Förfrågningsunderlag 2011-09-30 Upphandlingsansvarig Arbetsförmedlingen Bo Berntsson Upphandling Coacher över tröskeln - en insats med fokus på psykosocialt arbetsmiljöarbete och introduktion på arbetsplats Af-2011/221883 Sista anbudsdag: ansökansdag: Anbud kan lämnas löpande Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Generell del 1.1. Inledning 1.1.1. Bakgrund I regleringsbrevet för 2011 ger regeringen Arbetsförmedlingen och Arbetsmiljöverket i uppdrag att i samverkan genomföra ett försök med vad som kallas Coacher över tröskeln. Syftet med försöket är att ge stöd till arbetsgivare och praktikanordnare, i fortsättningen gemensamt benämnda arbetsgivare, samt arbetstagare respektive praktikant, de sistnämnda i fortsättningen gemensamt benämnda deltagare, med behov av särskilt stöd under en begränsad tid. I försöket ska särskild uppmärksamhet ges till utformningen av den psykosociala arbetsmiljön och de särskilda individuella behov som kan behöva tillgodoses för att underlätta introduktionen vid en arbets- eller praktikplats, i fortsättningen gemensamt benämnda arbetsplats. Tjänsten kan endast komma ifråga för deltagare i något av Arbetsförmedlingens program som innebär praktik eller anställning med stöd. Arbetsförmedlingen har fått i uppdrag att upphandla kompletterande aktörer med särskild arbetsmiljökompetens för att leverera tjänsten. Dessa ska fungera som stöd för såväl arbetsgivare som deltagare på en arbetsplats. Arbetsmiljöverket har medverkat vid kravspecifikationen och bidragit med expertkunskaper för att de kompletterande aktörer som upphandlas för verksamheten har relevant kunskap inom arbetsmiljöområdet. Försöket är geografisk begränsat till arbetsmarknadsområdena Göteborg samt Östersund och Örnsköldsvik. Mer information om Arbetsförmedlingens arbetsmarknadsområden finns på arbetsformedlingen.se. De aktuella områdena har valts ut efter att ha anmält intresse att deltaga i försöket. Försöket ska genomföras under 2011-2013. Det är planerat att starta 2011-12-01 och avslutas 2013-12-31. Arbetsförmedlingen har beslutat att denna insats ska upphandlas enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) och tillhandahållas som ett valfrihetssystem. Sida 1 av 15
Regeringen har angett volymen i försöket till c:a 1 300 insatser, som vid behov kan bli fler, med fördelning på de medverkande arbetsmarknadsområdena enligt följande: Göteborg: 800 Östersund och Örnsköldsvik: 500 Ersättningen kommer att uppgå till 6 000 kronor per insats. 1.1.2. Syfte och mål Syftet med tjänsten är att minska utanförskapet och skapa en bättre psykosocial arbetsmiljö för personer som bedöms vara i behov av särskilt stöd vid introduktion på en ny arbetsplats. Dessa insatser ska ge stöd till arbetsgivarna och deltagarna att anpassa den psykosociala arbetsmiljön så att fler personer kan stanna kvar i programmet. Målet är att de som tar del av insatserna ska fullfölja programmet enligt den planering som gjorts med Arbetsförmedlingen.Tjänsten ska också sprida kunskap till arbetsgivare om hur man kan arbeta med anpassning av psykosocial arbetsmiljö. Varje deltagare kommer också att få ett individuellt stöd avseende den psykosociala arbetsmiljön som stödjer deras utveckling så att de kan fullfölja aktuellt program. 1.1.3. Målgrupp Målgruppen för försöket är personer som är arbetslösa, inskrivna på Arbetsförmedlingen och som ska påbörja något av Arbetsförmedlingens program som innebär praktik eller anställning med stöd. De som erbjuds ta del av tjänsten ska vara personer som Arbetsförmedlingen bedömer behöva ett särskilt stöd under introduktionen på den nya arbetsplatsen. Deltagarens arbetsutbud kommer att vara kartlagd och definierad. Det program som är aktuellt för respektive deltagare kommer att vara på deltagrens hela arbetsutbud. I normalfallet motsvarar en deltagares arbetsutbud heltid, dvs. 40 timmar per vecka. Deltagarens arbetsutbud kan understiga heltid. Insatserna riktar sig i första hand till personer som har en lång frånvaro från arbetsmarknaden, eller återkommande korta perioder av arbetslöshet bakom sig och/eller en historik av flertalet avbrutna/ej slutförda insatser, program och/eller anställningar. Det kan även vara personer som tidigare varit förhindrade att arbeta på grund av sjukdom. I målgruppen finns även personer som har en funktionsnedsättning som kan innebära nedsatt arbetsförmåga [1]. Målgruppen är heterogen med differentierade problembilder. Deltagaren ska också bedömas vara i behov av ett individinriktat stöd med inriktning på den psykosociala arbetsmiljön och introduktion under den första tiden på en ny arbetsplats. [1] En funktionsnedsättning innebär någon form av begränsning på grund av skada/sjukdom eller en nedsättning i någon psykologisk eller fysiologisk funktion. Funktionsnedsättningen kan innebära att individen blir begränsad i vissa situationer. Det betyder att faktorer i omgivningen kan underlätta eller begränsa individens möjligheter. I arbetslivet innebär detta att en person med funktionsnedsättning kan vara begränsad i förhållande till en viss arbetsuppgift eller i en viss arbetsmiljö men inte i en annan. Funktionsnedsättning styrks i regel genom läkarutlåtande men vissa funktionsnedsättningar kan även fastställas genom Arbetsförmedlingens arbetspsykologiska- eller socialmedicinska utredningar. 