1 AVTALSVILLKOR Säljare / Entreprenör: Företagsnamn Org. nr: Organisationsnummer Adress Postadress Kontaktperson avtal: Kontaktperson uppdraget: Köpare/ Beställare:, Org.nr: 212000-0522 Box 43 568 21, Skillingaryd Tel.nr. vxl: 0370-678 000 Kontaktperson: Ann Clewåker, 0370-67 81 13, E-post: ann.clewaker@vaggeryd.se Beställarens ombud gällande Barn- och utbildningsnämnden är Beata Olsson. Telefon: 0370-67 84 65, e-post: beata.olsson@vaggeryd.se Om kontaktperson byts ut ska part omgående meddela den andra parten. 2 Omfattning Entreprenören åtar sig att för Beställarens räkning utföra städservice i överensstämmelse med detta avtal, angivna villkor. Entreprenaden omfattar städservice av: Sörgårdsskolan i Skillingaryd, städyta 1380 kvm Sörgårdsskolan Gymnastikhall i Skillingaryd, städyta 250 kvm. Följande tjänster ingår: Regelmässig städning Periodiskt underhåll storstädning Periodiskt underhåll golvvård Fönsterputs 2.1 Avtalsperiod 2015-01-01-2016-12-31. I anslutning till avtalstidens slut äger Köparen rätt - efter Säljarens godkännande - att förlänga avtalet under ytterligare två (2) år. Dock längst t.o.m. 2018-12-31. 1
Sådan förlängning ska vara skriftlig och ske senast nio (9) månader före avtalstidens utgång. 3 Pris Ersättning för avtalsarbetena (omfattande Regelmässig städning, Periodisk underhåll storstädning, periodiskt underhåll golvunderhåll enligt prisformulär 1-3) är SEK per avtalsår och faktureras månadsvis. Fönsterputsning faktureras efter utfört arbete enligt givet pris. Ersättning för tillkommande arbeten utgår enligt á-prislista. Avtalade priser inkluderar samtliga kostnader inklusive arbetsledning, omkostnader och entreprenörsarvode samt resor och traktamenten till personal. 3.1 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Med avsteg mot ABFF 04 punkt 35 sker reglering av ändrings- och tilläggsarbete i första hand enligt i förväg överenskommet pris, i andra hand enligt prissatt mängdförteckning eller avtalad á-prislista och i tredje hand enligt självkostnadsprincipen. 3.2 Prisjusteringar Priserna skall vara fasta till och med 2015-12-31 Kontraktsumma och á-priser skall regleras med hänsyn till förändringarna i "Faktorprisindex för städarbeten" utgiven av SCB i samarbete med Almega Serviceentreprenörerna. Bas månad maj 2014. Reglering av kontraktssumman skall göras första gången 2016-01-01. 4 Organisation och personal Entreprenören skall under avtalsperioden upprätthålla en aktuell personalförteckning för uppdraget, denna skall delges Beställaren, omfattande: Ordinarie personal Dess kompetens Mobiltelefonnummer Dess städobjekt Vikarie Med hänvisning till Lag (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg skall all personal som är verksam inom objektet kollas mot utdrag i brottsregister samt skriva på sekretesshandlingar. 4.1 Entreprenörens övriga organisation Entreprenörens övriga organisation framgår av organisationsplan med därtill hörande adressoch distributionslista som skall uppdateras och distribueras till berörda vid förändringar. 4.2 Klädsel Entreprenörens anställda skall vara enhetligt och prydligt klädda, bära synligt ID-kort och ha entreprenörens logotype på kläderna. 4.3 Arbetsledning 2
Entreprenören skall ha en ansvarig arbetsledare för uppdraget. Arbetsledaren skall vara dagligen anträffbar och utbyte skall ske i samråd med Beställaren. 4.4 Städpersonal Städpersonal skall kunna läsa, förstå och tala svenska på grund av speciella säkerhetsföreskrifter, höga säkerhetskrav. All personal skall ha kompetens för att utföra städning i enlighet med Beställarens krav innebärande; Kunna städ- och serviceanvisningar samt städinstruktioner. Kunna förklara hur och varför städning sker enligt anvisningar. 4.5 Förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial för verksamheten i byggnaden, t ex tvål, pappershanddukar och toalettpapper tillhandahålls av Beställaren. Entreprenören skall dock ombesörja tillförseln av dessa förbrukningsmaterial genom tillsyn, avrop, mottagning och utplacering. 