Guide - intranät 2013 Sida 1 (18) 2013-08-01 Stockholms stads intranät Riktlinjer för att skapa bra innehåll Vårt intranät är ett gemensamt arbetsverktyg som används av samtliga förvaltningar. Alla medarbetare ska kunna ta del av information på ett enkelt och användarvänligt sätt. Därför är det viktigt med innehåll som har fokus på problemlösning i användarens vardag. Riktlinjerna i det här dokumentet förklarar vad du som redaktör ska tänka på vid skapande och administrerande av innehåll på intranätet. För hjälp med det praktiska hantverket vid publicering, se Handboken.
Sida 2 (18) Innehållsförteckning Intranät är service... 3 Gemensamt och lokalt innehåll... 4 Relevans på intranätet... 5 Kategorisera innehåll... 6 Anpassa medarbetares startsida... 9 Dokumenthantering och länkar... 11 Lagring och samarbetsytor... 12 Att skapa bra innehåll... 13
Sida 3 (18) Intranät är service Även om information från ledning är viktig prioriteras innehåll som användare förväntar sig på intranätet. Utgångspunkten är inte att berätta om en verksamhet utan att hjälpa användaren utifrån dennes behov. Innehållet ska vara utformat på ett användbart sätt, det vill säga: kort formulerat, enkelt språk, kontaktuppgifter, fokus på problemlösning och inkludera användbara länkar och dokument. Exempel: Om en medarbetare använder intranätet för att söka efter information om friskvård letar personen troligtvis efter bland annat vilka förmåner som finns i staden, vem man kontaktar vid frågor och information om eventuell friskvårdstimme. Personen i fråga letar med stor sannolikhet inte efter stadens riktlinjer och bestämmelser vad gäller friskvård. Båda informationstyperna är viktiga, men fokus måste alltid vara på den information som är mest efterfrågad av användaren.
Sida 4 (18) Gemensamt och lokalt innehåll Innehåll ska inte dubbleras. Om det finns en sida eller dokument som gäller för hela staden ska detta användas istället för att förvaltningar skapar egna lokala kopior. Det blir missvisande för användaren om det finns både lokala och gemensamma sidor/dokument med liknande innehåll. Exempel: Ovan finns två sidor med snarlikt innehåll, en för Alla förvaltningar och en förvaltningsspecifik. Hur ska medarbetaren från den specifika förvaltningen veta vilken sida hon eller han ska använda sig av? Lokala sidor kan och bör skapas när en förvaltning har egna tillägg, regler och hantering i en fråga. När en lokal sida skapas är det viktigt att länka till gemensam information på intranätet om sådan finns. Medarbetare ska ges tillfälle att se information i ett sammanhang.
Sida 5 (18) Relevans på intranätet När medarbetare söker på innehåll i det nya intranätet kommer hon eller han att se olika sidor och dokument beroende på var personen jobbar i staden. Sökresultat presenteras och prioriteras utifrån modellen ovan. Exempel: Om en medarbetare vid Farsta stadsdelsförvaltning söker på ordet skola går sökmotorn igenom alla sidor och dokument på intranätet för att sedan presentera relevanta sidor och dokument. Hur högt upp i söklistan en sida eller dokument kommer beror på tre parametrar. 1. Sidor och dokument som har sökordet skola i titeln är mer relevanta än dem som har ordet i ingressen som i sin tur är mer relevant än sidor och dokument som har ordet i brödtext. 2. Om en sida är stadsövergripande anses den vara mer relevant än en sida från medarbetarens förvaltning. Denna är i sin tur är mer relevant än andra förvaltningars sidor. 3. Sidor är mer relevanta än dokument som i sin tur är mer relevanta än nyheter. Alltså, gemensamma sidor som har ordet skola i rubriken kommer att prioriteras som mest relevanta i detta exempel och hamna högt upp i sökresultat.
