyrelsen i Stockholm) innebär att kostnaden hamnar i intervallet 60-76 kr per mil. Det är dessutom troligt att Malmö kan få en bättre bilpoolsekonomi än Göteborg. Dels för att tanken i Malmö är att ersätta alla leasingbilar och all privatkörning med bilpoolsbilar (vilket inte Göteborg har gjort än), dels för att det både finns erfarenheter från andra upphandlingar och faktaunderlag om bilresorna i Malmö som underlättar planeringen av bilpoolen. Göteborg kommer att handla upp en ny bilpoolstjänst under 2009, vilket bör innebära mer rättvisande kostnader och kanske även lägre kostnader då man har bättre kontroll nu över hur bilarna används. Därmed kan man få ett avtal som passar behoven mer exakt. En rimlig kostnad i Malmös fall hamnar sannolikt därför kring 60-70 kr per mil (inklusive parkering) eller ca 2,7-3,2 miljoner kronor totalt per år.! Den totala kostnaden för en extern bilpool bedöms hamna mellan 2,7 och 3,2 miljoner SEK årligen. Detta motsvarar en milkostnad på mellan 60-70 kr/mil. Milkostnaden ligger därmed något högre än i nuläget (56 kr/mil) medan totalkostnaden kan jämställas med nuvarande situation (3,1 miljoner SEK). 7 Bilpoolslösningen brukar innebära en minskning av bilresorna med 10-20 % som del kan härröras till att kortare resor istället görs med kollekitvtrafik eller cykel, och dels till att man planerar sina resor bättre med en poollösning. I Göteborg minskade bilresorna med hela 22 %. Minskningen förutsätter att det finns en policy eller ett regelverk som stödjer detta. Malmös situation antas likna den i Göteborg, med den ytterligare fördelen att man redan idag har en mycket god insyn i de egna behoven avseende bilanvändningen. Därför är bedömningen att det är fullt rimligt att anta en 20 %-ig minskning i körsträcka.

15 3.3 Kostnadskalkyl för bilpool i ViSAB:s regi Med antagandet att leasingbilarna kan ersätta samtliga körda mil med privat bil i tjänsten, vilket då motsvarar drygt 1500 mil per bil årligen, blir kostnaden för en bilpoolslösning enkelt uttryckt den befintliga kostnaden för de 36 leasingbilarna idag adderat med kostnaden för investeringen i ett avancerat bokningssystem, och eventuella merkostnader för administratören i form av ökad arbetsinsats. Samtliga kostnader förknippade med privat bil i tjänsten skall då subtraheras. Det första året blir dyrare till följd av uppstartskostnader för bokningssystemet. Dessutom blir den rörliga kostnaden per leasingbil högre till följd av ett ökat antal körda mil per bil och år. Samtidigt finns det en effekt i minskad körsträcka, som här uppskattas till 20 %. Därmed landar snittsträckan per bil och år på omkring 1200 mil. Kostnaderna sammanställs enligt nedan. Tabell 3.3 Kostnader för bilpool i ViSAB:s regi (uppräknat till 2008 års pris). Antagandet är att total körsträcka kan minskas med 20 % efter införandet av bilpool. Kostnadspost kr/år (år 1) kr/år (år 2 och framåt) Kostnad 36 leasingbilar (fast och rörlig del) 1 340 000 1 340 000 Ökad personalkostnad ViSAB (50 % tjänst) 300 000 300 000 Personalkostnad bilansvariga 180 000 180 000 Parkeringskostnad 36 leasingbilar 252 060 252 060 Bilpoolssystemet 110 000 110 000 Uppstartskostnader bilpoolssystemet 325 000 - Summa (minskad körsträcka 20 %) 2 507 060 2 182 060 Om det av någon anledning behöver kopplas på ytterligare bilar till systemet ligger merkostnaden