2013-08-01 Sida: 1 (14) Slutrapport
2013-08-01 Sida: 2 (14) 1 Inledning... 3 1.1 Projektets delar... 3 1.2 Arvet från Öppen elevplattform (ÖEP) PoC... 4 1.3 Grundplatta eller kärna?... 4 2 Projektets deltagare... 5 2.1 Medverkande kommuner... 5 2.2 Medverkande medarbetare och konsulter... 6 3 Genomförande... 6 3.1 Fas 1 Kartlägga... 7 3.1.1 Processkartläggning... 7 3.1.2 Begreppskartläggning... 8 Fas 2 - Samordna... 9 3.1.3 Samordnade processmodeller... 9 3.1.4 Samordnade informationsmodeller... 10 3.1.5 Samordningskonferens i Askersund... 10 3.1.6 Framtida revisionsarbete... 11 3.2 Fas 3 - Tillgängligöra... 11 3.2.1 Webbpublicering... 11 3.2.1.1 Verktyget... 11 3.2.1.2 Domän och persistens... 12 3.2.1.3 Webbpublicering under arbetets gång.... 12 3.2.2 Utveckling av sök- och återanvändbarhet... 13 3.2.2.1 Öppen länkad data... 13 4 Efter projektet... 14
2013-08-01 Sida: 3 (14) 1 Inledning Projektet var ett projekt inom Cesam, Sveriges kommuner och landsting. Projektet finansierades av Vinnova och de medverkande kommunerna. Projektet genomfördes under perioden januari 2013 till juni 2013 i samverkan mellan Jönköpings kommun och Västerås stad. 1.1 Projektets delar Projektet har bedrivits på två parallella plan. 1. Utforma och pröva en generisk metodik att kartlägga, samordna och tillgängliggöra gemensamma kommunala verksamhetsprocesser och information. 2. En skarp kartläggning av processområdet Förbereda skolstart gymnasieskolan som förutom att ha utgjort testbänk för ovanstående metodik även skall kunna användas som underlag för upphandlings- och utvecklingsarbete i kommunerna. För att kunna utforma och pröva metodiken bedömde vi att det var nödvändigt att pröva den på ett konkret fall. Bara genom att pröva arbetsmetodiken på ett verkligt fall kunde vi få ett trovärdigt svar på om metodiken fungerade och om den gav de önskade resultatet. Målet att kartlägga processområdet Förbereda skolstart gymnasieskola kan därför sägas ha varit sekundärt i förhållande till projektets egentliga mål, det vill säga att utforma en generisk arbetsmetodik. Vi vill dock betona att även om projektets primära mål varit metodorienterade har vi tagit kartläggningen av Förbereda skolstart gymnasieskolan på största alvar. Det faktum att metodfrågorna har legat i fokus för projektet har med andra ord inte tillåtits överskugga ambitionen att ta fram ett användbart underlag för framtida beställnings- och utvecklingsarbete inom skolans administrativa processer. För de flesta av de medverkande har detta arbete därför, i allt väsentligt, handlat om en kartläggning och samordning av processer och begrepp inom gymnasieskolans planering. Metodfrågorna har främst legat på projektledaren som också faciliterat samtliga workshops. Detta innebär att samtidigt som kartläggnings- och samordningsarbetet varit i fokus även för facilitatorn, så har denne under arbetet även varit tvungen att beakta att metoden, det vill säga arbetsformen som sådan, måste kunna formaliseras och beskrivas på ett begripligt och överförbart sätt.
