Samordnad informationsarkitektur. Slutrapport

Transkript

1 Mats Gahnström Sida: 1 (8) Slutrapport

2 Mats Gahnström Sida: 2 (8) Beställare/Projektägare: Projektledare: <Nnnn Nnnn> <Nnnn Nnnn> 1 Bakgrund & Syfte Leverantörsberoendet Marknaden för kommunala stödsystem kännetecknas idag av att verksamheterna är beroende av ett litet antal leverantörer som ofta har ambitionen att tillhandahålla mer eller mindre heltäckande systemstöd för hela verksamhetsgrenar. Om en verksamhet vill implementera en systemkomponent, som utvecklats av en annan leverantör än huvudleverantören, innebär det som regel ett betydande kostnadsdriv i form av specialanpassningar och komplex förvaltning. För kommunerna är detta ett starkt incitament att anskaffa alla delfunktioner från en och samma leverantör. Detta har lett till att vi i många kommunala verksamheter kan se ett stort leverantörsberoende och en tilltagande inlåsningseffekt. En bidragande orsak till detta fenomen är att det är leverantörerna och inte kommunerna som kommit att få det semantiska initiativet på tjänstemarknaden. Det är leverantörerna som blivit dem som definierar vilka tjänster som erbjuds, hur de avgränsas och hur de hänger samman. För att ett systemstöd skall bli funktionellt måste någon samordna systemarkitekturen. Men då kommunerna inte har kunnat visa upp gemensamma tjänstebeskrivningar och arkitekturkomponenter 1, har ansvaret för arkitekturen, inklusive informationsarkitekturen, kommit att övergå till leverantörsledet. Större delen av den digitala tjänsteutvecklingen har därmed blivit beroende av ett litet antal etablerade huvudleverantörers leveransförmåga och goda vilja. För att öppna upp denna marknad måste kommunerna inte bara bli mer samspelta, de måste kliva fram i sin roll som beställare och gemensamt definiera den spelplan på vilken tjänsterna skall produceras och konsumeras. Det måste vara kommunerna som, med utgångspunkt från verksamheternas behov och omvärldens krav, talar om hur kommunal information skall hanteras, vilka typer av tjänster som måste finnas och hur interoperabiliteten mellan dessa skall säkras. Krav på öppenhet och skydd av integritet Allt större krav ställs på kommunernas informationshantering. Medborgare och företag förväntar sig en mer öppen och mer tidsenlig service. Motsvarande krav kommer även från politiskt håll, från det lokala planet ända upp på regerings och EU-nivå. Samtidigt styrs kommunerna av lagar som framför allt värnar om den personliga integriteten. Ballansgången mellan dessa lagar och kraven på öppenhet kräver en mycket hög kvalitet och precision, framför allt i hanteringen av personrelaterade uppgifter. 1 Så som process- och begreppskartor.