1.1.4. Utvärdering och uppföljning Försöksverksamheten ska utvärderas i syfte att se om insatserna ökat de arbetssökandes möjlighet att fullfölja program enligt den planering som gjorts på Arbetsförmedlingen. En modell för att följa upp och utvärdera resultatet kommer att tas fram tillsammans med Arbetsförmedlingens analysavdelning. Denna avdelning planerar att göra en undersökning där Sida 2 av 15
resultatet kan jämföras med en kontrollgrupp som inte fått del av tjänsten. 1.1.5. Definitioner Insatsen: Den tjänst som leverantören ska utföra Deltagare: Den person som är föremål för insatsen. Kan endast anvisas av Arbetsförmedlingen. Arbetsgivare: Där deltagaren gör praktik eller har anställning. Program: Arbetsmarknadspolitiskt program, till exempel praktik, som beslutas av Arbetsförmedlingen. Sökande: Det företag som lämnat ansökan om att bli leverantör av tjänsten Coacher över tröskeln. 1.2. Tjänsten som upphandlas 1.2.1. Allmänt Den tjänst som avses ska vara en introduktionsinsats som ger både arbetsgivare och deltagare stöd under den första tiden i programmet. Insatserna är tänkta att levereras under den första tiden av programmet och vara till stöd för båda parter i arbetet med att ta fram en individuell introduktion med tonvikt på utformningen av den psykosociala arbetsmiljön. I detta arbete ska leverantören samordna arbetet med att ta fram en hållbar introduktion på arbetsplatsen. Arbetet ska ske i nära samarbete med arbetsgivare och deltagare. Leverantören förväntas här bidra med sin psykosociala arbetsmiljökompetens, erfarenhet och kunskap kring arbetsmiljölagstiftning och psykosociala faktorer i arbetsmiljöarbetet. I detta arbete är det tänkt att arbetsgivaren får stöd i att utveckla sig inom området psykosocial arbetsmiljö och planering av introduktion på arbetsplatsen. Deltagaren ska få en individuellt anpassad introduktion som tydliggör krav och förväntningar och ökar möjligheten till att stanna i anställning eller fullfölja den planerade praktiken. Insatsen är till för att ge praktiskt stöd till arbetsgivare och deltagare och sprida kunskap om anpassning av psykosocial arbetsmiljö. En förutsättning för tjänsten är att det finns en arbetsplats som är informerad om denna och har accepterat insatserna innan programmet påbörjas. Arbetsplatser tas fram av Arbetsförmedlingen. 1.2.2. Innehåll, upplägg och genomförande Insatserna ska koncentreras till den första viktiga tiden på en ny arbetsplats. Insatserna, det vill säga tiden som Coachen jobbar med sitt uppdrag, kommer i de allra flesta fall att variera mellan en till tre månader. Anledningen till att insatserna inte ska fortgå längre är att om behovet skulle omfatta en längre insats finns andra stöd för detta. Det som tjänsten avser är introduktionsinsatser med tonvikt på psykosocial arbetsmiljö som ska dokumenteras. Innehållet ska redovisas för Arbetsförmedlingen på blanketterna Gemensam planering och Slutredovisning, som håller på att utformas av Arbetsförmedlingen och kommer att tillhandahållas i ett senare skede. Leverantörer som godkänts för att leverera insatsen ska tillsammans med arbetsgivare och deltagare ta fram en individuellt anpassad introduktion vid varje enskild insats. Introduktionen ska dokumenteras och ligga till grund för den fortsatta planeringen hos arbetsgivaren och i kontakten med Arbetsförmedlingen. Under arbetet med introduktionen ingår det även i leverantörens uppdrag att sprida kunskap till arbetsgivarna. Det ingår även i uppdraget att ta fram en skriftlig plan som ska gälla för en Sida 3 av 15