Sida 6 (18) Kategorisera innehåll Kategorisering av innehåll ska ske på ett för användaren logiskt sätt. Innehåll som finns i olika varianter hos olika förvaltningar ska kategoriseras på ett enhetligt sätt. När du kategoriserar innehåll som nyheter, dokument och sidor kommer du att påverka hur stor relevans de får för olika målgrupper och var de ligger i navigationsmenyn. Kategorisering påverkar också om nyheter visas på medarbetares startsida eller inte. Hur en redaktör kategoriserar innehåll matchas med användares profilinställningar. Förvaltning En sida som exempelvis har lokal information för Arbetsmarknadsförvaltningen ska tilldelas taggen Arbetsmarknadsförvaltningen (fältet Välj förvaltning ). När det görs kommer sidan att bli relevant för medarbetare på arbetsmarknadsförvaltningen, men mindre relevant för medarbetare på exempelvis Norrmalms stadsdelsförvaltning. Sidor som har relevant information för samtliga medarbetare i staden ska tilldelas taggen Alla förvaltningar. Intresseområde och nyheter Med hjälp av intresseområde kan vi påverka hur relevant en sida blir för medarbetare som i sin profil har valt ett specifikt intresseområde, exempelvis Kommunikation (fältet Välj intresseområde ). Intresseområde påverkar initialt främst nyheter och ska användas för att anpassa information till en specifik yrkeskategori. En nyhet med taggarna Trafikkontoret och IT kommer att synas i nyhetslistan på startsidan för alla medarbetare på Trafikkontoret som har valt intresseområdet IT i sin profil. En nyhet som ska nå alla medarbetare på Trafikkontoret ska istället tilldelas kategoriseringen Trafikkontoret och Alla intresseområden. Nedan finns en mini-guide som beskriver vilka nyheter som visas på startsidan för en medarbetare vid som har valt intresseområdet Ekonomi-administration.
Sida 7 (18) 1. Alla förvaltningar och alla intresseområden 2. Alla förvaltningar och Ekonomi-administration 3. Alla förvaltningar och andra intresseområden 4. och alla intresseområden 5. och Ekonomiadministration 6. och andra intresseområden 7. Andra förvaltningar och alla intresseområden 8. Andra förvaltningar och Ekonomi-administration 9. Andra förvaltningar och andra intresseområden Nyheten visas på startsidan Chef Om sidor och dokument innehåller information som är speciellt relevant för chefer ska de kategoriseras med Särskilt för chefer. Alla medarbetare kan se informationen, det som händer är att sidan eller dokumentet blir mer relevant för chefer som använder sökmotorn på intranätet. Dessutom har chefer en egen ingång med anpassad information i den nedra delen av startsidan.
Sida 8 (18) Ämne När sidor och dokument skapas måste man välja Område, Huvudkategori och Kategori (fältet Ämne ). Val av ämne påverkar vilken plats i navigationsmenyn som innehållet hamnar på. Exempel: Enligt bilden ovan har dokumentet Ansökan om ekonomiskt bistånd placerats under Verksamheter / Socialtjänst / Ekonomiskt stöd. Dokumentet kan hittas här eftersom det har tilldelats följande ämneskategorisering: 1. Område Verksamheter 2. Huvudkategori Socialtjänst 3. Kategori Ekonomiskt stöd För att navigationsmenyn ska visa så relevant resultat som möjligt är det viktigt att vara konsekvent och att alla förvaltningar arbetar efter samma princip vid val av ämne. Det är endast tillåtet att välja ett ämne! Se bilaga 1 för en beskrivning av vilken typ av innehåll som ska ligga var i navigationsstrukturen.
Sida 9 (18) Anpassa medarbetares startsida Som redaktör kan du anpassa medarbetares startsidor så att de får relevant information. Beroende på hur du kategoriserar nyheter, puffar, verktyg och chefssidor kommer de att presenteras på olika sätt för olika medarbetargrupper utifrån deras profilinställning. Målet är att skapa målgruppsanpassade startsidor där medarbetare snabbt kan ta del av information som berör dem oavsett om de arbetar med it, administration eller om de är chefer. Rekommenderat just nu är puffar som används för att peka ut information som är extra relevant för medarbetare. Det finns utrymme för fyra puffar med rekommenderat innehåll. Av dessa är två gemensamma för hela staden och två lokala. Puffarna kan antingen riktas till alla användare på en förvaltning ( Alla intresseområden ) eller till dem med ett specifikt intresseområde som Ekonomi-administration eller Kommunikation. Verktyg är genvägar till vanligt använda arbetsverktyg som Serviceportalen, RISK, LISA, lokalbokningar och så vidare. Verktygen skapas redaktionellt och kan målgruppsanpassas med hjälp av intresseområden. Troligtvis behöver en personalchef inte samma verktyg som en medarbetare med intresseområdet IT.
