Sid 1 FÖRENINGSSTÄMMA ÅR 2016 Föreningens medlemmar kallas till ordinarie föreningsstämma lördagen den 26 mars 2016, kl.11.00. Stämman hålls i möteslokalen bredvid polisstationen i Manilva. Reservdag, om stämman inte blir beslutsför, är den 26 mars 2016 kl.12.00, samma lokal. Huvudspråk vid mötet är svenska, men översättning sker löpande till engelska. Medlem som är förhindrad att delta kan använda bifogat fullmaktsformulär (bilaga 1). Kallelsen till föreningsstämman skickas ut till samtliga medlemmar samt kommer att anslås på föreningens anslagstavla. Varje fastighet i Monte Viñas som fullgjort sina betalningsskyldigheter gentemot föreningen äger en rösträtt på stämman. För att representera en fastighet skall du antingen vara registrerad ägare till fastigheten alternativt inlämna en fullmakt från den registrerade ägaren. Observera att om du använder autogiro så måste du ha pengar på kontot den dagen som medlemsavgiften skall dras. Föreningen får varje år onödiga kostnader för de konton där pengar saknas. För att stämman skall bli beslutsför måste minst 50% av de röstberättigade medlemmarna vara närvarande, personligen eller genom ombud. Det är därför viktigt att lämna fullmakt, till någon du har förtroende för, om du inte själv kan närvara. Ett fullmaktsformulär finns bifogat kallelsen.
Sid 2 FÖREDRAGNINGSLISTA Kapitel 1. Stämmans öppnande samt val av ordförande för stämman. Kapitel 2. Fastställande av dagordning. Kapitel 3. Val av sekreterare och två justeringsmän som tillika är rösträknare. Kapitel 4. Upprop och fastställande av röstlängd. Medlem som vid stämmans öppnande häftar skuld till föreningen har inte rösträtt. Kapitel 5. Stämmans stadgeenliga utlysande. Kapitel 6. Fråga om stämman är beslutsför. Kapitel 7. Verksamhetsberättelse. Kapitel 8. Revisorernas berättelse. Kapitel 9. Fastställande av resultat- och balansräkning. Kapitel 10. Motioner från medlemmar samt yttranden. Kapitel 11. Ansvarsfrihet för styrelsen. Kapitel 12. Styrelsens förslag till verksamhetsplan för år 2016 Kapitel 13. Styrelsens förslag till budget samt medlemsavgift för år 2016. Kapitel 14. Styrelsens förslag till målsättning för den långsiktiga verksamheten. Kapitel 15. Förslag och meddelanden från styrelsen Kapitel 16. Val av ledamöter och suppleanter till styrelsen, revisor och revisorssuppleant samt ledamöter till valberedningen. Kapitel 17. Medlemmar med skuld till föreningen (ej rösträtt). Kapitel 18. Övriga frågor - bl.a. prisutdelning till vinnaren i Monte Viñas golf masters. Kapitel 19. Tid och plats för nästa ordinarie föreningsstämma. Kapitel 20. Stämmans avslutande. Bilaga nr 1: fullmaktsformulär
Sid 3 Kapitel 7 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015-01-01----12-31 LEDNING och ADMINISTRATION Styrelsen och övriga funktionärer har varit följande: Ordförande Sekreterare Kassör Vice ordf. Ledamot Per-Johan Diedrichs Elisabeth Wahlström Marica Brandin Rob Potter Claes Rosvall Suppleant Elisabeth Vehmanen " Stig Berglind " Jan Müller " Lennart Josefsson " Larsjöran Rosén Revisor Bo Tjernberg " Leif Näs Revisorssuppleant Lars Fridérus " Gerhard Hornich Valberedning Per-Johan Diedrichs " Jan Berset " Roger Larsson Föreningens administratör är Victor Lõpez. Han biträder styrelsen i dess arbete och är arbetsledare för föreningens vaktmästare/trädgårdsmästare samt tillfälligt anställd personal. Han har även ansvaret för att engagerade entreprenörer genomför sina uppdrag. Agustin Ferrer Garcia är anställd som föreningens vaktmästare/trädgårdsmästare med ansvar för skötsel av föreningens gemensamma anläggningar som grönområden, planteringar, poolanläggning etc. Han har en egen arbetsbeskrivning.