4.6 Material och varor för underhåll Entreprenören skall anskaffa och bekosta samtliga material och varor som behövs för utförandet av Entreprenören. 4.7 Kontroll av mängder Entreprenören skall kontrollera att de mängder för objekt som Beställaren angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen ger vid handen att avvikelser föreligger skall krav på ersättningsreglering vara framställt senast 6 månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. 4.8 Statuskontroll Vid entreprenadens början och avslut ska parterna gemensamt genomföra en statuskontroll av berörda ytor. Jämförelse ska ske mellan befintlig och handlingarnas skötselnivå. Beslut ska fattas av beställaren om eventuell nollställning till handlingarnas skötselnivå eller om befintlig nivå ska ersätta handlingarnas. 5 Ansvar 5.1 Avhjälpande på entreprenörens bekostnad Om entreprenören inte utför avtalsarbetena enligt handlingarna äger beställaren rätt att på entreprenörens bekostnad avhjälpa bristerna. Entreprenören skall ha beretts möjlighet att vidta rättelse innan beställaren avhjälper brister enligt ovan. Med beretts möjlighet avses att beställaren sökt men inte nått entreprenören på angivna telefonnummer. 5.2 Ändringar och tilläggsarbeten Entreprenören är skyldig men inte berättigad att utföra av Beställaren föreskrivna ändringar eller tilläggsarbeten. Tilläggsarbeten kan därför utföras av annan entreprenör. Med tillägg till ABFF 04 punkt 15 skall underrättelser om ändringar och tilläggsarbeten vara skriftliga för arbeten som bedöms överskrida ett halvt prisbasbelopp. 3
5.3 Felanmälningar Entreprenören skall vid åtgärder alltid lämna en bekräftelse om när felet kommer att åtgärdas och när så har skett. 5.4 Ändringar/tillägg Ändringar och tillägg till avtal kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för kommunen samt entreprenören. 5.5 Försäkringar Se ABFF 04 punkt 32. Försäkringsbevis samt bevis om erlagd premie skall överlämnas till beställaren senast inom två veckor efter beställning och därefter minst en gång varje år i samband med betalning av försäkringspremien. 5.6 Avbeställning Enligt ABFF 04 punkt 47. 5.7 Samordning av arbetsmiljö Verksamhetsansvarig ansvarar för samordning av arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen enligt Arbetsmiljölagen 3 kap. 7. Entreprenören är skyldig att medverka i detta arbete förutsatt att det berör honom. Entreprenören skall vara väl införstådd i Beställarens Likabehandlingsplan och arbeta i den andan på objekten. 5.8 Arbetsmiljöplan Entreprenören skall tillhandahålla underlag för upprättande av arbetsmiljöplan enligt Arbetsmiljölagen. 5.9 Ansvar för handlingar, data, register arkiv, nycklar mm Nycklar och passerkort, som Entreprenören erhåller för entreprenadens genomförande, kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut. Nycklar skall förvaras betryggande. Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehöriga och skall förvaras i utrymmen av erforderlig säkerhetsklass. Förlorad nyckel eller förlorat passerkort anmäles omgående. Beställaren skall meddela entreprenören om lovdagar, semesterstängt, larmtider mm en gång per läsår. 5.10 Säkerhet och sekretess Entreprenören skall informera sin personal om Beställarens sekretessbestämmelser och ansvara för att dessa följs. 5.11 Underleverantörer Underentreprenörer som entreprenören eventuellt anlitas för utförande av sin entreprenad skall skriftligen godkännas av Beställaren. Entreprenören svarar för underentreprenörens åtagande i alla led som för sitt eget. Entreprenören skall kontrollera att underentreprenören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontroll skall utföras före avtalsskrivning med underentreprenören och därefter årligen. 4
