Tjänsteskrivelse 1(1) 2016-10-06 Dnr: TN 2016/289 Tekniska nämnden Intern kontroll av arbetsmiljöplaner Förslag till beslut Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden godkänner redovisning av intern kontroll och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning För år 2016 har tekniska nämnden beslutat att avdelningarna för gata/park/avfall, VA och fastighet ska utföra intern kontroll inom arbetet med arbetsmiljöplaner för bygg- och anläggningsarbeten i enlighet med arbetsmiljölagen och AFS 1999:3. När det gäller fastighetsavdelningen har deras verksamhet övertagits av KKB (KKL) och då övergår även ansvaret för att upprätta arbetsmiljöplaner för den verksamheten, vilket innebär att det inte kommer att redovisas här. För att utföra kontrollen har avdelningarna anlitat en extern konsult som intervjuat avdelningschefer och driftledare, gått igenom upprättade arbetsmiljöplaner samt utfört kontroller på ett par pågående arbeten. Resultatet av granskningen samt förslag till förbättringar framgår av bilagorna. Respektive avdelning kommer med stöd av granskningen att ta fram förbättringsåtgärder för sitt arbete med arbetsmiljöplaner. Beslutsunderlag Intern kontroll VA arbetsmiljörevision 2016 Intern kontroll arbetsmiljörevision GPA 2016 Miljö & Teknik _ Göran Sandberg, samhällsbyggnadschef _ Mikael Anderson, gatuchef _ Tom Nielsen, VA-chef Beslutet ska skickas till För kännedom kommunstyrelsen Tekniska nämnden AnnaKarin Johansson AnnaKarin.Johansson@kavlinge.se Kävlinge kommun Kullagatan 2, 244 80 Kävlinge 046-73 90 00 kommunen@kavlinge.se www.kavlinge.se
ARBETSMILJÖREVISION KÄVLINGE KOMMUN Förenkling av innehållet i de övergripande reglerna för miljö-och teknik och ytterligare anpassning/förenkling till respektive verksamhetsområde är pågående. Vidareutveckling av det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentation. Många av de rutiner man använder sig av för hantering av visa typer av arbete och risker behöver skrivas ner. Detta är påbörjat. Rutin för kontroll av entreprenörer behöver upprättas. Olycks- och tillbudsrapportering finns och är kommunicerad till personalen, denna behöver dock skrivas ner. Delegering för BAS P/U finns till driftledare från avdelningschef. BAS P i projekten är oftast driftledare (om inte projektet är en totalentreprenad som upphandlats i sin helhet) och BAS U är i de flesta projekt entreprenören. Detta avtalas skriftligt (i RAMavtal eller separat ansvarsöverlåtelse). Delegeringar till tex driftledare är numer tydliga och konkreta. APT:er hålls 6ggr/ år. Samtlig personal på VA-avdelningen har 1:a hjälpenutbildning (D-HLR) och brandutbildning. Policy s finns att tillgå från kommunen gällande ex arbetsmiljö och hur man arbetar med SAM. VA AVLOPPSRENINGSVERKET Kävlinge kommun VA, Anders Olsson, Linda Balogh Rutin för bygg- och anläggningsarbete: Avloppsreningsverket genomför ett fåtal bygg-och anläggningsprojekt per år, och då oftast någon form av renovering eller ombyggnad av befintlig anläggning. I förekommande fall upprättar Bas P en arbetsmiljöplan (AMP) för projektet, innehållande projektspecifik information, riskinventering och de övergripande regler som gäller för arbete på kommunens VA-avdelning. Denna bifogas övrig information vid genomgång med entreprenören. Hantering av kommunens pumpstationer: Upprättande av regler för arbete i respektive pumpstation som anslås på dörren tillsammans med tydlig information om risker och nödvändig skyddsutrustning samt kontaktuppgifter till ansvariga och journummer är pågående. Skyddsronder på reningsverkets område genomförs ca 4 gånger om året och gås igenom på arbetsplatsträffar. Detta är en ökning med 2 skyddsronder per år jämfört med tidigare. Reningsverket har delats upp i två fysiska områden och ansvarig person har utsetts vilket förbättrar kontrollen och förenklar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. 2016-10-02 HW
Förslag till förbättringar/ vidare arbete: Säkerställ kontroll av BAS-utbildning hos entreprenör genom att begära utbildningsintyg. Rutin för hantering av bygg-och anläggningsprojekt behöver finnas nedskriven. Skriftlig uppgiftsfördelning till tex jourpersonal, områdesansvariga etc. Inventering av risker i verksamheten behöver göras och rutin för hantering av dessa dokumenteras (SAM). Görs bäst gemensamt med personal vid APT. VA LEDNINGSNÄT Kävlinge kommun VA, Jörgen Olsson Rutin för bygg-och anläggningsarbeten: De flesta av de jobb som utförs på kommunens rör- och ledningsnät kan definieras som bygg-och anläggningsarbeten. För att säkerställa att arbetsmiljöplan, AMP, upprättas och övriga krav möts för alla jobb där så krävs, har man valt att ha en och samma rutin för samtliga jobb. Denna rutin innebär att AMP innehållande projektspecifik information och riskinventering