specifik deltagares introduktion på arbetsplatsen. Insatsen ska omfatta minst tre fysiska möten, tid för uppföljning samt tid för dokumentation och återrapportering av resultat. Coachen ska också vara tillgänglig per telefon för bl a frågor från deltagare och arbetsgivare. Insatsen är tänkt att utföras på följande sätt: - Obligatoriskt trepartsmöte på Arbetsförmedlingen med deltagare, leverantör och arbetsförmedlare. Vid mötet får samtliga parter möjlighet att informera och få information som är viktig för den fortsatta planeringen. Vid detta tillfälle finns också möjlighet att gå igenom underlagen för återrapportering, gemensam planering och slutredovisning. - Möte på arbetsplatsen Obligatoriskt första möte på arbetsplatsen där leverantören, arbetsgivaren och individen träffas för att inleda arbetet med introduktionen. Vid detta första arbetsplatsmöte sker inhämtning av uppgifter för att snabbt kunna upprätta en individuell introduktion. - Återrapportering av gemensam planering Leverantören har ansvaret för att inom fem (5) arbetsdagar efter möte på arbetsplatsen redovisa innehållet och upplägget av den individuella introduktionen till Arbetsförmedlingen. För detta används blanketten Gemensam planering. Den gemensamma planeringen ska vara förankrad med deltagare och arbetsgivare. Återrapporteringen görs på sätt som Arbetsförmedlingen meddelar inför leveransstart. - Uppföljning av individuell introduktion Leverantören ansvarar för att uppföljning och eventuell revidering av introduktionen görs. - Avslutsmöte på arbetsplatsen Obligatoriskt avslutsmöte på arbetsplatsen där leverantören, arbetsgivaren och deltagaren träffas för att följa upp resultatet av introduktionen. Detta möte ska hållas senast tre (3) månader efter att insatsen påbörjats. - Återrapportering av slutdokumentation Leverantören har ansvaret för att inom fem (5) arbetsdagar efter avslutsmötet redovisa resultatet av introduktionen till Arbetsförmedlingen. För detta används blanketten Slutredovisning. Slutredovisningen ska vara förankrad med deltagare och arbetsgivare. Återrapporteringen görs på sätt som Arbetsförmedlingen meddelar inför leveransstart. Insatsen anses avslutad då leverantören skickat in slutdokumentationen och Arbetsförmedlingen har godkänt den. 1.2.3. Samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och leverantören Insats kan bara genomföras i samband med deltagande i ett av Arbetsförmedlingen beslutat program enligt redovisning i tidigare avsnitt. Arbetsförmedlingen är ansvarig för programmet enligt regler och rutiner för aktuellt program. Leverantören är ansvarig för att genomföra insatsen och återrapportera till Arbetsförmedlingen. Varje insats börjar med ett gemensamt möte på Arbetsförmedlingen där relevant informationsutbyte sker och man går igenom målsättningen med det program som insatsen kopplas till. Utifrån detta planerar sedan leverantören sin insats enligt det fastslagna upplägget av insatsen. Sida 4 av 15
Deltagaren som tar del av ett program kan ha rätt till vissa stödinsatser som kan beviljas inom ramen för programbeslutet. I de fall ett sådant behov uppkommer utreds och beslutas detsamma av Arbetsförmedlingen. Insatsen ska genomföras under första tiden i ett program. Utifrån detta bedömer Arbetsförmedlingen om insatsens längd kan uppgå till minst en (1) och max tre (3) månader. Insatsen kan inte pågå under längre tid än programmet den är kopplad till. Om programbeslutet exempelvis löper i två månader är det den tid som står till buds för att leverera insatsen. Leverantören kommer att få information om programmets längd vid det första obligatoriska trepartsmötet på Arbetsförmedlingen. 1.2.4. Mottagande av deltagare Efter att deltagaren, arbetsgivaren och arbetsförmedlaren kommit överens om start av program och tillhörande insats får deltagaren möjlighet att välja leverantör för insatsen (se avsnitt 1.4.3). Arbetsförmedlingen meddelar därefter den leverantör som valts för insatsen och bokar samtidigt tid för ett trepartsmöte. Leverantören ska, senast inom tio (10) arbetsdagar räknat från det datum då Arbetsförmedlingen meddelat valet, kunna erbjuda tid för trepartsmöte som äger rum hos Arbetsförmedlingen. Vid detta trepartsmöte beslutas när coachningsinsatsen och praktiken/anställningen ska starta. Vid trepartsmötet på Arbetsförmedlingen får samtliga parter, deltagare, leverantör och arbetsförmedlare, möjlighet att både informera och få information som är viktig för den fortsatta planeringen. Parterna går även igenom underlagen för återrapportering, gemensam planering och slutredovisning. 1.2.5. Gemensam planering Leverantören har ansvaret för att inom fem (5) arbetsdagar efter att programmet startat redovisa innehållet i den individuella introduktionen till Arbetsförmedlingen. För detta används dokumentet Gemensam planering. Den gemensamma planeringen ska vara förankrad hos deltagare och arbetsgivare. Återrapporteringen görs på det sätt Arbetsförmedlingen meddelar innan leveransstart. 