3 Mats Gahnström Sida: 3 (8) Behovet av gemensamma arkitekturkomponenter Idag förväntas kommunerna hitta egna lösningar på hur de skall möta dessa och andra utmaningar. Även om vi på flera håll samverkar i regioner och kommunförbund så är bilden av den kommunala informationsarkitekturen fortfarande mycket heterogen. En utveckling där ovanstående problemställningar även i framtiden uteslutande hanteras lokalt och regionalt, riskerar att ytterligare fördjupa denna brist på samordning, med en långsammare utveckling och ett betydande kostnadsdriv som trolig följd.. Utmaningarna som kommunerna nu ställs inför är bitvisvis också mycket komplexa och ställer inte minst stora krav på kommunernas förmåga att hantera sin informationsarkitektur på ett rationellt och juridiskt korrekt sätt. Denna typ av kompetens är dock mycket eftersatt i de flesta kommuner idag, vilket också är ett viktigt skäl för en bättre samordning mellan kommunerna. Gemensamma arkitekturkomponenter skulle kunna erbjuda ett viktigt stöd för de kommuner, som med knappa resurser, redan idag brottas kraven på öppenhet, integritet och tjänsteutveckling. Projektidé Det föreslagna projektet fokuserar på att hitta en repeterbar metod för kartläggning, samordning, dokumentation och publicering av gemensamma modeller och tjänsttypsbeskrivningar. Tanken är att en gemensam arbetsmetodik, genom att repeteras av flera kommuner inom olika tjänsteområden, på sikt, bit för bit, skall kunna ge kommunerna en gemensam referensarkitektur utan interna logiska konflikter. Den del av en gemensam referensarkitektur som projektet försöker initiera består framförallt av samordnade process- och begreppsmodeller som samtliga kommuner kan referera till och stödja sig på i samband med upphandling och utvecklingsarbete. Strategin för att utveckla denna metodik bygger till stor del på att kombinera beprövade metoder för kartläggning med delvis nya möjligheter för systematisk publicering. Vi kommer med andra ord att arbeta med beprövade kartläggningsmetoder och etablerade standarder för att göra informationen lätt tillgänglig, sök- och maskinläsbar. Ett centralt begrepp i den metod vi vill pröva är Tjänstetyp. Vi kommer därför att kartlägga processer och begrepp med målsättningen att identifiera och beskriva sådana tjänstetyper. En tjänstetyp är en rubrik som refererar till en beskrivning i form av beskrivande modeller och text. En tjänstetypsbeskrivning kan närmast karaktäriseras som en grundläggande kravspecifikation för ett specifikt tjänstegränssnitt. Att identifiera och beskriva kommungemensamma tjänstetyper gör det möjligt att definiera gemensamma regler och krav som skall gälla för de olika leverantörsspecifika tjänsteinstanser som utvecklas för det identifierade tjänstegränssnittet. De krav som kan komma att kopplas till Tjänstetyp kan vara semantiska, juridiska, organisatoriska eller tekniska. Den vikt vi lägger vid begreppet hänger bland annat samman med att vi planerar att tillgängligöra resultatet via E-delegationens tjänstekatalog. Tjänstetypen blir med detta upplägg den huvudsakliga ingången till de arkitekturkomponenter som produceras.

4 Mats Gahnström Sida: 4 (8) En tjänstetyp skiljer sig från en tjänst genom att den avser en hel klass av tjänster som var och en kan komma från olika leverantörer. Tjänstetyperna kommer med andra ord inte, mer än undantagsvis 2, att peka ut några leverantörsspecifika tjänster. Den kommer istället att ge grundläggande beskrivningar av vad som kännetecknar och ingår i en viss tjänstetyp, oavsett leverantör. Vi följer också utvecklingen av projektet Öppen länkad data inom skolan (ett Vinnova finansierat projekt inom SIS) och hoppas att denna teknik skall kunna användas även i projektet Samordnad informationsarkitektur och därmed ytterligare förbättra tillgängligheten till arkitekturkomponenterna. Teori och empiri Projektidén utgår ifrån antagandet att kommungemensamma samordnade arkitekturkomponenter har en avgörande betydelse om vi vill bryta leverantörsberoenden, förbättra den kommunala servicen och samtidigt göra detta på ett juridiskt korrekt och kostnadseffektivt sätt. Projektet kommer därför att försöka utforma en metod med vilken sådana arkitekturkomponenter skall kunna etableras och tillgängliggöras. Projektets empiriska del består i att och pröva en sådan metodik genom att genomföra ett praktiskt kartläggningsarbete. Kartläggningen kommer att göras med hjälp av workshops och intervjuer inom motsvarande processområden i Jönköpings kommun och Västerås stad. Vi kommer därefter att försöka samordna de modeller som tagits fram och publicera resultatet. Den metod vi eftersöker kommer med andra ord att till stora delar vara ett kondensat av de erfarenheter vi gör under projektet. Vi förväntar oss därför inte att metoden skall vara färdig efter detta projekt då det förmodligen kommer att återstå mycket som kan förbättras och fördjupas. Vår ambition är dock att metoden skall vara begriplig och överförbar på andra processområden redan i sin ursprungliga form. Det tänkta samspelet mellan teori och empiri i projektet beskrivs i nedanstående figur. Befintliga metoder Projektmål (utvecklad metod) Teori Metodförfining (metanivå) Förslag på metod för modellering, dokumentation och publicering Prövning av metodidéer Erfarenheter Exempel på modeller Praktiska behovssituationer i kommuner Arkitekturell utveckling (instansnivå) Empiri Publicerade arkitekturmodeller och tjänstetypsbeskrivningar Figur 1, Samspelet mellan teori och empiri 2 Undantag från denna regel kan t.ex. vara anvisade tjänster hos andra myndigheter.

