[Samverkan kring Standardiserad vårdförlopp]

Transkript

1 . Förstudierapport [Samverkan kring Standardiserad vårdförlopp] Övergripande kartläggning kring samverkan utifrån ett IT-perspektiv inom Sydöstra sjukvårdregionen kring standardiserade vårdförlopp

2 Version Datum Utfärdare Beskrivning Anna Leo Grundmall för rapporten tas fram Anna Leo Justerat mallen efter avstämning med Helena Berglund, Pär Holgersson och Britt Karlsson Anna Leo Kompletterat mallen efter synpunkter från Region-IT Anna Leo Lagt till text från Region Jönköping (Britt, Johan) Anna Leo Lagt till text från Region Östergötland (Pär) Anna Leo Lagt till text från Landstinget i Kalmar (Helena) Anna Leo Kompletterat med justeringar från Jönköping (Britt, Johan) Anna Leo Kompletterat med synpunkter från Helena B Anna Leo Justerat efter avstämning med Britt K, Johan A, Pär H och Helena B Anna Leo Kompletterat med synpunkter från remissrunda hos Östergötland, Jönköping och Kalmar Anna Leo Kompletterat efter synpunkter från Region-IT.

3 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Beställare Uppdragets mål Uppdragets omfattning Uppdragets milstolpar/leveranser Genomförande Förstudieresultat Verksamhetsprocesser Verksamhetsprocesser Östergötland Verksamhetsprocess Jönköping Verksamhetsprocess Kalmar Mätpunkter Samverkan mellan Landstingen/Regionerna Identifierade samverkningsområden utifrån mätpunkterna Övriga identifierade samverkningsområden Identifierade områden där samordning kan bli svårt Projektorganisation Aktuell status Förslag på övergripande projektorganisation... 13

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund Under hösten förbereder regionala cancercentrum i hela landet för att införa standardiserade vårdförlopp. Syftet är att korta väntetider och att skapa en jämlikare cancervård. Att införa standardiserade vårdförlopp kommer i praktiken innebära att vården för en viss diagnos utformas enligt en standardiserad modell. Målet är att väntetiderna ska bli kortare, vården tryggare och mer jämlik. Arbetet med standardiserade vårdförlopp hjälper till att påskynda och förstärka det viktiga arbetet med patientprocesser och vårdflöden som utförs inom ramen för den regionala cancerplanen. Det kommer att bidra till en stor förbättring av cancervården för patienterna Förebilden är den danska modellen pakkeforløb - standardiserade vårdförlopp som visar på mycket goda resultat. 84 procent av patienterna i Danmark fick behandling inom utsatt tid. Det nya arbetssättet har även bidragit till att förbättra samarbetet mellan olika avdelningar och att göra patienter och medarbetare nöjdare. Arbetet med den kommande satsningen omfattar initialt utveckling av fem standardiserade vårdförlopp inom några pilotdiagnoser för hela landet: prostatacancer akut myeloisk leukemi (AML) cancer i urinblåsan och i övre urinvägarna matstrupe- och magsäckscancer huvud- och halscancer Arbetet inbegriper att: skapa förutsättningar för bättre registrering och uppföljning av vårdförloppen via vårdadministrativa system uppföljning av patienternas nöjdhet optimera information förankring planering i de olika landstingen och regionerna Förankrings- och förberedelsearbetet samordnas nationellt av SKL med RCC samverkan som styrgrupp. Genomförandet ska ske i nära samråd med Socialdepartementet. För att stödja arbetet med den nya satsningen har en nationell expertgrupp inrättats, med representanter med olika specialistkunskaper inom cancerområdet från bland annat RCC, professionerna och patientorganisationerna. Regeringen kommer i den budget som snart presenteras i samarbete med Vänsterpartiet att ha med en satsning på två miljarder kronor under mandatperioden för att skapa en mer jämlik cancervård. Det innebär 500 miljoner kronor per år, från Syftet är att ge patienterna en bättre vård genom att minska de regionala skillnaderna och korta köerna.

