Tjänsteskrivelse 2014-03-24 Handläggare: Madelene Hedström Kultur- och föreningsnämnden Riktlinje för dagskassor med kontanthantering Sammanfattning En kommunövergripande riktlinje för Dagskassor med kontanthantering fastställdes av Kommunstyrelsens ledningskontor den 12 februari 2014 (bilaga 1). Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar dagskassor. Om kassahanteringen ska ske på annat sätt än som anges i styrdokumentet så ska respektive nämnd ta beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art eller omsättningens storlek (bilaga 2). Kultur- och föreningsnämnden beslutade om en rutin för kontanthantering i nämndens verksamheter den 20 februari 2013, det vill säga innan den kommunövergripande riktlinjen fastställdes. Kultur- och föreningsnämndens rutin för kontanthantering föreslås upphävas och ersättas med det kommunövergripande styrdokumentet tillsammans med de nämndspecifika tilläggen (bilaga 2). Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 24 mars 2014 Bilaga 1 - Riktlinje dagskassor med kontanthantering Bilaga 2 - Kultur- och föreningsnämndens bilaga till riktlinje för dagskassor med kontanthantering Bakgrund Kontanthantering förekommer inom Kultur- och föreningsnämndens verksamheter och detta innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering och det är därför extra viktigt med noggrant utformade rutiner. Kultur- och föreningsnämnden antog en rutin den 20 februari 2013 (KFN 9) som gäller nämndens samtliga verksamheter med kontanthantering. Den riktlinje som Kommunstyrelsens ledningskontor fastställde den 12 februari 2014 (KS 2013.0409) gäller kommunens samtliga verksamheter där kontanthantering förekommer och respektive nämnd ansvarar för dokumentets efterlevnad. Om en nämnd finner att en eller flera dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om c:\temp\mhem9hhkxc.doc
2014-03-24 2 (3) avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och omsättningens storlek. Det har i samband med översynen av Kultur- och föreningsnämndens rutin för kontanthantering gått ut frågeställningar till samtliga chefer i förvaltningen för att se hur den kommunövergripande riktlinjen kan följas inom Kultur- och föreningsförvaltningen. Kassaansvarig I riktlinjen anges att det ska finnas en kassaansvarig i verksamheten, det vill säga den person som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och som redovisar och hanterar kontanterna. Den kassaansvariga ska utses av verksamheterna. Kassansvariga finns i dagsläget inte utsedda av verksamheten, men det är fullt möjligt att genomföra på Biblioteket och Kulturskolan. På Strandbadet kan inte enskilda personer utses som kassaansvariga, då kassan vid dagens slut räknas av den personal som stänger receptionen. Det kan vara både den ordinarie personalen eller vikarier som utför detta arbetsmoment. Vem som har haft ansvar för att räkna samman dagskassan framgår dock av arbetsschemat för dagen. Hantering av dagskassor I riktlinjen anges att den verksamhet som hanterar dagskassor alltid ska lämna kvitto till kunden. Detta är möjligt på samtliga enheter förutom Kulturskolan där försäljningen sker i en varuautomat. Vid dagens slut ska den kassaansvarige räkna samman kassan och kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (se bilaga 1). Den dagliga kassaavstämningen ska bifogas den kassarapport som skickas till Ekonomiavdelningen. På Strandbadet och Biblioteket finns kassaapparater och en kvittoavstämning av kassan görs dagligen som sedan redovisas för en bestämd period. På Kulturskolan finns ingen utställd handkassa (växelkassa) och samtliga intäkter ska redovisas på kassarapporten. Utifrån detta är det möjligt att använda blanketten kassaavstämning vid eventuella avvikelser i dagskasserapporteringen. Enligt riktlinjen ska verksamheten regelbundet, minst två gånger per månad, lämna pengarna i värdeskåpet. I den rutin som är upprättad för Kultur- och föreningsförvaltningen verksamheter finns tätare tidsangivelser för så kallad bankning av kontanter. Enligt riktlinjen ska kassaregister/kassaapparat användas på samtliga enheter där kontanthantering förekommer. Inom Kultur- och föreningsförvaltningens verksamheter har samtliga enheter kassaapparat utom för Kulturskolans varuautomat där ett kassaregister ska upprättas.
