Uppdaterad: 2014-03-18 Avgifter Exempelförening 1 1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Lathundar Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/ Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. 2 2
Avgifter Läs om vår exempelförening BK Challange. De ger dig en inblick i hur det är tänkt att ni ska bygga upp er avgiftshantering. Detta exempel beskriver det flöde som behövs genomföras om din förening har valt att manuellt hantera sina avgifter. Väljer din förening att hantera avgifterna genom varukorg eller med hjälp av SpeedLedger så förkortas stegen ytterligare. Då sker även avprickningen automatiskt. Exempel Vår exempelförening BK Challange-Boxning har två avgifter i sin förening. En medlemsavgift på 1000 kr samt en träningsavgift på 500 kr. Alla medlemmar ska betala medlemsavgiften men alla med rollen ständig medlem ska betala 100 kr mindre än alla andra och är man kopplad till en skapa familjegrupp betalar man en total familjeavgift på 1500 kr. Är du junior under 18 år betalar du endast 700 kr för medlemsavgiften och 250 kr för träningsavgiften. De lägger upp sin avgiftshantering så här: Först ser de till att alla familjer är samlade i familjegrupper som skapats under fliken Grupper och Skapa Familj. De namnger varje grupp efter familjens efternamn samt namnet på familjeadministratören för att särskilja familjer med samma efternamn. De har själva skapat rollen Ständig medlem under fliken Roller och tilldelat den till de personer som berörs. Sedan skapar de en grupp för alla som ska ha Träningsavgiften. Detta gör att de kan tillsätta denna avgift på alla som ingår i den gruppen. Automatisk tillsättning. Därefter går de in i avgiftshanteringen under fliken Avgifter. Det är Huvudadministratören i föreningen som har den uppgiften just här hos dem. Hon klickar på Skapa. Hon börjar med att skriva in Medlemsavgift vid Namn. De skriver inte in någon specifikation här eftersom detta görs i ett senare skede. Rätt Fel 3 3
De har inte tid att manuellt gå in och tillsätta avgifter på varje enskild person och de vill utnyttja fördelen med att systemet själv känner av vilken rabatt som ska ges till vilken medlem, därför väljer de Medlemsurval: Alla medlemmar. Grundavgiften för alla som inte har en rabatterad avgift är 1000 kr, detta skrivs in under Grundavgift. Däremot har de kommit överens om i föreningen att de vill lägga lite extra tid på att manuellt klicka i vem som har betalat avgiften. Detta för att de inte har så många medlemmar och de vill inte knyta sig till bankavgiften som uppkommer vid betalning via varukorg. De väljer under Hantering av betalningar: Manuell hantering. Manuell hantering av avgifterna kan passa för en förening med få medlemmar. Men vill ni lägga så lite tid som möjligt på ert administrativa arbete och slippa handpåläggning rekommenderar vi er att se över betalning via varukorgen eller SpeedLedger. Där sker hanteringen till största del automatiskt! Innan hon sparar den skapade avgiften så lägger hon in rabatter. Först var det ju rollrabatten på Ständig medlem. Hon klickar på Roll. Väljer Ständig medlem i rullistan och fyller i 100 kr i fältet för rabatt. Avgift med rabatt är nu 900 kr för dem med rollen ständig medlem. Sen klickar hon på Ålder. Alla juniorer ska endast betala 750 kr för medlemskapet vilket gör att hon skriver in Junior under beskrivning och väljer Ålder 0-17 i rullistan för ålder och lägger in 250 kr som rabatt vilket ger en summa på 750 kr att betala. 4 4
Nu växlar hon till Familj och det är ju bestämt att det ska vara ett totalpris för alla familjemedlemmar. Detta pris är 1500 kr. SPARA AVGIFT. Systemet känner själv av hur mycket varje medlem ska betala i medlemsavgift. Faller man in under flera rabattkategorier så väljer systemet den avgift som är mest fördelaktig för medlemmen. Familjerabatt slår högre än någon annan rabatt. Nu skapar hon Träningsavgiften och lägger där in åldersrabatten Junior under 18 år. Medlemsurval blir här Medlemmar i grupp/lag eftersom de valt att gruppera och lägga in alla som ska träna i den skapade gruppen som heter Träningsavgift. Hon väljer gruppen med samma namn samt skriver in grundavgiften på 500 kr. Hantering av betalningar blir även här manuell hantering. Hon skrollar ner till Rabatter och klickar på Ålder. Fyller i Junior samt intervallen upp till 17 år. Lägger in 250 kr i Rabatt och ser då att Avgift med rabatt för alla upp till 17 år som finns med i gruppen Träningsavgift får betala 250 kr. SPARA AVGIFT. 5 5
BK Challenges huvudadministratör är färdig med föreningens skapande av avgifter och för att dubbelkolla att allt är som hon vill klickar hon på Avgifter till vänster och ser då de avgifter med rabatter som hon skapat. Hon vill även ta en titt och se att alla medlemmar har fått de avgifter tillsatt som planerat. Hon klickar på Tillsätt och får då upp alla medlemmar med de tillsatta avgifterna samt ser att de som ska ha rabatter har fått dessa. 6 6
För att skicka ut avgifterna så att varje medlem eller familj får notis om detta och att Bk Challenge kan invänta betalningen så behöver huvudadministratören nu skicka ut dessa avgifter. Hon klickar på BETALSTATUS. Nytt betalutskick. Utskick av avgifterna måste göras manuellt även om ni valt att tillsätta avgifterna automatiskt. Hon vill skicka ut båda avgifterna samtidigt till alla medlemmar i föreningen. Därför skriver hon in Alla i Mottagarfältet samt väljer Medlemsavgift samt Träningsavgift i Avgifter fältet. Hon skriver in Förfallodatum samt Benämning. 7 7
När hon klickar på Nästa så ser hon i en vy alla medlemmar i hela föreningen som fått dessa avgifter skickade till betalning. Det går att ta bort någon avgift om hon skulle vilja det. Eftersom BK Challenge valt att manuellt hantera sina inkommande betalningar så kan de här välja att skicka ett e-postmeddelande till alla medlemmar. Där skriver hon in föreningens bankgiro samt en hälsning så att medlemmen vet vad som gäller. Skicka. Hon kan nu invänta att betalningen ska komma in till föreningens bankgiro. När första betalningen har inkommit går hon återigen in i avgiftshanteringen för att markera detta. Hon klickar på Betalstatus. Även om de inte har så många medlemmar så vill hon snabbt och enkelt söka upp personen som har betalat. Hon ställer in Utskickad under Status och skriver in personens namn under Mottagare. Klickar på Enter. Hon får då upp medlemmen med detta namn och kan markera de avgifter som han nu betalt som just betalda. 8 8