1(3) DNR: SLU ua 2014.1.1.1-3240 Exp. den: 2014-08-26/IA 1(3) DNR: SLU ua 2014.1.1.1-3240 Exp. den: 2014-08-26/IA Universitetsdirektören BESLUT Enligt sändlista Projekt för översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen Beslut Universitetsdirektören beslutar att starta ett projekt för utveckling av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen, att inriktningen på projektet ska vara att harmonisera och samordna det administrativa stödet runt utbildningsnämnd, programnämnder och programstudierektorer, att inom ramen för projektet undersöka möjligheter till rationaliseringar av det administrativa stödet, att fastställa projektorganisation, övergripande uppdrag och tidsramar enligt bilaga till detta beslut, att underlag för projektgruppens förslag ska vara bilagan till universitetsdirektörens beslut om administrativt stöd den 24 januari 2014, de arbetsdokument med förslag på prioriterade åtgärder som beredningsgruppen har tagit fram under våren 2014, förslaget rörande administrativt stöd till programstudierektorer från den 7 mars 2014, samt kompletterande dokumentation rörande detta, att förslaget ska redovisas till universitetsdirektören senast den 1 december 2014. Redogörelse för ärendet Universitetsdirektören fattade den 24 januari 2014 beslut om administrativt stöd till den nya utbildningsorganisationen. Beslutet innebar bland annat att planeringsavdelningen och fakultetskanslierna anmodades att förse utbildningsnämnden respektive programnämnderna med sekreterarstöd. Beslutet innebar vidare att en beredningsgrupp bestående av berörda chefer inrättades för att följa utvecklingen av den nya administrativa stödorganisationen och flödet av ärenden till och från utbildningsnämnden. Beredningsgruppen skulle inledningsvis verka fram till den 1 juli 2014. Universitetsdirektören beslutade samtidigt att P.O Box 7070 SE-750 07 Uppsala, Sweden. tel: +46 (0)18-67 10 00 Besök/visits: Adressgatan 123. mob: +46 (0)703-21 21 95 www.slu.se/xxx namn.efternamn@slu.se
Projekt för översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen tillsätta en utredningsgrupp med uppgift att utreda det administrativa stödet till programstudierektorerna. Motiv till beslutet Beredningsgruppen har under våren 2014 följt etableringen av den nya nämndorganisationen och det administrativa stödet till densamma. Beredningsgruppen har konstaterat att ett fungerande stöd har etablerats, till stor del inom ramen för den tidigare existerande administrativa organisationen. Det är emellertid angeläget att skapa ett mer harmoniserat och enhetligt administrativt stöd där berörda avdelningar och kanslier samverkar i ärendeberedning, löpande administrativa rutiner och implementeringen av de beslut som fattas av de olika nämnderna. Beredningsgruppen har, med utgångspunkt i universitetsdirektörens ursprungliga beslut från den 24 januari 2014, identifierat och nedtecknat ett antal möjliga åtgärder som bör eller kan vidtas för att uppnå en harmoniserad administrativ organisation och arbetsprocess runt utbildningsnämnd, programnämnder och programstudierektorer. Till detta kommer att gruppen för administrativt stöd till programstudierektorer den 7 mars 2014 lämnade ett förslag till åtgärder för att samordna stödet till programstudierektorerna. Det finns alltså ett antal förslag till utveckling av den administrativa organisationen runt nämnderna. Universitetsdirektören konstarerar dock att beredningsgruppen, som huvudsakligen har haft en styrgruppsfunktion, inte är ett lämpligt organ för att genomdriva förändringar i det administrativa stödet. Istället bör en särskild projektgrupp inrättas med tjänstemän från berörda avdelningar. Den bör ges i uppdrag att konkretisera och konsekvensbedöma förslag till utveckling av det administrativa stödet. Beslutets innebörd och bedömda konsekvenser Projektets arbete ska leda till att det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen utvecklas på ett harmoniserat sätt. Målet med harmoniseringen är att uppnå ett enhetligt arbetssätt mellan fakulteterna. Det innebär även möjligheter till rationalisering genom att det administrativa stödet organiseras på ett effektivt sätt. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Martin Melkersson efter föredragning av utredare Ingeborg Amnéus. 2(3)
Projekt för översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen Sändlista Chefen för avdelningen för student- och utbildningsservice Chefen för planeringsavdelningen Fakultetsdirektörerna Kopia för kännedom Chefen för kommunikationsavdelningen Vicerektor för utbildning Sluss Martin Melkersson Ingeborg Amnéus Bilaga: Projektplan Översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen. 3(3)