2014-03-24 3 (3) Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kultur- och föreningsnämndens rutin för kontanthantering från den 20 februari 2013 (KFN 9) upphävs. 2. Kultur- och föreningsnämnden antar den kommunövergripande riktlinjen för dagskassor med kontanthantering med de nämndspecifika tilläggen i bilaga 2, Kultur- och föreningsnämndens bilaga till riktlinje för dagskassor med kontanthantering. Madelene Hedström Ekonom Expedieras till Förvaltningschef Verksamhetschefer Kontaktekonom
Riktlinje Dagskassor med kontanthantering Fastställd av: KSL 2013-11-29 Revideras senast: 2014-12-31
Innehåll Riktlinje - Dagskassor... 3 Omfattning... 3 Angränsande styrdokument... 3 Syfte... 3 Ansvar för efterlevnad... 3 Allmänt om dagskassor... 3 Begreppsförklaring... 3 Hantering av dagskassor... 4 Bilaga 1... 5 Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision 2020. Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang eller annat. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Diarienummer: KS 2013.0409 Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen
Riktlinje - Dagskassor Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga. Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld Vårt arbetssätt präglas av enkelhet Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn Ur Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun Omfattning Riktlinjen omfattar kommunens hantering av dagskassor. Angränsande styrdokument Kommunens attestreglemente. Syfte En god intern kontroll för att minimera risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Ansvar för efterlevnad Respektive nämnd ansvarar för dokumentets efterlevnad. Allmänt om dagskassor Kontanthantering är alltid förknippat med risker. En god intern kontroll är därför viktig för att minimera risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Inom kommunen finns i dagsläget cirka 80 dagskassor som skiljer sig åt avseende omfattning och inriktning. Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar dagskassor. Om en nämnd finner att en eller flera dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och omsättningens storlek. Vid ekonomiavdelningen finns en samlad förteckning över vilka verksamheter som har dagskassor för mynt och/eller sedlar. Kassaansvarig ska höra av sig till ekonomiavdelningen om någon förändring sker. När en ny person utses till kassaansvarig ska denne ta kontakt med redovisningschefen för genomgång av detta styrdokument samt om verksamheten har beslutat om något som frångår styrdokumentet. Begreppsförklaring Beslutsattestant och attestansvar Beslutsattestant och attestansvar regleras i kommunens attestreglemente. Attestreglementet omfattar kontroll av kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Beslutsattestant är den kontrollansvarige som utför attest. Attestantens uppgift är att tillämpa attestreglementet och fastställda anvisningar samt när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef, förvaltningsledning eller till ekonomichef. Syftet med beslutsattesten är att säkerställa korrekt beslut, redovisning och att sakgranskning är utförd. Bankning Begreppet bankning används när pengar läggs in i värdeskåpet som finns hos kommunstyrelsens ledningskontor, Katrinedalsgatan 2-4. 3 (5)