Sida 10 (18) Nyheter på startsidan bygger på personalisering där stadsövergripande nyheter och information till specifika förvaltningar ska samsas. När nyheter skapas är det viktigt att fundera på för vilka de är intressanta. Behöver alla på förvaltningen läsa informationen? Alla i hela staden? Är nyheten mest intressant för personer med ett specifikt intresseområde? Genom att kategorisera en nyhet till en förvaltning och välja intresseområdet Alla intresseområden kommer alla medarbetare vid förvaltningen att se nyheten på sin startsida. Om ett specifikt intresseområde, som IT eller Personaladministration, används kommer medarbetare på förvaltningen som har valt intresseområdet i sin profil att se nyheten på startsidan. Även om nyheterna presenteras olika för medarbetare är de sökbara och tillgängliga via nyhetslistan. Nyheter som anses vara stadsövergripande skickas till redaktionsansvariga vid för bedömning och prioritering i relation till andra nyheter. Chefsingången på startsidan ska användas för att underlätta chefers arbete. Genom att kategorisera innehåll med Särskilt för chefer kan en redaktör lyfta fram viktig information som hjälper chefer att hitta relevant information snabbt. Information kan både kategoriseras till alla chefer, chefer på en specifik förvaltning och chefer på en specifik förvaltning med ett visst intresseområde.
Sida 11 (18) Dokumenthantering och länkar Det är viktigt att ha ett konsekvent användande av länkar och dokument på intranätet för att skapa igenkänning för användare. Fristående dokument Fristående dokument är i huvudsak olika typer av officiella dokument. Fördelen med dokumenttypen är att man kan länka till dem från flera olika sidor på intranätet samtidigt som de går att söka efter. Följande dokumenttyper ska publiceras som fristående: Blanketter Riktlinjer Styrdokument Relaterade dokument Dokument med tidsbegränsad giltighet som nyhetsbrev, matsedlar, minnesanteckningar och så vidare ska publiceras som relaterade dokument. Dokumenten kan inte hittas direkt i sökresultat som fristående, men det går att hitta dem om de finns relaterade på en sida. Relaterade dokument behöver kopplas till ett sammanhang på en sida för att vara relevanta. Länkar Länkar kan placeras i brödtexten eller som relaterade länkar på sidor. Sträva efter att alltid placera sidor och dokument som relaterade länkar, men om en sida är lång kan det vara bra att placera länkar i sitt sammanhang. Länkarna ska inte finnas direkt i löpande text, utan som en egen indragen rad efter ett stycke, exempelvis: Länk till en sida Länktiteln ska tydligt beskriva vilken information som är länkad.
Sida 12 (18) Lagring och samarbetsytor Intranätet är ett arbetsverktyg med information till många användare. Därför är det viktigt att rätt typ av innehåll lagras så att medarbetare enkelt kan ta del av det som faktiskt är relevant i sammanhanget och för personen. Exempel, innehåll på intranätet: - Medarbetarfrågor - Information om upphandling - Styr- och stödinformation - Verksamhetsbeskrivningar Arbetsmaterial och information som berör få medarbetare ska vanligtvis inte läggas upp på intranätet. Exempel, innehåll som inte lagras på intranätet: - Projektdokumentation - Nyhetsbrev - Protokoll från APT Samarbetsytor är utvecklade för att medarbetare i staden ska kunna arbeta tillsammans i projekt och dela information. Istället för att publicera projektrelaterade dokument på intranätet ska de läggas på samarbetsytor där berörda användare kan ta del av dem. För mer information om, hantering och beställning av samarbetsytor: http://samarbete.stockholm.se/ När det gäller nyhetsbrev kan en sida på intranätet skapas vilken beskriver nyhetsbrevet i fråga. Här kan de senaste utgåvorna av brevet bifogas som relaterade länkar, men äldre nyhetsbrev bör finnas på en samarbetsyta.