per bil i detta upplägg på ungefär 50 000 kr årligen (inkl parkering). Bedömningen är dock att detta inte bör bli aktuellt, om man utgår ifrån att samtliga fordon är tillgängliga för poolen. En brasklapp här är om ett antal bilar behöver bindas upp vid en specifik person eller funktion. Det bör nämnas att ovan angivna kostnader för bokningssystemet är kvalificerade bedömningar 8, som kan komma att förändras i en upphandlingssituation. Bedömningen avseende personalkostnaden för hanteringen av det nya bilpoolssystemet på ViSAB baseras på uppskattningen att det krävs ungefär 50 % av en heltidstjänst för att drifta systemet. Erfarenheter från liknande upplägg pekar i denna riktning. 9 Sammanfattningsvis bör milkostnaden för en lösning med en bilpool i Vi- SAB:s regi hamna runt 49 kr/mil, exklusive en initial uppstartskostnad för bilpoolssystemet på ungefär 325 000 kronor första året (totalt 2,5 miljoner). Årskostnaden därefter ligger på knappt 2,2 miljoner. Observera att kostnaden är uträknad på ett lägre milantal än i nuläget, då antagandet är att en bil- 8 Bedömningen baseras på en genomarbetad prisskiss för en situation som Malmös, som har gjorts av Innova, en av de största systemleverantörerna (mobilsystem) på den svenska marknaden idag. 9 Baseras på situationen i Sundsvalls kommun, där man har en bilpool med samma antal fordon som skulle kunna bli aktuellt i Malmös fall.

16 poolslösning kan minska körsträckan med 20 %. Detta motsvarar en minskning från 55 240 mil till 44 190 mil per år. Årskostnaden innebär en kraftig kostnadsminskning på nästan 30 %, jämfört med nuläget. Denna går att härleda till minskade kostnader för parkering, slopade kostnader för privat bil i tjänsten, samt kortare körsträcka totalt sett.! Den totala kostnaden för en bilpool i ViSAB:s regi bedöms hamna runt 2,2 miljoner SEK årligen, exklusive en uppstartskostnad på drygt 300 000 SEK. Detta motsvarar en milkostnad på 49 kr/mil. Både totalkostnaden och milkostnaden ligger därmed klart lägre än i nuläget, där totalkostnaden är 3,1 miljoner SEK och milkostnaden 56 kr/mil. 3.4 Kostnad för intern lösning inom stadshuset Inget uppenbart tyder på att priset skulle skilja sig nämnvärt från de kostnader som är förknippade med en bilpoolslösning i ViSAB:s regi om man väljer att drifta poolen via ett bilpoolssystem som köps in av Stadshusets förvaltningar istället för av ViSAB. Däremot kan man tänka sig att det finns rent organisatoriska för- och nackdelar med endera lösningen. Att drifta ett system på egen hand ger större handlingsfrihet, samtidigt som det kan vara eftersträvansvärt att få hela bilpoolslösningen som ett servicepaket från ViSAB. Detta blir inte minst intressant om man även kan få ViSAB att ta över det dagliga bilansvaret för samtliga fordon i poolen. 3.5 Tillgång till bil vid behov Det är inte ovanligt att man inom organisationen vid en övergång till bilpool känner oro för biltillgången. Det finns ett par aspekter som bör nämnas i samband med detta. I en bilpoolslösning är det inte alls ovanligt att man måste särskilja ett fåtal bilar som antingen ställs helt utanför poolen eller som kan långtidsbokas av en specifik funktion eller person. Är det fråga om ett större antal bilar kan en konsekvens bli att man får ta in ytterliggare fordon i den öppna poolen. Det ligger utanför ramarna i denna studie att