2013-08-01 Sida: 4 (14) 1.2 Arvet från Öppen elevplattform (ÖEP) PoC Det samarbete i arkitekturfrågor som idag finns mellan Jönköpings kommun och Västerås stad kan spåras tillbaks till projektet Öppen elevplattform (ÖEP) - PoC. Projektet genomfördes i samverkan mellan Botkyrka kommun, Göteborgs stad, Jönköpings kommun och Västerås stad. I projektet, som framför allt, gav en visionär bild av vad en Öppen elevplattform skulle kunna innebära, ingick även en arkitekturgrupp med uppdrag att ta fram en arkitektur för en ÖEP. Den målbild som togs fram i arkitektgruppen delade upp systemets funktioner i en grundplatta som kommunicerade med ett antal sateliter. Vilka funktioner och vilken information som skulle ligga i grundplattan respektive sateliterna kunde dock inte tydliggöras inom ramen för ÖEP-projektet. För att besvara dessa frågor behövde en ordentlig processkartläggning göras. Något som det varken fanns tid eller annat utrymme för inom ÖEP-projektet. Det faktum att resultatet av kartläggningen måste kunna gälla för samtliga medverkande kommuner komplicerade saken ytterligare. Även om samtliga kommuner lyder under samma lagstiftning och kravbild så visste vi att det också fanns tydliga skillnader mellan kommunerna i arbetsspråk och verksamhetskultur. Förutom att kartlägga verksamheterna skulle vi med andra ord även behöva samordna de modeller som kartläggningarna i de medverkande kommunerna gav upphov till. Detta är också ett av de viktigare skälen till att vi i detta projekt valde att pröva samordningsmetodiken på ett processområde inom skolan. 1.3 Grundplatta eller kärna? I den period som förlöpt sedan ÖEP-projektet (våren 2012) har diskussionerna fortsatt i ett informellt nätverk med IT- och verksamhetsarkitekter från, SKL, Jönköpings kommun, Västerås stad och Karlstad kommun. I de diskussioner som följt har undertecknad, som medverkade i ÖEP-projektets arkitekturgrupp i egenskap av verksamhetsarkitekt, kommit till insikt om att den grundplatta som omtalades snarare bör betraktas som en kärna av information som delas av olika verksamhetsprocesser. Ett antagande vi gjort inför denna kartläggning är att denna kärna, i en systemarkitektur för en Öppen elevplattform, främst utgörs av elevernas relationer till den lärande organisationen. Det vill säga, att det är uppgifterna om vilken skolenhet, program och vilka kurser som eleven går på som utgör den resurs utan vilken en skoladministration inte kan fungera.
2013-08-01 Sida: 5 (14) Dessa uppgifter ligger till grund, inte bara för undervisning, utan även för ett antal stödprocesser inom ekonomi, personal och lokalförvaltning. Kvaliteten på och möjligheten att kunna använda dessa uppgifter är också helt avgörande för vår förmåga att tilldela och anpassa digitala läresurser till våra elever. Det vill säga, vår förmåga att erbjuda elever och vårdnadshavare personliga digitala tjänster, på ett rationellt och juridiskt korrekt sätt, är helt beroende av uppgifter om vilka elever det är som studerar på olika program och kurser på olika skolenheter. Hur dessa uppgifter uppstår och vilka dessa uppgifter är, fanns därför med bland de frågor vi ville finna svar på i kartläggningsarbetet. 2 Projektets deltagare 2.1 Medverkande kommuner I december 2012 blev det klart att Jönköpings kommun ställde upp som samarbetspartner i projektet. Initiativet hade tagits av Västerås stad några månader tidigare som då hade svarat på en förfrågan från Cesam (SKL). De båda kommunerna hade redan regelbundna kontakter och pågående samtal i arkitekturfrågor efter ÖEP-projektet. Något som hade stor betydelse för att projektet kunde komma till stånd. Initialt var det tänkt att Karlstad kommun skulle ha medverkat men Karlstad drog sig tidigt ur projektet på grund av hälsoskäl. En viktig faktor i valet av medverkande kommuner var vilka elevadministrativa system som används idag. En av våra hypoteser är att de verksamhetssystem vi använder påverkar språk och verksamhetskultur i de verksamheter som använder dem. Marknaden för skoladministrativa system domineras idag av två ungefär jämnstarka aktörer, Tieto och IST. Jönköpings kommun använder idag Tietos Procapita Skola emedan Västerås stad använder IST s Extens. Om vår hypotes om systemens påverkan på verksamheten stämmer kan vi förvänta oss att finna två typer av systemkulturer bland våra kommuner. En som talar något som skulle kunna kallas Procapitiska och en annan som talar Extensiska. För att ett förslag till en samordnad informationsarkitektur inom området skoladministration skall ha någon trovärdighet måste därför kommuner ur båda dessa systemkulturer finnas representerade bland de kommuner som ingår i kartläggningsunderlaget.