1.2.6. Slutredovisning Leverantören ansvarar för att inom fem (5) arbetsdagar efter avslutsmötet redovisa resultatet av introduktonen till Arbetsförmedlingen. För detta används dokumentet Slutredovisning. Slutredovisningen ska vara förankrad hos deltagare och arbetsgivare. Återrapporteringen görs på det sätt Arbetsförmedlingen meddelar innan leveransstart. 1.2.7. Aktivitetens upphörande I normalfallet upphör insatsen när den är färdiglevererad enligt kraven för tjänsten. Eftersom insatsen är kopplad till ett program upphör insatsen om programmet avslutas i förtid. Ett beslut om att avbryta ett program kan bara fattas av Arbetsförmedlingen. Vid ett sådant beslut tillämpas gällande regler för avbrott av det aktuella programmet. Lagen om valfrihetssystem (LOV) ger deltagaren möjlighet att när som helst under den pågående insatsen välja en annan leverantör utan att ange skäl för detta (se avsnitt 1.4.5). Om detta inträffar räknas det som att insatsen upphör. I de fall deltagaren och arbetsgivaren är överens om att avbryta insatsen och fortsätta i programmet är detta möjligt om Arbetsförmedlingen godkänner det. Sida 5 av 15
Om deltagaren och arbetsgivaren inte är överens om att fortsätta programmet utan insatsen finns inte längre grund för beviljande av fortsatt program. I ett sådant fall avbryts programmet och betraktas som ett avbrott av program enligt Arbetsförmedlingens regler. 1.2.8. Beskrivning av tjänsten För att säkerställa att den sökande kan leverera en tjänst som kan uppnå det angivna målet utifrån förutsättningarna i förfrågningsunderlaget skall ansökan innehålla en utförlig beskrivning av hur man kommer att att arbeta med såväl arbetsgivare som deltagare, dvs. hur tjänsten avses att utformas. Beskriv hur den sökande, med utgångspunkt i de angivna förutsättningarna för tjänsten, kommer att arbeta med såväl arbetsgivare/praktikanordnare som deltagare för att uppnå tjänstens mål. (Fritextsvar) 1.3. Krav på leverantören 1.3.1. Lagenliga krav Enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) 7 kap. 1 får den upphandlande myndigheten utesluta en ansökande leverantör som 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt, 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Om den sökande är en juridisk person, får denne uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott som avses i punkt 3 ovan eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4 ovan. Arbetsförmedlingen kan komma att begära in bevis för att det inte finns grund för uteslutning av den sökande genom utdrag ur officiella register eller annan likvärdig handling. Den sökande skall bekräfta att det inte finns grund för uteslutning enligt LOV 7 kap 1. Arbetsförmedlingen kan begära in ytterligare upplysningar angående punkt 1-6. Den sökande försäkrar att denne inte är föremål för något av ovanstående: (/ svar) 1.3.2. Ekonomisk förmåga Den sökande skall ha en stabil ekonomisk bas. För att försäkra sig om detta kommer Arbetsförmedlingen att inhämta kreditupplysning från Creditsafe där den sökande prövas mot kreditnivån "kreditvärdig" (se nedan). Om en sökande får omdömet rött i kreditupplysningen skall denna, i sin ansökan, för att kunna antas göra sannolikt för Arbetsförmedlingen att denne har ekonomisk förmåga att genomföra aktuellt uppdrag. Om den sökande får omdömet gult i kreditupplysningen kommer Arbetsförmedlingen att utföra en enskild prövning och kommer då att bedöma om den sökande är kvalificerad eller inte. Sökande som får omdömet grönt anses ha en stabil Sida 6 av 15
ekonomisk bas. Om ett företag är nystartat eller har en associationsform som medför att det inte får en kreditrating eller har omdömet rött eller gult kan den ekonomiska förmågan styrkas genom exempelvis vidimerad balans- och resultaträkning för senaste 3 månaderna, intyg från revisor, eventuellt bankgaranti, moderbolagsgaranti eller annat som visar att företaget har en stabil ekonomisk bas. Utländska företag som lämnar anbud kan bifoga ett kreditvärdighetsintyg från sitt hemland som motsvarar ovanstånde kreditprövning. Kreditnivå "Kreditvärdig" Avslag (röd signal) Konkurs Likviderat Upphört Avregistrerat Fusionerat Företag med mindre än 40 i rating (kreditvärdig) Företag som av någon anledning saknar rating Utredningsrapport (utmätning) Skuldsanering Prövning (gul signal) Avsaknad av F-skatt Ej registrerad för arbetsgivaravgift Ej registrerad för moms Förekomsten av skuldsaldo Förekomst av registrerad betalningsanmärkning Godkänd (grön signal) Genereras om företaget klarar gränserna på röd och gul signal. Den sökande kan nedan lämna kompletterande information om sin ekonomiska förmåga, utöver den som Arbetsförmedlingen hämtar in via CreditSafe. Om ingen kompletterande information