Sid 4 7.1 VERKSAMHET Styrelsen har haft 4 protokollförda sammanträden under verksamhetsåret 2015. Styrelsemedlemmarna har under sin närvaro i Monte Viñas tillsammans med administratören medverkat i veckovisa arbetssammanträden, s.k. casitamöten. Agustin har deltagit i flertalet möten och vissa entreprenörer har temporärt inbjudits att medverka, särskilt när offerter diskuterats. Ägarbyten av 7 st fastigheter har anmälts till styrelsen under året. Hus nr 29,49, 52, 53, 73, 88 och 90. Under året har styrelsen i enlighet med gällande planer genomfört ett antal olika projekt. Några redovisas nedan: - Avloppsläcka vid hus 85 och 86 är provisoriskt lagad och en inspektionsdörr är installerad. Läckan kommer att åtgärdas permanent vid lämpligt tillfälle - Nya grindar vid områdets entréer är installerade och justerade - Styrelsen arbetar aktivt med att försöka lösa problemen med de husägare som har skulder till föreningen. - Poolpumpen har bytts ut - Utöver ovannämnda verksamheter har ett flertal åtgärder i form av underhållsreparationer, underhåll av gräsmattor och buskar/träd m.m. gjorts 7.2 EKONOMI Årets resultat visar ett överskott på 28 348. Årsavgiften för år 2015 har varit 1200. KAPITEL 8. REVISIONSBERÄTTELSE Utdelas separat
Sid 5 KAPITEL 9. Comunidad Monte Vinas Resultaträkning 2015-12-31 (belopp i Euro) 2015-01-01 Budget Budget 2014-01-01 2015-12-31 2015 2014 2014-12-31 Föreningens intäkter Medlemsavgifter 117.600 117.600 117.600 117.600 Räntor bank 13 7 Räntor medlemmar 20.480 19.099 Summa intäkter 138.093 117.600 117.600 136.706 Föreningens kostnader Administration*) 9.134 9.000 9.000 8.921 Styrelsen 1.300 1.500 1.800 1.432 Underhåll 7.248 7.000 5.500 5.071 Underhåll poolen 5.810 6.000 5.500 5.734 Vatten o avlopp 20.373 25.500 23.000 25.579 Electricitet 7.911 8.000 7.000 7.776 Trädgårdssopor 1.188 1.200 1.200 1.072 Personalkostnader 30.602 30.000 32.100 28.554 Sociala avgifter 17.662 17.500 15.900 17.154 Försäkringskostnader 2.635 2.500 2.400 2.504 Fastighetsskatt 965 1.000 900 952 Räntor o kostnader bank 305 500 500 529 Oförutsedda utgifter**) 972 2.000 2.000 975 Totala löpande kostnader 106.105 111.700 106.800 106.253 Investeringar***) 3.640 3.900 0 2.800 Reserv för obetalda avgifter 2.000 10.800 Totala kostnader 109.745 117.600 117.600 109.053 Resultat 28.348 0 0 27.653 *)Arvode Victor och arvode för skattedeklarationer 8.719, kontorskostnader 415 **)Diverse kostnader, varav lokal för GM 100, internet 191, nota simple 3, skyltar om att stänga grindarna 44, julklapp till Agustin 295 (2014+2015), städning av parkeringen 339 ***)Nya grindarna till ingångarna samt förbättring staket o grindar
Sid 6 Comunidad Monte Vinas Balansräkning 2015-12-31 (in Euro) 2015-12-31 2014-12-31 Tillgångar Omsättningstillgångar Unicaja cta crrte 30.728 18.945 Unicaja cta No 2 28.696 23.187 Unicaja cargos 111 0 Banco Atlántico 174 174 Kassa 99 616 Kassa Victor 31 192 Summa bankmedel 59.839 43.113 Kortfristiga fordringar Förfallna medlemsavgifter Not 1 47.981 49.447 Förfallna räntor Not 1 66.125 54.118 Euro-avrundning 1 1 Väntande betalning 486 Summa kortfristiga fordringar 114.593 103.566 Fastigheter Fastigheten tomt 101 Not 2 7.710 7.710 Fastigheten tomt 102 Not 2 8.959 8.959 Summa fastigheter 16.669 16.669 Summa tillgångar 191.101 163.348 Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Innehållen skatt o sociala avgifter 19 19 Upplupna kostnader Not 3 18 18 Inbetalningar fr post boxar 1.320 1.320 