2013-08-01 Sida: 6 (14) 2.2 Medverkande medarbetare och konsulter Projektledare och facilitator Mats Gahnström, Västerås stad Koordinator och kontaktperson i Jönköping Gunnar Bergman, Jönköpings kommun Modellerings grupp Jönköpings kommun Gunnar Bergman Magnus Blomberg Rune Blomqvist Dimitri Gilezan Tommy Johansson Modelleringsgrupp Västerås stad Roland Axelsson Klas Bengtz Per-Arne Rönngren Eva Stenström Gunvor Sundell Christina Ulming Medverkande konsulter Fredrik Paulsson, Alvera Alma Taawo, företaget Alma Taawo 3 Genomförande Under våren genomfördes ett introduktionsmöte som kom att följas av sex kartläggningsseminarier i Jönköping. Sammankomsterna koordinerades av Gunnar Bergman, Verksamhetsutvecklare i Jönköpings kommun, som också var projektledarens viktigaste samtalspartner i Jönköpings kommun. Det var också Gunnar B som i projektets uppstart föreslog att vi skulle avgränsa kartläggningen till de elevadministrativa processerna inom gymnasieskolorna. Med tanke på den omfattning som processkartan fick trots denna avgränsning har detta visat sig vara en mycket klok avgränsning.
2013-08-01 Sida: 7 (14) Då projektledaren (Mats Gahnström) är baserad i Västerås var vi av praktiska skäl tvungna att begränsa antalet workshops i Jönköping och planera in dessa tidigt. Vi visste därför redan från start att sex halvdagar med hela gruppen var det som stod till förfogande för workshops i Jönköping. Omfattningen av processkartläggningen fick därför inte bli större än att vi kunde hinna med att kartlägga även begreppen inom processområdet, innan den tillgängliga tiden rann ut. Då syftet med kartläggningarna var att få fram samordnade modeller var det också viktigt att det var samma processområde som kartlades båda kommunerna. I Västerås kunde arbetet bedrivas mer flexibelt. Till skillnad från i Jönköping kunde vi i Västerås anordna workshops med en eller två personer med ibland mycket kort varsel. Detta gav oss en flexibilitet som gjorde det lättare att tillse att kartläggningarna genomfördes inom samma processområde i båda kommunerna. Arbetet i Jönköping kom därför under arbetets gång, att i bli styrande för hur omfattande kartläggningen skulle bli och vilka processområden som skulle ingå i kartläggningen. 3.1 Fas 1 Kartlägga Kartläggningsarbetet började i januari 2013 i Västerås med två intervjuer med Gunvor Sundell, Systemadministratör för Västerås stads installation av Extens (IST). Bland de för det fortsatta arbetet viktigaste material som kom ur dessa intervjuer var en lista över de viktigaste informationsexporter som regelbundet levereras ur systemet, automatiskt och manuellt, till intressenter både inom och utanför den egna kommunen. Denna lista kunde senare i huvudsak verifieras av Jönköpingsgruppen och vi kunde konstatera att samma lista, med något undantag gällde även i Jönköping. 3.1.1 Processkartläggning Det egentliga modelleringsarbetet inleddes i Jönköping med två halvdagsworkshops den 19 och 20 februari 2013. Vi inledde med att fokusera på processerna. Hur skulle vi avgränsa processområdet och vad skulle de aktuella processerna leverera? Efter en livlig diskussion kom vi fram till att en relevant fråga var -Vad behöver vara på plats för att vi skall kunna inleda ett nytt läsår? och att ett körbart schema var ett centralt begrepp i sammanhanget. Vi kunde konstatera att schemat är den dokumentation där vi säkrar att vi har de resurser, lärare och lokaler, som krävs för att bedriva undervisning. Körbart schema blev därmed den önskade leverans vi utgick från när vi gick vidare i kartläggningsarbetet.