5 Mats Gahnström Sida: 5 (8) 2 Måluppfyllelse Mål Överenskommet Avvikelse Verkligt Mål 1: Samordnade kartläggningsartefakter (process- och begreppsmodeller samt tjänstetypsbeskrivningar) som vunnit acceptans i de medverkande kommunerna Tjänstetypsbeskrivningar. Tjänstetypsbeskrivningar utgår. Ersätts med beskrivningar av värdeobjekt Resultat: Mål 2: Början på en kommungemensam process- och begreppskarta för att säkra funktionell interoperabilitet mellan processer och tjänstekomponenter. Resultat: Mål 3: Nätpublicering av dessa artefakter, systematiskt ordnade och tillgängliggjorda via E-delegationens tjänstekatalog. Resultat : Återsökbarhet genom publicering i E- delegationens tjänstekatalog. Publicering i E- delegationens tjänstekatalog ej möjlig. Återsökbarhet säkras med indexering och sökmotor i egen regi. Mål 4 : Slutrapport inkluderande projekthistorik, metodbeskrivning och resultat. Tidpunkt/Tidsplan Januari till juni 2013 Kostnad/Kalkyl 500 Kkr 500 Kkr

6 Mats Gahnström Sida: 6 (8) 3 Förändring av projekt E-delegationens tjänstekatalog och Öppen länkad data I projektplanen angavs en målsättning att göra modeller och beskrivningar tillgängliga och sökbara via E-delegationens tjänstekatalog. Det har dock under våren stått klart att e-delegationens tjänstekatalog inte längre utvecklas och att en reviderad version inte är planerad förrän tidigast Samtidigt har vi, delvis utifrån erfarenheterna i detta projekt, kommit att inse att vi i framtiden kommer att behöva flera olika typer av kataloger för olika ändamål. Även om den katalogfunktion vi vill etablera i projektet på olika sätt måste samordnas med E-delegationens tjänste- och objekttypskataloger så är vi också allt mer tveksamma till att det material vi nu tagit fram, verkligen skall ligga i E-delegationens tjänstekatalog. Ny teknik så som Öppen länkad data öppnar upp nya möjligheter. Flera, mer eller mindre specialiserade kataloger kan, med hjälp av gemensamma metataggar, referera till varandra och därmed täcka en vidare kontext än vad de kan göra var och en för sig. En katalog kan idag ofta vara en samling formatregler och överenskomna och klassificerade metataggar som tillgängliggör olika typer av information. Informationen i sig kan dock ligga distribuerad på flera olika internetdomäner och kan tillgängliggöras med hjälp av länkar och sökmotorer. Denna utveckling samt omständigheterna kring E-delegationens tjänstekatalog har inneburit att vi under projektet kommit att fokusera mer på webbpublicering och Öppen länkad data för att göra informationen tillgänglig och användbar. I den del som avsåg arbetet med Öppen länkad data har vi samarbetat med Fredrik Paulsson som är verksam vid Umeå Universitet och tillika projektledare för SIS och Vinnova-projektet Öppen länkad data i skolan. Vi har även i denna del etablerat ett samarbete med Alma Taawo, konsult och tidigare bibliotekarie på Skolverket. Utöver det att modellerna publicerats i webbformat, har vi även satt upp en sökmotor och tillika indexeringsfunktion: som även inkluderar en indexering av den kartlagda informationen. Tjänstetyp I projektunderlaget nämns tjänstetypsbeskrivningar så som ett av projektets mål. En tjänstetyp beskrivs som en rubrik som refererar till en beskrivning i form av beskrivande modeller och text. som skall kunna fungera som den huvudsakliga ingången till de arkitekturkomponenter som produceras. Vi kan i det modelleringsarbete som gjorts se början till flera sådana beskrivningar i form av identifierade processer och informationsmodeller. Dessa beskriver informationsutbytet mellan basprocesser och aktörer och påvisar därmed kärnan i flera potentiella tjänstetyper. Samtidigt har vi kommit till insikt om att begreppet Tjänstetyp endast är motiverat om beskrivningar av fler aspekter (t.ex. regler, ansvar, rättigheter och priser) kopplas till värdeobjektet. Vi har därför valt att valt att i nuläget avstå från att försöka identifiera tjänstetyper. Fokus för återsökbarheten har istället lagts på processer och de värdeobjekt som utbyts mellan processerna.