5 Region IT har nu fått i uppdrag av RSL att utreda hur vi säkerställer samverkan inom sydöstra sjukvårdregionen utifrån ett IT-perspektiv. 1.2 Beställare Region IT 1.3 Uppdragets mål Målet med uppdraget är att med utgångspunkt från verksamhetens processer och krav säkerställa samverkan inom Sydöstra sjukvårdsregionen utifrån ett IT-perspektiv. 1.4 Uppdragets omfattning 1. Identifiera mätpunkter i verksamhetssystemen under Beskriva om och hur detta kan samordnas. Beskriva hur vi löser det i respektive landsting/region. 2. Beskriva hur vi på längre sikt kan samverka kring sjukvårdsregionala cancerprocesser utifrån ett IT-perspektiv Hur påverkas mätpunkterna i vårdprocessen utifrån ett IT-perspektiv av att patienten flyttar mellan olika Landsting/Regioner? Hur likvärda behöver processen för att patienten kan flytta emellan? Vad blir konsekvensera av att processerna inte är likvärda? 1.5 Uppdragets milstolpar/leveranser Uppdraget har två milstolpar: 8 april: Tagit fram en första rapport till Region-IT som svarar på punkt 1 ovan. Slutet på maj: Tagit fram ett översiktligt lösningsförslag på punkt 2 ovan. 2 Genomförande I detta kapitel redogör vi kortfattat kring tillvägagångssätt för att komma fram till rapportens resultat. Vi som har hjälpt åt at ta fram resultatet till denna rapport i form av möten och workshops är: Jönköping Britt Karlsson Johan Assarsson Anna Leo Östergötland Pär Holgersson Anders Norr Per-Anders Heedman Johanna Woltjer Kalmar Helena Berglund Ylva Gorton

6 Ingemar Karlsson Mariana Eriksson Christina Eklöv Dick Hedberg Vi har haft möten och workshop där syftet främst har varit att: Skapa oss en gemensam bild över uppdraget. Få en inblick i var respektive landsting/region befinner sig (nulägesanalys). o Hur ser organisationens verksamhetsprocess ut? o Var i införande processen befinner vi oss? o Hur kan vi återanvända det som andra gjort? Region Jönköping har kommit en bra bit på vägen med att realisera sina verksamhetsprocesser i Cosmic, Kan de andra återanvända det? Hur kan de i sådana fall göra det? Identifiera aktiviteter för öka samverkan Identifiera samverkanspunkter Resultatet har vi sammanställt i denna rapport. Rapporten har itererats hos olika berörda personer i Kalmar, Östergötland och Jönköping, detta för att inhämta synpunkter och skapa en gemensam och transparant process. Det kommer att vara en workshop med deltagare från Östergötland, Kalmar och Jönköping under våren med syfte att skapa en mer detaljerad bild kring de samverkanspunkter som vi har identifierat. Rapporten kommer att utökas med resultat från det arbetet. 3 Förstudieresultat I detta kapitel redogör vi för det resultat vi hittills har kommit fram till. 3.1 Verksamhetsprocesser Landstingens/Regionernas verksamhetsprocesser skiljer sig till vis del, vi ser inte att detta hindrar en samverkan men innebär däremot att vi inte kan göra helt lika. En skillnad är ingången vid välgrundad misstanke där Östergötland skickar remissen till en remissmottagande enhet och Jönköping och Kalmar istället skickar till en specialist. Konfigurationen av Cosmic skiljer sig vilket gör att vi kan tvingas att skapa unika lösningar t.ex. har Östergötland inte vårdplaner och utnyttjar inte vårdåtagande på samma sätt. Vi anser att det är viktigare att processerna (patientflödet) emellan Landstingen/Regioner är synkroniserade än att de interna processerna ska vara helt lika Verksamhetsprocesser Östergötland Välgrundad misstanke Personer som uppfyller kriterier för välgrundad misstanke på cancersjukdom kan söka vård initialt på 1177, vårdcentral, akutmottagning eller sjukhusets specialistmottagningar. Behov av cancerutredning kan även uppstå under pågående vårdtillfälle inom sluten vård eller kommunala boendeformer. Den första instansen innefattar således all hälso-och sjukvård samt kommunal vård och omsorg. När kriterierna för välgrundad misstanke är uppfyllda remitteras alla personer genom en standardiserad uppföljningsbar remiss vidare till en ingång för alla standardiserade vårdförlopp. Detta för att skapa ett tydligt och enkelt flöde in i de standardiserade vårdförloppen utan att marginalisera svaga behovsgrupper. Remissen bör innehålla all nödvändig information för hela den diagnostiska processen.