2013-08-01 Sida: 8 (14) Därefter frågade vi oss vilken process det var som levererade schemat och vad den processen i sin tur behövde för att kunna leverera. Denna frågemetodik repeterades sedan för varje processteg vi kunde identifiera. Metoden bygger på en envis och itererande frågvishet. Frågor om vad som behövs (värdeobjekt), varvas med frågor om vilka aktiviteter som krävs (processer) för att för att tillgodose behovet. Det också möjligt att följa processflöden i andra riktningen. Frågor om vilken eller vilka processer det är som behöver ett specifikt värdeobjekt, varvas då med frågor om vad en specifik process skall leverera. Genom att grafiskt dokumentera denna växelverkan mellan processer och värdeobjekt kunde vi ta fram processmodeller som speglade synsättet i respektive medverkande kommunerna. Dessa preliminära processmodeller sågs dock redan från start enbart som skisser som skulle ligga till grund för den samordnade processmodell som var en del av projektets mål. Liten möda lades därför på dessa modellers estetiska utformning och det fanns inte heller någon ambition att modellerna i alla delar skulle färdigställas eller göras publicerbara. Det var i detta skede bättre att dokumentera ett värdeobjekt för mycket, än att riskera att missa ett viktigt objekt. Att vissa objekt senare kunde visa sig vara mindre relevanta fanns det möjlighet att åtgärda i samordningsfasen. Dessa preliminära modeller kan därför i vissa delar förefalla halvfärdiga med ofullständiga flöden och utelämnade relationer. Modellerna var dock aldrig tänkta att ingå i projektets slutleverans. De preliminära modeller som togs fram under kartläggningsarbetet finns redovisade på samarkitektur.skl.se under rubriken Kartläggningsarkiv. 3.1.2 Begreppskartläggning Begreppskartläggningen fokuserade på de värdeobjekt vi kunde identifiera i processkartläggningen. Det som främst intresserade oss var vilken information som ingick i värdeobjektet och hur dessa begrepp avgränsades och hur de relaterade till varandra. Där processmodeller beskriver flöden försöker begreppsmodeller och även informationsmodeller beskriva relativt statiska relationer mellan begrepp. Frågor vi ställde oss var -Vilka begrepp används i sammanhanget?, Hur relaterar dessa begrepp till varandra?, Är något begrepp en supertyp vars egenskaper delas av flera subtyper?, etc. I likhet med processmodellerna bör de begreppskartor som togs fram i kartläggningsfasen ses som skisser. I ännu högre grad än vad som gällde för processmodellerna så kan det initialt vara svårt att se vilka begrepp som är relevanta och önskvärda att samordna. Vissa av de begrepp som initialt flyter upp i den kartläggningen kommer inte heller att klara kraven på relevans som blir tydligare ju längre vi kommer i arbetet. Men då relevanskraven initialt är oklara är det bättre att i detta skede notera ett begrepp för mycket än ett för lite. Många av begreppsmodellerna som återfinns i kartläggningsarkivet har därför karaktären av grafiska mötesanteckningar och är inte tänkta att utgöra en del av projektets slutleverans.
2013-08-01 Sida: 9 (14) Vårt sätt att betrakta begrepp är att de i grunden är privata och att de kan beskrivas på en mängd olika sätt beroende på vilken person eller organisation som ombeds beskriva dem. Vi inbillade oss inte heller att vi skulle kunna ta fram några slutgiltiga definitioner av de begrepp som användes. Målet var istället att försöka beskriva de mest relevanta aspekterna av begreppen och deras viktigaste relationer. Dessa beskrivningar dokumenterades i form av konceptuella begreppsmodeller. Begreppsmodellerna kom därefter att ligga till grund för de samordnade informationsmodeller i vilka vi dokumenterat de beskrivningar de medverkande kommunerna kunnat enas om. Fas 2 - Samordna Redan under kartläggningsarbetet togs de första stegen till samordning. Vart efter att kartläggningsarbetet fortskred kunde vi konstatera vad som var lika och vad som skilde mellan de båda kommunerna. Den fas som vi här avser med Fas 2 Samordna inleddes dock när facilitatorn med utgångspunkt från de preliminära modellerna började ta fram en tredje uppsättning modeller. Det vill säga, började utarbeta ett förslag till samordnade process- och informationsmodeller för de båda kommunerna. 3.1.3 Samordnade processmodeller Inom verksamhetsarkitekturen brukar man skilja på nu- och börläge när man talar om processkartläggning. En gemensam referensarkitektur för flera självstyrande organisationer skiljer sig dock något från den stadsplan som de flesta verksamhetsarkitekter eftersträvar inom en enskild organisation. Dels har vi flera nulägen (i vårt fall två), samtidigt som börläget framför allt fokuserar på samordningsaspekten. Vi har därför valt att i stället för nu- och börlägen tala om preliminära och samordnade modeller. Om inte det geografiska avståndet hade varit en faktor hade vi förmodligen gjort en större del av samordningsmodelleringen gemensamt. Det arbetssätt vi nu kom att använda var att facilitatorn utarbetade ett förslag som deltagarna sedan fick möjlighet att justera i en gemensam konferens på neutral ort. I framtagandet av de gemensamma modellerna så jämförde vi de preliminära modellerna. Många likheter kunde direkt konformeras och dokumenteras i förslagen till gemensamma modeller. I de fall där det fortfarande förelåg oklarheter kontaktades de specialister som ingick i kartläggningsgrupperna och frågan utreddes efter bästa förmåga. Den grafiska notation som används i de samordnade processmodellerna är i princip identisk med den om användes i de preliminära processmodellerna.