lämnas, ange "ej aktuellt". Bilagor får bifogas Den sökande har här möjlighet att lägga till information utöver den som kommer att inhämtas från Creditsafe. Om ingen information önskas tilläggas anges "ej aktuellt" i denna ruta. (Fritextsvar) Har den sökande en stabil ekonomisk bas? (/ svar) 1.3.3. Skatter och avgifter Arbetsförmedlingen kommer att genomföra en kontroll av den sökande hos Skatteverket för att kontrollera om denne har ett skuldsaldo hos Skatteverket, är registrerad för arbetsgivaravgift och mervärdesskatt samt om den sökande innehar F-skattsedel. En utsedd leverantör är skyldig att inför avtalstecknande registrera sig för vederbörliga skatter och avgifter hos Skatteverket. Sida 7 av 15
1.3.4. Den sökandes verksamhet och kompetens För att kunna komma ifråga som leverantör av insatsen krävs bred arbetsmiljökompetens och såväl teoretisk kunskap som praktisk erfarenhet av psykosocialt- och fysiskt arbetsmiljöarbete hos såväl den sökande (företaget) som hos personalen som ska utföra tjänsten. Som leverantör ska man kunna erbjuda kompetens inom systematiskt arbetsmiljöarbete och ha vana vid att arbeta konsultativt med arbetsgivare och arbetstagare. I den aktuella tjänsten ligger tonvikten på det psykosociala arbetsmiljöarbetet varför det är viktigt med teoretisk kunskap om psykosocial arbetsmiljö och personer med särskilda behov. Det är också viktigt att leverantören har praktisk erfarenhet av att utföra psykosociala anpassningar. Det är därför ett krav att den sökandes verksamhet är inriktad mot arbetsmiljöfrågor och att denne har gedigen erfarenhet av att praktiskt arbeta med sådana frågor. Ansökan skall innehålla en kortfattad beskrivning av den sökande som visar att dennes verksamhet är inriktad mot arbetsmiljöfrågor, i synnerhet psykosocial arbetsmiljö. Om ansökan avser en grupp leverantörer lämnas en kortfattad redovisning av vart och ett av de i gruppen ingående företagen. Om den sökande är ett nystartat företag eller ett företag under bildande skall beskrivningen avse ansvarig företrädare för företaget. Med företagets företrädare avses i detta avsnitt företagets ägare eller person som avses vara huvudansvarig för offererat uppdrag. Kortfattad beskrivning av den sökande och dess verksamhet som styrker ovanstående krav: (Fritextsvar) Är kravet uppfyllt? (/ svar) 1.3.5. Referensuppdrag Ansökan skall innehålla en kortfattad beskrivning av tre (3) uppdrag med inriktning psykosocial arbetsmiljö som utförts av den sökande. Syftet med referensuppdragen är att styrka den sökandes förmåga att genomföra den aktuella tjänsten. Det krävs att den sökande har erfarenhet av att arbeta med liknande uppdrag som det nu aktuella. Av beskrivningen skall framgå: a) uppdragens innehåll och upplägg b) uppdragens målgrupp och omfattning. Med omfattning avses uppdragets volym och längd. c) Den sökande skall även lämna namn och telefonnummer till person/er som representerar uppdragsgivaren för referensuppdragen. Det förutsätts att kontaktpersonerna är vidtalade. d) Referensuppdragen skall vara utförda inom den senaste 3-årsperioden räknat från sista anbudsdagen. Även pågående uppdrag som pågått minst sex (6) månader godtas. Vid behov, om företaget är nystartat eller av andra skäl inte utfört något likartat uppdrag, kan som alternativ lämnas referensuppdrag som genomförts av företagets företrädare eller person som avses vara huvudansvarig för offererat uppdrag. a) Beskriv uppdragens innehåll och upplägg för uppdrag: (Fritextsvar) Är kravet a) uppfyllt? (/ svar) Sida 8 av 15
b) Beskriv uppdragens målgrupp och omfattning: (Fritextsvar) Är kravet b) uppfyllt? (/ svar) c) Ange namn och telefonnummer till de personer som representerar uppdragsgivaren för referensuppdragen som kan kontaktas. Det förutsätts att kontaktpersonerna är vidtalade. (Fritextsvar) Är kravet c) uppfyllt? (/ svar) d) Referensuppdragens slutdatum skall ligga inom den senaste 3-årsperioden räknat från dagen då ansökan inlämnats. Även pågående uppdrag som pågått minst sex (6) månader godtas. När är ovanstående uppdrag utförda? Ange start- och slutdatum. (Fritextsvar) Är kravet d) uppfyllt? (/ svar) 1.3.6. Kvalitetsstyrning av verksamheten För att säkerställa efterfrågad kvalitet i insatsen måste sökande ha dokumenterade rutiner/system för kvalitetsstyrning av företaget och dess verksamhet. Sökande måste inte vara certifierad utan kan ha byggt upp och använda sig av ett eget system. Ansökan skall innehålla en tydlig beskrivning av hur företaget arbetar med kvalitetssäkring genom följande: a) beskriv företagets organisatoriska strukturer: (Fritextsvar) Är kravet uppfyllt? (/ svar) b) beskriv hur sökande säkerställer tillgången till i denna upphandling efterfrågad personal vid t.ex sjukdom, semesterperiod etc: (Fritextsvar) Är kravet uppfyllt? (/ svar) c) besrkiv hur sökande upprätthåller samt uppdaterar teoretisk och praktisk kunskap hos personalen: (Fritextsvar) Är kravet uppfyllt? (/ svar) d) beskriv hur sökande hanterar klagomål från deltagare: (Fritextsvar) Är kravet uppfyllt? (/ svar) Sida 9 av 15
