Slutrapport till RSL projekt Cosmic ledtidsmätning - arbetsnamn canceröversikt Sammanfattning Projektet fick till uppgift att med stöd av befintliga IT-stöd ta fram en regiongemensam mall i syfte att kunna redovisa ledtider utifrån Socialstyrelsens fem fasta värden/mätpunkter 1. Värden/mätpunkter som förväntades ge svar på frågan om regionens sjukvårdsaktörer lyckas uppfylla patientlöfte 1 eller ej Alla cancerpatienter i regionen ska få behandling inom fyra veckor. Resultatet visar att det är möjligt att inom regionen ta fram två jämförbara, likvärdiga rapporter på landstingsnivå. kan inte medverka p.g.a. annat sätt att hantera funktionaliteten vårdåtagande i Cosmic. Av de fem föreslagna mätpunkterna visar resultatet att tre av dem kan fångas via nuvarande registreringar och rutiner. Två av mätpunkterna kräver dock en ny typ av dokumentationshantering varpå viss utbildning måste ges till alla inblandande aktörer inom respektive cancerprocess. Förslag att utbildningen genomföras synkroniserat med utbildning av parallellprojektet Min cancervårdplan. Med hänsyn till utbildningsinsatsen och införande av nya registreringsrutiner föreslår projektgruppen ett pilotinförande inom bröstcancerprocessen under hösten 2013. Jönköpings- och läns landsting utför piloten samt tar fram en första testrapport i december 2013. Efter redovisad rapport kan RSL ge förslag på fortsatt urval av nästa cancerprocess. Det eftersträvade målet att redan under 2013 mäta ledtiderna för samtliga cancerprocesser i den sydöstra sjukvårdsregionen är i dagsläget inte genomförbart. Projektgruppen föreslår att dessa justeringar blir en del i arbetet med att kravställa, implementera och utbilda för införande av version Cosmic R8, vars tidplan redan är angiven och känd för verksamheterna i regionen. Bakgrund Grupp Gruppen har bestått av följande gruppmedlemmar. Leni Lagerqvist, projektledare Anita Bergsell EvaLi Lindström Christina Eklöv Marie Lagerfelt Anette Notklev Helene Eriksson Britt Karlsson Johan Assarsson Jönköping Jönköping 1 Socialstyrelsens Expertgrupp. Projekt Mätning av väntetider i cancervården definitioner och rapporteringssystem, bild mätpunkter 2012, bilaga 1 SLUTRAPPORT Cosmic, ledtidsmätning, canceröversikt_ 2013. Projektledare Leni Lagerqvist 2013-09-09 (1)
Gruppen har tillsammans bidragit med olika kompetens vilket resulterat i att alla landstings förutsättningar och begränsningar till att genomföra uppdraget har belysts noggrant. Gruppen har inte haft någon direkt patientmedverkan, men då flera gruppmedlemmar själva varit patienter eller anhöriga till en cancerpatient har gruppen ständigt tänkt och påmint varandra om att denna ledtidsmätning ska prövas ur ett patientperspektiv. Dokumentation Mötesanteckningar finns från alla möten samt att två delrapporter lämnats till RSL. Genomförande Gruppen har under projekttiden genomfört 10 videomöten och ett fysiskt heldagsmöte i Linköping. Representationen från de tre landstingen har varit god samt att man till viss del bemannat eller tagit stöd av andra specifikt sakkunniga resurspersoner, som exempel respektive landstings termer- och begreppsansvariga. Projekttiden inleddes med att skapa samsyn och förståelse för att sedan övergå till praktiska tester och slutligen ta fram ge förslag på åtgärder. För att minimera parallellarbete med projektet Min cancervårdplan har gruppen haft som rutin att stämma av deras resultat. Gruppen har dessutom haft en extern dialog med Socialstyrelsen och deras modell på mätpunkter 2. Uppdrag, syfte och mål Gruppen fick i uppdrag att inom ramen för projekttiden 2013-03-26 2013-09-01 ta fram en mall/modell/rapport som kan visualisera ett antal definierade händelser i patientens vårdprocess, så att ledtider kan mätas på ett kvalitativt och jämförbart sätt. Mallen förväntades skapa en struktur för dokumentation och på så sätt göra det enkelt att mäta om behandling av cancerpatienter startar inom fyra veckor. De sökord/mätvärden som Socialstyrelsens expertgrupp föreslår gavs som förutsättning att använda i mallen samt att man för samtliga sökord/mätvärden skulle använda fälttypen datum. Målen var att o samtliga landsting ska ha infört mall för canceröversikt med gemensam funktionalitet och användning. o samtliga landsting kan använda ett antal gemensamma sökord/mätvärden i mallen. o sökorden/mätvärdena har införs på ett för varje landsting optimalt sätt. o en TEST-rapport för presentation av ledtider är framtagen. o redovisa slutrapport till RSL september 2013 2 Socialstyrelsens Expertgrupp Termer och Begrepp bild mätpunkter 2012, bilaga 1 SLUTRAPPORT Cosmic, ledtidsmätning, canceröversikt_ 2013. Projektledare Leni Lagerqvist 2013-09-09 (2)