Sida 13 (18) Att skapa bra innehåll Genom att anpassa information och göra den användarvänlig kan vi ge god service till våra medarbetare. Samlad information Det är lättare för medarbetare att hitta om information finns samlad på en och samma sida. Istället för att skapa flera sidor som beskriver olika delar av ett område är det mer logiskt att skapa en sida per område. Sträva efter att minska antalet klick för användaren. Exempel på hur man inte ska göra: Sida 1 - Frågor och svar om Skolwebben Sida 2 - Film om Skolwebben Sida 3 - Om Skolwebben Istället för att skapa, som exemplet ovan, tre sidor som beskriver olika delar av någonting från vår verksamhet ska vi skapa en sida som struktureras med hjälp av mellanrubriker. För redaktören blir det lättare att uppdatera ny information samtidigt som medarbetaren inte behöver gå in på olika sidor för att läsa om samma sak. Exempel på hur man ska göra: Sida - Skolwebben i Stockholms stad Mellanrubrik1 - Om Skolwebben Mellanrubrik2 - Film Mellanrubrik3 - Vanliga frågor och svar Den viktigaste och mest efterfrågade informationen ska presenteras först. Begränsa antalet mellanrubriker till 7-10 för att göra innehållet överskådligt.
Sida 14 (18) Strukturera information Sidor på intranätet ska följa ett enhetligt tänk som användare kan känna igen sig i. Även om strukturen kan variera beroende på sidans syfte är det viktigt att innehållet följer en likartad uppbyggnad. Följande modell ska användas vid prioritering av vad som kommer först, respektive sist, på en innehållssida. Notera att alla punkter inte behövs på alla sidor. 1) Bild, om den tillför något i sammanhanget. Förtydligande illustrationer kan även placeras i brödtext. 2) Sammanfattning, inledande text som berättar vad besökaren kan förvänta sig på sidan. 3) Brödtext. 4) Svar på vanliga frågor, kan även placeras direkt efter sammanfattningen om en sidas syfte är att tillhandahålla exempelvis kontaktuppgifter, lathundar, länkar eller liknande. 5) Relaterade dokument och länkar, ska placeras i slutet av en innehållssida om den är kort. Om en sida har flera stycken ska länkarna placeras i sitt sammanhang, i brödtexten. 6) Kontaktuppgifter, om det behövs. 7) Bakgrund och historia, om det behövs.
Sida 15 (18) Målgruppsanpassat innehåll För att göra det tydligt för medarbetaren vad en sida handlar om är det viktigt att vara tydlig med budskap för vem en sida är till. Om en sida har innehåll som är riktad till vanliga medarbetare bör den vara utformad annorlunda än om den vänder sig till en specialist. Om en medarbetare söker efter information om lön på intranätet är hon troligtvis intresserad av vad man ska göra vid fel lön, hur man använder LISA-självservice och så vidare. Om en lönehandläggare söker efter information om lön på intranätet letar troligtvis personen efter riktlinjer, viktiga dokument relaterade till lönehandläggning. Innehållets målgruppsanpassning ska tydligt återspeglas i rubrik, ingress och brödtext. Kategoriseringen av sidan ska också återspegla målgruppsanpassningen. Exempel vid val av förvaltning: - En sida som beskriver hur staden arbetar med medarbetarenkäter kategoriseras med Alla förvaltningar. - En sida om Skärholmens språkprogram ska kategoriseras med Skärholmens stadsdelsförvaltning. Exempel vid val av intresseområde: - En sida som ger svar på frågor om lön, vart man vänder sig vid fel lön och information om LISA självservice ska kategoriseras till Alla intresseområden. - En sida vilken beskriver hur vi arbetar med lönefrågor, lönehantering och lönehandläggning ska kategoriseras som Personal-administration.