2013-08-01 Sida: 10 (14) 3.1.4 Samordnade informationsmodeller Till skillnad från vad som vad fallet med processerna så skiljer sig den notation vi använder för de samordnade informationsobjekten något från den notation vi använt för att kartlägga begrepp. Vi har också bytt ut metabegreppen begrepp och begreppsmodell mot informationsobjekt och informationsmodell för att markera att vi med dessa termer menar olika saker. Då begrepp i grunden är privata kan vi aldrig hoppas på att vi skall lyckas samordna alla de definitioner och konotationer som förekommer hos enskilda personer och organisationer. Det vi däremot kan göra är att vi kan komma överens om hur vi beskriver valda aspekter av ett begrepp och koppla dessa beskrivningar till ett informationsobjekt. Det som skiljer informationsobjektet från begreppet är att informationsobjektet inte utger sig för att vara begreppet. Så länge vi talar om begrepp måste vi ofta konstatera att olika personer betraktar saker och ting på olika sätt. Ett informationsobjekt representerar, å andra sidan, det som vi kunnat enas om och dokumenterat, inget mer. Denna princip är inte minst viktig att känna till när informationen skall värderas i samband med integrationer och interkontextuellt informationsutbyte. Det finns också, som sagt, skillnader i notationen mellan de begreppsmodeller som togs fram i kartläggningsfasen och de informationsmodeller i vilka vi publicerar informationsobjekten. Vi har försökt att göra informationsmodellerna något mer stringenta och fokuserat på objekt som kan existera självständigt och ges unika identiteter. Vissa undantag från denna regel har dock gjorts när vi bedömt att det varit viktigt att tydliggöra en viss informationsmängd. Vi har även lagt in kardinaliteter på de relationer vi bedömt vara relevanta samt skapat några relationsobjekt för att lösa upp många till många -förhållanden (t.ex. Elev - ELEVPLACERING - Elevgrupp ). Relationsobjekten är i informationsmodellerna namngivna med VERSALER. Metodiken att ta fram informationsmodellerna var i övrigt snarlik den som användes för att samordna processmodellerna. Modellerna från Jönköping och Västerås jämfördes. Likheter kunde direkt dokumenteras i informationsmodellerna emedan oklarheter reddes ut via mail och telefon. 3.1.5 Samordningskonferens i Askersund Den 15-16 maj sammanstrålade deltagarna från de medverkande kommunerna och genomförde en tvådagars samordningskonferens i Askersund som ligger ungefär halvvägs mellan Jönköping och Västerås. Deltagarna som kunnat följa framväxten av de samordnade modellerna via webben gjorde nu tillsammans en grundlig genomgång av förslaget. Deltagarna kunde nu föra kvalificerade och detaljerade diskussioner med sina respektive kollegor från den andra kommunen. Konferensen redde ut flera missförstånd och gav upphov till flera förändringar av de föreslagna modellerna.