Avvikelser från denna punkt kan leda till omedelbar hävning och/eller vite. 5.12 Fakturering E-faktura Leverantören skickar e-faktura till Köparen enligt standarden Svefaktura ***version 1.0 alt. SFTI Fulltextfaktura * minst version 2.5. För att underlätta för dej som leverantör har Vaggeryds kommun samarbetspartners gällande Svefaktura. Fakturadress:, Ekonomienheten, Box 43, 568 21 Skillingaryd Fakturan skall innehålla uppgifter om Säljarens registreringsnummer för moms, beställarens namn, ID-kod (4-siffrig) och enhet. Faktura med ofullständig adress eller avsaknad av erforderliga referenser returneras omgående. Expeditions-, fakturerings-, order- eller andra avgifter godkännes ej. I de fall faktura överlämnas till tredje part skall villkoren i avtalet med vår leverantör gälla även för dem. 5.13 Betalningsvillkor Betalning av faktura sker 30 dgr från fakturans ankomstdag till Köparen. Vår ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. När dröjsmålsränta ändå blir aktuell godtar vi endast sådan i enlighet med räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal eller fakturabeloppet understiger 100 SEK. 6 Miljö 6.1 Beställarens miljökrav Endast produkter som uppfyller av Beställarens uppställda kvalitets- och miljökrav får användas och vid inköp skall miljömärkta produkter prioriteras. De produkter som används eller upphandlas av Entreprenören i entreprenaden får ej innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör ej innehålla ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens Obsdatabas. Dessa kan hittas på www.kemi.se: http://www.kemi.se/. Produkter som används i entreprenaden skall vara miljödeklarerade enligt allmänt accepterade miljökriterier. 6.2 Miljömål för entreprenaden Beställaren eftersträvar en miljöanpassad drift och förvaltning av sina fastigheter med omgivande mark. Miljöanpassningen skall ge en inomhusmiljö utan negativa hälsoeffekter, hushållning med resurser samt i övrigt uppfylla allmänna hänsynsregler i Miljöbalken. Entreprenören skall utföra sitt uppdrag i enlighet med dessa miljömål. Under innevarande avtalsperiod kan miljömålen komma att ändras och i de fall som målen berör entreprenörens verksamhet skall entreprenören också följa de nya målen. Övergripande dokument är s miljöpolicy. Entreprenören skall utföra sitt uppdrag i enlighet med dessa miljömål. 5
6.3 Beställarens miljöledningssystem/miljöplan Entreprenören skall inom ramen för sitt åtagande följa krav angivna i Beställarens Miljöpolicy och Miljöprogram. 6.4 Entreprenörens miljöplan Miljöplan med tillhörande kontrollprogram skall upprättas och redovisas för Beställaren före avtalstidens början. Miljöansvarig får inte bytas ut utan Beställarens godkännande. 7 Kvalitet 7.1 Beställarens kvalitetskrav Där handlingarna anger specifika kvalitetskrav står det Entreprenören fritt att föreslå Beställaren alternativa utförande. Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till anläggningarnas långsiktiga underhållsstatus och anpassas till pågående verksamheter i lokalerna med beaktande av kvalitets- och miljöaspekter. 7.2 Beställarens kvalitetskontroll Löpande stickprovskontroller görs av Beställaren under året, dock minst en per år. Vid stickprovskontroll kan båda parter delta. Protokoll förs av Beställaren men undertecknas av båda parter. Om Beställaren upptäcker fel vid stickprovskontroll utförd direkt efter städning skall Entreprenören omedelbart kontaktas för att vidta rättelse. Entreprenören är skyldig att snarast och utan extra ersättning vidta rättelse vid sådan anmärkning enligt ovan samt återrapportera till Beställaren när detta är utfört. 7.3 Entreprenörens kvalitetsplan Kvalitetsplan med tillhörande kontrollprogram skall upprättas och redovisas för Beställaren före avtalstidens början. Kvalitetsansvarig får inte bytas ut utan Beställarens godkännande. 7.4 Entreprenörens kvalitetskontroll Entreprenören skall utföra egenkontroll minst en gång per månad, enligt kvalitetsplan. Egenkontrollen skall omfatta kontroll av: Städresultatet Kvittens av checklista och städschema samt notera eventuella avvikelser Städinstruktioner Städmetoder, utrustning och kemikalier Personalens kompetens och klädsel Eventuell vikarietillsättning under perioden Miljö 6