i detalj studera behovsstrukturen för de aktuella bilarna, men bedömningen är att ett mindre antal bilar kommer att behöva bindas upp till specifika funktioner. Samtidigt bör det finnas utrymme för en effektivare användning av resterande fordon, vare sig de är leasingbilar i en pool administrerad av ViSAB eller Malmö stad, eller bilar som tillhandahålls av en helt extern operatör. Om förvaltningarna väljer en lösning med en pool av leasingbilar från Vi- SAB (i egen eller i ViSAB:s regi) blir merkostnaden per år och bil utöver befintliga fordon ungefär 50 000 kr. Detta är en relativt marginell kostnad i

17 sammanhanget. Bedömningen är dock att detta inte skall behöva bli nödvändigt. Om förvaltningarna väljer en extern operatör, är det viktigt att redan i upphandlingen försäkra sig om att det finns en back-up inbakad i prissättningen. I situationer när behovet tillfälligt ökar är det viktigt att operatören kan skjuta till bilar, utöver de fasta, reserverade bilar som finns i poolen.! Vid övergång till en bilpoolslösning är det inte ovanligt att en sämre biltillgång befaras. Inget tyder dock på att detta skulle vara fallet. Istället kan man undvika eventuella problem genom att ett fåtal bilar långtidsbokas för specifika funktioner, och att det finns en back-up inbyggd i systemet. 3.6 Arbetsmiljö och trafiksäkerhet Bättre bilar miljö- och trafiksäkerhetsmässigt ger bättre arbetsmiljö för de anställda som tillbringar delar av sin arbetsdag i bilen. Oavsett regiform bedöms en bilpool ge en bättre trafiksäkerhet, inte minst eftersom det blir lättare att ställa krav. Nya bilar är trafiksäkrare än äldre bilar. Redan i nuläget är 7 av 10 bilar tre år eller yngre. Detta förändras inte på kort sikt i en bilpoolslösning i ViSAB:s regi. Genom att tillhandahålla nya bilar samtidigt som man avvecklar äldre bilar sänks den genomsnittliga åldern på fordonsflottan successivt. Det är viktigt att förvaltningarna, om man väljer att utveckla en intern bilpoolslösning med leasingbilar, verkar för att samtliga bilar i poolen skall vara högst tre år gamla. Då förbättras trafiksäkerheten och därmed arbetsmiljön ytterligare jämfört med nuläget. Väljer man att handla upp en extern bilpoolsoperatör är det ett självklart krav att samtliga bilar skall vara högst tre år. Bilarna i en bilpool, oavsett regi, bedöms även vara nyare än privatbilar som används i tjänsten, vilket grundar sig på erfarenheter från andra studier där man studerat bl a årsmodell på bilar som används vid tjänsteresor. Detta ger en positiv effekt oavsett vilken bilpoolslösning man väljer, även om effekten blir större, åtminstone under de första åren, om man väljer en extern operatör. Oavsett om förvaltningarna väljer en intern eller extern poollösning är rekommendationen att bilarna i bilpoolen har mycket hög krocksäkerhet (4-5 stjärnor i Euro-NCAP:s krocktest), samt annan teknisk utrustning för att undvika för hög hastighet och för kort avstånd till framförvarande fordon, whiplashskydd, antisladdsystem, krockkuddar mm. Bilarna i bilpoolen kan även utrustas med alkolås och ISA (intelligent stöd för anpassning av hastighet). Allt detta kan vara viktigt att tänka på i ett eventuellt upphandlingsförfarande. Genom att utbilda förare i sparsam körning ökar också medvetenheten om onödiga omkörningar, höga hastigheter och andra risker i trafiken.