2013-08-01 Sida: 11 (14) När konferensen var över kunde dock alla medverkande konstatera att de modeller vi nu tagit fram gav en korrekt bild av verksamheten, så som den bedrivs i Jönköpings kommun såväl som i Västerås stad. 3.1.6 Framtida revisionsarbete Innan vi lämnar denna genomgång av samordningsfasen vill vi förtydliga att samordningsaktiviteterna kring de framtagna modellerna inte upphör när detta projekt avslutas. Vart efter vi ser behov av att komplettera de modeller vi tagit fram gemensam kommer vi att behöva diskutera och förankra sådana revideringar hos samtliga intressenter. Primärt avses med intressenter här de kommuner som medverkat till modellernas framtagande med även de kommuner som endast väljer att använda sig av modellerna kan räknas som intressenter. Redan nu ser vi behov av sådana samordningsaktiviteter under hösten 2013. Dessa kommer förmodligen att följas av fler om modellerna får genomslag bland fler kommuner. 3.2 Fas 3 - Tillgängligöra Ett av projektets mål och en av de bärande idéerna i projektet är att optimera tillgängligheten till den information vi tar fram. Tanken är i grunden altruistisk men är också ett försök att angripa ett fundamentalt problem. Om vi vill ta fram en kommungemensam referensarkitektur inser vi att detta långtgående mål inte kan nås, mer än inom avgränsade processområden, om inte fler kommuner engagerar sig i sin informationsarkitektur och delar med sig av sin dokumentation. Projektet och de deltagande kommunerna vill därför gå före med gott exempel med förhoppningen att detta på sikt kan medföra att även andra vill dela med sig av sitt processkunnande. För att sådan delad information skall bli riktigt tillgänglig, det vill säga återsökbar och semantiskt maskinprocessbar, behöver vi först publicera informationen på Internet. Vi behöver därefter indexera och katalogisera informationen på ett sådant sätt att den blir semantiskt maskinprocessbar. 3.2.1 Webbpublicering 3.2.1.1 Verktyget När arbetet inleddes stod facilitatorn mellan modelleringsverktyg. I Västerås stad hade vi under ett antal år använt ett mycket kompetent men samtidigt kostbart verktyg. Licensen på denna produkt avslutades dock av kostnadsskäl vid årsskiftet 2012-2013. Vid de inledande workshoparna användes därför väggplast och Post-It-lappar för att dokumentera modelleringen.
2013-08-01 Sida: 12 (14) Efter en del sökande kom vi dock att använda Sparx - Enterprice Architect för dokumentationen. Då den tid som stod tillbuds tillät dock ingen ordentlig marknadsscanning eller utvärdering de verktyg som finns. Det är därför mycket möjligt att det finns andra verktyg som är bättre lämpade för uppgiften. Enterprice Architect har dock flera av de förmågor vi kräver av ett verktyg. Det har en fungerande HTML-generator som genererar fungerande webbversioner av de dokumenterade modellerna. Webbversionen av modellerna har testats i MS Explorer, Google Chrome och Firefox och fungerar. Vi har dock kunnat se mindre skönhetsfel när sidorna läses med Firefox i form av synliga HTML-taggar vid radbyten i inlagd fritext. Det är också möjligt att adressera och därmed att länka till, alla enskilda objekt och modeller i den genererade webbversionen av modellerna. Något som är nödvändigt för att informationen i modellerna skall kunna göras tillgänglig som Öppen länkad data. 3.2.1.2 Domän och persistens Från det att Enterprice Architect började användas kunde vi kommunicera de framtagna modellerna via Internet. Först som bifogade filer och sedan som publicerade webbsidor på en server tillhörande Västerås stad. Idag är dock modellerna publicerade på en egen underdomän hos SKL http://samarkitektur.skl.se/ Tanken med denna domän är att den under överskådlig tid skall vara garanterat persistent. Något som är en nödvändighet om vi vill att andra skall kunna länka till de modeller som vi publicerar. En erfarenhet från projektet är att det i en kommun kan vara svårt för en enskild tjänsteman att få tillgång till en garanterat persistent URL för denna typ av publicering. Den underdomän vi nu disponerar är därför öppen att använda för alla kommuner som önskar bidra med egna modeller. För mer information om denna möjlighet kontakta, Mats Gahnström, mats.gahnstrom@vasteras.se. 3.2.1.3 Webbpublicering under arbetets gång. Så snart vi fick möjlighet att publicera modellerna på webben har vi använt denna möjlighet att kommunicera projektets löpande framsteg bland medverkande medarbetare och andra intressenter. Detta innebär att även den information som togs fram i kartläggningen, dvs. förarbetet, finns publicerad under rubriken Kartläggningsarkiv. Dessa finns med mer för att vi vill ge en så komplett bild som möjligt av det genomförda arbetet. Läsaren bör dock inte lägga allt för stor vikt vid dessa preliminära modellskisser då såväl Jönköpings kommun som Västerås stad, efter genomfört samordningsarbete, idag ställer sig bakom de samordnade modellerna som finns publicerade under rubriken Förbereda skolstart gymnasieskolan.