Förskottsbetalda medlemsavgifter 6.211 6.806 Summa skulder 7.568 8.163 Eget kapital Balanserat resultat 108.114 80.461 Årets resultat 28.348 27.653 Reservfond 42.071 42.071 Reservfond 2012 enligt Spansk lag 5.000 5.000 Totala skulder och eget kapital 191.101 163.348 Föreningen har ett eget kapital på 183.533. Av detta kapital är endast 59.839 likvida medel. Resten består av fordringar på medlemmar om 114.592 och tomterna 101-102 med 16.669 samt euroavrundning 1. Not 1:Casa 5; 285, Casa 12; 138, Casa 15; 12.737, Casa 25; 675, Casa 31; 8.262, Casa 38; 406, Casa 44; 13.387, Casa 48: 5.318, Casa 56; 1.425, Casa 60; 23.927, Casa 61; 42.178, Casa 72; 2859, Casa 94: 2.268, Casa 95; 241 Not 2: Fastigheterna är upptagen till samma belopp som föreningen betalat för dem Not 3: Trädgårdssopor
Sid 7 KAPITEL 10 Motioner Inga motioner har inkommit till styrelsen. KAPITEL 12 FÖRSLAG till VERKSAMHETSPLAN år 2016 Styrelsen vill utveckla och förvalta Monte Vinas så att området håller en god standard och att alla skall trivas samt att relationerna till våra spanska grannar är goda. För år 2016 föreslår styrelsen följande: - Styrelsen fortsätter arbeta för att lösa problemen med de fastighetsägare som häftar i skuld till föreningen. - Styrelsen arbetar för att få fram en bra och långsiktig lösning av områdets skötsel när Agustin går i pension. - Underhåll av planteringar och gräsmattor samt målning av kantstenar, och murar ses över i syfte att höja kvaliteten. - Vakt- och trädgårdsmästarens Agustins arbete är föremål för löpande översyn. - Regelbundna möten med Manilva kommun. GM föreslås besluta: Att uppdra till styrelsen att genomföra ovannämnda verksamhetsplan Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar med motparter som Manilva kommun, olika telefonoperatörer m.fl. Att uppdra till styrelsen att föra förhandlingar och komma fram till avbetalningslösningar med de husägare som häftar i skuld till föreningen.
Sid 8 KAPITEL 13 FÖRSLAG TILL BUDGET 2016 Comunidad Monte Vinas Budget Resultat Budget 2016 2015 2015 Föreningens intäkter Medlemsavgifter 117.600 117.600 117.600 Räntor bank 13 Räntor medlemmar 20.480 Summa intäkter 117.600 138.093 117.600 Föreningens kostnader Administration 9.000 9.134 9.000 Styrelsen 1.300 1.300 1.500 Underhåll 7.000 7.248 7.000 Underhåll poolen 6.000 5.810 6.000 Vatten o avlopp 23.000 20.373 25.500 Electricitet 8.000 7.911 8.000 Trädgårdssopor 1.200 1.188 1.200 Personalkostnader 29.500 30.602 30.000 Sociala avgifter 17.400 17.662 17.500 Försäkringskostnader 2.700 2.635 2.500 Fastighetsskatt 1.000 965 1. 000 Räntor o kostnader bank 500 305 500 Oförutsedda utgifter 1.000 972 2. 000 Totala löpande kostnader 107.600 106.105 111.700 Investeringar 4.000 3.640 3.900 Reserv för obetalda avgifter 6.000 2.000 Totala kostnader 117.600 109.745 117.600 Resultat 0 28.348 0 Kostnader som bokförs i ovanstående budget visar ett nollresultat. I verkligheten vet vi att medlemmarna ligger efter med sina årsavgifter. Styrelsen har därför i budgeten avsatt en reserv för obetalda medlemsavgifter om 6.000 Euro. När föreningen väl fått in dessa avgifter kommer medlen att användas för områdets skötsel och underhåll. Fortsätter den låga betalningsmoralen betyder det att vi måste höja vår avgift för att ha disponibla medel till absolut nödvändiga drifts- och underhållskostnader. Styrelsen föreslår GM besluta: Att godkänna den föreslagna budgeten samt Att fastställa medlemsavgiften till 1 200 /år.