18! Vid övergång till en bilpoolslösning blir det lättare att ställa och följa upp krav på samtliga fordon som används. Detta ger i sin tur en bättre och säkrare arbetsmiljö för den anställde. 3.7 Miljöbelastning Generella effekter Flera studier visar på att körsträckan minskar med 10-20 % vid införande av bilpool. Korta resor görs t ex istället med kollektivtrafik eller cykel, och övriga resor planeras på ett mer effektivt sätt. I Göteborgs Stad minskade bilanvändandet med hela 22 % mellan 2003 och 2006 då bilpoolen introducerades. Samtliga emissioner minskar med minskad körsträcka. Vidare finns en bra möjlighet att öka andelen miljöfordon med en bilpoolslösning eftersom privatbilskörningarna minskar. Det är lättare att ställa krav på bilpoolsbilarna än på privatbilarna. Miljöeffekten kan även förstärkas genom att utbilda förare i sparsam körning, t ex EcoDriving, samt uppmuntra de anställda att i än större utsträckning använda gång, cykel och kollektivtrafik på korta resor i tjänsten samt vid resor till och från arbetet då behovet av att tillhandahålla egen bil i tjänsten minskar. Bilpool med miljöbilar Trivector har antagit att de sex förvaltningarna inom Malmö Stad kommer att minska antalet körda mil med 20 %, från cirka 55 000 mil till cirka 44 000 mil. Enligt kartläggningen 2006 är i nuläget 83 % av de leasade personbilarna miljöbilar. Ungefär halva körsträckan, 49 %, körs med de leasade bilarna och resterande del med privatbilar. Nuvarande koldioxidutsläpp ligger på 114 ton årligen. Trivector antar här att den genomsnittlige privatbilen i Malmö motsvarar snittet för Sverige som IVL tagit fram för Vägverket. Men en fiktiv bilpoolslösning antas 100 % vara miljöfordon. Tabellen redovisar också koldioxidutsläpp för ett alternativ där befintlig leasingbilsflotta ersätter privatbilskörningen, men inom ramen för en bilpool, och med en 20 %-ig minskning i körsträcka till följd av poollösningen. I tabell nedan redovisas koldioxidutsläpp idag och med bilpool (med en viss antagen miljöbilsmix resp. befintlig leasingbilsflotta). För bilpoolsalternativen ingår även en minskning av körsträckan med 20 %. Som framgår av tabellen mer än halveras koldioxidutsläppen med bilpool med 100 % miljöbilar, från 114 ton koldioxid till 45 ton koldioxid per år. 10 % - enheter av minskningen (11 ton) beror på minskad körsträcka och resterande del på att alla fordon i bilpoolen antas vara miljöbilar. Koldioxidutsläppen kan minska ytterligare om poolen antas innehålla bara etanolbilar, då koldioxidutsläppen kan komma ner i 27 ton per år.

19 För alternativet med en bilpool med befintlig leasingbilsflotta minskar koldioxidutsläppen från 114 ton till 87 ton koldioxid per år. Minskningen beror då på att privatbilarna ersätts med leasingbilarna (83 % miljöbilar). Tabell 3.4 Koldioxidutsläpp i nuläget och med bilpool bestående av befintlig leasingbilsflotta, samt med fiktiv bilpool med 100 % miljöbilar. Ton CO2 idag Ton CO2 med bilpool Leasade bilar (83 % miljöbilar) 53 87** Privatbilar (medel Sverige) 61-100 % miljöbilar bilpool* - 45* Summa 114 87 alt. 45 * Antagit följande miljöbilsmix i en fiktiv bilpool med 100 % miljöbilar: 40 % bränslesnåla, 40 % etanol, 20 % gas. ** Värde baseras på att leasingbilarna körs 1200 mil/år istället för 750 mil/år. De har då ersatt samtliga privatbilsmil, men med en 20 %-ig minskning av körsträckan efter bilpoolsinförandet.! Vid övergång till en bilpoolslösning kan koldioxidutsläppen minskas med så mycket som 60 %. Den största effekten på kort sikt erhålls om bilpoolen blir extern, men över tid kan effekten bli lika god med en intern poollösning. Den största minskningen beror på att privat bil i tjänsten kan ersättas med poolbilar.

