ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 1(7) ASF AKTIV SYSTEMFÖRVALTNING ANALYS SYSTEMFÖRVALTNINGSMODELLER
ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 2(7) Namn (person/organisation/grupp) Styrgrupp Refererade dokument Distributionslista Kommentar Beslut Dokumentnamn Dokumentnummer Projektspecifikation Utvärdering av Affärsmässig förvaltningsstyrning Förvaltning ur ett helhetsperspektiv 002 Revisionshistorik Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar 001 2006-11-07 Joakim Johansson Utkast Upprättat 002 2006-12-12 Joakim Johansson Revision 1 Rev inför leveantörsutvärdering på begäran av styrgrp.
ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 3(7) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 DOKUMENTETS SYFTE...4 2 BAKGRUND...4 3 FÖRSLAG TILL BESLUT...4 4 URVALSKRITERIER...5 4.1 LTUS BEHOVSBILD... 5 4.1.1 Tillgänglighet...5 4.1.2 Processorientering och verksamhetsstyrning...5 4.1.3 Samverkan med övriga IT-styrningsprojekt...6 4.2 OMVÄRLDSBEVAKNING... 6 4.2.1 Närliggande kompetens - geografisk...6
ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 4(7) 1 Dokumentets syfte Beskriva analys för val av Affärsmässig förvaltningsstyrning till införande av systemförvaltningsmodell på Luleå tekniska universitet. Se punkt 1 kapitel 2. 2 Bakgrund Projektet har i enlighet med Systemförvaltningshandboken (ISBN 91-972281-5-X) utrett vilken metodik LTU:s framtida modell för systemförvaltnings skall baseras på. Utredningen ligger till grund för utvärderingskriterier till efterföljande upphandling av produkt och tjänster för införande av systemförvaltning. 1.Val av metodik 2. Upphandling av prod & tjänst 3. Införande obj 1 & 2 4.Projektavslut överl i förv Arbetsgång vid införande av ny modell för systemförvaltning på LTU. 1. Val av metodik/synsätt på vilket den modell som skall införas ska baseras på 2. Upphandling/inköp av produktifierad tillämpning och tjänster för införande av systemförvaltningsmodell baserad på beslutad metodik 3. Med leverantörsstöd införande av 2 prioriterade förvaltningsobjekt 4. Överlämnande av modell i förvaltning samt avslut av projektet ASF. 5. Med på LTU utbildad personal genomföra fortsatta införanden. 3 Förslag till beslut Projektet förordar val av en modell baserad på synsättet Affärsmässig förvaltningsstyrning. Marknaden erbjuder ett antal modeller baserade på synsättet varav projektet betraktat tagit den av tre stycken. Valet av metodik motiveras med följande: 1. Affärsmässig förvaltningsstyrning är en svensk modell med utgångsläge från ett processynsätt och arbetssätt som matchar LTUs verksamhet vilket kommer att vara en viktig parameter i förankring och införande. Modellen tar avstamp i verksamheten och ser verksamhetsnytta som den högst värderade styrande parametern. Affärsmässig förvaltningsstyrning bedöms tack vare dess enkelhet att vara ett kostnaseffektivt val av modell eftersom detta utgör en garant för kommunikation och förståelse inom organisationen. Affärsmässig förvaltningsstyrning fungerar väl tillsammans med ITIL vilket kommer att vara en nyckelfaktor för samverkan med projekt för en förbättrad IT-styrning. 2. Omvärldsanalysen baseras på marknadens utbud och dess följsamhet med LTUs verksamhet, dvs den akademiska världens komplexitet. Affärsmässig förvaltningsstyrning har en akademisk bakgrund, används av bl.a. KTH och skaparen har doktorerat i området systemförvaltning. 3. Referensobjekt och samverkan med andra användare av modellen är bedöms som framgångsfaktorer för en lyckad implementation och fortsatt förvaltning av modellen. I LTUs omedelbara närhet finns NLL som erfaren användare och Tullen som står i startgroparna för ett införande.
ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 5(7) 4 Urvalskriterier 4.1 LTUs behovsbild I den nulägeskartläggning som 2003-2004 genomfördes inom NITS-projektet i samband med arbetet att ta fram en IT-strategi påvisades behov att förbättra systemförvaltningsabetet på LTU. Denna bild har verifierats och förstärkts i den kartläggning/mätning av IT-verksamheten som genomförts under vår/höst 2006. Där identifierades att nuvarande systemförvaltningsarbete lider av: Ostrukturerat arbetssätt Stuprörsorientering Fastställd och kommunicerad förvaltningsmodell saknas Roller och ansvar är otydliga/personberoende resultat Vissa system saknar systemägare Vissa system saknar aktiv förvaltning Tar vid först efter införandefasen, ställer inga krav på tidigare faser Svår att anpassa till verksamhetsövergripande system Detta leder till att förvaltningen av universitetets system inte är kostnadseffektiv och att nya och befintliga system inte ger de nyttoeffekter som avsetts vid införskaffande. 4.1.1 Tillgänglighet Införande av en systemförvaltningsmodell för en organisation som LTU innebär till stor del att förankra och utbilda i de metoder som systemförvaltningsmodellen är uppbyggd av. Konceptet som Affärsmässig förvaltningsstyrning är uppbyggt av bedöms lätt att kommunicera och budskapet att det är verksamheten som ska styra förvaltningsarbetet genomsyrar hela upplägget. 4.1.2 Processorientering och verksamhetsstyrning Det finns en ambition att flytta ut styrningen av IT till verksamhetsprocesserna dvs. i absolut närhet till den plats i organisationen där behoven uppkommer. Processynen har börjat få förankring även utanför IT-funktionerna på universitetet där processkartläggningar sker samt är planerade på flera håll. Detta ställer nya krav på sytemförvaltningsarbetet. Projektet ser nedanstående behov kopplat till processorientering och verksamhetsstyrning: En processorienterad modell som tar ansvar för verksamhetsnytta En modell som fångar upp behov i verksamhetsprocesser och låter dessa styra förvaltningsinsatserna En modell där varje system ingår som en delmängd i en definierad verksamhetsprocess En modell som inte är beroende av att förvaltningsobjektet är ett IT-system En modell där förvaltningsbehov, förvaltningsinsats och prislapp går hand i hand
ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 6(7) 4.1.3 Samverkan med övriga IT-styrningsprojekt Strategisk nivå Ledning & Styrning A S F Anskaffning och Införande Processinförande IT L I S Operativ nivå Projektet ASF (Aktiv SystemFörvaltning) är ett av projekten som ingår i paraplyprojektet NITS (Ny IT Strategisk plan), ASF har nära samverkan med de övriga NITS-projekten Ledning och styrning, Anskaffning och införande, Processinförande IT (ITIL på ITS) samt LIS (Ledningssystem för InformationsSäkerhet). Bilden ovan illustrerar i grova drag över vilka områden som de olika projekten spänner. ASF-projektet har synnerligen många beröringspunkter med projektet Processinförande IT där en anpassning av leverantörsfunktionen av LTU s IT sker enligt ramverket ITIL. Affärsmässig förvaltningsstyrning är införd på ett flertal ställen där ITIL nyttjas, dessutom är dess lämplighet utredd av Teliasonera i rapporten Affärmässig Förvaltningsstyrning och ITIL (ITSM). 4.2 Omvärldsbevakning Frågan om systemförvaltningsmodell har varit återkommande allt sedan nulägesanalysen i arbetet med framtagande av IT-strategin 2003. Efterforskningar har genomförts via Internet, erfarenheter har inhämtats från kollegor, seminarie angående Chalmers systemförvaltning samt en kurs genom Dataföreningen kompetens har genomförts. 4.2.1 Närliggande kompetens - geografisk Geografiskt I LTU s direkta närhet, och kontaktnät, håller landstinget (NLL) på att införa modellen. Dessutom har Tullen (Tulldata) långtgående planer på att nyttja Affärsmässig förvaltningsstyrning.
ASF Aktiv Systemförvaltning 002 Beslut 7(7) Inom offentlig sektor och den akademiska världen Inom offentlig sektor finns flera stora aktörer som valt Affärsmässig förvalningsstyrning ex. Arbetsmarknadsverket, Lantmäteriet, Sjöfartsverket, Banverket etc. Inom LTU s egen sektor finns följande referenser, Verket för högskoleservice (VHS),Ladok (Umdac) samt KTH. Affärsmässig förvaltningsstyrning har även akademisk legitimitet eftersom doktorsavhandlingen Systemförvaltning - att organisera systemförvaltningsverksamhet med hjälp av effektiva förvaltningsobjekt (ISBN/ISSN - 9185297607) av Malin Nordström bygger på modellen.