7 Mats Gahnström Sida: 7 (8) 4 Styrgrupp Styrgruppens deltagare: Ulf Palmgren, SKL, Åsa Zetterberg, SKL, Per Mosseby, SKL, Mats Gahnström, Västerås. Datum Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Rekommendationer Fortsatt och fördjupat kartläggningsarbete Med detta projekt har vi visat att det är möjligt att beskriva kommunala processer på ett sätt som gör dem generiska och överförbara mellan kommuner. Nyckeln till dessa generiska processer är en tillika generisk processdefinition. En process stäcker sig från det att beroendet av värdeobjekt och villkor börjar tillgodoses, till det att processen tillhandahållit förväntade leveranser. Den processkarta som nu tagits fram med denna processdefinition täcker dock endast en liten del av det totala kommunala process- och informationslandskapet. För att ytterligare öka värdet och användbarheten av modellerna behöver vi dels komplettera arkitekturen med andra vyer och mer information. Vi måste också utvidga kartan genom att kartlägga angränsande processer. På detta sätt kan vi bit för bit etablera en referensarkitektur som speglar processer- och informationsstrukturer i en idealtypisk svensk kommun. Vår rekommendation är därför att det kartläggningsarbete som nu inletts ges förutsättningar att fortsätta i form av ett nytt projekt. Vi har i kartläggningen av Förbereda skolstart gymnasieskolan identifierat flera närliggande processområden som är mer eller mindre angelägna att kartlägga. Det gäller bland annat Tillhandahålla läromedel och tjänster samt de processer som sorterar under ekonomi, det vill säga Fakturera annan kommun och Betala ut ersättning till mottagande skola. Det processområde vi bedömer som mest angeläget är dock planeringsprocesserna för övriga skolformer. Det vill säga motsvarande område som vi nu kartlagt för gymnasieskolan, men inom grundskolan, förskolan och särskolan. Företrädare från både Jönköpings kommun och Västerås stad har uttryckt intresse för att medverka i en sådan kartläggning. En sådan skulle bland annat utgöra en värdefull komplettering till det underlag som detta projekt bidrar med i det angränsande projektet Öppen elevdata.

8 Mats Gahnström Sida: 8 (8) Vidareutveckla arbetet med tillgänglighet och öppen länkad data Ett av de viktigare målen i projektet har varit att optimera tillgängligheten till de modeller som tagits fram. Vi har därför i projektet även etablerat en funktion för indexering och återsökbarhet. Denna funktionalitet möjliggör dock mycket mer än att bara göra modellerna återsökbara. Genom att indexera kvalitetsäkrade källor till den information som olika processer behöver, kan en referensarkitektur fungera som en vägvisare till offentlig information. En sådan skulle kunna ge ett avgörande bidrag till utvecklingen av betydligt säkrare och mer rationella informationsflöden i svenska kommuner. Vår rekommendation är därför att arbetet med att utveckla sök- och återanvändbarheten av den framtagna informationen ges möjlighet att fortsätta och vidareutvecklas i ett nytt projekt. Utarbeta förslag på förvaltningsorganisation På sikt måste såväl modeller som sökmotor och indexeringsfunktion komma under en formaliserad förvaltning. Delar av förvaltningen kan förmodligen delegeras till de kommuner som bidrar med modeller i arkitekturen. Arbetet med att indexera och klassificera materialet kan dock komma att kräva en central insats av en nationell huvudman. Oavsett hur omfattande förvaltningsorganisationen behöver vara så är det ändå viktigt att frågan genomlyses och att ett förslag på en förvaltningsorganisation utarbetas så att frågan kan komma närmare en lösning. Förslag till åtgärder Verka för att det arbete som inletts i projektet kan vidareutvecklas genom ett nytt projekt. Målen för ett sådant projekt bör vara att 1. Vidareutveckla, komplettera och fördjupa informationen i de befintliga modellerna 2. Kartlägga planeringsprocesserna i övriga skolformer. 3. Vidareutveckla arbetet med öppen länkad data. 4. Utarbeta förslag på förvaltningsorganisation. 6 Referenser/Bilagor Ref. Dokumentnamn, beteckning och namn Utgåva, datum 1 Version