20 4. Summering 4.1 Sammanfattning Nedan tabell sammanfattar den utredning som genomförts. Det mest kostnadseffektiva tycks vara att satsa på en form av intern poollösning, i egen eller i ViSAB:s regi. Tabell 4.1. Kostnader för nuläge, extern bilpool, bilpool i ViSAB:s regi eller intern lösning med leasade fordon (2008). Total årlig kostnad år 1 (miljoner kr) Total årlig kostnad år 2 (miljoner kr) Kostnad kr/mil år 1* Kostnad kr/mil år 2* Nuläge 3,1 3,1 56 56 Extern bilpool 2,7-3,2 2,7-3,2 60-70 60-70 Bilpool i ViSAB:s regi 2,5 2,2 57 49 Intern lösning 2,5 2,2 57 49 * Observera att milkostnaden för samtliga bilpoolsalternativ är uträknad utifrån 20 % färre mil, då antagandet är att en bilpool kan minska körsträckan via bättre planering och framförhållning. Sammanfattningsvis kan man konstatera att utredningen visar följande: En bilpoolslösning, vare sig den är extern eller intern, ger goda effekter på arbetsmiljö och trafiksäkerhet jämfört med nuläget. Inget talar för att en poollösning kommer att innebära några försämringar avseende biltillgång jämfört med nuläget. En poollösning ger mycket goda miljöeffekter jämfört med nuläget. Beräkningar visar på möjligheter att sänka CO2 med upp till 60 %. En intern poollösning med inköpt system är mest kostnadseffektivt, t o m under första året då uppstartskostnader tillkommer. Under de kommande åren finns en potential för en kostnadsminskning jämfört med nuläget på 30 %. Det finns en viss osäkerhet kring kostnaden för en extern bilpool, eftersom denna baseras på andra aktörers avtal och generella prisuppgifter. En extern bilpoolslösning kan sannolikt bli något billigare än vad tabellen ovan visar vid en regelrätt upphandling.

21 4.2 Rekommendationer Riktlinjer eller regler avseende bilanvändningen måste införas kopplat till en bilpool. Man kan tänka sig att dessa regler ligger i ett separat regelverk, eller att de inlemmas i en resepolicy eller i allmänna resebestämmelser. Om en bilpool skall uppnå de eftersträvade effekterna bör följande villkor gälla: Förbjudet att använda privat bil i tjänsten. Förbjudet att välja taxi i tjänsten, utom i undantagsfall. Inga privatbilparkeringar erbjuds de anställda. Goda förutsättningar för tjänsteresande med cykel och kollektivtrafik inom Malmö. Goda förutsättningar för kollektivt resande med buss eller tåg i tjänsten avseende längre tjänsteresor. Bilpoolsbilarna skall vara högst tre år gamla, och miljöanpassade i största möjliga utsträckning. Innan beslut om fortsättning tas är det på sin plats att uppmärksamma att en extern bilpoolslösning sannolikt kan bli billigare vid en regelrätt upphandlingssituation. Detta beror dels på att Malmö stad förmodligen ses som en mycket betydelsefull kund, och dels på att man idag har en mycket god uppfattning om nuläget och om vilka behov som poolen skall fylla. Detta ger anbudsgivarna stora möjligheter att sätta samman ett förslag som är helt behovsanpassat, och sannolikt därmed mer kostnadseffektivt jämfört med de mer generellt hållna siffror som föreliggande kalkyl baseras på. En ytterligare fördel med en extern poollösning är att man därmed undviker de juridiska problem som uppstår i fallet med en intern poollösning, om man på lite längre sikt skulle vilja öppna upp poollösningen för anställda och för allmänheten. Nästa steg i processen kan komma att bli en upphandling. Vare sig det är en upphandling avseende ett bokningssystem eller en helt extern bilpoolslösning är det helt avgörande att anbudsunderlaget innefattar alla relevanta aspekter. Trivector har stor erfarenhet av samtliga faser i en bilpoolsprocess, och erbjuder gärna sitt stöd här. Innan en eventuell upphandling genomförs är rekommendationen att ytterligare några frågor besvaras, för att få ett än bättre underlag att gå vidare med. Det handlar här om att göra en enkät bland användarna, där man fokuserar på att få in information om hur tjänsteresorna med bil sker idag, avseende t ex sträckor (hur långt?), förekomst (hur ofta?) och tidsåtgång (hur länge?). Också här kan Trivector vara behjälpliga.