upprättas av BAS P och lämnas tillsammans med övrig dokumentation så som TA-planer och avstängningsplaner till entreprenören för varje jobb. Då man i de flesta fall använder samma entreprenörer har man haft gemensam genomgång av regler som lämnats ut skriftligt och som förvaras i fordonen (el liknande) på plats. Reglerna gäller övergripande för arbete på VA-avdelningen i kommunen. Dessa regler mailas ut på nytt med jämna mellanrum eller vid uppdateringar/förändringar. Används annan entreprenör bifogas reglerna övrig dokumentation. Riskbedömningar görs gemensamt inför varje jobb. Skyddsronder gås av entreprenör var 14:e dag vid större/ längre projekt. Rutin vid jourarbete: Jourpärm med information och kontaktuppgifter finns på platskontoret. Vid utryckningar/ jobb som kan innebära risk kontaktas reningsverkets jourhavande personal som är i tjänst samtidigt. När så är möjligt planeras jobben till följande dag och ordinarie arbetstid. Förslag på förbättringar: Ett antal slumpvisa skyddsronder per år av BAS P/U i mindre projekt/ kortare jobb (ex för att kontrollera kemikalier, maskiner, körtillstånd och utbildning mm hos entreprenörer). Driftledare har delegering från avdelningschef, dock skulle viss skriftlig uppgiftsfördelning, till tex jourpersonal, kunna vara användbart. Rutin för introduktion av nyanställda behövs (har inte varit aktuellt men det finns planer på att upprätta rutin för detta inför nästa nyanställning). 2016-10-02 HW
ARBETSMILJÖREVISION KÄVLINGE KOMMUN GATA PARK AVFALL Kävlinge kommun GPA, Mikael Andersson, Tomas Landén, Mikael Johansson, Camilla Persson, Anette Bengtsson Förenkling av innehållet i de övergripande reglerna för miljö-och teknik och ytterligare anpassning/förenkling till respektive verksamhetsområde är initierat. Vidareutveckling av det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentation. o Årsplan upprättas för viktiga punkter (SAM) o Inventering/skyddsrond av verksamheten med olika fokusområden o Skyddsrond egna lokaler 2 ggr/år o Innehåll i introduktion av nyanställda/inhyrd eller tillfällig personal (inkl praktikanter) och sommarjobbare. o Olycks- och tillbudsrapportering finns men rutin behöver skrivas ner. Rapportering av tillbud behöver förbättras/ökas -plan för hur detta kan göras behövs. o Rutin för hot- och våld behövs. Ta hjälp av kommunens HR-avdelning för policy mm innan anpassning och implementering sker i egen verksamhet. o Många av de rutiner man använder sig av för hantering av visa typer av arbete och risker behöver skrivas ner. Policys finns att tillgå från kommunen gällande ex arbetsmiljö och hur man arbetar med SAM. Dessa implementeras i verksamheten. Arbetsplatsträffar hålls regelbundet med samtliga personal, arbetsmiljö är en stående punkt på dagordningen. Rutin för kontroll av entreprenörer behöver upprättas. Förslag är att hålla kvalitetsmöten ca 4 ggr/år tillsammans med entreprenörer där arbetsmiljöplaner, riskbedömningar ingår som en kontrollpunkt. Delegeringar behöver ses över/ upprättas. Uppgiftsfördelning till utförande personal på Avfall? 2016-10-04 HW
GATA PARK Rutin för bygg- och anläggningsarbete: En övergång till ren beställarorganisation för Gata/Park är pågående. Detta innebär att ansvarsöverlåtelse för BAS P och BAS U kommer att göras till entreprenörer i framtida avtal (i RAM- avtal eller separat ansvarsöverlåtelse). Kommunen upprättar rutin för kontroll av entreprenörer för att säkerställa att man uppfyller sitt ansvar som byggherre/beställare (se även kvalitetsmöten i text ovan). Kravspec att använda vid upphandling av entreprenörer behöver sammanställas. Exempelvis bör kommunen i förfrågningsunderlaget begära namngiven kontaktperson/er för BAS P/U inklusive dennes/ dessas utbildningsbevis. Förslag till förbättringar/ vidare arbete: Säkerställ kontroll av BAS-utbildning hos entreprenör genom att begära utbildningsintyg. Rutin för hantering av bygg-och anläggningsprojekt behöver finnas nedskriven. Ett antal slumpvisa kontroller/skyddsronder per år i mindre projekt/ kortare jobb (ex för att kontrollera kemikalier, maskiner, körtillstånd och utbildning mm hos entreprenörer). AVFALL Körtillstånd finns från ansvarig till förare av truckar och maskiner. Ansvar för fordon är fördelat på personalen men behöver formaliseras och innehåll/uppgifter förtydligas skriftligt. Besiktningar av fordon i maskinpark sker regelbundet. Större skyddsronder gås årligen för alla aktuella områden, föreslaget att Förslag på förbättringar: Regler för verksamheten behöver samlas ihop och skrivas ner. Årlig inventering o Riskbedömningar renhållning, avfall o Fastigheter (inklusive privata fastigheter) Inventering av risker i verksamheten behöver göras och rutin för hantering av dessa dokumenteras (SAM). Görs bäst gemensamt med personal vid APT. 2016-10-04 HW