7 De flesta personer som remitteras in i vårdförloppet kommer även att gagnas av den standardisering som satsningen innebär. För en del personer behöver dock vårdförloppen individanpassas medan andra personer återremitteras efter bedömning eftersom kriterierna inte är uppfyllda eller att personen inte gagnas av en cancerutredning pga. betydande samsjuklighet. Remissmottagandet och bedömning sker genom en ny multidisciplinär/multiprofessionell funktionalitet som tidigare testats i projektform. Utredningsfasen För personer som därefter fortsätter i ett standardiserat vårdförlopp (SVF) sker en snabb återkoppling med insamling av kompletterande information (intervju samt formulär) för att efterhöra behov av andra insatser i utredningsförloppet. Personen kan ha behov av preventionsinsatser, kommunalt bistånd, symtomlindring eller cancerrehabilitering. Om behov finns av tilläggstjänster aktiveras befintliga eller upparbetade kompetens-/resurskluster i andra delar av hälso-och sjukvården eller inom kommunal vård och omsorg. Personen får besked om nästkommande steg och tid för specialistbedömning eller tid för bilddiagnostik eller tid för andra diagnostiska åtgärder definierade i respektive vårdförlopp. Detta leder till kontinuitet i utredningsförloppet för personen med säkerställd tillgänglighet kontorstid. För uppskattningsvis 75 % leder utredningen till besked om annan orsak till besvären än cancer. SVF avslutas och personen åter-eller vidareremitteras till rätt instans. Behandlingsfasen För 25 % av personerna kommer utredning att verifiera en cancer och personen får besked och tid för nästa åtgärd vilket kan vara en kompletterande utredning eller behandlingsåtgärd definierat i respektive vårdförlopp. I detta gränssnitt (vilket bör avtalas för varje vårdförlopp) sker överlämning till linjen för första behandling som kan vara t.ex. en operation, strålbehandling, kemoterapi eller palliativ vård. Kontinuitetsansvaret övertas av kontaktsjuksköterskan. För personer som gagnas av ett anpassat vårdförlopp är skillnaden att första åtgärd är ett initialt teambesök för dialog och consensus med patient om nästa steg dvs man bryter standardiseringen tidigt och individanpassar utredningen. Denna grupp erbjuds kontinuitet även natt/helg genom samverkan med specialiserad hemsjukvård Verksamhetsprocess Jönköping Välgrundad misstanke Ingången är i grunden via primärvården men kan även ske genom akutmottagning, andra specialistmottagningar eller den egna specialiteten. Vid välgrundad misstanke skrivs en remiss som är märkt med aktuellt standardiserat vårdförlopp och där man via fasta val anger skälen till den välgrundade misstanken. Remissen skickas till den verksamhet som ansvarar för den aktuella cancerprocessen. Den inkomna remissen utgör startpunkt för den standardiserade vårdförloppet på den aktuella kliniken. Utredningsfasen Utredningsfasen påbörjas genom att remissen accepteras och tider bokas utifrån reserverade tider för SVF. Patienten informeras om planerad utredning. Det genomförs en processpecifik utredning för patienten. Diagnos fastställs i samband med multidisciplinär konferens (MDK) och patienten informeras om diagnos och fortsatta åtgärder.