Sid 9 KAPITEL 14 FÖRSLAG till MÅLSÄTTNING för den LÅNGSIKTIGA VERKSAMHETEN Föreningen ska genom styrelsen utveckla och underhålla urbanisationen väl samt tillvarata medlemmarnas önskemål och intressen. Styrelsen ska i sina beslut se till hela urbanisationens bästa. Detta är övergripande mål som alltid är styrelsens utgångspunkt Föreningen har vidare som mål att medlemmarna ska kunna känna sig: - stolta över att hela Monte Viñas är välskött och vackert - nöjda med den tekniska och administrativa skötseln - ha rimliga driftkostnader - säkra och trygga med avseende på geologiska förutsättningar (rasrisker) - väl bemötta av valda funktionärer och anställda - väl informerade - omgiven av hänsynsfulla och hjälpsamma grannar - insatta i den spanska kulturen och samhällsutvecklingen Styrelsen ska: - vidta åtgärder som fordras för att ovanstående mål ska kunna uppfyllas - fortsätta att utveckla informationen till medlemmarna - höja nivån på underhållet av de gemensamma anläggningarna - kontinuerligt överse organisation och administration - stödja kommittéarbete, sponsring och frivilliga medlemsinsatser - knyta kontakter med Manilva kommun Styrelsen föreslår GM besluta: Att föreningsstämman uppdrar till styrelsen att verka i ovanstående anda och inriktning. KAPITEL 15 FÖRSLAG och meddelanden från STYRELSEN
KAPITEL 16 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Sid 10 Kassör: Omval av Marica Brandin 2 år Ledamot: Omval av Elisabeth Wahlström 2 år Ledamot: Omval av Claes Rosvall 2 år Suppleant: Omval av Lennart Josefsson 2 år Suppleant: Omval av Elisabeth Vehmanen 2 år Suppleant: Nyval av Leif Näs 2 år Suppleant: Fyllnadsval av Helen Johansson 1 år Revisor: Nyval av Jan Lundgren 2 år Rev.suppl: Omval av Lars Fridérus 2 år Kvarstår till GM 2017 Ordförande: Per-Johan Diedrichs Ledamot: Rob Potter Suppleant: Stig Berglind Revisor: Rev.suppl: Bo Tjernberg Gerhard Hornich Kapitel 17 MEDLEMMAR MED SKULD TILL FÖRENINGEN Nedanstående medlemmar häftade i skuld till föreningen vid utgången av år 2015: Casa 5; 285, Casa 12; 138, Casa 15; 12.737, Casa 25; 675, Casa 31; 8.262, Casa 38; 406, Casa 44; 13.387, Casa 48: 5.318, Casa 56; 1.425, Casa 60; 23.927, Casa 61; 42.178, Casa 72; 2859, Casa 94: 2.268, Casa 95; 241 För att föreningen på ett juridiskt korrekt sätt skall kunna driva in fordringar från medlemmar behöver föreningsstämman bekräfta de utestående fordringarna samt ge styrelsen mandat att vidta nödvändiga åtgärder för att driva in dem. Ovanstående belopp kommer att uppdateras med räntor och eventuellt övriga kostnader beroende på vid vilken tidpunkt skulderna betalas. Styrelsen föreslår GM besluta: Att bekräfta utestående fordringar avseende gäldenär och belopp Enligt stadgarna skall uraktlåtenhet att betala inom föreskriven tid medföra skyldighet att erlägga 25% årlig ränta på utestående belopp. Styrelsen kan vidtaga domstolsförfarande med ansvarsyrkande mot den betalningsskyldige. KAPITEL 18 ÖVRIGA FRÅGOR
Bilaga 1 Fullmaktsformulär (En person äger rätt att genom fullmakt företräda högst tre medlemmar) Undertecknad ägare till hus nr..uppdrar härmed åt eller till den han/hon utser att representera mig på Comunidad de Propietarios de Pueblo Andaluz Monte Viñas föreningsstämma 2016. Datum Underskrift