Dagskassa Med dagskassa avses redovisning av belopp som kommunen får vid försäljning av varor och tjänster. Det kan till exempel handla om servering, kioskförsäljning eller försäljning av materiel vid kommunens anläggningar. Intern kontroll Enligt attestreglementet ansvarar kommunens nämnder för den interna kontrollen och har därmed att se till att attestreglementet följs. Kassaansvarig Kassaansvarig är den person som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och som redovisar och hanterar pengarna. Kassaansvarig utses av verksamheterna. Kassaansvarig och beslutsattestant ska vara olika personer. Hantering av dagskassor Den verksamhet som hanterar dagskassor ska alltid lämna kvitton till sina kunder. Vid dagens slut ska kassaansvarig räkna samman kassan och kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (bilaga 1). Eventuella brister ska noteras i blanketten samt skrivas under av kassaansvarig och attestberättigad. Blanketten skickas med kassarapporten till ekonomiavdelningen. Tiden innan pengarna lämnas i värdeskåpet ska kassaansvarig se till att de förvaras inlåsta på ett säkert sätt. Om fler personer förutom kassaansvarig kan komma åt pengarna ska verksamheten anteckna vilka personer det rör sig om. Verksamheten ska regelbundet, minst två gånger per månad, lämna pengarna i värdeskåpet. Kassaansvarig, eller annan person som verksamheten bestämt, ansvarar även för att pengarna transporteras till värdeskåpet. Verksamheten ansvarar för att transporten sker på ett säkert sätt för de inblandade. Värdeskåpet töms varje dag av ett värdetransportföretag. Företaget redovisar sedan beloppet till ekonomiavdelningen. Kassaansvarig ansvarar för att sedeloch myntpåsar för bankningen finns. Kassaansvarig beställer nya påsar hos värdetransportsföretaget. I samband med bankningen ska en kassarapport skickas till ekonomiavdelningen. Samma dag som bankning sker ska kassarapporten faxas (faxnummer 61395) till ekonomiavdelningen eller skickas via mail till kassa.redovisning@karlskoga.se. Originalet ska, tillsammans med eventuella kvitton, kassaavstämning, slagremsor eller kassautslag samt underlag från kortbetalning, skickas till 3.KS Ekonomiavdelning. Kassarapporten ska attesteras av attestberättigad för verksamheten. För att säkerställa en god intern kontroll får inte attestanten vara samma person som är kassaansvarig. Brister ska utredas av verksamheten, eventuellt tillsammans med säkerhetssamordnare och personalavdelning. Verksamheten får tillsammans med säkerhetssamordnaren besluta om en eventuell brottsanmälan ska göras. För att säkerställa en god intern kontroll ska kassaregister/kassaapparat användas för alla dagskassor. 4 (5)
Bilaga 1 KASSAAVSTÄMNING Dagens datum Växelkassa vid dagens början Kassaavstämning vid dagens slut (+) Kontanter i kassan (+) Ev. kvitto från kortförsäljning (-) Växelkassa vid dagens början (=) Dagens försäljning Jämför med försäljning enligt kassaregister/kassaapparat Eventuell differens mellan försäljning och kassaregister Växelkassa till nästa dag Förklaring till eventuell differens: Underskrift kassaansvarig Namnförtydligande Underskrift beslutsattestant Namnförtydligande Skicka in kassaavstämning tillsammans med kassarapporten till 3.KS Ekonomiavdelningen 5 (5)
Tjänsteskrivelse 2014-03-31 KFN 2014.0062 Handläggare: Madelene Hedström Kultur- och föreningsnämnden Kultur- och föreningsnämndens bilaga till riktlinje för dagskassor med kontanthantering Detta dokument är en bilaga till den kommunövergripande riktlinjen för dagskassor med kontanthantering (KS 2013.0409) som gäller för Kulturoch föreningsnämndens verksamheter där kontanthantering förekommer. - Strandbadets samtlig personal som tjänstgör i receptionen (vikarier inkluderat) är kassaansvariga. - Kvitto lämnas ej i samband med köp från Kulturskolans varuautomat. - Blanketten kassaavstämning används enbart om en differens uppstår i samband med att den dagliga kassan räknas. Blanketten kassaavstämning bifogas då enligt anvisningarna i riktlinjen. - Insättningar från Kultur- och föreningsnämndens verksamheter ska ske minst en gång/vecka, förutom Strandbadet som ska göra minst två insättningar/vecka. Madelene Hedström Ekonom c:\temp\mhem9hqcg5.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kfn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan 7 202 71 MALMÖ 0586-527 96 www.karlskoga.se 212000-1991