8 En stor del av utredningarna leder till besked om annan orsak till besvären än cancer. SVF avslutas och personen åter-eller vidareremitteras till rätt instans. Behandlingsstart Behandling startas, enligt struktur som fastställs i gällande vårdriktlinjer, med att fastställda tidsintervall och åtgärder för respektive process Verksamhetsprocess Kalmar Välgrundad misstanke Definition av välgrundad misstanke finns beskriven i SVF och kommer att användas som beslutsunderlag. Det är av stor vikt att begreppet välgrundad misstanke är känt i verksamheterna. Då vårdgivare, enl. givna kriterier, har välgrundad misstanke om cancer remitteras patienten medhjälp av remiss välgrundad misstanke vidare till berörd enhet i somatisk specialistvård. Remissen är märkt med aktuellt standardiserat vårdförlopp där man via fasta val anger skälen till den välgrundade misstanken. Remissen skickas till den verksamhet som ansvarar för den aktuella cancerprocessen. Den inkomna remissen utgör startpunkt för det standardiserade vårdförloppet på den aktuella kliniken. Koordinatorfunktionen skall vara länken mellan remittent och sjukhus och vara den som planerar patientens väg genom vården genom att säkra kontinuitet i vårdförloppet avseende alla bokningar av tider, från välgrundad misstanke till behandlingsstart, och därmed uppnå ett snabbt vårdförlopp. Den remitterande enheten har till ansvar att informera patienten att välgrundad misstanke om cancer föreligger. Patienten ska också få information om SVF och vilka väntetider hen kan förvänta sig. Eftersom remissen för välgrundad misstanke är den sammanhållande länken i kommunikationskedjan är det av stor vikt att IT-vårdstödet fungerar fullt ut. Det är också viktigt att KVÅ-koder finns framtagna av Socialstyrelsen, som planeras vara klart i maj Utredningsfasen Utredningsfasen påbörjas genom att remissen accepteras och tider bokas utifrån reserverade tider. Reserverade tider skall finnas för de undersökningar och behandlingar som utlovas inom ramen för SVF och som koordinatorfunktionen använder för att boka in patienten i hela vårdförloppet. Verksamheterna ansvarar för att frigöra tider för detta. Patienten informeras om planerad utredning. Det genomförs en processpecifik utredning för patienten. Diagnos fastställs i samband med multidisciplinär konferens (MDK) och patienten informeras om diagnos och fortsatta åtgärder. I de fall utredningarna leder till besked om annan orsak till besvären än cancer avslutas SVF och personen åter-eller vidareremitteras till rätt instans. Behandlingsstart Behandling startas enligt struktur som fastställs i gällande vårdriktlinjer, med fastställda tidsintervall och åtgärder för respektive process.

9 3.2 Mätpunkter Beslut från tidigare projekt inom sydöstra sjukvårdsregionen med framtagen modell för ledtidsmätning cancer, se bild kommer att tjäna som grund för utveckling av ett koncept i Cosmic/ROS för standardiserade vårdförlopp. Kalmar, Östergötland och Jönköping har kommit olika långt kring arbetet för att realisera de övergripande mätpunkterna. Vår förhoppning är att Östergötland och Kalmar kan dra nytta av det arbete som Jönköping har gjort kring mätpunkterna 2,3, och 4. Tabellen nedan är en sammanställning kring hur de olika Regionerna/landstingen ser på hur de ska realisera mätpunkterna. Mätpunkt\Landsting Region Mätpunkt 1 Välgrundad misstanke (remissbeslut) Mätpunkt 2 Första besök hos specialist Mätpunkt 3 Information om diagnos Kalmar Östergötland Jönköping Skapa sökord i mall som går att ta utdata på Skall registreras i en generell remiss. Avvaktar med denna mätpunkt i förstaläget. Kan framöver vara viktig mätpunkt för att kunna planera i realtid. Avvaktar med denna mätpunkt i förstaläget. Kan framöver vara viktig mätpunkt för att kunna planera i realtid. Skall registreras i en specifik remiss till respektive specialist. Via modulen i Cosmic, väntetid i vården, eller via sökord i canceröversikt Första besök hos specialist Sökord i journalen. Information om preliminärdiagnos (datum) Diagnos: o Diagnosdatum o Diagnos (kodning) Diskussionsunderlag vid kommande workshop.