Sida 16 (18) Metadata Innan du skapar en sida eller ett fristående dokument är det viktigt att du funderar över vilka frågor en sida ska ge svar på. Innehåll som finns i olika varianter hos olika förvaltningar ska namnges på ett enhetligt sätt. Handlar sidan som du ska göra om ekonomi? Är målgruppen specialister som behöver ta del av stadens ekonomisystem? Fokusera på att strukturera informationen på ett sätt där medarbetare snabbt och enkelt kan få hjälp med eventuella frågor. Rubriken ska vara kort, koncis och tydligt relatera till sidans innehåll. De ord som en användare förväntas söka på ska placeras först i rubriken för att sidans relevans snabbt ska kunna bedömas. Rubriken ska vara saklig och inte säljande (nyheter är ett undantag). Förkortningar bör undvikas i rubriker Exempel på bra rubriker: Lokala Friskvård och förmåner Kommentar Förvaltningsnamnet ska inte inkluderas i rubriken, även om liknande information finns från flera förvaltningar. Det blir en onödig upprepning eftersom kategorisering syns direkt under rubriken på intranätet. Beslut i Farsta stadsdelsnämnd Skolplattform Stockholm Kundfakturor krav och inkasso En sida med lokala politiska beslut bör inkludera nämndens namn i rubriken. Placera det ord som tydligast beskriver en sidas innehåll först i rubriken. Undvik ettordsrubriker. Genom att använda 1-2 ord som förtydligar, krav och inkasso i detta exempel, blir det enklare för användaren att förstå vilka svar man kan förväntas hitta på sidan.
Sida 17 (18) Stadsövergripande Upphandling juridiska frågeställningar Mallar till Officeprogrammen Prislista för ekonomiadministrativa tjänster Friskvård i Stockholms stad Kommentar Undvik att skapa rubriker som blir för övergripande. Förtydliga vilka svar om exempelvis upphandling, eller vilka mallar, besökaren kan förvänta sig hitta på sidan. Stadsövergripande sidor från en specifik förvaltning ska inte ha namn på förvaltning i rubriken. För besökaren är det ofta irrelevant vilken förvaltning som ansvarar för informationen. Använd istället brödtext, eller ingress, för att berätta från vilken förvaltning en stadsövergripande sida är. När det finns central och lokal information om samma fråga, som friskvård, ska den centrala sidan ha en rubrik som förtydligar att den är just central. Flera förvaltningar Bosko itsystem för förskola och skola Verksamhetsupp följning inom social- och äldreomsorg Kommentar En sida som berör flera förvaltningar behöver inte förtydligas genom att respektive förvaltningsnamn skrivs i rubriken. Det blir en onödig upprepning eftersom kategorisering syns direkt under rubriken på intranätet.
Sida 18 (18) Ingressen får vara maximalt 250 tecken lång används för att informativt berätta någonting om en sidas innehåll. Det är viktigt att inkludera sökord i ingressen. Exempel på bra ingresser: - Inom Farsta stadsdelsförvaltning erbjuder vi dig som anställd möjligheten att delta i olika aktiviteter med rabatt. Du kan välja mellan badminton, gympa, Itrim, Friskis och Svettis eller stadens bad. - Beskrivning av idrottsförvaltningens organisation, kontaktuppgifter och ansvarsområde. - Information om regler, lagar (exempelvis lagen om offentlig upphandling, LOU) och rutiner kring upphandling. Brödtexten på en sida utgör det huvudsakliga innehållet. Placera alltid viktig information först. Målsättningen är att medarbetaren så snabbt som möjligt ska få svar på sina frågor. Fördjupningar ska placeras längre ner eller sist i brödtexten. Nyckelord ska relatera till en sidas innehåll och används för att säkerställa att medarbetare hittar till sidan. Om du skapar en sida som beskriver stadens företagshälsovård är det inte säkert att medarbetare söker efter just ordet företagshälsovård. Ett nyckelord kan vara synonymer eller sökord som medarbetare kan tänkas använda när de letar efter specifik information. Det är viktigt att inte använda generella nyckelord - de ska tydligt vara kopplade till sidans innehåll. Exempel på nyckelord: En sida vilken handlar om företagshälsovård skulle kunna ha nyckelorden: - Avonova - Previa - Vaccination - Rehabilitering - Företagssköterska Nyckelorden finns längst ned på innehållssidor, under brödtexten. När användare trycker på ett av nyckelorden kommer en sökning på ordet att göras för att kunna hitta liknande relaterad information.