2013-08-01 Sida: 13 (14) 3.2.2 Utveckling av sök- och återanvändbarhet Det ligger i implicit i samverkan att det ställer krav på vår förmåga att kommunicera. Samverkan kring informationsarkitektur kräver därför, vid sidan om relevanta modeller, även att informationen struktureras på ett sådant sätt att den blir lätt att hitta och återanvända. När projektet inleddes så fanns det en förhoppning att resultatet skulle kunna tillgängliggöras via e-delegationens tjänstekatalog. Det har dock under våren stått klart att e-delegationens tjänstekatalog inte längre utvecklas och att en reviderad version inte är planerad förrän tidigast 2014. Samtidigt har vi, utifrån erfarenheterna i detta projekt, kommit att inse att vi i framtiden kommer att behöva flera olika typer av kataloger för olika ändamål. Även om den katalogfunktion vi vill etablera i projektet på olika sätt måste samordnas med E-delegationens tjänste- och objekttypskataloger så är vi också allt mer tveksamma till att det material vi nu tagit fram, verkligen skall ligga i E-delegationens tjänstekatalog. 3.2.2.1 Öppen länkad data En annan möjlighet att utveckla sök- och återanvändbarhet är att exploatera de möjligheter som möjliggörs av Öppen länkad data (ÖLD). Att publicera information som ÖLD innebär att man publicerar informationen i semantisk maskinprocessbar form. Detta innebär att informationen struktureras och beskrivs med metadata för att kunna återsökas och återanvändas av människor och maskiner på den semantiska webben. I projektet har vi kommit att etablera ett samarbete med Fredrik Paulsson, Alvera, som också leder det Vinnova-finansierade SIS-projektet Öppen länkad data i skolan. Fredrik har för projektets räkning etablerat en funktion för att beskriva informationen med metadata. Med hjälp av denna funktion kan vi göra informationen i modellerna tillgänglig på den semantiska webben. För att göra informationen tillgänglig som öppen länkad data har vi tagit hjälp av Alma Taawo. Alma, som har en bakgrund på skolverket har också hjälpt till att komplettera och kvalitetssäkra informationen. Alma har även tidigare arbetat med Fredrik Paulsson och är väl insatt i öppen länkad data. Arbetet med ÖEP befinner sig dock i skrivande stund fortfarande under utveckling. Den, som det visade sig, allt för korta tiden i projektet har inneburit att arbetet fortfarande pågår. Funktionen för att beskriva informationen med metadata är som sagt redan framtagen och de första metadatabeskrivningarna av informationen är redan inlagda. Innan denna del av projektetet kan anses som klar återstår det dock att anpassa sökfunktionen och flytta installationen från utvecklingsmiljön till samarkitektur.skl.se. Hösten 2013 räknar vi med att ha kommit så långt att vi kan presentera ett sökgränssnitt anpassat för att söka i de modeller som tas fram enligt den metodik som beskrivits i detta projekt.
2013-08-01 Sida: 14 (14) 4 Efter projektet Förutom att färdigställa de påbörjade arbetet med ÖEP så kommer de modeller som tagits fram att kräva förvaltning. Detta ansvar faller främst på modellernas intressenter. Som intressenter räknas givet vis i detta fall Jönköpings kommun och Västerås stad som tagit fram modellerna. Även de organisationer som kan komma att använda sig av modellerna kan dock komma att räknas som intressenter. Om dessa etablerar beroenden till modellerna så kan även de behöva delta i framtida revisionsdiskussioner. Det är därför viktigt att de kommuner och andra myndigheter som anser sig vara intressenter i referensarkitekturen registrerar sitt intresse så att de kan bjudas in till de samordningsaktiviteter som kommer att krävas. Intresseanmälan görs till Mats Gahnström, mats.gahnstrom@vasteras.se. Redan nu kan vi se behov av samordningsaktiviteter till följd av projektet. Som en följd av arbetet under sommaren har informationen i modellerna utökats med fler textuella beskrivningar. Dessa behöver dock förankras med de medverkande kommunerna innan vi beslutar oss för om de skall gälla. Vi tror att stora delar av förvaltningsbehovet kan lösas i öppna nätverk för intressenter. Delar av den hantering som ligger till grund för ÖLD måste dock hanteras centralt. Det gäller bland annat förvaltningen av de strukturer som ligger till grund för beskrivningarna med metadata.