10 Mätpunkt 4 Med patienten upprättat och beslutad vårdplan Mätpunkt 5 Behandling startar Skapa sökord som går att ta utdata på. Avvaktar med denna mätpunkt i förstaläget. Kan framöver vara viktig mätpunkt för att kunna planera i realtid. Enligt diskussion med arbetsgruppen för detta uppdrag vill vi hitta en gemensam lösning i sydöstra sjukvårdsregionen för denna mätpunkt. Sökord i journalen. Med patienten upprättad och beslutad vårdplan (datumverktyg) Via blanketten, Min vårdplan utredning(datum) Via blanketten, Min vårdplan behandling (datum) Sökord Behandlingsstart i canceröversikt (datum) Datum för behandlingsbeslut registreras via väntetider i vården Tid till behandlingsstart mäts från remissdatum till den faktiskt registrerade vårdkontakten alternativt datum i sökordet. Om båda registeringar finns används sökord i första hand. Östergötland Avseende mätpunkt 1 anser Östergötland att de får den nästan på köpet och med deras upplägg med en ingång och en standardremiss för alla vårdförloppen. De kommer dessutom att kunna redogöra för andel som inte utreds och varför de inte utreds inom respektive SVF allt för att inte tränga undan svaga behovsgrupper. Aktuell satsning innebär att Östergötland hittills har aktualiserat två mätpunkter (1 och 5). Jönköping Jönköping har en övrig mätpunkt för genomförda MDK:er. Syftet med det är att följa ledtiderna i de interna processerna. De ser även behov av att komplettera med fler mätpunkter kopplat till aktiviteter inom de specifika processerna. Jönköping förarbetar en struktur som förbereds för en överföring till kvalitetsregistret. 3.3 Samverkan mellan Landstingen/Regionerna Vi har identifierat områden inom vårdprocesserna där vi kan utnyttja IT-stöden på ett likartat sätt Identifierade samverkningsområden utifrån mätpunkterna Landstingen/Regioner har inte helt lika verksamhetsprocesser men i och med att vi har gemensamma mätpunkter så ser vi att vi kan samverka utifrån dem. Vi har identifierat att vi kan samverka inom följande mätpunkter: Standardiserade remissmall Standardiserad struktur på mätpunkt 5. o För mätpunkt 5 behöver vi gemensamt försöka hitta en lösning kanske genom t.ex. en uppföljningsbar journalmall för första behandling. Tiden innan välgrundad misstanke o Vi anser att det vore bra om vi kunde finna en ännu tidigare mätpunkt dvs. innan den välgrundade misstanken uppstår som ju trots allt speglar mycket av ett vårdgivarperspektiv men det är ju också viktigt med denna eventuella mätpunkts validitet.

11 Säkra övergången mellan Region/landsting o Kortsiktig- och långsiktig lösning. Kvalitetsregister o Att kunna skicka in data för nationell uppföljning är viktigt men kanske ännu viktigare är att ha realtidsdata för våra egna processer. Vi måste få ordning och reda på vad vi gör och med vilken kvalitet. Avseende medicinsk kvalitet kan vi ofta få fram data genom samkörning med olika kvalitetsregister i efterhand men det är också viktigt att på sikt fånga kvalitet i realtid under utredningsförloppet t.ex. avseende trygghet, kontinuitet, delaktighet och symtomlindring. Allt för utveckla vår egen process och tjänst ut mot medborgarna. Eventuellt Canceröversikten/Onkologisk översikt Övriga identifierade samverkningsområden Förutom samverkan utifrån mätpunkterna har vi ringat in några fler övergripande områden som vi behöver samverka kring för att få en helhet. Termer och begrepp Grunden för samverkan är enhetliga termer och begrepp oavsett hur respektive landstings vårdprocess och vårddokumentationen sedan ser ut. Vi bör komma överens om vilka delar av processdata och vårddokumentation som kan vara gemensam. Vi bör även omvärldsbevaka och ta in relevanta delar av ny kunskap exempelvis från exempelvis Socialstyrelsens expertgrupp inom området samt några av SNOMED försöksprojekt. En systematisk användning av koder, termer och begrepp är nödvändigt för att få en fungerande ledtidsmätning. Genom att utforma remisser, sökord och dokumentationsmallar så att de stödjer processen och de fastställda mätpunkterna, blir det möjligt att ledtiden kan fångas i utdatarapporter. Överens om standardiserade vårdprocesser Förutsättningarna för att framgångsrikt kunna samverka utifrån ett IT-perspektiv är avhängigt av i vilken mån regionens verksamheter har förmåga att komma överens om standardiserade vårdprocesser. Divergerande vårdprocesser kommer att innebära svårigheter att ensa och samverka kring de IT-lösningar som ska stödja processerna. Vårdkapacitet Även om flödet idag över regiongränsen är relativt litet vet vi inte så mycket om hur processen ser ut imorgon. Kanske går utvecklingen mot att vi tillsammans kommer att hantera de cancerfall som dyker upp i hela sjukvårdsregionen och att patienter därför kan komma att behöva vårdas där det finns ledig vårdkapacitet i hela sjukvårdsregionen oavsett om det är till Jönköping, Östergötland eller Kalmar.