Planeringsavdelningen Projektplan: Översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen Projektledare: Johan Torén Uppdragsgivare: Universitetsdirektören Datum: 2014-08-26 1. Bakgrund och motiv Universitetsdirektören fattade den 24 januari 2014 beslut om administrativt stöd till den nya utbildningsorganisationen. Beslutet innebar bland annat att en beredningsgrupp bestående av berörda chefer inrättades för att följa utvecklingen av den nya administrativa stödorganisationen och flödet av ärenden till och från utbildningsnämnden. Universitetsdirektören beslutade samtidigt att tillsätta en utredningsgrupp med uppgift att utreda det administrativa stödet till programstudierektorerna. Beredningsgruppen har under våren 2014 följt etableringen av den nya nämndorganisationen och det administrativa stödet till densamma. Ett fungerande stöd har etablerats, till stor del inom ramen för den tidigare existerande administrativa organisationen. Det är emellertid angeläget att skapa ett mer harmoniserat och enhetligt administrativt stöd där berörda avdelningar och kanslier samverkar i ärendeberedning, löpande administrativa rutiner och implementeringen av de beslut som fattas av de olika nämnderna. 2. Syfte nytta med projektet Projektet syftar till att harmonisera och samordna det administrativa stödet runt utbildningsnämnd, programnämnder och programstudierektorer. Målsättningen är att kostnaderna för det administrativa stödet ska minska. 3. Mål resultat av projektet Projektet ska lämna förslag till utveckling av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen. Arbetet ska ske med utgångspunkt i de underlag som tagits fram inom administrationen under våren 2014. Ett första förslag till utveckling/optimering av det administrativa stödet lämnas till universitetsdirektören den1 december 2014. Implementering av förändringarna planeras att genomföras huvudsakligen under 2015. SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se
Projektplan: Översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen 4. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Projektgruppens arbete är avgränsat till utbildningsadministration runt utbildningsnämnd, programnämnder och programstudierektorer. 5. Kritiska faktorer Tidsaspekt: Att hinna genomföra förändringar i takt med att de efterfrågas för att hanteras i årscykeln. Revideringar av redan gjorda förändringar: Vissa administrativa förändringar kan redan ha genomförts, på olika sätt, då behov har uppkommit. För att få ett enhetligt arbetssätt kan det då krävas att vissa nyligen genomförda förändringar måste revideras, vilket kan vara svårt att förankra hos berörda. 6. Genomförande Beredningsgruppen har identifierat och nedtecknat ett antal möjliga åtgärder som bör eller kan vidtas för att uppnå en harmoniserad administrativ organisation och arbetsprocess runt utbildningsnämnd, programnämnder och programstudierektorer. Till detta kommer att gruppen för administrativt stöd till programstudierektorer har lämnat ett förslag till åtgärder för att samordna stödet till programstudierektorerna. Det finns alltså ett antal förslag till utveckling av den administrativa organisationen som projektgruppen bör ha som sin utgångspunkt. Uppdraget omfattar att konkretisera dessa förslag och den tänkta implementeringen samt att bedöma konsekvenser avseende bemanning, kostnader och kvalitet på service om förslagen genomförs. I ett första läge bör projektgruppen identifiera hur gruppens arbete ska organiseras, t.ex. om projektet ska delas upp i mindre delprojekt, samt utarbeta förslag till detaljerad projektplan. 7. Tidsplan Augusti 2014: Projektorganisation fastställs. September 2014: Projektgruppen utarbetar en detaljerad projektplan med utgångspunkt från de dokument och underlag som tagits fram (se punkt 3). Eventuellt delas arbetet upp i delprojekt. Styrgruppen fastställer projektplanen. Projektgruppens utredande arbete påbörjas. December 2014: Slutförslag till utveckling/optimering av det administrativa stödet lämnas till universitetsdirektören den 1 december 2014. Förankring av föreslagna förändringar med berörda parter. Implementering av förändringarna sker efter universitetsdirektörens beslut. 2(4)
Projektplan: Översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen 8. Projektorganisation Styrgrupp: Martin Melkersson, universitetsdirektör, ordförande Boa Drammeh, fakultetsdirektör S-kansliet Anders Eriksson, fakultetsdirektör NJ-kansliet, Margit Nothnagl, fakultetsdirektör LTV-kansliet Peter Thorén, fakultetsdirektör VH-kansliet Daniel Gillberg, planeringschef Roger Pettersson, chef SUS Styrgruppen svarar för styrning av projektet, fastställer projektplan samt beslutar om ramar och ev. ändringar av projektets inriktning och genomförande. Projektledare: Projektgrupp: Johan Torén, planeringsavdelningen Projektledaren är operativt ansvarig för genomförandet och för dialog med inblandade i projektet, ev. konsulter samt referensgrupper. Projektledaren redovisar projektets status till styrgruppen och är föredragande vid styrgruppens möten. Johan Torén, planeringsavdelningen, sammankallande Anna Rudebeck, NJ-kansliet Kristine Kilså, LTV-kansliet, Christina Hägnebo, VH-kansliet, Representant från S-kansliet utses av Boa Drammeh Charlotte Hising, SUS Projektgruppen svarar för expertis inom sina respektive områden och arbetar med genomförande av projektets olika delar. 9. Resurser och budget Kostnader för projektet förväntas rymmas inom ordinarie budget. 10. Kommunikation/ förankring under och efter projektet Flera referensgrupper är aktuella i detta projekt både vad avser förankring av planerade förändringar och vad avser kompetens inom olika områden, t.ex. vicedekaner med ansvar för grundutbildning, programstudierektorer och administratörer. Kommunikation och förankring ska ske med studentorganisationer under arbetets gång. Utbildningsnämnd och programnämnder informeras. 3(4)
Projektplan: Översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen 11. Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Martin Melkersson Uppdragsgivare Johan Torén Projektledare Ort och datum Ort och datum 4(4)