Resultat Ingången i arbetet var att de tre landstingens nuvarande onkologiska översikter skulle ligga till grund för en ny gemensam översikt, som fick arbetsnamnet canceröversikt. Gruppen identifierade att de nuvarande översikterna inte var likvärdiga och att de inte följde någon cancerprocess utan enbart var kopplade till att en onkologisk behandling påbörjats dvs. vägen från misstanke till påbörjad behandling kunde inte fångas på detta sätt. Nuvarande översikter har i vissa landsting en begränsad åtkomst dvs. p.g.a. av klinikbegränsad behörighet kan inte alla inblandade vårdaktörer i processen ta del av innehållet. Projektets möjligheter och begränsningar utifrån vårdgivarens perspektiv har varit en naturlig och återkommande del i analysarbetet. En av gruppen identifierad utmaning är att nå alla berörda medarbetare och få dem att ändra arbetssätt vid dokumentationstillfället. Landstingens gemensamma erfarenheter framhåller att utdatarapporterna endast kan ge korrekta ledstidsmått när all felaktig och/eller bristfällig dokumentation eliminerats. Framgångsfaktorerna är att närmsta ledande funktion skapar tid för vårdaktörernas utbildning och stödjer dem i att korrekt dokumentation är ett krav för att få korrekt återkoppling på det arbete som faktiskt utförs. Landstingens vårdaktörer har för närvarande utbildningsinsatser kring Cosmic och andra registreringssystem. Med anledning av detta såg gruppen ett stort värde i att detta projekts resultat om möjligt skulle fånga de fem mätpunkterna från datumfält som redan fångas vid våra nuvarande registreringar och dokumentationsinsatser. För att nå resultat har gruppen arbetat med landstingens IT-stöd för patientadministration och journaldokumentation Cosmic för att fånga datumfält via exempelvis bokningsunderlag, besöksregistrering och vårdåtagande. Ett av de gemensamma utgångslägena var att alla tre landsting fångar mätpunkter för att till Socialstyrelsen kunna redovisa väntetider i vården. Sättet dessa rent tekniskt fångas visade sig inte vara identiska. Gruppen har arbetat praktiskt via printbilder och praktiska övningar i respektive landstings system. Gruppen har även prövat möjligheten/ideén att redan i primärvården följa starten av en process genom att märka remiss med misstanke om malignitet alternativt utesluta malignitetsmisstanke. I dialog med Socialstyrelsen har denna typ av märkning fått ok under förutsättning av det kommunicerats med patienten, vilket i dagsläget troligtvis inte utförs som rutin i praktiken. Anledningen till att den remitterande läkaren inte alltid kommunicerar eventuella misstankar är att man inte vill oroa en patient i onödan. Gruppen arbetade därav fram ett annat sätt att fånga detta datum på, retrospektivt. Resultatet visar att det är möjligt att inom regionen ta fram två jämförbara, likvärdiga rapporter från landstingen i Jönköpings- och i län. kan inte medverka pga. annat sätt att hantera funktionaliteten vårdåtagande i Cosmic. Kopplingen till vårdåtagande är avgörande för att de fem föreslagna mätpunkterna ska kunna ligga till grund för en utdatarapport. Tre av dem fångas via nuvarande registreringar och rutiner med koppling till respektive landstings registreringsrutiner. Två av mätpunkterna kräver dock en ny typ av dokumentationshantering varpå två gemensamma sökord måste tas fram samt att viss utbildning måste ges till alla inblandande aktörer inom respektive cancerprocess. Med hänsyn till utbildningsinsatsen och införande av nya registreringsrutiner föreslår projektgruppen att ett pilotinförande ske inom bröstcancerprocessen under hösten 2013. Utbildningen bör genomföras synkroniserat med utbildning av parallellprojektet individuell cancervårdplan. Jönköpings- och läns landsting utför piloten samt tar fram en första testrapport i december 2013. Efter redovisad rapport kan RSL ge förslag på fortsatt urval av dvs. nästa cancerprocess. SLUTRAPPORT Cosmic, ledtidsmätning, canceröversikt_ 2013. Projektledare Leni Lagerqvist 2013-09-09 (3)