12 3.3.3 Identifierade områden där samordning kan bli svårt Så länge inte de kliniska processerna är exakt lika och har samma arbetssätt kan inte IT-stödet vara exakt lika. Det är den kliniska verksamheten behov som behöver realiseras i IT-stödet. På grund av olika labbsystem kan vi inte få samma lösning när det gäller t.ex. provtagning. Vi kan dock utforma paketen lika. Däremot kan presentation i systemet inte vara lika. 4 Projektorganisation I detta kapitel kommer vi att redovisa för vart projektet befinner sig idag samt ge ett övergripande förslag på en projektorganisation utifrån samverkansperspektivet. 4.1 Aktuell status Sedan 2012 har Jönköping, Kalmar och Östergötland arbetat tillsammans med cancerprocesserna med inriktning mot Socialstyrelsens ledtidsmätning, canceröversikten och min vårdplan. De har kommit olika lång i det arbetet men samtliga står nu inför riggande av en övergripande projektorganisation. Region Jönköping län Under hösten 2014 startade Jönköping upp ett projekt kring hur Cosmic ska anpassas utifrån verksamhetsprocesen och behovet av utdata kopplat till det nationella projektet, Kortare ledtider i Cancervården. Projektet började samarbete först med urologkliniken. Orsaken till att de startade med urologen är att en av urologen i Jönköping har varit delaktig i framtagningen av aktuella vårdriktlinjer. Verksamhetsområdet Kirurgi har nu fått i uppdrag att skapa en projektorganisation för det fortsatta arbetet med de standardiserade processerna. Region Östergötland I Östergötland har man bedrivit en förstudie under hösten Planen är att starta ett verksamhetsprojekt under våren Förslaget är att ha ett övergripande verksamhetsprojekt med olika delprojekt. Man riggar nu för det övergripande projekt En entré till cancervården men ser ytterligare behov av delprojekt inom t.ex. produktionsplanering för såväl diagnostik som cancerbehandling samt IT Landstinget i Kalmar län Processorganisationen för införandet av standardiserade vårdförlopp leds av en styrgrupp. Styrgruppen består av medlemmarna i landstingets Sjukvårdsledningsgrupp. Processamordnare för prioriterade processer finns sedan tidigare och kommer att samverka med projektledaren för att knyta ihop det arbete som gjorts tidigare med det arbete som nu ska göras avseende standardiserat vårdförlopp. Projektledare har anställts initialt under två år med ansvar att samordna och leda arbetet med att införa standardiserat vårdförlopp. En projektledningsgrupp är tillsatt för att hålla samman läns- och regionfrågor. Verksamhetsanknutna projektgrupper för förankring kommer också att finnas på varje enskilt sjukhus i länet, i primärvården samt i form av en partsammansatt grupp för välgrundad misstanke. Alla projektgrupper kommer att ha en person representerad i projektledningsgruppen.

13 IT-förvaltningen stödjer projektet genom resurs från IT Vårdsystem och Utdataenheten i projektledningsgruppen samt i projektgruppen Välgrundad misstanke. Resurser kommer att kopplas in i varje del där det blir aktuellt i form av kompetenser från patologen, radiologen, onkologen etc. samt av personer i organisationen som tidigare arbetat med denna typ av frågor. 4.2 Förslag på övergripande projektorganisation Införandet av de standardiserade vårdförloppen är ett omfattande verksamhetsprojekt, där behovet av ett fungerande IT-stöd är väsentligt därav är IT ett viktigt delprojekt som bör gå hand i hand med det övergripande verksamhetsprojektet. IT-stödet måste konfigureras på ett sådant sätt att det stödjer den kliniska processen och uppfyller gällande krav på informationsmängder avseende ledtider och leveranser till kvalitetsregister etc. Sammanfattningsvis befinner sig samtliga i en uppbyggnadsfas kring en projektorganisation. För att inte skapa stuprör anser vi att det är viktigt att se över hur projektorganisationerna ser ut samt hur vi på olika nivåer kan skapa bäst förutsättningar för samverkan utifrån ett helhetsperspektiv.

14