Entreprenören skall redovisa rapport från sin egenkontroll. Redovisningen görs enligt överenskommelse med Beställaren. 8 Möten 8.1 Avtalsmöte Entreprenören kallar till avtalsmöten som skall hållas en gång om året. Ett första möte, skall hållas efter avtalstecknandet och före avtalstidens början. Vid avtalsmöten skall ombud delta och frågor behandlas av övergripande karaktär såsom; Avtalshandlingar Delegeringsordning Former för informationsutbyte Parternas samverkan Genomgång av statuskontroll Övergripande kvalitets- och miljöfrågor Beställaren för protokoll vilket skall godkännas av båda ombuden. 8.2 Driftmöten Entreprenören kallar till driftmöten som skall hållas när så behövs och efter överenskommelse. Frågor av löpande karaktör tas upp på mötet liksom redogörelse av avvikelser från Entreprenörens egenkontroll eller Beställarens stickprov. 9 Påföljder 9.1 Vite Om kvalitetskrav angivna i avtalet inte uppfylls av Entreprenören trots skriftligt påpekanden har Beställaren rätt till vite med 10 000 kronor för varje tillfälle detta upprepas. Utebliven städning krediteras med belopp som motsvarar den uteblivna städningen samt ett vite om 2 000 kronor per tillfälle. Detta gäller dock ej om städningen utförs senast 24 timmar från den tidpunkt städningen skulle ha utförts. Upprepade förseningar kan leda till att kontraktet sägs upp. Vite kan som mest utgå med 10% per helt avtalsår. Skulle det beräknade vitet bli större än 10% äger beställaren rätt att häva avtalet. 9.2 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte utan Köparens i förväg inhämtade skriftliga medgivande, överlåtas på annan part. 10 Hävning Enligt ABFF 04 punkt 48 med följande tillägg. Vid användande av underentreprenör utan beställarens skriftliga medgivande kan kontraktet hävas med omedelbar verkan. Vite skall utgå för beställarens merkostnad för städning till och med ny upphandling har genomförts. Beställaren har rätt att häva detta avtal om företrädare för eller anställd hos entreprenören under avtalstiden, och i sin roll som företrädare för eller anställd hos entreprenören, blir dömd 7
för olaga diskriminering eller om entreprenören tvingas betala ut skadestånd enligt följande lagstiftning. Jämställdhetslagen (1991:433) Lag (1999:130) in åtgärd mot etnisk diskriminering i arbetslivet Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Köparen har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om Säljaren före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. Köparen äger rätt att säga upp avtalet om Säljaren inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal. Säljaren skall rätta till skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom en månad. Om detta ej sker förbehåller sig Köparen rätten att säga upp avtalet. Beställaren utför löpande kontroll med skattemyndigheten under avtalstiden. 11 Force Majeure Force Majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motpart skall omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Det åligger parterna att så långt som möjligt minimera eventuella skador. 12 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. 13 Avtalets ikraftträdande Detta avtal träder ikraft under förutsättning att; avtalsspärren har passerat beslut inte fattas enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 16 kap. 5 om att upphandlingen ska göras om eller att den avslutats först sedan rättelse gjorts. parterna har undertecknat avtalet 14 Allmänna bestämmelser 8
Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster ABFF04 gäller. 15 Handlingars inbördes ordning Handlingar som Parterna upprättat med anledning detta avtal kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i sådana handlingar gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Detta avtal med bilagor 3. Anbudsinbjudan med bilagor samt eventuella kompletteringar 4. Säljarens anbud med bilagor 16 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Skillingaryd 2014- VAGGERYDS KOMMUN Ann Clewåker Upphandlingsansvarig Stefan Hagström Förvaltningschef Barn- och Utbildningsnämnden LEVERANTÖRENS NAMN 9
10