Det eftersträvade målet att redan under 2013 mäta ledtiderna för samtliga cancerprocesser i den sydöstra sjukvårdsregionen är i dagsläget inte genomförbart. Projektgruppen föreslår att dessa justeringar blir en del i arbetet med att kravställa, implementera och utbilda för införande av version Cosmic R8, vars tidplan redan är angiven och känd för verksamheterna i regionen. Begränsat urval Ledtidsmätningen kräver att behandlingen inleds med en operation. Ledtidsmätningen kan inte fånga dem som påbörjar sin behandling med strål- eller hormonbehandling. Ledtidsmätningen kan inte heller följa de patienter som får sin vård utförd utanför länsgränsen eller i enbart. Gruppen är eniga om att dessa begräsningar inte ska vara ett hinder för de ledtider vi kan få fram, då utdata vi kan få fram kan vara en stor hjälp för de processarbeten som pågår i samtliga tre landsting. Handlingsplan 1. Gruppen föreslår pilot inom bröstprocessen vilket avgränsar målgruppen som behöver utbildas i Cosmic samt möjliggör att uppföljning av förslag kan ske under 2013. 2. Förlängd projekttid över testperioden av bröstprocessen. Nytt uppdrag ny projektledare. 3. LiO Termer och begrepp -grupp har tilldelats uppdraget att ta fram två gemensamma sökord med krav kopplat till datumfält. Jönköping och har som stöd i arbetet utsett två kontaktpersoner från denna projektgrupp. 4. Så snart sökorden är säkrade kan medarbetare i projektgruppen påbörja tillämpningen i Cosmic tidsmässigt bör detta kunna ske under hösten 2013. 5. Att de båda pilotlandstingen enskilt tar fram utbildningsmaterial ex. webbaserade instruktionsfilmer som stöd för införandet. Att utbildningen/implementering samkörs med införandet av individuell cancervårdplan. 6. Att de utdatarapporter som efterfrågas kan tas fram inom ett dygn efter genomförd åtgärd (registrerad mätpunkt/datum). 7. Förtydligande att målgruppen cancerpatienter som kan fångas för ledtidsmätning är begränsad till att enbart gälla cancerpatienter vars behandling inleds med en operation i F- och H-län. 8. Att i övriga framkomna förslag och önskemål att följa ledtider bör rapporteras över till dem som ansvarar för de IT-insatser som kommer att genomföras enligt den plan som blir aktuell i samband med införandet av Cosmic R8. 9. Fortsatt följa arbetet som genomförs i Expertgruppen på Socialstyrelsen gällande mätpunkterna tillika väntetider i vården. SLUTRAPPORT Cosmic, ledtidsmätning, canceröversikt_ 2013. Projektledare Leni Lagerqvist 2013-09-09 (4)
Framgångsfaktorer Gruppen vill som avrundning skicka med positiva och negativa yttre faktorer från projekttiden. Detta i syfte att fortsatta uppdrag ska minimera antalet parallellarbeten tillika möjliggöra at de har samma tidplan och arbetstakt. Gruppen har som exempel under projekttiden haft stor nytta av att medlemmar suttit i flera IT-projektgrupper så att informationen kunnat flöda mellan. För att få framtida projekt och uppdrag inom samma områden än mer synkroniserade vore det med fördel att en ledningsgrupp drev samtliga projekt så att alla arbeten får effekten medkraft och inte motkraft. Innehållet kan vara olika, men tidplanen föreslås vara synkroniserad och sammanhållen så att prioriteringar av resurser kan fördelas och bemannas. Projektgruppen 2013-09-09 gm / Leni Lagerqvist projektledare. Bilaga 1 Bild, framtagen av Socialstyrelsens Expertgrupp. Projekt Mätning av väntetider i cancervården definitioner och rapporteringssystem SLUTRAPPORT Cosmic, ledtidsmätning, canceröversikt_ 2013. Projektledare Leni Lagerqvist 2013-09-09 (5)