1.4. Kommersiella villkor 1.4.1. Avtalstid Avtal tecknas allteftersom ansökningar godkänts med början från 2011-12-01 och gäller till och med 2013-12-31. 1.4.2. Volymer Enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem väljer den arbetssökande själv Coach över tröskeln. Arbetsförmedlingen kan därför inte ge några garantier till kontrakterade leverantörer gällande antal deltagare. Tjänsten är ett försök och ska bedrivas under en begränsad period. Enligt regleringsbrevet för Arbetsförmedlingen ska försöket genomföras under perioden 2011-2013 för att utvärderas under första halvåret 2013. Tjänsten är planerad för att under 2012 omfatta cirka 1 300 insatser, som vid behov kan bli högre, med fördelning: 800 i arbetsmarknadsområde Göteborg och 500 i arbetsmarknadsområdena Östersund och Örnsköldsvik. 1.4.3. Deltagarens val av leverantör Deltagaren väljer leverantör utifrån leveratörernas tjänstedeklarationer som tillhandahålls av Arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen tillhandahåller mall för tjänstedeklaration. 1.4.4. Mottagande av deltagare Leverantör är skyldig att ta emot alla deltagare som valt denne under förutsättning att inte eventuellt kapacitetstak är nått. 1.4.5. Deltagarens rätt till omval Deltagaren har möjlighet att göra omval av Coachföretag. Byte kan ske omgående efter att deltagaren har meddelat Arbetsförmedlingen att denne vill byta leverantör och Arbetsförmedlingen har beslutat om detta. Beträffande ersättning i samband med byte av leverantör, se avsnitt 1.4.6. 1.4.6. Pris / ersättning Ersättningen för denna tjänst uppgår till 6 000 kronor per deltagare och insats. Reseersättning Områdena för valfrihetssystemen spänner över stora geografiska områden. I vissa fall kan det innebära långa resor i samband med leverans av insatsen. Leverantören har möjlighet att ansöka om reskostnadsersättning. Ersättningen grundar sig på Allmänt löneoch förmånsavtal, ALFA (2005:4) Ersättning kan utgå då avståndet från leverantörens ordinarie lokaler till arbetsplatsen är 50 km eller mer enkel väg. Resan ska planeras i förväg och vara godkänd av Arbetsförmedlingen innan den påbörjas. För en fullt levererad insats ersätter Arbetsförmedlingen maximalt för 4 genomförda resor tur och retur. Resorna ersätts i efterhand. Redovisning sker på det sätt som Arbetsförmedlingen anger. Betalningsvillkoren framgår av avsnitt 1.4.7, kontraktsmallen för Coacher över tröskeln, ersättningsmodellen för Coacher över tröskeln samt Allmänna bestämmelser, vilka samtliga dokument utgör en del av detta förfrågningsunderlag. 1.4.7. Betalningsmodell Betalningen är uppdelad på två tillfällen som är knutna till de två fasta Sida 10 av 15
återrapporteringstillfällen som finns i insatsen. Betalningstillfälle 1: Efter att dokument Gemensam planering har levererats och godkänts av Arbetsförmedlingen. Vid detta tillfälle utbetalas halva ersättningen, 3000 kr. Betalningstillfälle 2: Efter att dokument Slutdokumentation har levererats och godkänts av Arbetsförmedlingen. Vid detta tillfälle utbetalas andra hälften av ersättningen, 3000 kr. Avbrott: Vid avbrott eller byte av leverantör vid första gemensamma mötet på Arbetsförmedlingen eller under tiden innan första mötet på arbetsplatsen utbetalas ingen ersättning. Vid avbrott eller byte av leverantör efter första mötet på arbetsplatsen betalas ersättning ut efter att dokumentet Gemensam planering inkommit till Arbetsförmedlingen. Vid avbrott eller byte av leverantör innan obligatoriskt avslutsmöte utgår ingen ytterligare betalning. Vid avbrott eller byte av leverantör efter obligatoriskt avslutsmöte betalas ersättning efter att obligatorisk Slutdokumentation levererats. I det fall deltagaren, under samma insats, byter tillbaka till en leverantör som tidigare fått ersättning utbetalad så fortsätter leveransen där den avbrutits och räknas inte som en ny start. 1.4.8. Uppföljning av avtalet och verksamheten Arbetsförmedlingen genomför inom ramen för myndighetens rutiner olika typer av ekonomiska kontroller och kvalitetsuppföljningar. Dessa kan genomföras både i form av stickprov eller på förekommen anledning, eller som ett led i den löpande förvaltningen av en tjänst. Upptäckt av felaktigheter kan leda till återkrav. Ansökande leverantör skall förbinda sig att medverka vid de ekonomiska kontroller och kvalitetsuppföljningar som Arbetsförmedlingen avser genomföra. Den sökande förbinder sig att medverka vid de kvalitetsuppföljningar och kontroller som Arbetsförmedlingen avser genomföra. (/ svar) 1.5. Allmän information om upphandlingen 1.5.1. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Arbetsförmedlingen, 113 99 Stockholm. Organisationsnummer 202100-2114. Vi rekommenderar de sökande att orientera sig om Arbetsförmedlingens uppdrag och tjänster på www.arbetsformedlingen.se 1.5.2. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Alla ansökande leverantörer som uppfyller de krav som uttryckts i detta förfrågningsunderlag kommer att få teckna avtal med Arbetsförmedlingen. Sida 11 av 15
Fysiska och juridiska personer kan tillsammans med andra lämna en ansökan. En sådan grupp av leverantörer som gemensamt lämnar ansökan ska senast innan avtalstecknandet ha bildat någon av bolagsformerna aktiebolag, handelsbolag eller kommanditbolag. 1.5.3. Ickevalsalternativ Arbetssökande som ska delta i insatsen men inte gjort något eget val kommer att hänvisas till ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet kommer att vara den leverantör som finns närmast den arbetssökande geografiskt. Utgångspunkter för denna bedömning är leverantörens administrativa adress och den arbetssökandes bostadsadress. Leverantör som inte har någon administrativ adress i det aktuella området ska under försöksperioden upprätta en tillfällig adress, till exempel postbox. I sådana fall bildar postboxens gatuadress utgångspunkt för avståndsmätningen. Arbetsförmedlingen fastställer vilken leverantör som är närmast med hjälp av webbaserat verktyg. För det fall två eller flera Leverantörer har samma administrativa adress fastställer Arbetsförmedlingen en inbördes rullande turordning mellan dessa vid utseende av ickevalsalternativ. Turordningen fastställs senast den dag som den sist godkända av Leverantörerna angivit som sin första dag för möjlig leverans av tjänsten. Den inbördes turordningen bestäms på följande sätt: 1) den Leverantör som uppgivit det tidigaste datumet för leveransstart ges nr 1 i turordningen, därefter rangordnas Leverantörerna i följd efter nästkommande tidigast datum. 2) om en eller flera Leverantörer konstateras ha uppgivit samma datum enligt 1) ska turordningen dem emellan fastställas genom att det tidigaste datum då både Arbetsförmedlingen och Leverantör undertecknat avtal ska avgöra. 3) om en eller flera Leverantörer konstateras ha samma datum enligt 1) och 2) ska turordningen dem emellan fastställas genom att tidigaste datum för inkommen fullständig ansökan ska avgöra. 4) om det fortfarande inte går att fastställa turordningen mellan Leverantörerna ska lottning ske, varvid Arbetsförmedlingen kommer att erbjuda representant för berörda Leverantörer att närvara. Arbetsförmedlingen kommer att utse lottningsförrättare och beslutar plats för lottning, med beaktande av förvaltningslagens regler om jäv. Lottning kommer att gå till så att Leverantörernas namn skrivs upp en (1) gång på en (1) lottsedel var. Lottsedeln viks med namnet inåt så att namnet inte går att läsa utan att lotten vilks upp. Lotterna placeras i en ogenomskinlig behållare och blandas av lottningsförrättaren. Lottningsförrättaren drar sedan en lottsedel i taget och noterar namnen i den ordning de dragits. Det namn som dras först kommer att få nr 1 i turordningen och så vidare till dess alla lotter har dragits och samtliga Leverantörer har givits en plats i turordningen. När turordningen är fastställd kommer Leverantörerna att tilldelas uppdrag i löpande ordning, dvs. Leverantör 1 får uppdrag 1, Leverantör 2 får uppdrag 2 och så vidare till samtliga Leverantörer i turodningen har fått 1 uppdrag var. Därefter påbörjas en ny omgång där Leverantör 1 får nästkommande uppdrag osv. 1.6. Att lämna ansökan 1.6.1. Omfattning Sida 12 av 15
Ansökan kan lämnas för ett eller båda av de angivna försöksområdena, arbetsmarknadsområde Göteborg (ett område) och arbetsmarknadsområdena Östersund och Örnsköldsvik (ett område). Ansökan skall lämnas på hela tjänsten. Om den sökande har begränsad kapacitet bör den sökande i ansökan ange det kapacitetstak denne har, dvs. hur många samtidiga deltagare som kan tas emot, (se avsnitt 2.2.2 respektive 3.2.2) 1.6.2. Ansökansföreskrifter - Ansökan skall lämnas elektroniskt i upphandlingssystemet TendSign - Ansökan skall vara på svenska - Ansökan skall vara bindande i 4 månader från det att ansökan lämnas in - Ansökan skall vara Arbetsförmedlingen tillhanda via TendSign senast: 1.6.3. Ansökan Ansökan skall lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget och får inte innehålla egna villkor eller förbehåll. Svar skall lämnas i de härför avsedda svarsfälten i TendSign. Bilagor kommer endast beaktas om sådana begärts av Arbetsförmedlingen eller där det uttryckligen medges att bilagor får lämnas för visst avsnitt. Arbetsförmedlingen ser helst att den sökande svarar så kortfattat som möjligt och koncentrerar sig på den information som efterfrågas och som har betydelse för prövningen. Annan mindre relevant information, t.ex. marknadsföringsmaterial, bör utelämnas. I samband med det elektroniska inlämnandet får den sökande ett kvitto på att ansökan är inlämnad. Vid prövning av ansökan kommer hänsyn endast att tas till de uppgifter som lämnats i ansökan. Möjligheterna till förtydliganden och kompletteringar är mycket begränsade. Ansökan som inte innehåller samtliga begärda uppgifter eller uppfyller alla krav kan komma att avslås utan kommunicering med den sökande. 1.6.4. Handläggningstid Handläggningstiden är högst fyra (4) veckor. 1.6.5. Underrättelse om beslut Inkomna ansökningar kommer endast att prövas utifrån huruvida de uppfyller samtliga krav eller ej. Ansökningarna rangordnas inte. Arbetsförmedlingen kommer att teckna avtal med samtliga sökande som uppfyller de uppställda kraven. När beslut om tilldelning fattats skickas ett tilldelningsmeddelande till den sökande. Tilldelningsmeddelande skickas elektroniskt till den e-postadress som den sökande har uppgett i samband med registrering av sina uppgifter hos TendSign. Bindande avtal föreligger först då av båda parter underskriven handling finns. Sökande som inte blivit godkänd kan lämna in förnyad fullständig ansökan till Arbetsförmedlingen enligt de villkor som gäller för detta förfrågningsunderlag. En sökande som inte får sin ansökan godkänd och som anser att Arbetsförmedlingen brutit mot någon bestämmelse i lagen (2008:962) om valfrihetssystem får ansöka om rättelse Sida 13 av 15
hos Förvaltningsrätten i Stockholm. Ansökan ska ha inkommit till rätten inom tre veckor från att underrättelse om beslut lämnats. 1.6.6. Frågor och svar Frågor om förfrågningsunderlaget ska ställas via frågor- och svarsfunktionen i TendSign. Arbetsförmedlingen besvarar frågor via samma funktion. Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under "Frågor och svar". De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Om förfrågningsunderlaget upplevs som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att Arbetsförmedlingen kontaktas så att missförstånd kan undvikas. 1.6.7. Tecknande av kontrakt Efter att Arbetsförmedlingen fastslagit att ansökan uppfyller samtliga krav, och det är klart vilken fysisk eller juridisk person som kommer att bli avtalspart, är leverantören skyldig att inom tio (10) arbetsdagar lämna följande information till Arbetsförmedlingen på det sätt Arbetsförmedlingen vid varje tidpunkt bestämmer: 1. Registreringsbevis 2. F-skattsedel Arbetsförmedlingen kommer att informera löpande på hemsidan www.arbetsformedlingen.se på vilket sätt leverantören ska skicka in sin information till Arbetsförmedlingen. Leverantören skall acceptera ovanstående: Kravet accepteras av sökande: (/ svar) 1.6.8. Sekretess Ansökan blir allmän handling när den inkommer till upphandlande myndighet och därmed blir uppgifterna i en ansökan som huvudregel offentliga. Uppgifter i ansökan kan hemlighållas endast om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs, eller om det av särskild anledning kan antas att sökanden lider skada om uppgifterna röjs, i enlighet med 19 kap. 3 respektive 31 kap. 16-17 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arbetsförmedlingen lämnar inget förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas. Sökanden som vill skydda uppgifter i ansökan rekommenderas att lämna in en begäran om sekretess till Arbetsförmedlingen samt ange vilka uppgifter anbudsgivaren vill skydda och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Ange vilka delar för vilka sekretess begärs samt motivera varför dessa ska omfattas av sekretess. Om sekretess inte begärs ange "ej aktuellt". (Fritextsvar) 1.7. Företagsuppgifter 1.7.1. Uppgifter om den sökande Ange företagets fullständiga namn: (Fritextsvar) Ange organisationsnummer: (Fritextsvar) Ange administrativ adress: (Fritextsvar) Ange telefonnummer: (Fritextsvar) Sida 14 av 15
Ange faxnummer: (Fritextsvar) Ange företagets e-postadress: (Fritextsvar) Ange hemsidesadress: (Fritextsvar) Ange kontaktperson för ansökan och kontaktuppgifter för denne: (Fritextsvar) Ange kontaktperson för tjänsten och kontaktuppgifter för denne: (Fritextsvar) Sida 15 av 15